景軍

摘要：現(xiàn)如今，我國(guó)的綜合經(jīng)濟(jì)在快速的發(fā)展，社會(huì)在不斷的進(jìn)步，諸多企業(yè)主體面臨著市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)問題，如果企業(yè)想要穩(wěn)固自身在市場(chǎng)中占有的地位，需要強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理的優(yōu)化與完善，提高自身對(duì)企業(yè)的管理效率，尤其是可以傳遞信息、構(gòu)建交流媒介以及保證企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的辦公室管理工作。而辦公室工作人員是每一個(gè)企業(yè)開展行政工作的直接載體，在企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)的運(yùn)行中具有重要作用。結(jié)合現(xiàn)階段我國(guó)諸多企業(yè)辦公室管理工作的實(shí)際情況，仍存在些許問題有待改善，因此分析企業(yè)中辦公室管理工作存在的問題以及制定解決改善方案與優(yōu)化路徑十分必要。

關(guān)鍵詞：辦公室管理;企業(yè);優(yōu)化路徑

企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)和發(fā)展涉及的內(nèi)容較多，其中辦公室行政管理工作占據(jù)著至關(guān)重要的位置。在當(dāng)前全新的發(fā)展形勢(shì)下，辦公室行政管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，工作量也因企業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)大而不斷增加，同時(shí)涌現(xiàn)了諸多新問題。面對(duì)這種情況，急需對(duì)辦公室行政管理工作進(jìn)行全面改革與創(chuàng)新，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，構(gòu)建合理規(guī)范的管理體制，明確工作人員自身的責(zé)任和義務(wù)，科學(xué)制定各項(xiàng)指標(biāo)，以此來保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，真正做到精細(xì)化管理。

一、辦公室工作管理模式的基本內(nèi)涵

管理模式是在管理理念指導(dǎo)下建構(gòu)起來，由管理方法、管理模型、管理制度、管理工具、管理程序組成的管理行為體系結(jié)構(gòu)。從這個(gè)定義來看，管理模式是一個(gè)關(guān)于管理行為的體系結(jié)構(gòu)，其由方法、模型、制度、工具、程序等建構(gòu)而成。管理模式是組織或個(gè)人在管理實(shí)踐基礎(chǔ)上總結(jié)提煉的結(jié)晶，是組織或個(gè)人管理規(guī)范的標(biāo)志。

二、辦公室管理工作現(xiàn)狀

（一）管理思想存在滯后性

一些企業(yè)在開展辦公室管理工作期間，存在管理思想滯后的現(xiàn)象，究其原因?yàn)橐蛏鐣?huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力日益加大，企業(yè)內(nèi)部的辦公室管理工作需要被創(chuàng)新與改革，進(jìn)而滿足社會(huì)時(shí)代發(fā)展的需求。然而在實(shí)際管理工作中，辦公室的管理工作者沒有樹立時(shí)代意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，仍采用以往的管理模式，在這種情況下，企業(yè)辦公室的管理工作便不會(huì)在短時(shí)間得到轉(zhuǎn)型，在一定程度上降低辦公室管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）落實(shí)能力欠缺

辦公室的辦公方式落后，對(duì)數(shù)字化、信息化辦公方式認(rèn)識(shí)不足，效率低下。協(xié)調(diào)的職責(zé)發(fā)揮不全面，覆蓋范圍狹窄，企業(yè)內(nèi)部改革進(jìn)程緩慢，不能很好地適應(yīng)市場(chǎng)和時(shí)代發(fā)展的需要。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部缺乏統(tǒng)籌能力，官僚作風(fēng)嚴(yán)重，管理層事前缺少評(píng)估、調(diào)研，事中缺乏跟進(jìn)監(jiān)督，事后缺乏經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

（三）脫離現(xiàn)實(shí)情況

辦公室行政管理工作當(dāng)前和實(shí)際嚴(yán)重脫離，在日常管理過程中，由于某些管理人員自身能力不足而導(dǎo)致的決策失誤情況經(jīng)常出現(xiàn)，這些失誤最終造成辦公室在落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)命令與開展工作的過程中過于重視形式，從而逐漸構(gòu)成了一種單純?yōu)榱斯ぷ鞫M(jìn)行工作的不良現(xiàn)象。許多辦公室工作人員并不了解具體工作狀況和有關(guān)材料。

