馬文平

（呂梁市農(nóng)機(jī)服務(wù)中心 山西呂梁 033000）

農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案作為農(nóng)機(jī)業(yè)務(wù)檔案的重要組成部分，歷來省市農(nóng)機(jī)部門都給予了極大的重視，而隨著農(nóng)機(jī)事業(yè)的發(fā)展，農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案數(shù)量大增，當(dāng)前農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作也隨之產(chǎn)生了一些問題，急需農(nóng)機(jī)檔案管理人員進(jìn)行深入挖掘和解決。

一、呂梁市農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案現(xiàn)狀

呂梁市農(nóng)機(jī)檔案工作一直走在全市前頭，已連續(xù)6年獲得全市檔案工作先進(jìn)單位的榮譽(yù)稱號，市農(nóng)機(jī)檔案已達(dá)“省二級，市一級”標(biāo)準(zhǔn)。目前，共有各類檔案370卷，其中文書檔案64卷、專業(yè)檔案86卷、基建檔案56卷、實(shí)物檔案39卷、聲像檔案1卷。農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案作為專業(yè)檔案的重頭，為全市農(nóng)機(jī)檔案工作作出了重要的貢獻(xiàn)。

二、呂梁市農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案在農(nóng)機(jī)檔案中的作用

（一）農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案是開展農(nóng)機(jī)監(jiān)理基礎(chǔ)工作的重要依據(jù)

機(jī)構(gòu)改革以后，除去農(nóng)機(jī)行政執(zhí)法權(quán)收回外，呂梁市農(nóng)機(jī)監(jiān)理基礎(chǔ)工作主要包括：1.拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)的注冊登記；2.農(nóng)機(jī)駕駛員考試及核發(fā)證件；3.農(nóng)機(jī)的檢審驗(yàn)。這三項(xiàng)工作的開展離不開農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的梳理和匯總，每年下達(dá)指標(biāo)任務(wù)、開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)都需要監(jiān)理檔案作為重要參考?？茖W(xué)合理的使用農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案，可以為農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作的開展，解決工作中遇到難題提供成熟可行的經(jīng)驗(yàn)，有利于提高農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作的質(zhì)量和效率。

（二）農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案是為農(nóng)民服務(wù)的重要工具

農(nóng)機(jī)駕駛證的發(fā)放、拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)的年檢、上戶等都需要農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案，完整的、系統(tǒng)的農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案可以為農(nóng)民朋友補(bǔ)辦證件、培訓(xùn)考試、上戶手續(xù)辦理、查詢當(dāng)事人有關(guān)信息等提供便利，也為決策者掌握當(dāng)?shù)剞r(nóng)機(jī)、農(nóng)機(jī)駕駛員信息提供了詳實(shí)、精準(zhǔn)的參考資料。

（三）農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案為農(nóng)機(jī)安全檢查提供了第一手資料

對老舊農(nóng)機(jī)注銷報廢，拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)的安全檢驗(yàn)以及各類農(nóng)機(jī)的隱患排查摸底，離不開農(nóng)機(jī)管理人員對農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案有關(guān)數(shù)據(jù)的及時了解和掌握。它為農(nóng)機(jī)監(jiān)理的開展，提供了第一手的材料，并發(fā)揮著不可替代的作用。

（四）農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案是進(jìn)行農(nóng)機(jī)安全警示教育、農(nóng)機(jī)安全宣傳的寶貴而真實(shí)的素材

以往的農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案中記錄著農(nóng)機(jī)手違章、肇事和事故處理案例，存有大量的相對人違法事實(shí)和適用的法律法規(guī)依據(jù)，必要時在農(nóng)機(jī)監(jiān)理過程中可以借鑒和利用[1]。這些檔案經(jīng)過收集整理，即可制作成為農(nóng)機(jī)安全宣傳匯編或者宣傳資料。可以為每年開展的“安全生產(chǎn)月”、“安全生產(chǎn)大檢查”、“安全生產(chǎn)宣傳咨詢?nèi)铡?、?2.4法制宣傳日”等活動提供寶貴而真實(shí)的素材，產(chǎn)生了用身邊事教育身邊人的效果，對農(nóng)機(jī)安全生產(chǎn)宣傳教育培訓(xùn)和事故警示教育工作具有很大的說服力和教育意義。

三、呂梁市農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案目前存在的問題

（一）拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)上戶率低，農(nóng)機(jī)上戶保存下來的檔案不齊全。

