□陳 斯

人事檔案作為單位檔案管理工作的重要組成部分，在單位的選人用人、隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮著不可替代的作用。為提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)持續(xù)健康發(fā)展，用人單位必須加強(qiáng)人事檔案的管理與利用，充分發(fā)揮人事檔案在人才隊(duì)伍建設(shè)中的作用。

一、新時(shí)期人事檔案管理的重要性

1.人事檔案是用人單位選人用人的重要基礎(chǔ)。一般來(lái)說(shuō)，用人單位在進(jìn)行隊(duì)伍建設(shè)時(shí)主要考查候選者兩方面的素質(zhì)：一是工作成果、工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技能等職業(yè)資格方面的素養(yǎng)；二是思想道德品質(zhì)，如是否發(fā)生過(guò)違法違紀(jì)的情況，同事和領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)的情況等。在現(xiàn)代化的用人體系下，隨著用人標(biāo)準(zhǔn)的不斷提高和競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，用人單位選人用人所考查的要素會(huì)逐漸增多。在此背景下，人事檔案就成為用人單位選人用人的重要基礎(chǔ)。首先，人事檔案在內(nèi)容上十分豐富，包括一個(gè)人的政治品質(zhì)、思想道德素養(yǎng)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況和社會(huì)關(guān)系等信息，在基層的人員招聘和領(lǐng)導(dǎo)干部的選拔任用中都發(fā)揮著重要的作用。其次，相對(duì)于其他檔案，人事檔案完整連續(xù)記錄了一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，從學(xué)生時(shí)代一直延續(xù)至今，反映了個(gè)人在各個(gè)階段的學(xué)習(xí)情況和工作成果，能夠更加全面地為選人用人提供參考。

2.人事檔案推動(dòng)了人才隊(duì)伍建設(shè)的科學(xué)化、規(guī)范化。檔案本身就具備真實(shí)性的特點(diǎn)，而人事檔案還具有綜合性的特點(diǎn)，體現(xiàn)了一個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等情況的綜合記錄。在人才隊(duì)伍建設(shè)中，真實(shí)性和綜合性就顯得尤為重要， 因?yàn)樗陀^地反映了一個(gè)人考查、考核、獎(jiǎng)懲、支撐等人事相關(guān)的信息，在人才隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮著重要的參考價(jià)值。通過(guò)對(duì)人事檔案的調(diào)查與整理，能夠更為系統(tǒng)地獲取個(gè)人的工作經(jīng)歷和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，為其職稱評(píng)定和工作安排提供參考。此外，人事檔案在內(nèi)容上十分豐富且時(shí)間跨度大，更為重要的是其數(shù)量也十分龐大，能從不同側(cè)面反映組織工作固有的內(nèi)部聯(lián)系及其發(fā)展規(guī)律。尤其是對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，大量的人事檔案能夠幫助其發(fā)現(xiàn)本地區(qū)不同類型、不同階段、不同部門培養(yǎng)人才、選人用人的基本導(dǎo)向和具體做法，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)其內(nèi)在的聯(lián)系，最終總結(jié)為人才隊(duì)伍建設(shè)的特點(diǎn)和規(guī)律。

3.人事檔案有助于用人單位建設(shè)人才庫(kù)。在信息化時(shí)代， 信息已成為各行各業(yè)十分重視的重要資源，而人才作為一個(gè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力和持續(xù)發(fā)展動(dòng)力，更是具有高價(jià)值的信息資源。通過(guò)對(duì)人事檔案的開發(fā)和利用，能夠進(jìn)一步發(fā)揮其價(jià)值，為人才培養(yǎng)和選拔提供更大的幫助。通過(guò)檔案管理效率的提高和信息化建設(shè)的不斷完善，數(shù)字化的人事檔案和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理能夠更為高效和迅速地獲取和處理人事檔案，如建立數(shù)字人事檔案信息庫(kù)，通過(guò)信息化的管理方式高效地提供人事檔案信息，對(duì)人才隊(duì)伍進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化，形成差異化的人才庫(kù)，對(duì)促進(jìn)人才流動(dòng)、合理配置人才資源有重大意義。

二、當(dāng)前人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.人事檔案失真情況突出。真實(shí)性是檔案的重要特征之一，它往往決定了檔案的價(jià)值。而對(duì)于人事檔案，真實(shí)更是生命線，這是因?yàn)橛萌藛挝贿x拔任命的重要參考依據(jù)就是人事檔案，人事檔案的信息往往決定了一個(gè)人的任職和升遷。相對(duì)于其他長(zhǎng)期處于封閉管理環(huán)境的檔案來(lái)說(shuō)，人事檔案的流動(dòng)性較高，當(dāng)個(gè)人出現(xiàn)工作單位或者學(xué)習(xí)單位的變動(dòng)時(shí)，人事檔案就隨之調(diào)動(dòng)。此外，人事檔案的管理主體較多，檔案管理主體多元和流動(dòng)頻率高也使得人事檔案容易被篡改，影響人事檔案的憑證價(jià)值。尤其在人才隊(duì)伍建設(shè)中，有的人為了追求利益擅自對(duì)檔案進(jìn)行篡改，編造虛假的工作經(jīng)歷和工作成績(jī)，不僅影響了人事檔案的正常開展，也嚴(yán)重阻礙了人才隊(duì)伍建設(shè)的規(guī)范化。

