任佳燕

(上海中醫(yī)藥大學(xué)檔案室 上海 201203)

2010年6月，國(guó)家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》[1]，2014年又發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》[2]，從數(shù)字檔案室的內(nèi)涵、內(nèi)容和建設(shè)要求等方面明確了建設(shè)要點(diǎn)。2008年9月1日起施行的國(guó)家教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》[3]中指出加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。在全國(guó)大力推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的大環(huán)境下，各高校檔案部門(mén)也相繼對(duì)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作進(jìn)行了一系列的探索和實(shí)踐，中醫(yī)藥院校也應(yīng)緊跟步伐，不斷加強(qiáng)檔案管理以及數(shù)字檔案室建設(shè)工作。

一、中醫(yī)藥院校建設(shè)數(shù)字檔案室的重要意義

檔案數(shù)字化管理是檔案管理適應(yīng)時(shí)代要求的具體體現(xiàn)，特別是對(duì)中醫(yī)藥院校而言，作為一類專業(yè)性極強(qiáng)的高等院校，肩負(fù)著為祖國(guó)培養(yǎng)現(xiàn)代化中醫(yī)藥人才的重任。中醫(yī)藥院校加快數(shù)字檔案室建設(shè)是大勢(shì)所趨，向數(shù)字檔案室轉(zhuǎn)型更是一種實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的重要途徑。

（一）中醫(yī)藥院校發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要

隨著中醫(yī)藥院校的發(fā)展，現(xiàn)階段電子檔案資料也在不斷地增加，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，檔案室藏走向了多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足信息時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展需求。中醫(yī)藥院校管理的信息化離不開(kāi)檔案的信息化、數(shù)字化，建立專業(yè)的數(shù)字化檔案室是中醫(yī)藥院校綜合辦學(xué)水平高低的重要標(biāo)志，將促進(jìn)學(xué)校管理理念和管理水平的提升。

（二）檔案利用的現(xiàn)實(shí)需要

傳統(tǒng)的人工查閱、存儲(chǔ)和利用檔案信息的低效等弊端日益突出，難以滿足多人同時(shí)共享檔案信息資源的需求。建設(shè)以檔案資源為根本、標(biāo)準(zhǔn)為保障、技術(shù)為支持的數(shù)字檔案室，將室藏檔案信息資源有效整合轉(zhuǎn)化成為數(shù)字信息，改變傳統(tǒng)檔案管理、檢索和利用方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的實(shí)時(shí)共享，同時(shí)滿足眾多用戶需要，提升檔案管理效率，為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（三）檔案保管的現(xiàn)實(shí)需要

將檔案電子化之后，能夠有效避免紙質(zhì)檔案因反復(fù)利用而造成的損害、很好地保護(hù)檔案原件。數(shù)字檔案是對(duì)中醫(yī)藥院校教育教學(xué)和管理過(guò)程的電子化記錄，有助于提高中醫(yī)藥院校的決策水平。

二、中醫(yī)藥院校數(shù)字檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀

自2014年《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》發(fā)布后，大多數(shù)中醫(yī)藥院校已初步進(jìn)行了數(shù)字檔案室建設(shè)的解決方案，同時(shí)開(kāi)展了存量檔案數(shù)字化工作和電子文件檔案的收集。由于中醫(yī)藥院校大多只是設(shè)立了綜合檔案室，往往都以掛靠形式存在，規(guī)模相對(duì)較小，對(duì)檔案工作的投入有限，數(shù)字檔案室建設(shè)相對(duì)落后，成效并不明顯，在建設(shè)過(guò)程中仍然遇到諸多問(wèn)題與困惑。

