張震雄

（江西師范大學 江西南昌 330022）

高校人事檔案管理工作需要為人才錄用和組織管理提供支持，強調(diào)管理的服務性質(zhì)。但是在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，沒有將人事檔案管理與人事管理、高校決策等活動聯(lián)系起來，對檔案數(shù)據(jù)資料的利用率較低。針對這種情況，通過以新公共服務理論為指導，創(chuàng)新高校人事檔案工作的開展路徑，可以對其工作成效做出有效優(yōu)化。

一、新公共服務理論下的高校人事檔案管理要求

（一）檔案管理服務公共利益。新公共管理理論與傳統(tǒng)行政理論有較大區(qū)別，采用企業(yè)管理和經(jīng)濟學管理方法作為自身的基礎(chǔ)框架，旨在優(yōu)化政府職能，提高政府管理和服務效率。在新公共服務理論的指導下，高校人事檔案管理工作應該從公共利益出發(fā)，為公眾提供檔案信息服務。這需要改變以往半封閉式的高校人事檔案管理模式，面向社會公民提供服務，實施開放化管理，從而提升高校人事檔案的利用價值。在此過程中，需要處理好公共服務與檔案保密工作的關(guān)系，考慮到人事檔案的特殊性，應有選擇地向社會公眾公開信息，并對涉及國家安全、個人隱私的部分進行合法保護，從而滿足高校人事檔案管理工作的實際需要[1]。

（二）檔案管理重視公民權(quán)利。公民權(quán)利是國家治理體系的基本組成部分，只有公民權(quán)利得到應有的重視，才能體現(xiàn)出民主和法治特點。對于高校人事檔案管理工作而言，對公民權(quán)利的維護主要體現(xiàn)在兩個方面，一是要做好檔案登記和歸檔工作，確保檔案內(nèi)容真實性，避免對公民合法權(quán)益造成損害；二是要不斷完善檔案信息服務機制，與公民形成良性互動，切實發(fā)揮其公共服務功能，方便公民的使用。

（三）檔案管理提升服務效率。在公共服務理論指導下，也需要不斷提升高校人事檔案服務效率。對于高校人事檔案管理工作應積極關(guān)注信息服務環(huán)境的變化，利用先進的技術(shù)手段，提升檔案信息服務效率。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，應繼續(xù)推進高校人事檔案信息化建設(shè)步伐，依靠信息化、網(wǎng)絡化技術(shù)手段，提升人事檔案管理的科學性，以最少的成本投入為檔案信息安全性、利用效率等提供保障。高校人事檔案作為國家信息資源的重要組成部分，也需要積極構(gòu)建信息資源共享機制，減少不必要的重復性投入，提升檔案利用價值[2]。

二、新公共服務理論下高校人事檔案管理的必要性

（一）為研究工作提供信息資源。社會的發(fā)展實際上是由人們的活動構(gòu)成的，而高校人事檔案的內(nèi)容包含教職工在校期間的活動情況、個人履歷，可以對現(xiàn)實生活予以真實、客觀的反映。通常情況下，高校需要定期對自身的發(fā)展歷史進行研究，期間應該將人事檔案作為最基本的材料。由此發(fā)現(xiàn)，為了確保相關(guān)工作順利進行，需要積極開展檔案管理工作，提高信息的完整性、真實性，使其成為研究性工作的資源。通過提高人事檔案管理水平，一定程度能夠上促進高?？焖佟⒔】蛋l(fā)展。

（二）確保人才流動的合理性。高校人事檔案的內(nèi)容具有數(shù)據(jù)完整性、材料規(guī)范性、內(nèi)容真實性、記錄系統(tǒng)性等多方面的優(yōu)點，是其他檔案管理無法媲美的。正因如此，高校人事檔案必須具備高質(zhì)量的特點。如果高校對教職工進行任用、提拔，首先會對此人的人事檔案進行閱讀、分析，確保人員的履歷符合基本需求。假設(shè)在分析的環(huán)節(jié)中，發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在缺少組織公章、涂改內(nèi)容等現(xiàn)象，將會重新對此人進行考量。另外，高校還會結(jié)合人事檔案所涉及的年度考核表，掌握教職工的管理能力、教學水平等，從而為實現(xiàn)人才的合理流動奠定基礎(chǔ)。