按照國家政策的要求，呂梁市拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)的上戶費(fèi)用減免，目前僅需自行掏取油費(fèi)、工本費(fèi)等。盡管呂梁市農(nóng)機(jī)服務(wù)中心嘗試以報銷農(nóng)民路費(fèi)的方式來提高上戶率，但由于購買農(nóng)機(jī)的農(nóng)民大部分身處邊遠(yuǎn)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，報銷的路費(fèi)還不夠油費(fèi)，對農(nóng)民的吸引度不高，農(nóng)機(jī)上戶率一直上不去，這也直接導(dǎo)致了農(nóng)機(jī)上戶所保留下來的資料不夠齊全、完備。

（二）農(nóng)機(jī)年檢率低。市里部分老舊農(nóng)機(jī)不準(zhǔn)上路，這給農(nóng)機(jī)年檢檔案的收集整理提出了大的難題。

農(nóng)機(jī)年檢工作作為省級考核縣市農(nóng)機(jī)部門的一項(xiàng)重要指標(biāo)，由于農(nóng)民意識淡薄，導(dǎo)致每年參與年檢的農(nóng)機(jī)數(shù)量嚴(yán)重不足，再加上呂梁市農(nóng)機(jī)服務(wù)中心作為弱勢部門，對農(nóng)民約束力不夠，部分農(nóng)民不參加年檢也未受到任何處罰，逐漸形成了一種僥幸心理。這也為年檢各項(xiàng)資料的收集歸檔造成了極大的困難。

（三）農(nóng)機(jī)駕駛員考試培訓(xùn)檔案較為分散，由各農(nóng)機(jī)培訓(xùn)學(xué)校保存，農(nóng)機(jī)駕駛員檔案還處于原始狀態(tài)。

呂梁市農(nóng)機(jī)駕駛員檔案近幾年一直下放由農(nóng)機(jī)校代為保管，經(jīng)過近幾年的走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，農(nóng)機(jī)校檔案保管還算齊全，但仍處于原始狀態(tài)，未經(jīng)過檔案部門的指導(dǎo)，駕駛?cè)藛T資料尚未進(jìn)行初步的整理歸檔。農(nóng)機(jī)校檔案中沒有基本的全宗號、案卷數(shù)目、卷內(nèi)文件數(shù)目等的概念，僅僅停留在沒有丟就是盡了責(zé)的階段。

（四）農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理人員流動性大，素質(zhì)不一。

呂梁市農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理人員大部分是兼職，還有極少一部分是雇的實(shí)習(xí)生，人員不固定，經(jīng)常幾個月或者一年實(shí)習(xí)期未到就已經(jīng)換人，資料收集歸檔缺乏連續(xù)性，工作質(zhì)量可想而知。而且這一部分人未經(jīng)過系統(tǒng)的檔案工作培訓(xùn)，對檔案工作的了解可謂一片空白，這也給檔案的收集整理帶來了難題。

（五）農(nóng)機(jī)檔案制度建設(shè)滯后，農(nóng)機(jī)行業(yè)缺乏可行的標(biāo)準(zhǔn)。

呂梁市農(nóng)機(jī)檔案制度建設(shè)工作尚處于初步階段，從每年市檔案部門下發(fā)的對全市行政、事業(yè)單位檔案工作排名情況來看，全市農(nóng)機(jī)檔案除市農(nóng)機(jī)服務(wù)中心在做這一部分內(nèi)容，其他縣市農(nóng)機(jī)部門尚未涉獵。而市農(nóng)機(jī)服務(wù)中心檔案制度建設(shè)主要是結(jié)合國家檔案局第八號令制定了機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限以及配套的登記、保密制度等，對農(nóng)機(jī)監(jiān)理這部分專業(yè)檔案的管理制度尚未形成，也缺乏必要的保護(hù)舉措。

四、對呂梁農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作的幾點(diǎn)建議

（一）農(nóng)機(jī)上戶檔案的收集整理。

建議與農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼結(jié)合，近幾年農(nóng)民朋友在購置農(nóng)機(jī)具時，為享受補(bǔ)貼需要在農(nóng)機(jī)部門辦理農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼登記手續(xù)，為此我們可以在辦理農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼的同時與農(nóng)民朋友協(xié)商辦理農(nóng)機(jī)上戶。這既有利于農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案的收集，也有利于農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的整理。

