楊麗，羅序智，何微

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淺談企業(yè)多管理體系運行整合的實踐——以鐘表企業(yè)為例

楊麗，羅序智，何微

（依波精品（深圳）有限公司，廣東 深圳 518000）

企業(yè)發(fā)展到一定階段時，會逐漸形成多個管理體系同步運行。如何保證多個體系的有效、高效運行，以多體系整合的實踐工作為依據(jù)，以梳理標準為起點；在優(yōu)化部門職責的基礎上，將管理體系嵌入業(yè)務流程；做好有效的體系培訓和文件整合，再從體系試運行到考核到改進的PDCA循環(huán)，為鐘表企業(yè)多體系運行提供一些參考。

梳理標準；優(yōu)化職責；有效培訓；考核改進

在企業(yè)生命周期不同的階段，企業(yè)會根據(jù)組織不同的戰(zhàn)略目標和內外部環(huán)境，分階段導入不同的管理體系，同時隨著科學、技術、管理的發(fā)展，標準體系自身也在不斷制訂、修訂的發(fā)展變化中，所以企業(yè)內部多體系運行是一種必然。以鐘表企業(yè)為例，常有GB/T 19001《質量管理體系要求》、GB/T 24001《環(huán)境管理體系要求及使用指南》、GB/T 28001 《職業(yè)健康安全管理體系要求》、GB/T 29490《企業(yè)知識產權管理規(guī)范體系》、GB/T 19022《測量管理體系測量過程和測量設備的要求》5個管理體系在同時運行。如何能有效整合以上體系，減少兩張皮、走形式等問題呢？結合實際的標準化管理工作，梳理出以下6個步驟。

1 梳理標準

標準文本中第一章的內容“1范圍”是對標準適用范圍進行界定，也就說明不同的標準關注點必然不同。但因為管理、技術等一些基礎知識的通用性和兼容性，所以不同的標準對人、財、物、流程、管理等相同或相似的要素應進行協(xié)調、優(yōu)化、簡化和統(tǒng)一。對現(xiàn)行的體系標準進行梳理，找出并列明各標準條款的對應關系，再結合業(yè)務流程進行標準條款的整合。五個國家標準之間的對應關系如表1所示，組織及其環(huán)境、領導作用和承諾、組織的崗位、內部審核等條款都可以按標準文本和實際業(yè)務流程進行優(yōu)化、整合和統(tǒng)一。

《ISO Directives 2013》的附件，簡稱《附件SL》，其中提出的管理體系標準結構是一個高級框架結構。GB/T 19001—2016、GB/T 24001—2016、CNAS-CL01：2018等標準均采用《附件SL》的框架結構。不同管理標準采用相同的結構，有利于標準本身的無縫銜接，也為整合體系文件提供了指引和契機。梳理對應好標準條款的同時，梳理、整合標準中要求的工作內容和崗位、職責、權限等，為第二步的優(yōu)化部門職責做好準備。

2 優(yōu)化部門職責

優(yōu)化部門職責和明確分工，以人力資源部為主導，在體系管理部門和業(yè)務部門的配合下開展。在分析業(yè)務流程的基礎上，將體系流程分解為具體的工作步驟，結合工作流程，將交叉重復的步驟和環(huán)節(jié)進行優(yōu)化、刪除和合并。對體系流程節(jié)點進行描述，對應到具體的崗位，并形成崗位職責，要將內容類似、難度類似的職責合并成崗位，崗位定責到部門形成《部門職責分配表》，實現(xiàn)體系職責的流程化和制度化。整合優(yōu)化部門的職責分工須與實際業(yè)務流程相符，對涉及到新的、交叉/重復的崗位職責進行明確的劃分，相似的工作統(tǒng)一歸口在一個部門。在組織設計中避免、打破和減少部門墻，簡化流程。一項工作由一個部門牽頭，需要其他部門協(xié)助的，則明確規(guī)定配合部門的職責。體系要求的崗位職責分工寫入《崗位說明書》，專職兼職均可，但崗位說明要明確，從制度上、流程上保證職責的明晰性、穩(wěn)定性和延續(xù)性，促使體系中的職責可以按實際的業(yè)務流程、體系要求落實到具體的部門、崗位和人員，在制度設計的源頭上解決體系的形式主義和推諉扯皮。

