王云貴

摘要：基層人事檔案管理工作是內(nèi)部管理的核心內(nèi)容，它實現(xiàn)了人力的合理配置，是人力資源部門的主要工作內(nèi)容，只有內(nèi)部配備高質(zhì)量人才，管理機制不斷完善。因此，負責人應當更新自身觀念，帶動人力資源管理部門與時俱進，結合當下新型的信息化技術，構建新型的人事檔案管理模式。

關鍵詞：基層人事檔案；現(xiàn)狀；對策

引言

人事檔案可將歷史考察情況作為參照，為更好地開展組織工作、人事工作，并為人事工作提供準確的信息數(shù)據(jù)。值得一提的是，人事檔案管理為人事管理的重點，做好這項管理工作，可有效發(fā)揮人事檔案資源、人力資源的最大作用，保證信息材料的準確性、可靠性?；鶎訖n案管理人員應該加強對檔案進行管控，作業(yè)人員要注重問題出現(xiàn)，并且制定合理的解決方案，對問題進行解決和處理，保證基層檔案工作在發(fā)展過程當中順利進展。

1 基層人事檔案管理的重要意義

人力資源管理部門是保證內(nèi)部穩(wěn)定的重要部門，通過對人才進行招攬、配置、培訓等工作。人事檔案管理工作作為人力資源管理部門的主要業(yè)務之一，能夠合理地對于內(nèi)部的人力資源進行規(guī)劃，保證配置的合理性，。同時，完善人事檔案管理工作，能有效地提高員工的工作效率。當前我國各項產(chǎn)業(yè)迫切地尋求轉型，作為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要支柱，在新時代的要求下，也不斷的尋求創(chuàng)新，提高管理水平。人力資源管理部門應當結合數(shù)據(jù)化的技術手段進行人事檔案管理，使每個員工都能在自己合適的崗位上發(fā)揮最大的效益，能有效地施展員工工作的積極性。但是，當前基層人事檔案管理工作存在著較多不健全的地方，應不斷改進與完善。

2基層人事檔案的現(xiàn)狀

2.1檔案管理方式方法較為落后

目前，存在對于人事檔案管理工作的重視程度較低，檔案管理方式存在落后的現(xiàn)象。目前，在進行檔案管理的過程中，仍采取手工操作的手段，簡單地將人事資料進行記錄，并隨意進行放置與保管，并沒有提升人力資源管理效率。當前是現(xiàn)代化社會，電子信息技術應當成為內(nèi)部管理的主要形式，但是內(nèi)部沒有結合現(xiàn)代化的信息管理手段，導致了檔案信息陳舊，即使部分建立了人事檔案數(shù)據(jù)庫，功能也相對單一，沒有發(fā)揮出信息化系統(tǒng)的最大作用。

2.2人事檔案管理機制問題

當前，我國市場經(jīng)濟機制不斷完善、人們的思想發(fā)生了較大的變化，在招聘職工時，比較關注職工的個人能力。為約束職工的行為，多會簽署勞動合同，不能重視人事檔案管理工作。但是，一些單位為維護自身利益，沒有及時歸還職工的人事檔案，而這也是產(chǎn)生人事檔案脫節(jié)、檔案克隆、虛假檔案等情況的主要原因。

2.3人事檔案材料內(nèi)容不齊全

人事檔案必須要具備完整性，才能了解每個員工的實際情況，從而達到人力資源有效配置的目的。但是當前基層人事檔案管理的內(nèi)容不齊全，導致了在參考過程中信息不足，從而造成了人事信息的不完整和不正確。檔案的收集存在滯后性，也是當下造成人事檔案不完整的主要因素之一，如個別員工的資格證書已經(jīng)獲得，但是并沒有及時地進行回收并統(tǒng)計，在后期進行績效等分發(fā)的過程中，部分職工的福利待遇沒有得到保障，導致了內(nèi)部管理容易出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。

3加強基層人事檔案管理的對策

3.1建立數(shù)據(jù)化基層人事檔案管理系統(tǒng)

當前并沒有建立專門的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，這是制約基層人力資源管理水平提升的重要因素之一。人力資源管理部門是基礎管理部門，但是對于人力資源管理中的檔案管理工作的重視程度不夠，只是單純地過于注重發(fā)展過程中獲取的經(jīng)濟利潤，沒有投入豐富的資源結合現(xiàn)代化的技術手段進行檔案管理工作。因此，應當做好檔案管理數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的擴充工作，擴大數(shù)據(jù)檢索的范圍，不斷豐富內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息。在建立人事檔案信息庫之前，應當根據(jù)實際情況做好調(diào)查工作，如員工人數(shù)、學歷水平、工作時間、職稱級別、技能證書等，做好檔案的收集工作，方便進行信息的錄入。

3.2 制定合理的檔案管理制度

由于數(shù)據(jù)化技術是新興的技術手段，因此目前傳統(tǒng)的檔案制度難以應對當下的需求，應當跟隨新技術的出現(xiàn)而不斷地完善，制定出更加合理的檔案管理制度，將具體的工作內(nèi)容進行細化，帶動員工水平的不斷提高。應當不斷提升自身的責任意識，注重內(nèi)部的管理，認識到人事檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作注入新的活力。

具體而言，在進行制度的規(guī)范建設過程中，應當充分立足于我國相關職能部門出臺的一系列檔案管理法律法規(guī)，例如《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》等等，首先創(chuàng)設出相應的科學規(guī)范的管理環(huán)境，滲透正確的管理理念，其后根據(jù)實際需求，內(nèi)部職能組織結構的劃分等等，將理論工作與實踐工作進行有效的結合，不斷提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，推動全面科學發(fā)展。同時，應當與時俱進，及時更新制度文件，確保檔案工作有序進行。

3.3取得領導支持，逐步加大檔案基礎建設投入

在進行工作的時候，應該加強與領導之間的合作，根據(jù)本單位的實際情況以及檔案管理工作的發(fā)展，需要領導的支撐，按照標準能力以及自我解決行政能力進行檔案的管控。在進行工作管理時，應該及時解決檔案管理所遇到的問題，注重檔案管理使用情況，改善檔案管理，加強檔案管理的建設，檔案部門要對檔案管理的資源進行管控，幫助各個單位部門管理工作的規(guī)范。因此在進行檔案管理的過程當中，應該及時對檔案資料整理研究，注重檔案管理的資源開發(fā)，嚴格控制檔案管理的歸檔制度，建立健全檔案管理的方式，確保檔案工作發(fā)展的過程當中完整、無損使用。

結束語

大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了引領時代潮流的主要技術手段，必須迎合時代需求，為保證自己不被市場所淘汰，重視基層人事檔案的管理工作，將檔案管理與信息技術手段相結合，提升基層人力資源管理質(zhì)量。應當認識到人事檔案管理的重要性，針對當前管理過程中存在的不足不斷地進行整改，做好基層人事檔案的建設工作。

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