何文斌

[摘要] 在醫(yī)院圖書資料管理中，采用自動化辦公模式，全面改變了傳統(tǒng)的圖書數(shù)據(jù)管理模式，提升了醫(yī)院圖書資料的管理水平，為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。該文從辦公自動化的特點入手，分析了我國目前醫(yī)院圖書資料的辦公自動化管理現(xiàn)狀，并探究了解決方案，以期推動醫(yī)院圖書資料管理水平。

[關(guān)鍵詞] 辦公自動化;圖書資料;管理;醫(yī)院

[中圖分類號] G251 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）06（c）-0111-02

在世界科技信息技術(shù)發(fā)展日益增快的大時代下，醫(yī)院也需要對內(nèi)部工作進行體制改革，推動醫(yī)院辦公的自動化發(fā)展，實現(xiàn)醫(yī)院圖書資料的高效管理。醫(yī)院書籍資料是記錄不同階段醫(yī)院發(fā)展的重要事件、相關(guān)人員和工作數(shù)據(jù)的重要資料，見證了醫(yī)院發(fā)展的全過程。在醫(yī)院圖書資料管理中應用辦公自動化技術(shù)，借助先進的信息技術(shù)，實現(xiàn)書籍和教材的高效快速管理，這也是現(xiàn)在醫(yī)院圖書資料管理重要趨勢，也是體現(xiàn)了現(xiàn)代醫(yī)院管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

1? 基于辦公自動化的醫(yī)院圖書資料管理特點

基于辦公自動化的醫(yī)院圖書資料管理具有以下特點：①使醫(yī)院工作更高效、精確。醫(yī)院的部門種類繁多，且各部門的工作各不相同，所以圖書資料的種類也很多，有案例、病歷、文書、聲像和科研等資料，還包括一些財務、基礎(chǔ)設施和病理方法等，這些都是醫(yī)院發(fā)展和進步的寶貴財富，會關(guān)系到醫(yī)院的運作和發(fā)展。采用辦公自動化系統(tǒng)，打破了傳統(tǒng)的管理局限，實現(xiàn)圖書管理的高效、實時。②在一定的范圍內(nèi)實現(xiàn)資源的高效共享。基于辦公自動化條件的計算機技術(shù)應用，可以使書籍管理更加規(guī)范、科學。提高檔案管理效率，擺脫了物理空間的限制，同時也對其他部門的工作也具有重要意義，加強了醫(yī)院圖書管理的私密性。③醫(yī)院圖書資料的多樣化存儲方式。在辦公自動化條件下，醫(yī)院圖書資料的存儲方式從紙張到文本、視頻和聲音的變化，不僅僅使資源的存儲空間更大，同時也開闊了圖書資料的存儲范圍，不受紙質(zhì)材料的使用時間的影響，對醫(yī)院工作的發(fā)展具有重要意義。

2? 醫(yī)院圖書資料辦公自動化管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院中的大量醫(yī)學材料以各種形式記錄，例如文字和圖片等。現(xiàn)在很多的醫(yī)學材料以數(shù)字化文獻的形式存儲，特別是十分寶貴的臨床醫(yī)學記錄，這些記錄的存在價值主要基于知識的傳承，必須進行妥善保存。采用辦工自動化技術(shù)對醫(yī)院圖書材料管理將促進醫(yī)院資料管理的模塊化和技術(shù)發(fā)展，極大地便利了數(shù)據(jù)資料的存儲。然而，在辦公自動化條件下，現(xiàn)代的醫(yī)院圖書資料管理工作仍存在很多不足之處。主要有以下內(nèi)容。

2.1? 信息化管理制度不完善

當今，我國醫(yī)院圖書資料的信息化管理仍然處于向前發(fā)展時期，許多醫(yī)院的管理系統(tǒng)和設備非常落后，不能滿足目前圖書資料管理發(fā)展的基本需求。另一方面，電子文件的存儲方式也存在很多安全隱患，容易泄露患者的病歷，對患者的正常生活造成不利影響。而且，許多醫(yī)院在圖書信息管理方面投入了大量資金，但由于傳統(tǒng)觀念的限制，使得圖書信息管理自動化系統(tǒng)不完善，增加了圖書建設和信息管理的難度。

2.2? 辦公自動化系統(tǒng)不先進

由于不同地區(qū)醫(yī)院的資金狀況不同，在軟件投資的成本也大不相同。由于許多醫(yī)院的管理制度缺乏，又由于部分管理人員的水平和能力有限，在實際管理工作中，很容易導致辦公自動化系統(tǒng)無法滿足書籍和資料管理的實際需要，甚至對電子文件管理系統(tǒng)的后期操作造成損壞影響。

2.3? 專業(yè)圖書管理人員匱乏

以計算機為基礎(chǔ)的辦公自動化技術(shù)的實現(xiàn)是非常有必要的，對書籍和資料的存儲模式的要求也更高，需要多樣化的存儲模式，以確保書籍和資料的完整性和準確性。然而當下在我國從事醫(yī)院文件管理的大多數(shù)員工都是老員工。在傳統(tǒng)觀念的影響下，他們的工作模式非常簡單，同時，他們對于最新的專業(yè)管理知識和操作技能的掌握較差，所以很難有效地完成現(xiàn)代醫(yī)院圖書館的材料管理，目前專業(yè)的圖書管理人員比較匱乏。

