邱 波，池 靜，吳霞暖

隨著國家對(duì)圖書質(zhì)量管理力度的加大，在我國圖書市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈、出版時(shí)效性強(qiáng)的背景下，如何提高書稿的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平是提升圖書出版質(zhì)量的重要議題之一。目前，圖書出版單位一般采取向作者提供“編寫須知”“作譯者手冊(cè)”等提示規(guī)范性要求。但是，此類文檔內(nèi)容面面俱到、內(nèi)容龐雜、信息量大、針對(duì)性不強(qiáng)，作者研讀并按規(guī)范執(zhí)行的效果不佳，編輯仍要耗費(fèi)大量的時(shí)間、精力進(jìn)行規(guī)范性處理。在投稿標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方面，一些學(xué)術(shù)期刊投稿模板的設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)值得借鑒。這些期刊編輯部利用作者能夠熟練掌握的Microsoft Word（以下簡(jiǎn)稱Word），通過設(shè)定文檔的基本結(jié)構(gòu)、制定樣式、附論文排好后的圖片等方式制作論文模板，對(duì)作者開放，從而得到編輯部所需格式的稿件[1-2]。由于圖書學(xué)科廣泛、內(nèi)容信息量大、版式多樣，圖書編寫模板的設(shè)計(jì)比期刊投稿模板更為復(fù)雜，現(xiàn)以一套教材的編寫模板為例介紹一種基于Microsoft Word 2013 設(shè)計(jì)編寫模板的方法及其應(yīng)用體會(huì)。

1 設(shè)計(jì)目的

通過設(shè)定模板的結(jié)構(gòu)、體例、樣式使書稿內(nèi)容形式的規(guī)范化要求清晰、直觀，易于實(shí)現(xiàn)，為作者創(chuàng)作規(guī)范書稿提供便利，減輕編輯和排版人員規(guī)范化處理書稿的壓力。

2 設(shè)計(jì)思路

模板以一份濃縮的書稿形式呈現(xiàn)，包含這套教材設(shè)定的所有體例要素。根據(jù)開本選擇、版式設(shè)計(jì)設(shè)定版心尺寸、頁眉、頁腳等，通過Word 樣式功能設(shè)定各層次或模塊設(shè)計(jì)參數(shù)，編寫模板的各要素格式一目了然，便于作者理解和應(yīng)用。

3 設(shè)計(jì)步驟

先在Microsoft Word 2013 新建一個(gè)文檔，按照這套教材涉及的所有要素新建內(nèi)容或者從樣稿中復(fù)制部分內(nèi)容粘貼進(jìn)來，作為模板文本。為了充分發(fā)揮編寫模板的作用，節(jié)省排版時(shí)間，圖書的開本和版式設(shè)計(jì)可以提前至作者開始編寫前。

3.1 頁面設(shè)置

根據(jù)這套教材開本（16 開）、版式設(shè)計(jì)要求，通過“頁面布局”—“頁面設(shè)置”—“紙張大小”和“頁邊距”命令設(shè)置紙張尺寸、頁邊距參數(shù)；通過“頁面布局”—“頁面設(shè)置”—“版式”設(shè)置頁眉、頁腳參數(shù)（圖1）。

圖1 頁面設(shè)置

（a）按照我社數(shù)碼印刷智能生產(chǎn)平臺(tái)印前參數(shù)設(shè)置，頁面尺寸大小包含出血尺寸(3mm)；

（b）頁碼范圍選擇“對(duì)稱頁邊距”，保證奇偶頁版心拼版對(duì)稱；

（c）頁眉高度指頁面天頭留白的高度，奇偶頁不同可設(shè)置單雙頁的頁眉頁腳內(nèi)容不同：

（d）指定行和字符網(wǎng)格可設(shè)置此版心頁面的版面字?jǐn)?shù)。

3.2 創(chuàng)建/修改樣式

樣式是應(yīng)用于文檔中的文本、表格和列表的一套格式特征[3]。使用樣式可以確保格式編排的一致性，從而減少重復(fù)操作，在短時(shí)間內(nèi)排出高質(zhì)量的文檔。把樣式定義保存到Word 模板，可以大大提高用戶對(duì)Word 的使用效率，讓多個(gè)文檔保持同樣的風(fēng)格[4]。

Word 軟件樣式分為兩大部分：段落樣式和字符樣式。段落樣式?jīng)Q定文本在文檔中段落級(jí)別的外觀。如果為文本應(yīng)用段落樣式，將把該段落樣式應(yīng)用于整個(gè)段落。段落樣式通常用于控制大量文本的整體格式。段落樣式中可以包括字符樣式包含的所有格式定義。 但它還控制段落的外觀的所有方面，如文本對(duì)齊方式、制表位、行距和邊框。標(biāo)題樣式與非標(biāo)題樣式的設(shè)定同屬于段落樣式。字符樣式也決定文本在文檔中的外觀，但是是在字符級(jí)別。

3.2.1 標(biāo)題段落樣式的創(chuàng)建

圖書標(biāo)題結(jié)構(gòu)由高到低排級(jí)，各級(jí)標(biāo)題必須有大綱級(jí)別和標(biāo)題名稱。標(biāo)題內(nèi)容、樣式與導(dǎo)航大綱關(guān)系如圖2 所示。