（一）對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)未給予高度的重視

受制于思想觀念和制度方面的原因，有些中醫(yī)藥院校尚未給予數(shù)字檔案室建設(shè)工作足夠重視，未將數(shù)字檔案室建設(shè)工作納入學(xué)校的信息化建設(shè)總體框架，推進(jìn)中醫(yī)藥院校數(shù)字檔案室建設(shè)缺乏頂層設(shè)計(jì)和有效措施，加之投入的資金有限，因此數(shù)字檔案室建設(shè)受阻。雖然大多數(shù)中醫(yī)藥院校已經(jīng)開(kāi)展了數(shù)字檔案室建設(shè)，然而檔案管理工作一直停留在基礎(chǔ)建設(shè)階段，只是處于目錄數(shù)字化階段，檔案管理工作未能全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和自動(dòng)化控制。

（二）檔案數(shù)字化軟硬件系統(tǒng)還不完善

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配備相對(duì)落后，硬件設(shè)施閑置、軟件設(shè)施更新緩慢。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前很多中醫(yī)藥院校已構(gòu)建了網(wǎng)絡(luò)版的管理系統(tǒng)，但有的檔案管理系統(tǒng)不夠成熟，新的功能開(kāi)發(fā)滯緩，不少中醫(yī)藥院校數(shù)字檔案室建設(shè)與辦公自動(dòng)化建設(shè)工作脫節(jié)，辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)未能實(shí)現(xiàn)有效兼容，無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與信息共享。學(xué)校其他各部門(mén)信息系統(tǒng)應(yīng)用平臺(tái)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，檔案部門(mén)與其他部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作難以落到實(shí)處，影響了數(shù)字檔案的管理效率。

（三）檔案管理體制機(jī)制欠缺

中醫(yī)藥院校檔案管理體制機(jī)制欠缺，缺乏上級(jí)組織的有力支持，在組織、人才、制度、經(jīng)費(fèi)等保障方面缺乏統(tǒng)籌安排，缺少其他各部門(mén)的積極配合，造成了檔案部門(mén)孤軍奮戰(zhàn)的局面，使得中醫(yī)藥院校數(shù)字檔案室建設(shè)水平參差不齊。再加上前瞻性規(guī)范制度的缺失，制度的不完善阻礙檔案信息化的有序發(fā)展，規(guī)范的規(guī)章制度有待制定。目前與電子文件管理相關(guān)的法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)較少，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不一致，文檔一體化推進(jìn)速度緩慢，大部分文件并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件、電子文件的同步歸檔。

（四）檔案開(kāi)放利用模式單一

中醫(yī)藥院校檔案機(jī)構(gòu)在如何鑒定、如何開(kāi)放高校檔案方面，缺少可供操作的實(shí)施細(xì)則，所以大部分檔案都無(wú)法成為開(kāi)放檔案，在查檔服務(wù)利用的過(guò)程中，只能按照傳統(tǒng)的查檔流程處理，用數(shù)字化檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案。受制于檔案開(kāi)放工作進(jìn)展緩慢等因素，檔案門(mén)戶網(wǎng)站大多只能看到檔案工作動(dòng)態(tài)、規(guī)章制度、檔案鑒賞等欄目，而無(wú)法直接檢索到檔案目錄和原文。如今人們對(duì)檔案信息需求量不斷增加，傳統(tǒng)模式已無(wú)法滿足多人同時(shí)共享信息資源的需求。

（五）數(shù)字檔案安全存在風(fēng)險(xiǎn)

由于數(shù)字信息技術(shù)本身的不穩(wěn)定性和風(fēng)險(xiǎn)性導(dǎo)致電子文件非常脆弱，網(wǎng)絡(luò)攻擊、計(jì)算機(jī)病毒等安全問(wèn)題比較突出。大部分中醫(yī)藥院校檔案室未將安全控制、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估納入其中，過(guò)多地將精力放在防火墻、殺毒軟件等平臺(tái)安全措施上，忽視電子檔案作為一種新型信息載體的風(fēng)險(xiǎn)。在保障檔案信息安全方面，在抗風(fēng)險(xiǎn)及數(shù)據(jù)恢復(fù)、長(zhǎng)期保存等方面仍然存在問(wèn)題。

