虞凱

(浙江農(nóng)業(yè)商貿(mào)職業(yè)學院 浙江紹興 312088)

在部分高職院校不斷擴招的影響下，高職院校的辦學規(guī)模、學生人數(shù)以及教學活動等也不斷增多，使得教學檔案變得更加紛雜，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)逐漸無法適應現(xiàn)階段的教學需求。如何充分利用信息技術的發(fā)展提高學校教學檔案管理的效率是當今很多高職院校教師迫在眉睫需要解決的問題。

一、高職院校教師教學檔案信息化管理的必要性

（一）有利于提高學校教學檔案管理工作的效率。計算機技術與互聯(lián)網(wǎng)技術已經(jīng)被應用于日常生活與工作的方方面面，改變了傳統(tǒng)工作模式下的手工操作方式，對于高職院校的教學檔案管理來說，有效提高了教師進行檔案管理的工作效率。信息化的教學檔案管理通過充分發(fā)揮計算機等新科技設備的高存儲量、高處理速率等優(yōu)勢，可以解決使用人工進行檔案分類歸納與管理的速度慢、易出錯等問題。而且通過信息化技術與互聯(lián)網(wǎng)技術的結合，可以優(yōu)化教學檔案管理模式，為高職院校教師提供更加便捷高效的工作途徑。

（二）有利于促進學校教學檔案資源共享。管理高職院校教學檔案的一個主要目的就是充分發(fā)揮這些檔案與資料的價值與作用，通過數(shù)據(jù)分析與整理，歸納出更加科學有效的教學方案。教學檔案的高效利用對于高職院校的學風建設與教學目標規(guī)劃以及日常教學管理都具有積極正面的指導作用。而信息化的教學檔案管理模式就可以通過與互聯(lián)網(wǎng)技術的結合實現(xiàn)學校檔案之間的資源共享與實時更新，有利于發(fā)揮出教學檔案作為一種特殊教學資源的真正價值與作用。并且，通過教學檔案的資源共享還可以有效避免紙質檔案容易受損的問題。

二、高職院校教師教學檔案信息化管理的主要策略

（一）建立信息化教學檔案管理平臺。各大高職院校要想實現(xiàn)真正的信息化教學檔案管理模式，首先要考慮的就是搭建一個專門用于學校進行教學檔案管理的網(wǎng)絡平臺，之后的檔案整理、檔案分析、檔案分類以及檔案歸納等工作都可以在這個平臺上完成，既保證了檔案資源的實時共享，又保證了檔案管理的安全性與高效性。與此同時，還要結合互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術來實現(xiàn)的教學檔案以及其他教學資源的收集與存儲等，有效避免紙質檔案容易出現(xiàn)的丟失與重復的問題；其次，在建立檔案管理平臺時，還要加強對檔案瀏覽、審查等操作的監(jiān)控，制定嚴格的檔案管理制度，為教學檔案管理工作的高效性與科學性奠定技術支持與制度支撐。比如，可以在進行信息化檔案管理平臺構建時選擇Web網(wǎng)絡系統(tǒng)，該系統(tǒng)最大的優(yōu)勢就是后期維護與管理都十分簡單，適合高職院校等學校內部使用。一方面，通過使用該系統(tǒng)可以構建起高職院校內教學管理部門、科研部門、教學院系之間的聯(lián)系與溝通，實現(xiàn)教學檔案的資源共享；另一方面，該系統(tǒng)還可以與互聯(lián)網(wǎng)進行連接，網(wǎng)絡上相關的教學資源與教學課程以及科研機構或者學習平臺都可以通過該系統(tǒng)實時分享至教學檔案之中，在實現(xiàn)資源共享的同時，為教師的日常教學工作與培訓工作帶來了很大便利。

（二）加強檔案管理人員信息化管理意識與能力。高職院校負責教學檔案管理的教師要對信息化管理有一個正確、科學的認知，走出傳統(tǒng)檔案管理模式的桎梏，能夠了解什么是真正的信息化檔案管理方式。對于教學檔案管理的專業(yè)人員來說，兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇的工作態(tài)度已經(jīng)逐漸無法滿足當前的教學需求，當下，需要每一位相關教師都貫徹落實信息化的管理意識，把使用計算機技術進行檔案管理的思想，貫徹落實到具體的每一個工作環(huán)節(jié)之中；其次教師應用計算機技術與互聯(lián)網(wǎng)技術的能力也將對高職院校能否真正實現(xiàn)信息化檔案管理產(chǎn)生直接影響，因此在提高教師信息化管理意識的同時，還要通過提高其使用新興科技手段的能力來實現(xiàn)信息化教學檔案的具體管理。特別是很多高職院校內都有一些資歷比較高的教師，由于年齡的影響，他們對一些新興科技的掌握程度可能沒有那么完美，在信息化教學檔案管理的過程中無法熟練應用計算機技術，從而使得教學檔案的信息化管理體系出現(xiàn)漏洞。因此高職院校必須針對不同的年齡與人群，制定不同的信息化檔案管理培訓，提高學習信息化檔案管理的整體水平與綜合能力。比如，針對高職院校內教學檔案種類繁雜、數(shù)目龐大、任務繁重的實際情況，相關部門在進行教學檔案管理時可以通過動員全校教師參與的模式，增強所有教職員工的檔案管理意識與信息化管理能力。通過這種全員參與的方法，可以在增強學校檔案管理效率的同時提升學校檔案管理的綜合水平。其次，還可以建立更加完善的考核制度與管理制度，把具體的檔案管理任務量化處理，通過設置不同階段的任務指標對相關教師進行業(yè)務考核，提高教師進行檔案管理的工作積極性。

（三）增強資金投入與技術支持。要想實現(xiàn)更加先進科學的教學檔案信息化管理模式，高職院校需要從硬件設施與軟件設施兩個方面入手。首先是通過加大資金投入完善教學檔案管理的基礎設施建設，一是保證負責進行信息處理的計算機內存容量足夠大、處理速度足夠快，可以容納日漸豐富的各種教學資料；二是要購置更加先進和便捷的掃描儀，鑒于很多之前的教學檔案都是紙質的，為了實現(xiàn)新舊資料的相互連接，必須加快對舊資料的掃描，盡快實現(xiàn)對紙質檔案與電子檔案的統(tǒng)一管理；其次還要加大對學校教學檔案管理的技術支持，其中包括互聯(lián)網(wǎng)技術與網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)之間的結合以及信息化背景下各類新興技術與新型設備的使用。比如，為了增強教學檔案的豐富度，實現(xiàn)對相關資料的全面管理，可以在檔案管理過程中增加對聲像音頻資料的信息化管理。首先高職院?？梢圆捎孟冗M的技術將一些比較重要的影像資料光盤進行數(shù)字化處理，既實現(xiàn)了相關數(shù)據(jù)的信息化，又可以增加這些影像資料的存在年限與使用價值；其次還可以構建一個全校范圍內的檔案管理平臺，主要目的就是為了使學生也能通過登入這個平臺檢閱相關的檔案資料。

三、結語

綜上所述，在高職院校中采用信息化模式進行教學檔案管理的作用與意義十分深遠。一方面可以提高學校教學檔案管理工作的效率，保障相關教學檔案資料的安全，提高重要教學檔案資料的利用價值；另一方面還可以通過這種更加先進的教學檔案管理模式為日常教師教學工作帶來便利。