2.4? 圖書資料管理人員的業(yè)務能力有待提高

在管理和歸檔過程中對于不同種類的書籍和資料管理應該堅持管理原則，管理方法和管理技巧的有針對性。醫(yī)院傳統(tǒng)的圖書材料管理人員教育背景較差，知識儲備不足，未接受過系統(tǒng)的檔案管理知識培訓。以至于其工作能力與實際工作的需要不相符。醫(yī)院圖書教材基本上由其他兼職人員完成，缺乏專業(yè)人員，兼職人員自身素質(zhì)和能力相對缺乏檔案管理原則和理論知識，直接影響到醫(yī)院圖書資料的順利運作管理。

3? 基于辦公自動化條件的醫(yī)院圖書資料管理措施

3.1? 實現(xiàn)圖書資料病例信息資源的一體化

辦公自動化不僅涉及醫(yī)院書籍和材料的管理，還涉及醫(yī)院檔案和其他材料，醫(yī)院應該建立醫(yī)療記錄信息和書籍和材料之間一體化，便于醫(yī)務人員能夠方便地訪問較全面的資源。對一般的圖書館資料和檔案信息區(qū)別開來，設置查看權(quán)限級別，系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)醫(yī)院資源信息的互享，還可以實現(xiàn)等級化管理。

3.2? 增加訂閱式服務，提升服務水平

為了提高服務水平和工作效率，醫(yī)院的圖書信息管理系統(tǒng)應該添加訂閱式服務，為部門提供訂閱和傳遞資料的服務。根據(jù)單位部門的不同有針對性地進行訂閱，主動提供訂閱文獻的引導。便于醫(yī)務人員開展科學研究，也方便了圖書信息管理，滿足用戶需求。在辦公自動化條件下，醫(yī)院圖書館管理工作應為用戶提供更便捷的服務，如進行用戶需求調(diào)查和制定規(guī)范的管理規(guī)定。目前，醫(yī)院書籍和材料的自動化處理存在優(yōu)勢和困難，但總體形勢仍然向好，醫(yī)院圖書管理的辦公自動化發(fā)展是大勢所趨。

3.3? 規(guī)范圖書資料管理體系

在擁有優(yōu)秀的圖書館管理人員后，醫(yī)院應做好圖書館資料的規(guī)范化管理。醫(yī)院應充分調(diào)查用戶需求，提升服務質(zhì)量，突出醫(yī)院服務的專業(yè)性。由于醫(yī)院圖書館管理工作可以提供更專業(yè)的參考咨詢服務，因此應該由專業(yè)的醫(yī)務人員進行管理，定期培訓學習圖書信息管理知識和技能，這不僅可以為用戶提供更貼心的服務，還可以實現(xiàn)圖書館信息的標準化管理。另一方面，圖書館管理系統(tǒng)的標準化可以使醫(yī)療工作的針對性更強。書籍和材料的知識內(nèi)容側(cè)重于醫(yī)學材料，對于醫(yī)院需要更加有針對性的材料，以更好地滿足用戶的需求。例如，服務和臨床信息可以幫助醫(yī)務人員解決醫(yī)院圖書館信息用戶的知識需求，從而改善工作環(huán)境，推動醫(yī)院圖書信息管理的辦公自動化。

3.4? 大力引進和培養(yǎng)圖書資料管理人才

隨著目前醫(yī)院市場競爭體系的不斷完善，醫(yī)院圖書和教材的數(shù)量，信息量都有發(fā)展多元化的趨勢，醫(yī)院需要積極引進培養(yǎng)更多的專業(yè)人才來管理醫(yī)院的圖書和教材。大力引進和培養(yǎng)圖書資料管理專業(yè)人員需要做到：①培養(yǎng)醫(yī)院圖書館信息管理人員的法律意識，根據(jù)現(xiàn)在對醫(yī)院管理人員的需求，加大信息管理，醫(yī)療信息分類技能培訓;②管理者需要不斷學習掌握先進的辦公自動化設備、管理理念等內(nèi)容，提高辦公自動化應用能力，加強對當前醫(yī)學專業(yè)知識管理，醫(yī)院運作流程等內(nèi)容的理解;③健全醫(yī)院績效考核體系，調(diào)查管理人員的工作實施情況，可以給予優(yōu)秀員工適當?shù)木窕蛭镔|(zhì)獎勵，以激發(fā)醫(yī)務人員的工作積極性，從而促進醫(yī)院圖書館管理工作的順利實施;最后培養(yǎng)管理人員的服務意識，以使用醫(yī)院書籍和材料用戶需求為標準，制定更詳細，更廣泛的服務項目和服務范圍。

4? 結(jié)語

綜上所述，不斷提高醫(yī)院服務水平和醫(yī)院管理模式的提高，利用網(wǎng)絡技術(shù)與醫(yī)院臨床管理的結(jié)合是現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的重要潮流趨勢。所以，基于辦公自動化條件，提升醫(yī)院對圖書資料的管理，不但有利于提高醫(yī)院的管理水平，還可以提高未來醫(yī)院管理中圖書資料的利用率和保存效率，在今后的圖書資料管理中，有關(guān)部門應該同時也非常重視辦公自動化工作，進一步提高了醫(yī)院信息管理的效率和層次，為醫(yī)院提供更廣闊的發(fā)展空間。

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（收稿日期：2019-03-26）