三、中醫(yī)藥院校數(shù)字檔案室建設(shè)的策略

中醫(yī)藥院校的數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及面廣、技術(shù)性強(qiáng)、資金投入大，建設(shè)周期也相對(duì)較長(zhǎng)。基于以上對(duì)當(dāng)前中醫(yī)藥院校數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題分析，提出以下推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)的有效措施：

（一）更新管理理念，統(tǒng)籌建設(shè)規(guī)劃

各中醫(yī)藥院校相關(guān)部門(mén)應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新理念，真正認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性及重大意義，將數(shù)字檔案室建設(shè)納入議事日程，納入到學(xué)校的整體信息化建設(shè)規(guī)劃工作中；加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，總體規(guī)劃科學(xué)制定數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)施方案；建立檔案管理機(jī)制，建立健全規(guī)章制度，明確工作職責(zé)，應(yīng)以檔案室為主，與多個(gè)部門(mén)合作開(kāi)展，分階段、有條理地推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，使學(xué)校檔案工作從傳統(tǒng)模式逐步轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化的數(shù)字模式。

以筆者所在的上海中醫(yī)藥大學(xué)檔案室為例，為了有力保障數(shù)字檔案室工作全面有序開(kāi)展，學(xué)校設(shè)立了《上海中醫(yī)藥大學(xué)檔案管理委員會(huì)》，由校長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)，指定副校長(zhǎng)分管檔案工作，黨委、校長(zhǎng)辦公室主任負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)工作，并將檔案工作納入學(xué)校整體規(guī)劃和各部門(mén)職責(zé)，由檔案室4名專職檔案人員，各部門(mén)55名兼職檔案員，共同形成了覆蓋全校的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。此外還根據(jù)我校具體情況制定了涵蓋檔案管理、檔案資源建設(shè)、檔案服務(wù)利用、檔案安全管理等各工作流程的管理制度，同時(shí)納入學(xué)校高水平大學(xué)建設(shè)制度體系。

（二）建設(shè)完備的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施

《高等學(xué)校檔案管理辦法》[3]中明確規(guī)定：高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館(室) 建設(shè)。中醫(yī)藥院校檔案部門(mén)要拓寬渠道，爭(zhēng)取相關(guān)部門(mén)的支持，為數(shù)字檔案室建設(shè)予以經(jīng)費(fèi)保障。要不斷加強(qiáng)軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)，要求軟硬件齊備、系統(tǒng)完整、終端及輔助設(shè)備齊全，以適應(yīng)數(shù)字檔案室資源建設(shè)要求、滿足數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理與服務(wù)需求。檔案管理軟件系統(tǒng)是數(shù)字檔案室工作的重要平臺(tái)，需配備功能完善、適用性強(qiáng)的數(shù)字檔案室檔案管理軟件，并充分實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及學(xué)生管理、教務(wù)管理等學(xué)校的其它設(shè)備、系統(tǒng)之間的兼容，以利于數(shù)字檔案的在線歸檔、共享利用。

我校數(shù)字檔案室自建設(shè)以來(lái)，檔案管理經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校年度財(cái)務(wù)預(yù)算，目前軟、硬件設(shè)施基本齊全，檔案室?guī)旆抗芾矸謩e選用專用檔案密集架、鋼制檔案柜、防磁柜三種不同的裝具，設(shè)有消防設(shè)施，配備自動(dòng)化溫濕度控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)恒溫恒濕的檔案保存環(huán)境，配有復(fù)印機(jī)、掃描件、數(shù)據(jù)服務(wù)器、消毒柜、碎紙機(jī)等辦公設(shè)備。自1997年起，我校檔案信息管理系統(tǒng)的發(fā)展即納入學(xué)校信息化管理建設(shè)規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理，2010年檔案管理系統(tǒng)升級(jí)換代，購(gòu)置使用《南大之星檔案管理系統(tǒng)》軟件，在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)。

