徐逢舉

摘要：檔案包括的內(nèi)容和種類(lèi)很多，其特點(diǎn)在于其資料性，且具有重要的保存價(jià)值，主要是指各單位參與各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的各類(lèi)資料，并以文字、圖表以及音像等不同形式存在。無(wú)論是哪個(gè)企業(yè)事業(yè)單位的檔案，都是一種重要的信息資源，具有不可替代性和重要的應(yīng)用性。本文主要以機(jī)關(guān)檔案管理工作為例，分析其主要存在哪些不足，并對(duì)如何進(jìn)一步改進(jìn)其管理加以闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理;組織建設(shè);制度建設(shè);信息化

在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展之下，各行各業(yè)都在與時(shí)俱進(jìn)。以檔案管理工作為例，同樣也面臨著許多新問(wèn)題、新壓力和新挑戰(zhàn)。那么，作為檔案管理工作者，應(yīng)該如何更好地承擔(dān)起檔案管理工作的職責(zé)，是應(yīng)該深入思考的問(wèn)題。

1、在檔案管理工作方面主要不足

1.1亟需建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍

雖然我國(guó)在檔案管理方面已經(jīng)逐步走上正軌，但對(duì)于建立專(zhuān)業(yè)化檔案管理人才隊(duì)伍來(lái)說(shuō)，主要存在的不足之處仍然很多。其表現(xiàn)在以下方面。一是高校在檔案管理這一專(zhuān)業(yè)化設(shè)置方面，時(shí)間較短，其結(jié)果是使專(zhuān)業(yè)化檔案管理人才數(shù)量相對(duì)不足，造成人才在供給方面受到數(shù)量和質(zhì)量方面的限制。二是日常培養(yǎng)培訓(xùn)不夠。以各機(jī)關(guān)單位為例，從事檔案管理工作的人員多數(shù)在檔案管理方面屬于半路出家，未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，加上培訓(xùn)和再教育方面的機(jī)制欠缺，使機(jī)關(guān)檔案管理人員存在著老、少、低現(xiàn)象。即，年紀(jì)偏大;少，即專(zhuān)業(yè)人員數(shù)量少;低，即，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低，能力不足，而且，從其結(jié)構(gòu)組成來(lái)看，其科學(xué)性不足。三是需要提升對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。主要表現(xiàn)在因重視程度不足，使檔案管理部門(mén)未能獲得足夠的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，這也直接影響到科學(xué)化配置檔案管理工作專(zhuān)業(yè)人才及其有序培訓(xùn)，對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作造成一定制約和不良影響。

1.2規(guī)章制度亟需要進(jìn)一步完善及執(zhí)行缺位

目前來(lái)看，相當(dāng)部分機(jī)關(guān)在檔案管理工作方面，屬于粗放式的，其主要表現(xiàn)在管理制度亟需要進(jìn)一步完善，而且崗位職責(zé)不夠明確，未能做到很好地責(zé)任到人。其結(jié)果是導(dǎo)致各類(lèi)檔案資料未能在歸檔時(shí)做到嚴(yán)格審查，材料很大程度上存在著不完整性，而且，造假現(xiàn)象也屬于常見(jiàn)現(xiàn)象，在相當(dāng)程度上影響到其真實(shí)性和完整性。而且，即便是有完善的制度，其在執(zhí)行方面，缺位現(xiàn)象也較為普遍。

1.3管理模式較為落后亟需提升信息化水平

目前來(lái)看，大多數(shù)的機(jī)關(guān)各單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，仍以傳統(tǒng)管理模式為主，紙質(zhì)檔案是檔案管理的主流，在檔案管理方面，信息化水平仍然較低。對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，其主要在以往的工作中發(fā)揮和重要的憑證作用和記錄作用，仍然有其生命力，但當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，紙質(zhì)檔案在管理方面的不足已經(jīng)十分明顯，如重復(fù)利用性，在歸檔時(shí)工作量較大，保管不便等，這些弊端已經(jīng)顯現(xiàn)，數(shù)字化管理和建立電子檔案已經(jīng)是一種不可取代的必然性趨勢(shì)，需要引起重視和注意。

