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對我國檔案信息化建設(shè)實施的理論思考

2019-10-20 15:46:04石玉
科技創(chuàng)新導(dǎo)報 2019年14期
關(guān)鍵詞:檔案建設(shè)理論實踐信息化建設(shè)

石玉

摘? ?要:隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,檔案管理慢慢也從原有的文本檔案庫管理的基礎(chǔ)上,進行了很大程度的革新,順應(yīng)當(dāng)前時代發(fā)展趨勢建立了數(shù)據(jù)檔案信息管理體系。檔案信息一直都是信息資源的重要來源之一,信息化的檔案管理,不僅提高了信息的安全性,也對信息的檢索,整理,使用提供了很大的便利。本文通過對我國檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題和建設(shè)意義進行深入分析,為日后的檔案信息建設(shè)提供可行方案和理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞:檔案建設(shè)? 信息化建設(shè)? 理論實踐

中圖分類號:G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼:A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號:1674-098X(2019)05(b)-0152-02

目前我國的檔案信息化仍處在起步階段,發(fā)展較慢,沒有形成一套成熟的管理體系,而目前的檔案信息化主要表現(xiàn)為數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè),將檔案進行系統(tǒng)的,高效的管理,從各個方面提高檔案管理者的工作效率,促進傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變。

1? 檔案信息化建設(shè)的意義及內(nèi)容

隨著檔案信息化這一概念越發(fā)受人關(guān)注,在這一概念下的各種理論設(shè)想不斷涌現(xiàn),目前仍沒有明確的定論哪一種最為準(zhǔn)確。大部分學(xué)者認(rèn)為檔案信息化實質(zhì)上是通過網(wǎng)絡(luò)化,數(shù)字化,現(xiàn)代化的現(xiàn)代數(shù)據(jù)信息技術(shù)進行全面的檔案管理,同時對檔案信息進行有序的整合規(guī)劃。當(dāng)前計算機,網(wǎng)絡(luò)等手段成為了檔案信息化的主要工具,對于檔案信息化建設(shè)不可或缺,主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

(1)檔案信息數(shù)字化。

檔案信息數(shù)字化是檔案信息化的重要條件,檔案信息完成了數(shù)字化處理,才能夠使后期的整理,查找等管理更為便捷,才更能推動檔案信息化的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案信息資料均為紙質(zhì)文本形式,少部分設(shè)計視頻和音頻信息,而檔案信息數(shù)字化則是將原本不便于管理的老式信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,同時存儲在數(shù)據(jù)庫中,不僅加強了信息的保存時限,更提高了安全性和便捷性,對于檔案信息化管理有很大的益處。

(2)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。

互聯(lián)網(wǎng)時代,人們的衣食住行都與互聯(lián)網(wǎng)有著或多或少的聯(lián)系,這成為了人們?nèi)粘I畹某B(tài),在當(dāng)前時代背景下,只要存在網(wǎng)絡(luò),我們便可以輕松地實現(xiàn)數(shù)據(jù)互傳,沒有任何的阻隔,信息的流動速度在現(xiàn)今達到了一個恐怖的速度。而檔案信息化便是借助這個全面互聯(lián)的互聯(lián)網(wǎng),將全部的數(shù)據(jù)信息通過這一便捷的傳輸方式傳送到各個區(qū)域,形成一個信息全面,覆蓋面廣的管理系統(tǒng),提高了資源的共享性,更好的實現(xiàn)檔案信息化的價值。

(3)檔案信息一體化。

檔案信息一體化則是對信息的管理和使用提出了綜合要求,信息的管理必須與它的受眾群體同步完善,這也是檔案信息化管理的重要要求。

接下來我們具體的說明三種要求的內(nèi)容。

1.1 數(shù)字化建設(shè)

檔案的數(shù)字化建設(shè)是信息化管理必須完成的必要條件,是不可或缺的基礎(chǔ)。數(shù)字化管理相比于傳統(tǒng)的管理模式,生成了便捷的目錄和數(shù)據(jù)庫模式,更易于資料的查找和整理,從而為以后的使用帶來了極大的便捷。

1.2 網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)在我們的生活中時刻體現(xiàn)著重要的作用,我們對這種信息的高速傳播習(xí)以為常,但如果能夠在檔案信息管理中配備這種傳輸速度,自然也會使檔案信息突破很多的局限,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高速傳輸,所以檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)很有必要,而且是檔案信息化的必然選擇,網(wǎng)絡(luò)對于信息檔案的共享性有著無可比擬的優(yōu)勢,這對于減少資源不合理使用,實現(xiàn)資源合理配置有很大作用。

1.3 一體化建設(shè)

結(jié)合以上具體情況分析發(fā)現(xiàn),檔案信息占據(jù)著重要的地位,檔案信息建設(shè)具備重要的現(xiàn)象價值,一定程度上推動了檔案管理的具體功效。