（三）完善管理流程，實(shí)現(xiàn)一體化管理

構(gòu)建以信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將全校所有檔案資源納入統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)各類信息資源進(jìn)行整合，分權(quán)進(jìn)行管理[4]。主動(dòng)與學(xué)校管理和信息部門(mén)對(duì)接合作，通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)不同院系和部門(mén)之間信息的統(tǒng)一化收集、整理、分析、共享、開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息安全共享，為學(xué)校教學(xué)與科研提供更多有價(jià)值的參考信息。規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件歸檔操作，要實(shí)現(xiàn)“增量電子化”，必須在電子文件形成之初，就建立起完備的管理制度和運(yùn)行機(jī)制。明確紙質(zhì)文件與電子文件同步形成并同步歸檔，對(duì)各部門(mén)形成的電子文件電子檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔，電子檔案的在線移交和接收，實(shí)現(xiàn)散落在各部門(mén)各類檔案的整合與共享，對(duì)電子文件實(shí)現(xiàn)前端控制和檔案收集、處理、儲(chǔ)存的全過(guò)程系統(tǒng)化管理。實(shí)現(xiàn)收發(fā)文系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)一體化運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，同時(shí)建立嚴(yán)密的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化管理體系，優(yōu)先采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，由此形成完整的標(biāo)準(zhǔn)體系，以保證環(huán)境兼容、數(shù)據(jù)統(tǒng)一、系統(tǒng)通用，達(dá)到數(shù)據(jù)共享的目的。

（四）建設(shè)豐富的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的核心與根本。從資源建設(shè)的角度而言，建立小型而全面的數(shù)字檔案資源庫(kù)更適合中醫(yī)藥院校檔案工作的特點(diǎn)。要豐富收集途徑，拓寬信息采集范圍，為進(jìn)一步豐富檔案信息資源創(chuàng)造條件；要建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等，并對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)、管理和利用；要以現(xiàn)存室藏資源為發(fā)力點(diǎn)，打造精確而富有中醫(yī)藥院校特色的檔案資源專題數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)專題檔案信息資源的收集、整理，便于檔案資源的有效儲(chǔ)存和高效利用，提高了檔案資料的應(yīng)用價(jià)值；要建立健全中醫(yī)名人檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)名人檔案信息資源的挖掘，不僅能使高校名人的科研態(tài)度和治學(xué)風(fēng)格得到繼承和發(fā)揚(yáng)，也從某種意義上推動(dòng)了高校的校園文化建設(shè)。經(jīng)過(guò)近幾年開(kāi)展的四期檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目，目前我校檔案信息化管理已配置4臺(tái)服務(wù)器，建立了文書(shū)、教學(xué)、科研、設(shè)備、基建、照片、會(huì)計(jì)、校報(bào)、校志、大事記等各門(mén)類檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)。

同時(shí)做好存量檔案數(shù)字化工作，采用先進(jìn)的數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)，將學(xué)校傳統(tǒng)載體的檔案資料掃描，經(jīng)OCR識(shí)別技術(shù)構(gòu)建可全文檢索的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將各個(gè)時(shí)期、各種門(mén)類的檔案信息數(shù)字化，使檔案目錄與全文數(shù)據(jù)有效掛接，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換和信息資源共享。數(shù)字化技術(shù)也可以在實(shí)物檔案保護(hù)、宣揚(yáng)傳播、互動(dòng)體驗(yàn)等方面進(jìn)行應(yīng)用[5]。我校檔案室選擇以價(jià)值高、社會(huì)性強(qiáng)的檔案資料優(yōu)選數(shù)字化存儲(chǔ)和共享，教學(xué)、科研、文書(shū)、基建、設(shè)備等門(mén)類檔案的部分紙質(zhì)檔案現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，系統(tǒng)機(jī)讀目錄級(jí)約15萬(wàn)條，掛接檔案全文、照片等附件約400G。