2.人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是對(duì)人事檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)不足。相對(duì)于其他較為封閉的檔案，人事檔案管理具有保密性強(qiáng)、真實(shí)性強(qiáng)和利用率高的特點(diǎn)，其管理模式和管理流程的創(chuàng)新通常較為滯后。當(dāng)前，即使是在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，人事檔案的管理主要還是以紙質(zhì)檔案管理為主，在信息化建設(shè)上的探索還較少，這也使得檔案管理人員對(duì)人事檔案的管理不夠重視， 流于形式。二是公民人事檔案意識(shí)不強(qiáng)。在個(gè)人信息的填寫上粗心大意，經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)別字或者涂改的情況，也在一定程度上影響了檔案的真實(shí)性。管理主體和管理對(duì)象的人事檔案意識(shí)不強(qiáng)，一定程度上影響了檔案的利用和價(jià)值的發(fā)揮，不利于發(fā)揮人事檔案在人才隊(duì)伍建設(shè)中的參考和憑證價(jià)值。

3.人事檔案收集時(shí)間滯后。人事檔案記錄了人活動(dòng)的全過(guò)程，具有全面性、波動(dòng)性和延續(xù)性的特點(diǎn)，同時(shí)它還隨著個(gè)人工作單位和學(xué)習(xí)單位的改變而變動(dòng)，這也給人事檔案的收集工作提出了較高要求。一般來(lái)說(shuō)，人事檔案的填寫通常由個(gè)人進(jìn)行，但為了保證其真實(shí)性，也要求用人單位持續(xù)和廣泛地開展人事檔案管理工作，使得檔案的收集工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但對(duì)于管理體制不健全的企業(yè)來(lái)說(shuō)，人事檔案管理工作是一項(xiàng)較為繁瑣的工程，消耗較多的人力物力，因此，很多企業(yè)在人事檔案管理上欠缺工作的連續(xù)性和時(shí)效性，影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮。

三、新時(shí)期人事檔案管理與利用的對(duì)策分析

1.提高檔案管理意識(shí)，保證檔案真實(shí)性。人事檔案系統(tǒng)全面地反映了每個(gè)員工的職稱、 個(gè)人信息、學(xué)習(xí)背景和工作背景，在人才隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮著重要的憑證價(jià)值。首先，作為用人單位，要加強(qiáng)人事檔案的審核， 通過(guò)完善的審核機(jī)制和流程鑒別檔案內(nèi)容的真?zhèn)?，同時(shí)注重附件材料真實(shí)性的審查，進(jìn)而提高檔案的真實(shí)性，保障人事檔案的真實(shí)性不被打破。其次，提高檔案管理人員的人事檔案管理意識(shí)。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，吸納檔案管理專業(yè)人員參與，形成系統(tǒng)化、組織化、規(guī)范化的人事檔案培訓(xùn)體系。同時(shí)，考慮到人事檔案的社會(huì)性和服務(wù)性，還應(yīng)加強(qiáng)人事檔案服務(wù)方面的培訓(xùn)，同步展開、異地聯(lián)動(dòng)，借助專題講座、定期培訓(xùn)培養(yǎng)專業(yè)人員的檔案管理意識(shí)。

2.加強(qiáng)人員審核，提高人事檔案管理水平。第一，要進(jìn)一步完善人事檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)新進(jìn)人員的檔案審核工作，凡人事檔案流動(dòng)一次，就要對(duì)其進(jìn)行審核，同時(shí)做到基層、中層、管理層層層把關(guān)，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，嚴(yán)格管理人事檔案的查詢和調(diào)閱權(quán)限，凡涉及人事檔案的調(diào)閱要由管理層簽字授權(quán)。第二，保證人事檔案的全面性和完整性，對(duì)于人事檔案中缺失的材料要限期補(bǔ)齊，對(duì)于由于特殊情況而導(dǎo)致無(wú)法補(bǔ)齊的材料，要由相關(guān)單位出具書面證明。第三，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，加大資金投入力度，讓人事檔案形成數(shù)字化和信息化的收集、歸檔和流通，同時(shí)積極引入有資質(zhì)的第三方公司委托管理。

3.豐富人事檔案利用方式。在用人單位的人才隊(duì)伍建設(shè)中，人事檔案的管理主體和使用主體都是多元的， 要在保障人事檔案真實(shí)性和安全性的基礎(chǔ)上，開發(fā)出多元化的檔案利用方式，以促進(jìn)用人單位人事檔案的利用，推動(dòng)其人才隊(duì)伍建設(shè)和人才庫(kù)建設(shè)。如可以對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，再使用深度內(nèi)容分析技術(shù)將個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作成績(jī)等情況進(jìn)行綜合分析，將個(gè)人的專業(yè)能力和思想道德品質(zhì)形成全面的分析報(bào)告，為單位的選人用人提供參考。此外，還可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)挖掘人才之間的關(guān)聯(lián)，進(jìn)而給人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)優(yōu)化提供參考，充分發(fā)揮人事檔案服務(wù)人才工作的價(jià)值與作用。