3 體系培訓

培訓的目的是為了提高體系當前或將來的績效。培訓內容與工作實際要盡可能接近，才能調動被培人員的積極性和主動性，才能將培訓的內容有效應用到實際工作，保證體系培訓的有效性。

培訓需求評估的內容要在培訓開展前充分溝通，外部專家才能根據(jù)實際需求，量身編制出符合企業(yè)要求的體系培訓課程。外培機構的資質要好，同時培訓的課程內容需要高管、體系負責人與外部專家進行深入的探討，具體包括：培訓計劃達到的目標、體系流程存在的問題、希望提升或改進的節(jié)點等。體系培訓要圍繞提高員工的工作績效，提升流程的運行效果，支撐組織的戰(zhàn)略實現(xiàn)來開展。體系要求與組織戰(zhàn)略緊密相關，標準要求與實際工作密切聯(lián)系，這樣才能提高員工培訓的積極性和主動性，提升組織對體系工作的認識和重視，為體系的有效運行做好組織、人才和制度的準備。

體系培訓工作要形成常態(tài)化，列入人力資源管部門和體系管理部門的年度/月度培訓計劃，定期結合組織中體系導入、變更、整合及業(yè)務流程的變化等，開展培訓需求評估，實施培訓和評價培訓有效性，保證組織有適當?shù)娜藛T一直符合標準體系當前和將來的需要，保證有適當?shù)娜藛T持續(xù)開展和推進體系工作。

表1 五個國家標準之間的對應關系

GB/T 19001—2016 《質量管理體系要求》GB/T 24001—2016《環(huán)境管理體系要求及使用指南》GB/T 28001—2011《職業(yè)健康安全管理體系要求》GB 29490—2013《企業(yè)知識產權管理規(guī)范體系》GB/T 19022—2003《測量管理體系測量過程和測量設備的要求》4.1 理解組織及其環(huán)境← 4.2 理解相關方的需求和期望← 4.3 確定質量管理體系的范圍← 4.4 質量管理體系及其過程4.4 環(huán)境管理體系 5.1 領導作用和承諾← 5.1 管理承諾 5.2 方針5.2 環(huán)境方針4.2 職業(yè)健康安全方針5.2 知識產權方針 5.3 組織的崗位、職責和權限← 5.4 職責、權限和溝通 6.1 應用風險和機遇的措施← 7.4 保護；7.5合同管理7.6 保密； 6.2 質量目標及其實現(xiàn)的策劃6.2 環(huán)境目標及其實現(xiàn)的策劃 6.3 變更的策劃 7.1 資源← 6.1 人力資源； 6.2 基礎設施；6.3 財務資源；6.4 信息資源6.1 人力資源；6.2 信息資源；6.3 資源管理； 7.1 計量確認；7.2 測量過程；7.3 測量不確定度和溯源性7.2 能力← 7.3 意識← 7.4 溝通7.4信息交流 7.5 成文信息← 4.2 文件要求 8.1 運行的策劃和控制←4.3 策劃4.4 實施與運行5.3 策劃；7.1 獲?。?.2 維護；7.3 運用 8.2 產品和服務的要求 8.2 應急準備和響應 8.3 產品和服務的設計和開發(fā)無 8.1 立項；8.2 研究開發(fā) 8.4 外部提供的過程、產品和服務的控制無 8.3 采購6.4 外部供方8.5 生產與服務提供← 8.4 生產；8.5 銷售和售后 9.1 監(jiān)視、測量、分析和評價←4.5 檢查 8.2 審核和監(jiān)視9.2 內部審核← 9.2 內部審核 9.3 管理評審←4.6 管理評審5.5 管理評審 10.2 不合格和糾正措施← 8.3 不合格控制10.3 持續(xù)改進← 9.3 分析與改進8.4 改進

4 體系文件整合

職責和流程常分散在多套文件中，容易出現(xiàn)文件不統(tǒng)一、規(guī)定不統(tǒng)一、工作交叉或重復，因此要對體系文件進行優(yōu)化整合。相同/相似/相關的要求和職能由統(tǒng)一的歸口部門優(yōu)化整合，專門/專業(yè)/技術的要求和職能由技術歸口部門優(yōu)化整合?！冻绦蛭募分形募础恫块T職責分配表》由各業(yè)務部門整合，例如《測量管理體系》中的條款“7.3 測量不確定度和溯源性”，由負責計量的部門負責《測量不確定度和溯源性程序文件》。