圖2 標(biāo)題內(nèi)容、樣式與大綱關(guān)系

以“標(biāo)題1”的創(chuàng)建為例，Word 中已內(nèi)嵌標(biāo)題1 到標(biāo)題9 的基礎(chǔ)樣式，我們只需對(duì)樣式進(jìn)行修改編輯即可，修改包括字體、段落、邊框等內(nèi)容。需要注意的是我們是根據(jù)模板創(chuàng)建文檔，所以編輯樣式必須選中“基于該模板的新文檔”（圖3a），“樣式基準(zhǔn)”選擇“無樣式”，防止修改基準(zhǔn)樣式的時(shí)候新建的樣式一同被誤修改（圖3a）。在修改“段落”的同時(shí)“大綱級(jí)別”選擇此標(biāo)題在本書中的級(jí)別（圖3b），方便我們查看大綱、抽取目錄以及生成電子書標(biāo)簽等。

圖3 修改標(biāo)題段落樣式

以此類推，完成所有標(biāo)題段落樣式的創(chuàng)建。

3.2.2 非標(biāo)題段落樣式的創(chuàng)建

非標(biāo)題段落樣式內(nèi)容包括正文、引文、表題、表文、表注、圖題、圖注、公式、腳注、頁眉、頁腳、案例標(biāo)題、案例內(nèi)容、參考文獻(xiàn)內(nèi)容、索引、目錄等共32 種常用樣式（圖4），這些樣式無需列入大綱或提取到目錄，所以只需要定義字體、字號(hào)及段落等基礎(chǔ)格式。

圖4 創(chuàng)建完成的樣式

以創(chuàng)建“引言”樣式為例，新建樣式（圖4），定義樣式名稱、字體字號(hào)、段落及其他樣式，大綱級(jí)別選擇正文文本。

3.2.3 字符樣式的創(chuàng)建

字符樣式僅作用于段落中選定的字符。我社常用字符樣式有上標(biāo)、下標(biāo)、斜體、粗體、頁碼、著重文字等。創(chuàng)建字符樣式是為了避免出現(xiàn)文檔作者或修改者將原有字符格式在修改時(shí)丟失格式，也可以為關(guān)鍵詞創(chuàng)建字符樣式，方便提取使用。

以創(chuàng)建“斜體”字符樣式為例，樣式類型選擇“字符”，樣式基準(zhǔn)“基本屬性”，勾選“基于該模板的新文檔”。字符樣式是對(duì)段落中的與段落樣式不一致格式的字符的設(shè)定，只需把不一致的格式設(shè)定好即可，不設(shè)定字體字號(hào)則默認(rèn)與段落樣式定義相同。

3.3 生成目錄

圖書目錄多為自動(dòng)生成，如前所述在寫作時(shí)將需要提取目錄的段落設(shè)置為標(biāo)題段落樣式，將標(biāo)題段落樣式中的大綱級(jí)別按照級(jí)別依次定義。選擇“引用”工具欄中的“目錄”列表框“自動(dòng)目錄”［圖5（a）］，也可直接“自定義目錄”［圖5（b）］，點(diǎn)擊“選項(xiàng)”按鈕，可以將已定義的非標(biāo)題樣式列入提取目錄范圍中，多用于圖片和表格內(nèi)容的提取。

圖5 生成目錄

3.3 保存并使用模板

1）保存模板。設(shè)定完所有樣式之后單擊“文件”—“另存為”—在對(duì)話框中“文件類型”下拉框中選擇“Word 模板（*.dotx）”—“保存”，完成編寫模板的創(chuàng)建。模板圖標(biāo)為。

2）使用模板。雙擊模板文件（*.dotx），此時(shí)產(chǎn)生的文件為“文檔*.docx”，瀏覽“快速樣式”可看到已設(shè)定好的樣式，保存此文檔開始進(jìn)行內(nèi)容編寫。文檔圖標(biāo)為。需要注意的是編者在應(yīng)用模板進(jìn)行編寫時(shí)應(yīng)以圖書名稱建立子目錄文件夾，將模板及基于模板生成的文檔保存在此文件夾內(nèi)，避免文檔錯(cuò)誤引用其他模板造成版式混亂。

4 結(jié)束語

自2015 年起，我社在系列化圖書的組織過程中設(shè)計(jì)并應(yīng)用規(guī)范化模板取得了良好的效果。通過在編寫會(huì)上進(jìn)行模板的使用培訓(xùn)、向編者提供講解視頻、對(duì)編者使用中遇到的問題進(jìn)行在線答疑等方式，規(guī)范化模板得到了廣泛應(yīng)用，因其功能直觀、操作簡(jiǎn)便受到廣大編者歡迎，編輯、排版的工作效率也明顯提高。

隨著出版業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的快速推進(jìn)、知識(shí)服務(wù)的提質(zhì)增效，XML 技術(shù)成為推動(dòng)出版業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要技術(shù)之一。規(guī)范化Word 模板的應(yīng)用為出版內(nèi)容的數(shù)字加工打下良好基礎(chǔ)；通過對(duì)Word中內(nèi)容的體例格式及版式進(jìn)行樣式表單控制，建立樣式與XML 標(biāo)簽之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，內(nèi)容資源實(shí)現(xiàn)XML 轉(zhuǎn)檔、結(jié)構(gòu)化生產(chǎn)，使其一次加工、多元利用。規(guī)范化Word 模板的應(yīng)用實(shí)踐也為智能化編寫輔助系統(tǒng)的開發(fā)積累了經(jīng)驗(yàn)。智能化編寫輔助系統(tǒng)除了具有體例格式的規(guī)范化指導(dǎo)功能外，還將提供內(nèi)容編寫的指引，通過內(nèi)容發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)作者編寫內(nèi)容的關(guān)鍵詞進(jìn)行自動(dòng)檢索并提示相關(guān)內(nèi)容，為作者高質(zhì)量地完成內(nèi)容提供在線協(xié)助。