桂林理工大學(xué)

一、規(guī)范合同管理必要性

(一)完善高校的內(nèi)控體系，切實(shí)做到依法治校

依法治國是黨領(lǐng)導(dǎo)人民治理國家的基本方略，是建設(shè)中國特色社會(huì)主義的必然要求和重要保障。依法治校作為依法治國的重要組成部分，作為內(nèi)部控制建設(shè)重要組成部分的合同管理，必將是依法治校的重要支撐點(diǎn)之一。強(qiáng)化高校經(jīng)濟(jì)合同管理，有利于完善高校的內(nèi)控體系，切實(shí)做到依法治校，為新的政府會(huì)計(jì)制度執(zhí)行提供良好的內(nèi)控環(huán)境。

(二)提升財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，促進(jìn)政府會(huì)計(jì)制度有序執(zhí)行

隨著國家深化改革和教育機(jī)制體制的變革，高校開始以獨(dú)立的民事主體參與到市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，并且經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益頻繁和復(fù)雜，合同已成為高校與社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)聯(lián)系的重要紐帶。高校主要是圍繞其三大職能展開經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，合同類型主要包含物資設(shè)備采購、基建維修工程、科研課題、合作辦學(xué)等等，高校涉及的合同關(guān)系日益多元，引發(fā)的合同糾紛日益復(fù)雜。

2019年1月1日起，高校執(zhí)行政府會(huì)計(jì)制度，全面引入權(quán)責(zé)發(fā)生制，增加了收入、費(fèi)用兩個(gè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)要素，增加了應(yīng)收款項(xiàng)、應(yīng)付款項(xiàng)等核算內(nèi)容。這就要求財(cái)務(wù)人員改變工作思路，了解合同的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵，對經(jīng)濟(jì)合同作出專業(yè)判斷，按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，對當(dāng)期收入和成本進(jìn)行合理確認(rèn)。完善高校經(jīng)濟(jì)合同管理體系，對保障學(xué)校的經(jīng)濟(jì)利益和維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益起著重要作用，為推進(jìn)新政府會(huì)計(jì)制度執(zhí)行起提供保障。

二、高校合同管理的現(xiàn)狀

(一)合同管理制度體系不完善

近幾年部分高校已經(jīng)根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》要求，逐步建立了合同相關(guān)內(nèi)控制度，但制度更多是針對合同簽訂、合同的登記備案方面，對合同簽訂的授權(quán)機(jī)制、合同履行情況等鮮少涉及，尚未形成合同全過程管理的制度體系。并且已出臺的制度更側(cè)重宏觀的指導(dǎo)性意見，缺乏對各個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)化的操作規(guī)范。

(二)合同歸口管理部門不明確，多頭簽訂，監(jiān)督乏力

大部分高校合同歸口管理部門不確定，基本按部門職責(zé)確定合同管理部門，比如：基建修繕合同由基建部門負(fù)責(zé)，物資設(shè)備采購合同由資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)，科研合同由科技處負(fù)責(zé)等等，對于未明確管理部門的合同，基本由二級單位自行簽訂管理。采用多頭管理的方式，造成信息統(tǒng)計(jì)、查詢困難，不便于學(xué)校對合同簽訂情況、執(zhí)行情況進(jìn)行總體把握。

(三)授權(quán)機(jī)制不完善，簽訂混亂

經(jīng)調(diào)查，目前大部分高校財(cái)務(wù)審批權(quán)限均已下放，經(jīng)費(fèi)開支實(shí)行“審批人負(fù)責(zé)制”，二級單位經(jīng)費(fèi)開支擁有較大的自主權(quán)，高校各二級單位日常對外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相對獨(dú)立。這種情況下，各部門簽訂合同時(shí)只關(guān)注是否按照財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定簽訂合同，合同簽訂形式化居多。財(cái)務(wù)人員審核時(shí)更關(guān)注票據(jù)的合法性，是否按規(guī)定簽訂合同，鮮少關(guān)注簽訂合同的規(guī)范性。很多高校都存在未經(jīng)授權(quán)使用部門印章對外簽訂合同的情況，這將給高校管理帶來較大的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

(四)合同履行情況缺乏有效監(jiān)督

目前，大部分高校并未安排專門的部門和專業(yè)人員對合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督，合同資料分散在各簽訂部門，無法對學(xué)校所簽訂合同及履約情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，基本仍按照實(shí)際收款、付款情況確認(rèn)收入、成本，導(dǎo)致無法依據(jù)合同約定條款，按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，合理確認(rèn)當(dāng)期收入與成本。