（二）農(nóng)機(jī)年檢檔案的收集整理。

建議各縣市區(qū)農(nóng)機(jī)監(jiān)理人員結(jié)合農(nóng)機(jī)上戶人員檔案信息，深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)，集中對農(nóng)機(jī)進(jìn)行年檢，并進(jìn)行年檢方面檔案的收集，以減少農(nóng)民來回跑腿的費(fèi)用。對于新購置的大中型農(nóng)業(yè)機(jī)械，在質(zhì)保期內(nèi)，可考慮給予兩年一檢的政策幫助，以減輕農(nóng)機(jī)年檢的工作壓力。年檢不合格的需要報廢農(nóng)機(jī)也要建立檔案，登記在冊，并給予一定的補(bǔ)助[2]。目前，呂梁市汾陽、孝義已著手開展農(nóng)機(jī)報廢更新試點(diǎn)工作，這一方面檔案的積累也為日后全市的推廣提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

（三）農(nóng)機(jī)駕駛?cè)藛T檔案的建立。

建議初期可以以市檔案部門給予的全宗號（我市農(nóng)機(jī)全宗號為28）為基準(zhǔn)，將農(nóng)機(jī)校駕駛?cè)藛T檔案劃入市一級農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案（專業(yè)檔案）范疇。按時間順序編輯整理檔案，全市建立索引總冊和縣級索引冊，各農(nóng)機(jī)校分戶冊，同時錄入電腦檔案系統(tǒng)，索引總冊由市農(nóng)機(jī)服務(wù)中心保管，縣市區(qū)索引冊由分管農(nóng)機(jī)部門保管，農(nóng)機(jī)校則具體保管登記在冊的駕駛?cè)藛T檔案[3]。待呂梁市各縣市區(qū)農(nóng)機(jī)部門檔案建立完善之后，可以按照當(dāng)?shù)貦n案部門給予建立的全宗號為基準(zhǔn)，逐步將農(nóng)機(jī)駕駛?cè)藛T檔案納入縣一級農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案（專業(yè)檔案）范圍，建立自己的卷內(nèi)目錄、案卷目錄以及索引冊，市級農(nóng)機(jī)部門僅保留索引總冊，宏觀掌握各縣市區(qū)駕駛員檔案數(shù)據(jù)。

（四）農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理人員業(yè)務(wù)能力提升。

建議由市級檔案部門每年組織進(jìn)行專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，而且由于農(nóng)機(jī)專業(yè)的特殊性，建議由熟悉農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)（需從事農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作5年以上人員）工作、能夠熟練掌握檔案工作要領(lǐng)、熟悉電腦檔案系統(tǒng)的人來對全市農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。為提高農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案人員管理水平，每年除常規(guī)培訓(xùn)以外，各縣市區(qū)農(nóng)機(jī)檔案人員還可以參加當(dāng)?shù)貦n案部門組織的評級工作和檔案移交，這些都能對農(nóng)機(jī)監(jiān)理人員檔案實(shí)踐能力帶來大的提升。

（五）農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理制度的建立，既要遵循檔案形成的規(guī)律，還要結(jié)合農(nóng)機(jī)行業(yè)的特點(diǎn)。

“在進(jìn)行檔案法規(guī)體系建設(shè)時，需要加強(qiáng)各個層級之間的相互協(xié)調(diào)、相互補(bǔ)充，使之形成一個統(tǒng)一、有效、完善的整體”[4]。呂梁農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案制度的建立需要檔案部門的積極參與，進(jìn)行補(bǔ)充和完善。目前的當(dāng)務(wù)之急是各縣市區(qū)農(nóng)機(jī)部門要主動與檔案部門聯(lián)系，依據(jù)國家檔案局第八號令制定好機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限，這是最根本的。只有制定好這一規(guī)定，才能夠明確農(nóng)機(jī)工作哪些文件能夠成為檔案，農(nóng)機(jī)檔案應(yīng)當(dāng)保管的期限。同時接受檔案部門的指導(dǎo)和把關(guān)，建立檔案歸檔、保管、保密以及檔案管理網(wǎng)絡(luò)掛圖等其他配套制度，避免與《檔案法》、地方性檔案法規(guī)沖突。

（六）對于農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案這類專業(yè)性的檔案，不建議拆分整理成冊，當(dāng)年的檔案可以編好序號，按檔案部門規(guī)定加蓋歸檔章，收集整理入庫。

綜上所述，農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作作為開展農(nóng)機(jī)工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，我們農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理人員要按照“一車一檔、一證一檔、一戶一檔”的標(biāo)準(zhǔn)，不斷改進(jìn)檔案工作方法，積極探索和解決農(nóng)機(jī)檔案面臨的新形勢新問題，這樣才能在呂梁農(nóng)機(jī)轉(zhuǎn)型跨越發(fā)展的大潮中站穩(wěn)腳跟，更好地為呂梁“三農(nóng)”工作，為呂梁農(nóng)機(jī)事業(yè)添磚加瓦。