2? 檔案信息化建設(shè)存在的主要弊端

我國目前的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得了相應(yīng)的成績,但放眼世界的話,我們的檔案信息化水平仍然十分落后,在實際應(yīng)用中存在很多需要解決的問題,因此,我們必須對檔案信息化過程中存在的問題進行深入的剖析,借以給出檔案信息化更進一步的方案措施,不斷完善,推動我國檔案信息化水平不斷提高。

2.1 網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的協(xié)調(diào)能力不足

我國目前的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化并沒有全面的實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理,我們更注重網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)谋憬菪院凸蚕硇?,但對于網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),我們沒有一套明確的對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理體系,這正是因為在網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中我們的協(xié)調(diào)能力不足所導(dǎo)致的。目前我們的檔案信息分散在網(wǎng)絡(luò)各個部分和地區(qū)中,沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理,無法保障有效資源合理快速分享利用,這造成了大量的資源浪費現(xiàn)象。

2.2 檔案信息化建設(shè)與相關(guān)輔助能力不足

在原有的紙質(zhì)檔案管理過程中,信息缺失,信息無法錄入等情況十分普遍,這使得通過計算機進行數(shù)據(jù)錄入時很難將所有信息全部進行數(shù)據(jù)庫管理,導(dǎo)致檔案信息管理不完善,一定程度上阻礙了檔案信息管理的進程發(fā)展,是檔案信息化建設(shè)一直無法更進一步。

2.3 檔案信息數(shù)據(jù)真實性差

在原有的數(shù)據(jù)管理模式下,數(shù)據(jù)的收集整理主要靠人工收集,沒有明確的監(jiān)管,收集手段繁瑣,效率低下,使得很多錯誤信息被保留下來,而在當(dāng)前的信息錄入過程中,很多地區(qū)只求將信息全面錄入,并不考證信息的完整性和準(zhǔn)確性,使得很多檔案在查閱時發(fā)現(xiàn)是虛假信息,或存在一定的誤差,或信息不完整,真實性沒有可靠的保障,影響工作效率。

3? 檔案信息化建設(shè)對策分析

3.1 提升檔案信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)程度

檔案信息化建設(shè)中,網(wǎng)絡(luò)一體化是其中的重要基礎(chǔ),通過實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化,可以很大程度的促進資源的共享和互補,增強各地區(qū)的協(xié)調(diào)合作,加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。

所以,各地區(qū)之間的相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)本地區(qū)的實際情況,有策略有規(guī)劃的建設(shè)地區(qū)網(wǎng)絡(luò)體系,同時不斷地在此基礎(chǔ)上對其進行完善,此外,必須加大各地區(qū)之間聯(lián)系,積極學(xué)習(xí)對方先進技術(shù),在此基礎(chǔ)之上形成一套完整的信息網(wǎng)絡(luò)模式,加快黨建信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化進程。

3.2 加強科學(xué)規(guī)劃建設(shè)水平

以科學(xué)發(fā)展觀為重要基礎(chǔ),不斷推進檔案信息化建設(shè)的步伐,地區(qū)間的不同差異致使信息化建設(shè)過程中,進度不同,遇到的問題和困難不同,這便需要進行統(tǒng)籌的調(diào)配。對于一些建設(shè)存在問題的地區(qū)給予一定的幫扶,結(jié)合具體情況做出相應(yīng)的有效的舉措,縮小地區(qū)之間的差異,從而帶動整體檔案信息化建設(shè)的進度,實現(xiàn)共同發(fā)展。

3.3 加強宏觀調(diào)控能力

我國的地區(qū)間存在很大的發(fā)展差異,無法用一種管理措施實現(xiàn)全面的治理,所以必須進行因地制宜的發(fā)展計劃,落后地區(qū)給予足夠的資金扶持,使之可以完成信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),而發(fā)達地區(qū)主要明確發(fā)展目標(biāo),保證建設(shè)的發(fā)展方向正確,只有因地制宜地提出科學(xué)有效的方案,才能真正推動檔案信息化建設(shè)的安全有序發(fā)展。

3.4 加強人才培養(yǎng)力度

人才培養(yǎng)是當(dāng)今推動社會各大事業(yè)中最重要的組成部分。隨著信息化時代到來,對技術(shù)人員、管理人員上的需求就開始直線上升了,對各大專業(yè)人士的需求力度日益劇增,所以只有加大對人才培養(yǎng)的力度,才能為檔案的整體發(fā)展上提高有效的人才保障,進而促進其健康持續(xù)發(fā)展。

4? 結(jié)語

我國幅員遼闊,地區(qū)眾多,各地區(qū)間差異性也很大,在各地區(qū)的發(fā)展進程中出現(xiàn)和很大程度的不同。所以如想實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的有序統(tǒng)一,國家必須根據(jù)不同地區(qū)的實際情況,因地制宜的給出切合地區(qū)發(fā)展的幫扶計劃和發(fā)展規(guī)劃,只有實際的解決問題,真正的做出切合實際的發(fā)展路徑和規(guī)劃,才能真正的推動檔案建設(shè)的全面信息化現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻

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