三、新公共服務理論下的高校人事檔案管理的問題

（一）管理理念陳舊。高校在開展人事檔案管理工作期間，由于服務對象自身的限制，并沒有引起關(guān)注，但是此項工作的意義十分重大。在多年的工作中，雖然管理者逐漸改變了對人事檔案管理的認知，但是管理工作依然流于表面。不僅如此，部分領(lǐng)導人員沒能意識到人事檔案管理的價值，未將其作為年度計劃的重點，甚至給檔案管理人員安排其他工作內(nèi)容。如此一來，檔案管理人員沒有充足的時間、精力參與到工作中，逐漸形成“不務正業(yè)”的工作局面。另外，一些專職參與檔案管理工作的人員未能體現(xiàn)出對工作的熱情，在完成收集資料以后未對其進行篩選、鑒別，就直接進行存儲、管理，降低了檔案內(nèi)容的真實性、規(guī)范性。

（二）難以集中管理。所謂人事管理，實際上是以中介機構(gòu)為前提的一項職稱評審、待遇、工齡的服務工作。目前，高校教職工分為兩部分，即編制內(nèi)人員、編制外人員。其中前者的人事檔案基本由高校進行管理，而后者的檔案存在較大流動性，導致管理權(quán)限存在爭議。由此能夠發(fā)現(xiàn)，高校在開展檔案管理期間，無法對全體教職工的檔案進行集中統(tǒng)一的管理，而是采用人事代理制度完成相關(guān)工作。但需要注意的是，此種人事檔案管理機制存在諸多不足，主要包括使用不方便、材料不齊全、資料歸檔不通暢等，導致檔案服務工作難以形成合力。

（三）忽略檔案開發(fā)。高校在開展人事檔案管理的過程中，通常僅僅將“管理”作為重點，難以積極參與到資料的利用、開發(fā)環(huán)節(jié)中。具體而言，高校的人事檔案管理相對封閉，雖然實現(xiàn)了對檔案的保密，提高了教職工信息的安全性，但是受此種模式的影響，導致管理人員或者領(lǐng)導人員在日常工作期間難以對資料進行分析、利用，降低了檔案管理的價值，同時削弱了管理的有效性。同時，檔案對于相對人來說處于“看不見、摸不著”的狀態(tài)，所以難以形成正確的態(tài)度，甚至會成為“棄檔族”。

（四）人員水平不足。由于多種因素的影響，高校在開展人事檔案管理的過程中，未設(shè)置專業(yè)的管理人員，而是由其他崗位的人員代為管理。而這部分人員缺乏檔案管理的知識、經(jīng)驗，無法制定具有科學性的管理方案，導致檔案管理的效果不理想。同時，因為“兼職”因素的限制，工作人員不具有充足的時間與精力，所以最終會形成不良的管理局面。針對這一問題，高校需要在轉(zhuǎn)變管理理念的基礎(chǔ)上，運用恰當?shù)姆绞教岣吖芾砣藛T能力，為實現(xiàn)對人事檔案管理的優(yōu)化提供前提條件。

四、新公共服務理論下的高校人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）人事檔案管理優(yōu)化的原則。第一，集中管理。由于人事代理制度的影響，高校無法對編外人員的檔案進行管理，導致這部分人員的檔案散落在市場中。近幾年，在高速發(fā)展的背景下，流動人員的數(shù)量也在不斷增加。為了實現(xiàn)對檔案的妥善管理，政府部門相繼出臺了諸多與檔案管理相關(guān)的制度，規(guī)定人員檔案由用人單位進行管理。因此，結(jié)合最新的政策規(guī)定，高校需要將散落在人才市場中的檔案進行集中回收、處理與整理，然后對所有人事檔案進行集中保護、管理。此種方式的落實，不僅可以為信息的收集、歸檔提供便利，還能夠提高檔案內(nèi)容的完善性，為提高高校人事管理工作的質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。第二，實用高效。高校在編制與人事檔案管理相關(guān)的制度時，應該集合自身發(fā)展的實際需求以及教職工發(fā)展所呈現(xiàn)出來的特點，制定可以提高檔案管理實用性的價值。例如：高?？梢詫n案的開放性問題進行分析，明確檔案信息查閱、利用的標準與依據(jù)。如果開發(fā)程度過大，必然會出現(xiàn)隱私泄露等問題，而開放程度較小，則會影響檔案信息的利用率。因此，高校必須以實用高效為基本原則，制定適宜的管理條例，并將政策規(guī)范落實在其中，在維護相對人權(quán)益的同時，提高檔案資源的利用率。第三，開發(fā)利用。對于高校人事檔案管理而言，主要包括資料收集、資料整理、資料歸檔、資料保管、資料保護等。上述工作內(nèi)容，無不是為檔案利用所服務的，而檔案利用又能夠為公眾利益提供服務。因此，高校需要積極做好檔案資源的開發(fā)、利用，最大程度上展現(xiàn)檔案資源的價值。