三、辦公室管理工作的優(yōu)化路徑

（一）更新辦公室管理思想

針對(duì)現(xiàn)在諸多辦公室的管理工作，一些領(lǐng)導(dǎo)者在以往的管理思想影響下，會(huì)出現(xiàn)占據(jù)員工工作時(shí)間的現(xiàn)象，降低工資費(fèi)用成本來提高管理工作質(zhì)量，但是這種思想既會(huì)降低辦公室人員的工作積極性，還會(huì)阻礙辦公室人員之間友好關(guān)系的建立，引起工作人員對(duì)企業(yè)的不滿心理。因此企業(yè)中管理人員應(yīng)更新辦公室管理思想，創(chuàng)新管理工作思維。

（二）辦公室職能的強(qiáng)化

促進(jìn)辦公室管理創(chuàng)新，在于充分發(fā)揮好辦公室的中樞地位，將企業(yè)決策落實(shí)到位，煥發(fā)決策的生命力。具體在于督辦好上級(jí)的工作部署、文件精神、各項(xiàng)指示。明確各部門的職責(zé)，實(shí)時(shí)監(jiān)控工作運(yùn)行情況，遇到問題及時(shí)上報(bào)，積極解決職工的難點(diǎn)、痛點(diǎn)。層級(jí)遞進(jìn)，穩(wěn)扎穩(wěn)打，形成承擔(dān)、督察、催收一體化的監(jiān)管機(jī)制，明確獎(jiǎng)懲制度，確保企業(yè)各項(xiàng)工作任務(wù)能夠及時(shí)、全面開展。

（三）服務(wù)方式的創(chuàng)新

根據(jù)辦公室的工作性質(zhì)來看，工作人員首先要協(xié)調(diào)好一切的關(guān)系才能順利完成工作。對(duì)于工作人員的上下級(jí)關(guān)系也要進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌盐?。因?yàn)檫@本就是一項(xiàng)作為協(xié)調(diào)性的工作，要起到橋梁的作用。其次，在進(jìn)行工作時(shí)，要有一些側(cè)重點(diǎn)，對(duì)于自身精力的分配也要有一些規(guī)劃，不能把時(shí)間都浪費(fèi)在一些沒有意義的事情上面。最后，在工作時(shí)，也要懂得適時(shí)地變通，要靈活運(yùn)用技能。工作人員的對(duì)外關(guān)系也是一項(xiàng)內(nèi)容，建立良好的對(duì)外合作關(guān)系也是對(duì)于他們的工作有所幫助的。

（四）細(xì)化全部考核指標(biāo)

當(dāng)代企業(yè)的飛速發(fā)展，對(duì)辦公室行政管理提出了更高要求。以往的行政管理模式過于陳舊，管理手段和管理思想相對(duì)落后，早已無法順應(yīng)當(dāng)代企業(yè)的發(fā)展形勢(shì)。促進(jìn)辦公室行政管理改革和創(chuàng)新，首先需要對(duì)全部指標(biāo)進(jìn)行量化和精細(xì)化處理。傳統(tǒng)的辦公室行政管理所存在的顯著問題之一，便是管理的各種事宜不夠清晰，責(zé)任劃分不具體，阻礙了企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)此，辦公室行政管理應(yīng)將各項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行合理的邏輯性劃分，這樣不僅能夠有效監(jiān)管各項(xiàng)工作流程，同時(shí)還能從整體角度對(duì)其進(jìn)行把控。進(jìn)而基于此，構(gòu)建切實(shí)有效的工作流程，把控整體工作的進(jìn)展情況，提高行政管理的效率和質(zhì)量。

（五）采用柔性化的管理手段

新時(shí)期辦公室管理工作需要采用柔性化的管理手段，凸顯出以人為本的管理理念，切合實(shí)際地發(fā)揮員工的內(nèi)在潛能，并滿足員工實(shí)際生活需求。對(duì)于柔性化管理手段的運(yùn)用，企業(yè)辦公室管理者應(yīng)提升自身的管理能力與員工自身素質(zhì)，促使辦公室管理工作更好地創(chuàng)新與發(fā)展。

四、結(jié)語

當(dāng)前國(guó)有企業(yè)辦公室管理中主要問題表現(xiàn)在機(jī)制體制、職能定位、員工素質(zhì)等方面，從這些方面入手，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)辦公室管理體制改革，提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率以更好適應(yīng)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。這需要在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新，在創(chuàng)新中不斷調(diào)整，以期保持國(guó)有企業(yè)的活力與競(jìng)爭(zhēng)力。

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