（五）創(chuàng)新檔案服務(wù)利用

中醫(yī)藥院校檔案室要做好數(shù)字檔案開(kāi)放利用工作，探索檔案信息檢索服務(wù)。要加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的建設(shè)，充分利用校園網(wǎng)系統(tǒng)，為社會(huì)提供已公開(kāi)檔案信息，主動(dòng)提供公益性信息服務(wù)，開(kāi)設(shè)專欄提供檔案信息查詢利用模塊，構(gòu)建人工智能查詢系統(tǒng)，通過(guò)權(quán)限設(shè)置對(duì)訪問(wèn)內(nèi)容進(jìn)行分級(jí)管理，為部門(mén)和個(gè)人提供檔案目錄和全文在線網(wǎng)上查詢，實(shí)現(xiàn)電子檔案在線借閱和審批。建立網(wǎng)上檔案工作專欄、網(wǎng)上陳列室等板塊，不斷拓展電子檔案利用渠道。我校2006年建立校檔案室網(wǎng)頁(yè)，內(nèi)容包括檔案室概況、檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、服務(wù)指南、表格下載利用、庫(kù)藏展覽、相關(guān)鏈接，動(dòng)態(tài)信息等，成為檔案室向各部門(mén)及相關(guān)用戶發(fā)布檔案信息、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、擴(kuò)大檔案部門(mén)影響、宣傳檔案工作的新途徑和窗口，檔案利用部分實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上遠(yuǎn)程服務(wù)，提高了檔案信息利用效率。

同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案室的宣傳，對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行加工開(kāi)發(fā)，充分挖掘室藏資源，通過(guò)編輯出版檔案文化產(chǎn)品、舉辦檔案展覽、組織名人檔案編研等多種形式，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案文化建設(shè)。提供主動(dòng)式檔案編研成果服務(wù)，將傳統(tǒng)的檔案編研與計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息知識(shí)化。近幾年我校檔案室積極參與檔案日宣傳，擴(kuò)大檔案宣傳輻射面和影響力，檔案室利用庫(kù)藏檔案設(shè)計(jì)制作了《檔案記憶——上中醫(yī)大榮譽(yù)風(fēng)采》、《榮耀與夢(mèng)想——海派中醫(yī)藥發(fā)展四十年成果展》線下與網(wǎng)上同步展出。同時(shí)檔案室還開(kāi)展了《杏林春暖，橘井流芳——上海中醫(yī)藥大學(xué)重大科研成果匯編》、《海派名中醫(yī)匯編》、《庫(kù)藏各界名士及校友手跡匯集》等一系列檔案編研工作。

（六）建立完善的數(shù)字化保障體系

數(shù)字化為檔案信息的收集、處理、存儲(chǔ)和利用帶來(lái)便利的同時(shí)也帶來(lái)了極大的安全隱患。這就要求各檔案室要從自身實(shí)際情況出發(fā)，加強(qiáng)數(shù)字信息安全防護(hù)，完善數(shù)字化檔案信息安全機(jī)制，形成一套切實(shí)可行的數(shù)字檔案室建設(shè)的法律保障體系[6]。在保障體系上，由于數(shù)字檔案室是一個(gè)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工程，就需要為數(shù)字檔案室建立健全的管理體系、制度體系、技術(shù)保障體系、人才保障體系、安全防范體系等，以嚴(yán)格管控檔案信息的科學(xué)使用，確保數(shù)字檔案信息的絕對(duì)安全，為日常運(yùn)行維護(hù)提供保障。我校十分重視檔案安全工作，實(shí)行安全管理負(fù)責(zé)制，加強(qiáng)對(duì)檔案安全、保密工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案人員牢固樹(shù)立檔案意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房管理制度和保密制度，定期檢查維護(hù)設(shè)施設(shè)備，定期檢查庫(kù)藏檔案。針對(duì)新形勢(shì)下數(shù)字檔案室管理要求，2017年修訂了《檔案安全保密制度》，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案實(shí)體和檔案信息安全防范。目前采用電子攝像頭無(wú)盲區(qū)實(shí)時(shí)監(jiān)控，在入口處設(shè)有門(mén)禁系統(tǒng)以保障檔案安全，檔案管理系統(tǒng)設(shè)立局域網(wǎng)運(yùn)行制，采用高級(jí)別的防火墻安全體系，安裝防病毒軟件，實(shí)行定期檢查日志、系統(tǒng)更新、漏洞修復(fù)、安裝補(bǔ)丁、修改密碼和容災(zāi)異地備份等，嚴(yán)格實(shí)行權(quán)限訪問(wèn)管理。