（二）人事檔案管理優(yōu)化的手段。第一，樹立主動服務理念。基于上述要求，在現(xiàn)階段的高校人事檔案管理工作改革過程中，首先應樹立主動服務理念，改變以往被動的工作狀態(tài)。以往高校人事檔案的利用僅限于在人事變更過程中調(diào)用檔案，平時則圍繞檔案整理、歸檔和保管等方面開展工作，沒有充分發(fā)揮人事檔案的價值。在現(xiàn)階段的高校人才隊伍建設(shè)過程中，應對人事檔案進行深入挖掘，分析人才潛力，將其安排在合適的崗位上。同時也需要通過檔案分析，為相關(guān)決策活動提供參考。因此，在高校人事檔案管理工作改進過程中，應將檔案分析、利用常態(tài)化，主動為需要的部門提供服務。在此基礎(chǔ)上，應基于新公共服務理論的指導，擴大人事檔案服務范圍，面向社會有關(guān)部門、企業(yè)以及公眾提供檔案服務。在保證檔案資料安全的前提下，充分發(fā)揮檔案信息的作用價值。第二，實施檔案集中管理。在高校人事檔案管理工作改革過程中，應推行集中管理模式，對檔案管理工作進行統(tǒng)一規(guī)劃，做好與上級檔案管理部門的對接。高校主要領(lǐng)導人員應肩負起檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃的職責，合理配置管理資源，充分發(fā)揮檔案管理的公共服務功能。對于部分高校的人事檔案分散在多個檔案托管機構(gòu)的情況，應在條件允許的情況下，將其全部調(diào)回，由高校檔案管理部門進行統(tǒng)一管理。在此情況下，可以確保檔案內(nèi)容的完整性，同時也可以為檔案調(diào)用提供方便。檔案集中管理模式的實施，能夠有效降低檔案安全風險，通過制定統(tǒng)一的制度和管理流程，充分保障檔案資料的安全性，維護公民基本權(quán)利。此外，集中管理模式也可以通過采用統(tǒng)一的信息化管理平臺，提高檔案管理效率，及時反映檔案變更情況。第三，注重檔案開發(fā)利用。為了提高高校人事檔案管理的服務效率，應積極構(gòu)建人事檔案開發(fā)利用流程，打通檔案收集、整理、歸檔、調(diào)用等各個環(huán)節(jié)，并在信息化技術(shù)的支持下，及時反饋每個環(huán)節(jié)的工作成果。目前高校檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一定效果，不僅完成了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，還可以依托于專業(yè)化的檔案管理信息系統(tǒng)，開展檔案分析工作，建立人才信息數(shù)據(jù)庫。在現(xiàn)階段的建設(shè)過程中，應逐步引進大數(shù)據(jù)、云計算和數(shù)據(jù)挖掘等先進技術(shù)手段，提高檔案挖掘能力，根據(jù)實際利用需求，快速完成檔案分析工作。除了對個別檔案進行分析外，還可以通過整體分析，反映高校人事變化規(guī)律，為人才戰(zhàn)略的實施提供支持。第四，強化管理隊伍素質(zhì)。最后，在新公共服務理論指導下，高校人事檔案管理改革應將管理隊伍的優(yōu)化調(diào)整放在核心位置，通過不斷強化管理隊伍素質(zhì)水平，確保各項檔案管理工作的有效開展。

五、結(jié)語

綜上所述，新公共服務理論對高校人事檔案管理工作創(chuàng)新提出了新的要求，應從公共服務角度出發(fā)，對高校人事檔案管理的方式和方法進行創(chuàng)新，突出其公共服務功能。通過具體研究高校人事檔案管理的優(yōu)化策略，可以為相關(guān)單位及工作者提供借鑒，以新公共服務理論為指導，開辟高校人事檔案管理工作的新路徑。