史小娟

摘 要 檔案的收集工作是企業(yè)進行檔案管理的基礎，只有在收集工作完成之后，后續(xù)的檔案整理、歸檔、保管等工作才能順利地進行。但目前，企業(yè) 在檔案的收集過程中還存在著一些問題，這就要求我們進行積極的探索，找出問題并提出相應的對策。

關鍵詞 企業(yè)檔案；收集工作；問題及策略

1 充分認識檔案收集工作的重要意義

檔案收集工作就是按照相關規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各部門、個人手中和散失在上的檔案，集中到檔案室進行科學管理的一項業(yè)務環(huán)節(jié)。

檔案收集是檔案管理工作的重要組成部分，是檔案管理工作的基礎。檔案管理的流程從收集、鑒定、整理、審核、歸檔、驗收，歸后到利用，其中收集是根源，是檔案管理工作的基石，檔案資料收集質(zhì)量的好與壞、數(shù)量的多與少都直接影響到檔案信息資源的利用。

2 檔案資料收集存在的問題

一些檔案人員對檔案工作不重視、不細心，導致的資料散失、不完整、錯亂等現(xiàn)象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞。

2.1 領導對檔案收集的重視度不夠。企業(yè)以經(jīng)營管理和經(jīng)濟收益通常都是企業(yè)領導的管理重心，往往疏于對企業(yè)的檔案管理，甚至有的管理者會選擇放棄檔案管理的崗位設置來節(jié)約開支，也有的企業(yè)雖然有相關的檔案管理制度，但卻沒有嚴格執(zhí)行，因此很多企業(yè)出現(xiàn)了企業(yè)檔案管理混亂甚至是空白的現(xiàn)象，這都不利于企業(yè)的長久發(fā)展，所以企業(yè)必須對檔案管理工作給予高度的重視。

2.2 檔案收集管理制度不完善，有些企業(yè)認為檔案的收集工作就是浪費人力資源和物力資源，是一項沒必要的工作，即便是制定了相關的檔案管理制度，各相關部門的工作人員也不重視日常資料的收集及整理，認為檔案工作人員在索要資料時，設置障礙，以種種理由和借口阻礙收集資料，不放心將需歸檔的資料移交，使檔案工作歸檔進度緩慢，被動工作。以至于有很多檔案資料沒能及時收集，更無從歸檔，造成檔案工作人員的被動。

2.3 人員流動頻繁，檔案的收集難度增加。由于企業(yè)基層各職能部門人員頻繁的流動，使企業(yè)檔案歸檔資料收集被動，主要是人員在變更崗位或辭職、退休等 情況時，沒有進行相關的工作交接，導致接替的新員工并不熟悉之前的相關具體工作，無法主動配合檔案管理人員收集歸檔資料。

2.4 檔案的收集工作人員缺乏工作的主動性。由于在企業(yè)，檔案的管理并不受領導的重視，當發(fā)出收集檔案資料通知后但仍未能較好的完整收集到應歸檔的資料。所以相關人員工作積極性不高，對手下人也是放任自流的狀態(tài)。所以大部分的收集工作人員對工作缺乏主動性，從不主動收集資料，往往都是被動的狀況。無法上交時則任由檔案流失。因此，造成了企業(yè)檔案收集不及時，很多重要檔案流失，給企業(yè)的發(fā)展造成了嚴重的損失。

3 解決企業(yè)檔案收集工作存在問題的對策

3.1 提高員工檔案收集意識。

3.2 完善相關的檔案管理制度。

3.3 提高檔案收集員的素質(zhì)。

3.4 開展多渠道的檔案收集工作。

4 總結(jié)

4.1 臨時性重點資料檔案，有針對性的采集與整理，充分發(fā)揮重要資料的時效性。

檔案的采集需要通過紙質(zhì)與電子化采集相結(jié)合的方式，使檔案信息的真實性、時效性、有價值性充分發(fā)揮出來。

4.2 做好收集信息的交接及保管工作

定期將事業(yè)單位的案送交檔案管理部門收集、保管，保持原有全宗的完整性及相關全宗的聯(lián)系性，進行紙介質(zhì)立卷，電子檔案做好儲備。電子檔案整理、保管過程中需注意以下幾個問題：

4.2.1 要保持存儲介質(zhì)的防磁、防潮。

4.2.2 整理、錄入電腦的安全性，做好用機的殺毒工作；

4.2.3 防止檔案的病毒侵害，資料防篡改、毀損；

4.2.4 防止電子檔案的信息外泄，做好保密工作。

4.2.5 做好檔案信息收集人員的素質(zhì)、能力、責任感的培養(yǎng)

實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，檔案收集人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的

操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案信息收集人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至對電子檔案的管理了解甚少。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。那么檔案采集與保管則需要配備責任心強、素質(zhì)高，熟練掌握檔案采集技巧，具有理論知識、專業(yè)知識，實踐工作經(jīng)驗。

檔案收集工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案收集人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案資料的失真，確保檔案資料的真實性、有效性，為檔案利用提供物質(zhì)基礎。做好檔案的收集工作，立事在當代，功績在千秋。將一項平凡的工作，認真出色的、堅持不懈的做好，就是一項偉大的工程。