(五)合同管理信息系統(tǒng)水平較低

隨著教育體制的深化改革，高校經(jīng)濟(jì)合同種類與數(shù)量越來越多，紙質(zhì)合同傳閱、保管已無法滿足高校的發(fā)展，特別無法適應(yīng)目前高校多校區(qū)管理的狀況。即便部分高校使用信息系統(tǒng)對合同進(jìn)行管理，但基本以面向職能的規(guī)劃方法，將現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程對數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和系統(tǒng)劃分構(gòu)建系統(tǒng)，這樣的做法未能充分考慮業(yè)務(wù)本身的運(yùn)行方式，無法打破各單位之間多年來根深蒂固的界限，信息無法在部門之間無障礙傳遞。財(cái)務(wù)系統(tǒng)獲取合同系統(tǒng)相關(guān)信息困難，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)無法合同的債權(quán)債務(wù)進(jìn)行合理的估計(jì)，無法及時(shí)確認(rèn)相應(yīng)的收入成本，這樣情況將嚴(yán)重影響政府會(huì)計(jì)制度在高校的順利執(zhí)行。

三、加強(qiáng)高校合同管理的策略

(一)轉(zhuǎn)變管理層觀念，提高財(cái)務(wù)管理意識，確保政府會(huì)計(jì)制度順利執(zhí)行

政府會(huì)計(jì)制度的全面落實(shí)，會(huì)給高等學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作產(chǎn)生重大影響，一方面加大了高校財(cái)務(wù)管理的難度，另一方面可推動(dòng)高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)和活動(dòng)的完善，完善預(yù)算體系，優(yōu)化資源配置。因此，為確保政府會(huì)計(jì)制度在高校順利執(zhí)行，高校管理層需轉(zhuǎn)變觀念，意識到會(huì)計(jì)制度轉(zhuǎn)型給財(cái)務(wù)管理帶來的影響，明確新會(huì)計(jì)制度執(zhí)行對學(xué)校發(fā)展起到的重大意義。

(二)梳理合同業(yè)務(wù)，建立合同管理制度體系

高校要以《合同法》等合同領(lǐng)域的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，按照內(nèi)部控制建設(shè)要求，結(jié)合高校實(shí)際情況，明確歸口管理部門。全面梳理高校中存在的合同業(yè)務(wù)，明確合同管理控制環(huán)節(jié)，系統(tǒng)分析合同管理可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，確定風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，選擇風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略。對高校合同簽訂、執(zhí)行、保管等各環(huán)節(jié)制定詳細(xì)的操作規(guī)范，在此基礎(chǔ)上建立健全合同管理制度體系。建立健全合同歸口管理和分類管理規(guī)定、合同授權(quán)制度、合同審簽制度、合同專用章管理制度、合同臺賬制度以及合同檔案制度等。強(qiáng)化合同授權(quán)機(jī)制，明確委托事項(xiàng)、額度、期限等授權(quán)范圍，嚴(yán)格審查授權(quán)委托及簽章事項(xiàng)的執(zhí)行情況，避免發(fā)生授權(quán)不明確、職責(zé)不清晰等責(zé)任推諉情況。

(三)基于流程再造，構(gòu)建合同管理信息系統(tǒng)

流程是由一系列活動(dòng)按照一定的邏輯組成的，為了完成某一項(xiàng)任務(wù)，人類會(huì)進(jìn)行的一系列相關(guān)活動(dòng)，這些活動(dòng)的集合就會(huì)形成業(yè)務(wù)流程。90年代美國學(xué)術(shù)界提出的企業(yè)管理新概念BPR，指企業(yè)針對市場環(huán)境和顧客需求，對其業(yè)務(wù)流程進(jìn)行“根本的重新思考”和“徹底的重新設(shè)計(jì)”再造新的業(yè)務(wù)流程。BPR不僅適用企業(yè)，也適用于進(jìn)行教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)活動(dòng)的高校。高校可對原有的合同業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)分析，找出流程中全部的執(zhí)行主體，分析各主體所負(fù)的工作職責(zé)，同時(shí)考慮合同管理與預(yù)算管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷等數(shù)據(jù)信息對接，在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)新的業(yè)務(wù)流程，并對流程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行深入分析。然后對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行信息化改造，即將信息活動(dòng)從流程中分離出來，建立合同信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全校范圍內(nèi)合同管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化及信息共享，盡可能降低合同管理過程中的信息不對稱情況的發(fā)生，減輕經(jīng)辦人奔波于多校區(qū)多部門之間蓋章簽字請示驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的負(fù)擔(dān)。財(cái)務(wù)部門可以自動(dòng)從信息共享平臺查看并調(diào)取相關(guān)合同信息，及時(shí)確認(rèn)相關(guān)收入、成本。

(四)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，并將合同管理納入考評體系

將合同管理納入績效考核體系，明確合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)中涉及的崗位職責(zé)，對合同簽訂、執(zhí)行、保管等各個(gè)環(huán)進(jìn)行考核，充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)免疫功能，加強(qiáng)對經(jīng)濟(jì)合同管理的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，對經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行過程中發(fā)生問題，要嚴(yán)格按照崗位職責(zé)進(jìn)行責(zé)任追究，并與績效考核掛鉤。