體系文件發(fā)布后，需要對通用性文件進行統(tǒng)一培訓，培訓重點在于說明文件的變化、工作調整的范圍、形成的KPI指標及考核方法、運行中需要注意的事項等。專業(yè)性、技術性的文件由各業(yè)務部門自行組織部門內部培訓，人力資源部負責培訓有效性評價。

為了保持體系文件與業(yè)務流程的一致性，各文件編制部門，每年至少一次要根據(jù)公司年度經(jīng)營目標、實際業(yè)務流程、法規(guī)/標準/制度更新等進行文件修訂，此項工作可在每年的文審工作或公司例行的年度總結計劃工作中開展。

5 體系試運行

體系運行是個系統(tǒng)工程，要考慮到各方面的因素，按PDCA的循環(huán)過程，各中心各部門從上到下、從下到上地將體系要求落實到業(yè)務流程，才能使體系管理活動產生理想的效果。最高管理者是企業(yè)文化的塑造者和風向標。要形成良好的體系運行的企業(yè)文化氛圍，帶動全員實現(xiàn)預期的目標，最高管理者的重視與參與作用極為重要。而如果希望最高管理者主動重視體系工作，則體系必須緊緊圍繞組織的運營流程，促進經(jīng)營目標的達成，推進企業(yè)戰(zhàn)略實現(xiàn)的進程。

體系試運行不少于三個月，通過試運行來測試《程序文件》等規(guī)定的合理性、有效性和實操性；與實際流程不符并且不能規(guī)范管理或提高工作效率的文件，需要及時與體系歸口部門反饋和溝通，修改文件，使文件和實際工作都達到體系標準要求的充分性、有效性、適宜性。反饋、溝通和改進是工作高效的潤滑劑，在體系運行中也同樣重要。

在實際工作中，各部門體系工作會因部門經(jīng)理重視程度不同而有所差別。建議形成體系與業(yè)務相結合的KPI指標，然后編制出相應的表單。表單/記錄納入工作業(yè)務流程，定期審核和匯總。當形式變成流程，職責變成習慣后，體系工作就真正納入到業(yè)務正軌了。

6 考核、改進

內審和管審是體系考核的常見方式，但也容易流于形式；有些為了保持證書，而勉強為之。將內審和管審融入到日常工作中，例如融入到月例會、質量會議、總結計劃會議中來，由每年一次轉變?yōu)槊吭旅考径鹊某Ｒ?guī)工作，提高組織成員對體系工作的重視程度。

體系的考核和改進，要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略、方針、目標形成必要的考核和改進指標。實際工作中有些支持性部門的指標比較難以確定，建議在戰(zhàn)略目標確定的基礎上逐層分解為中心目標和部門目標。每個業(yè)務部門都應分解出支撐總戰(zhàn)略、總目標實現(xiàn)的分目標、子目標。此時考核管理部門和被考核部門按公司戰(zhàn)略和年度目標，在分析該部門實際業(yè)務流程上，找出定性、定量或關鍵項目的考核指標。

指標要具體、可測量、可執(zhí)行、可實現(xiàn)、有相關性和有時間要求。指標每年至少定期回顧一次。根據(jù)公司戰(zhàn)略、年度經(jīng)營目標和業(yè)務流程等的調整變化，定期調整考核指標，使管理體系有效的融入業(yè)務流程，促使各部門在符合管理體系的要求下同時完成各自的業(yè)務考核指標。

7 結束語

多體系有效高效運行的根本就是將管理體系流程嵌入組織業(yè)務流程，既符合標準條款要求，又符合實際業(yè)務流程，保證體系管理的有效性、符合性和適宜性，實現(xiàn)組織管理規(guī)范化、流程高效化、企業(yè)價值最大化。

［1］全國質量管理和質量保證標準化技術委員會.GB/T 19001—2016 質量管理體系要求［S］.北京：中國標準出版社，2017.

［2］全國質量管理和質量保證標準化技術委員會.GB/T 19022—2003 測量管理體系測量過程和測量設備的要求［S］.北京：中國標準出版社，2004.

2095－6835（2019）02－0095－03

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10.15913/j.cnki.kjycx.2019.02.095

〔編輯：嚴麗琴〕