四、中醫(yī)藥院校數(shù)字檔案室建設(shè)中的問(wèn)題

（一）檔案數(shù)字化方面

掃描加工必須依照一定的流程和規(guī)范進(jìn)行操作，以保證數(shù)字化加工結(jié)果的質(zhì)量。對(duì)于大批量的數(shù)字化掃描，一般采用外包加工方式，由專業(yè)公司進(jìn)駐檔案室進(jìn)行加工處理，以更好地保證掃描質(zhì)量、節(jié)約掃描成本、加快掃描進(jìn)度。但是要特別注意在服務(wù)外包過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，從管理上堵塞漏洞，避免產(chǎn)生信息泄密等造成不必要的損失。

（二）管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用方面

如果自行研發(fā)或與軟件公司合作研發(fā)，不僅耗費(fèi)時(shí)間與精力，且最終效果也不能盡如人意。因此，筆者建議中醫(yī)藥院校的綜合檔案室直接購(gòu)買成熟的檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)學(xué)校具體情況改進(jìn)，設(shè)計(jì)符合中醫(yī)藥院校檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，從后期系統(tǒng)的維護(hù)與升級(jí)角度來(lái)看，也最為適宜。

（三）電子檔案管理方面

由于電子文件的特性和檔案管理水平的限制，以及電子檔案法律依據(jù)的認(rèn)定存在著質(zhì)疑。因此必須實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件并存“雙套制”同時(shí)進(jìn)行整理歸檔，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存缺一不可。抓好雙套制管理，把紙質(zhì)檔案和電子檔案有機(jī)對(duì)應(yīng)，相互建立準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

（四）檔案資源開(kāi)發(fā)利用方面

由于中醫(yī)藥名人檔案具有一定的隱私性，在尊重檔案形成者與維護(hù)檔案利用者利益的前提下，可以通過(guò)多種激勵(lì)政策來(lái)購(gòu)買、對(duì)持有者進(jìn)行經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償或名譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等方式，提升檔案形成者的自覺(jué)性，做好開(kāi)發(fā)利用的前期準(zhǔn)備工作。

（五）在保障體系建設(shè)方面，

應(yīng)當(dāng)建立完善檔案安全應(yīng)急管理制度，注意實(shí)踐中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，結(jié)合每一個(gè)環(huán)節(jié)和步驟對(duì)其進(jìn)行深入的剖析，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和錯(cuò)誤進(jìn)行提前預(yù)防和及時(shí)應(yīng)急預(yù)案，最大限度地將預(yù)期可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)降至最低，以保障數(shù)字檔案管理的安全性。

五、結(jié)語(yǔ)

雖然數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)龐大而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程，建設(shè)過(guò)程中會(huì)存在著許多困難，但是數(shù)字檔案室建設(shè)是中醫(yī)藥院校檔案室發(fā)展的必然趨勢(shì)。當(dāng)前，中醫(yī)藥院校數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)程總體上處于全面建設(shè)階段，部分學(xué)校尚處于起步階段，在具體推進(jìn)過(guò)程中，應(yīng)緊密結(jié)合學(xué)校實(shí)際，從解決現(xiàn)存問(wèn)題出發(fā)重點(diǎn)攻破。不斷解決未來(lái)數(shù)字檔案室發(fā)展可能遇到的障礙與難題，穩(wěn)步前進(jìn)，探索構(gòu)建真正適應(yīng)本院校的數(shù)字檔案室建設(shè)模式。檔案管理人員必須緊隨檔案信息化的趨勢(shì)，提高自身業(yè)務(wù)技能，加快推動(dòng)檔案管理信息化的前進(jìn)步伐，為打造一流數(shù)字檔案室奠定良好的基礎(chǔ)。