2、加強(qiáng)機(jī)關(guān)各項(xiàng)檔案管理工作應(yīng)采取的具體策略

2.1加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

在時(shí)代不斷快速發(fā)展之下，機(jī)關(guān)在檔案管理工作也應(yīng)該勇于面對(duì)新的形勢(shì)，迎接新挑戰(zhàn)，滿足新要求。這些，都要求機(jī)關(guān)在檔案管理工作方面做到隊(duì)伍建設(shè)的專(zhuān)業(yè)化，以滿足社會(huì)發(fā)展方面需要。因此，對(duì)于新時(shí)期從事檔案工作的人員來(lái)說(shuō)，更應(yīng)該不斷提升自身綜合素質(zhì)，以適應(yīng)管理形勢(shì)的需要。檔案工作屬于技術(shù)性強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的工作，在理論和技術(shù)方面均有其規(guī)范，因此，機(jī)關(guān)單位要在錄用檔案管理工作人員時(shí)，把牢入口關(guān)，堅(jiān)持以專(zhuān)業(yè)化、正規(guī)化為標(biāo)準(zhǔn)，確保這些人員具有專(zhuān)業(yè)化檔案背景，有檔案理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基本要求，使他們能在進(jìn)入工作崗位后，迅速勝任工作，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，還應(yīng)該堅(jiān)持用好現(xiàn)有人才，采用多種手段和渠道，加強(qiáng)他們的再培訓(xùn)和再教育，使他們通過(guò)學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)管理理念的快速轉(zhuǎn)變，加快自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的快速更新，使檔案管理方法更具現(xiàn)代性，手段更具先進(jìn)性，提升檔案管理工作的整體水平。

2.2嚴(yán)格抓好管理制度的完善和執(zhí)行

在新的歷史時(shí)期，機(jī)關(guān)在檔案管理方面，更應(yīng)該大膽打破原有思路的制約和束縛，不斷在提升管理方面實(shí)現(xiàn)新的突破，以實(shí)現(xiàn)其科學(xué)性和有序性發(fā)展。要做到這一點(diǎn)，必須要做到一手抓好各項(xiàng)制度的制定和完善，一手抓好各項(xiàng)管理制度的落實(shí)，做到用制度說(shuō)話，用制度去管人和管事，實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化和規(guī)范化。在抓好制度落實(shí)方面，主要應(yīng)該做到：一是將制度管理落實(shí)到人，用制度實(shí)現(xiàn)當(dāng)前機(jī)關(guān)工作人員在檔案管理方面的懶、散、亂現(xiàn)象的改變;二是完善競(jìng)爭(zhēng)上崗的各項(xiàng)制度，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)的事專(zhuān)業(yè)的人做，選拔優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)人才，充實(shí)到相應(yīng)的工作崗位上;三是要從經(jīng)費(fèi)方面給予有效保證，提升檔案管理工作的軟件和硬件水平。

2.3用信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理模式創(chuàng)新

信息技術(shù)近年來(lái)實(shí)現(xiàn)了快速發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)信息化手段。這對(duì)提升檔案管理工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量是一條十分重要的途徑。要做到這一點(diǎn)，主要應(yīng)該從拓展管理平臺(tái)，積極構(gòu)建機(jī)關(guān)在檔案管理方面的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等方面來(lái)抓好具體工作。如，要加快實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息及時(shí)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的數(shù)字信息;要將這些信息及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)專(zhuān)門(mén)管理平臺(tái)，將其轉(zhuǎn)化為各種機(jī)讀數(shù)據(jù)，并確保其準(zhǔn)確性和可讀性;要從內(nèi)部，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)做好調(diào)整，主要是簡(jiǎn)化整理流程，深化數(shù)字檢索，嚴(yán)格做好各類(lèi)數(shù)據(jù)的保管和保護(hù)。這方面，主要應(yīng)該加強(qiáng)硬件及軟件方面的投入，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)的安全。

3、結(jié)束語(yǔ)

綜合以上所述，當(dāng)前，在新的歷史時(shí)期，各行各業(yè)都在與時(shí)俱進(jìn)。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，更應(yīng)該勇于面對(duì)信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)，不斷自我加壓，大膽脫離傳統(tǒng)的檔案管理模式，堅(jiān)持用現(xiàn)代化手段和新的管理理念，切實(shí)提升檔案工作水平，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。重點(diǎn)應(yīng)該從強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化制度的完善以及制度的落實(shí)等方面，切實(shí)提升機(jī)關(guān)檔案管理工作水平，使其更好地達(dá)到規(guī)范化、制度化和信息化三個(gè)方面標(biāo)準(zhǔn)，以更好地適應(yīng)時(shí)代要求。

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