魯冰

摘要：社會(huì)保險(xiǎn)檔案是在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成的文件資料，是企業(yè)職工和城鄉(xiāng)居民參保繳費(fèi)、享受權(quán)益的重要憑證。隨著城鄉(xiāng)一體化的社會(huì)保險(xiǎn)制度的建立和完善，社會(huì)保險(xiǎn)檔案由紙質(zhì)手工管理向電子信息化管理轉(zhuǎn)變成為必然。本文將圍繞利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理和檔案信息資源共享進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn);大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案信息化

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2019）29-0289-02

1當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量龐大，歸口多，管理難度大

社會(huì)保險(xiǎn)涵蓋了養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)和失業(yè)保險(xiǎn)五類險(xiǎn)種，其中養(yǎng)老保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)又分為職工養(yǎng)老保險(xiǎn)、職工醫(yī)療保險(xiǎn)、居民養(yǎng)老保險(xiǎn)和居民醫(yī)療保險(xiǎn)。因此，社會(huì)保險(xiǎn)檔案不僅要涵蓋五大險(xiǎn)種，還要針對(duì)不同參保群眾建立不同的檔案類別。就筆者所在的社會(huì)部門來說，全區(qū)參保職工和參保居民達(dá)28萬余人，按照“一人一檔”的歸檔原則，可見社會(huì)保險(xiǎn)檔案的數(shù)量之多，管理難度之大。由于各類保險(xiǎn)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不同，社會(huì)保險(xiǎn)檔案秉承“誰經(jīng)辦、誰管理”的原則，一般獨(dú)立分布在多個(gè)物理檔案室中人工管理。每個(gè)檔案室隸屬部門不同，每個(gè)檔案室在檔案的收集、著錄整理、鑒定和庫房管理等方面規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不同險(xiǎn)種的檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度呈現(xiàn)千差萬別。同時(shí)，檔案室的相對(duì)獨(dú)立，容易造成數(shù)據(jù)無法互通，只能通過人工進(jìn)行輸人并同步，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，容易出差錯(cuò)。同時(shí)，這也給檔案查詢帶來不便，假如群眾既有企業(yè)參保記錄又有居民參保歷史，查詢檔案時(shí)往往需要前往隸屬不同部門的多個(gè)檔案室分別查詢，造成群眾多跑腿，滿意度降低。

1.2缺乏規(guī)范制度，管理簡單粗放。

社會(huì)保險(xiǎn)檔案以紙質(zhì)檔案為主，通過業(yè)務(wù)經(jīng)辦窗口收集資料，經(jīng)過簡單整理后交檔案室歸檔管理。隨著基層業(yè)務(wù)下沉工作的開展，基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作量不斷加大。有些社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)將大量的人力物力投入到業(yè)務(wù)經(jīng)辦、服務(wù)群眾上，對(duì)檔案管理重視不足，再加上不同保險(xiǎn)種類的檔案沒有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，造成了檔案隨意存放，歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一，管理粗放。由于基層檔案室“重藏輕用”，信息化設(shè)備少，紙質(zhì)檔案占比大，時(shí)間一長容易造成缺損或丟失。再加上專業(yè)化的檔案管理人員少，一定程度上增加了管理的難度。

1.3電子化程度低，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

目前，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)存儲(chǔ)檔案的方式以紙質(zhì)檔案為主，各類原始檔案材料堆放在檔案室中，很少通過掃描、拍照等形式轉(zhuǎn)化為電子檔案，缺乏一套先進(jìn)實(shí)用的檔案管理系統(tǒng)。由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，一般沒有備份，如果不及時(shí)轉(zhuǎn)化為電子信息，時(shí)間一長，很容易造成損壞、丟失。

2社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的必要性

社會(huì)保險(xiǎn)檔案記錄了參保企業(yè)和個(gè)人從參保到領(lǐng)取待遇的全過程，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案因收集、保管等因素，極易發(fā)生檔案的缺少、丟失和損壞，這就會(huì)嚴(yán)重影響參保記錄、信息維護(hù)、待遇審定和待遇享受，對(duì)參保職工群眾的切身利益造成極大的損害。

社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理就是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息的采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過信息管理平臺(tái)提供查閱、數(shù)據(jù)共享、資源融合。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、認(rèn)知計(jì)算等前沿技術(shù)的興起，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)集中、聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行，明顯滯后于業(yè)務(wù)經(jīng)辦的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也正在被重新定義。檔案信息資源與現(xiàn)代化信息手段融合，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化、智能化成為必然趨勢(shì)。

3加快實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)

1）制定規(guī)范統(tǒng)一的電子檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。按照國家檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，健全社保檔案工作規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確各類電子文件的歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等，以保證電子檔案的真實(shí)性、有效性和可讀性。按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，全面啟動(dòng)現(xiàn)存社保檔案的數(shù)字化掃描工作，利用信息化技術(shù)，將檔案內(nèi)的紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描、拍攝處理，形成圖片等進(jìn)行電子化存儲(chǔ)歸檔管理，將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，將物理的多個(gè)檔案館形成一個(gè)虛擬檔案中心，并進(jìn)行規(guī)范化的管理。

2）推進(jìn)社保檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。加快電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)，建立電子檔案應(yīng)用平臺(tái)，將有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)及時(shí)錄入到數(shù)據(jù)庫中，并將工商、稅務(wù)、醫(yī)保等部門管理服務(wù)過程中產(chǎn)生的與社保息息相關(guān)的有價(jià)值的數(shù)據(jù)都采集到的數(shù)據(jù)庫中。同時(shí)利用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、社交網(wǎng)絡(luò)等新興技術(shù)，加快檔案系統(tǒng)與政務(wù)信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)職能部門與專門檔案館的交互共享，政務(wù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)的互通融合，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)包括政務(wù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等在內(nèi)的各類電子文件的在線歸檔、在線移交接收、在線利用、全程管理，徹底打破部門、單位之間的信息壁壘，整合各自為政的信息系統(tǒng)，改變過去檔案“信息孤島”的狀態(tài)，真正建立檔案數(shù)據(jù)大融合，推進(jìn)政府公共信息資源共享。

3）加強(qiáng)檔案信息化安全控制。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，各類數(shù)據(jù)在互通有無的過程中，都不可避免地存在數(shù)據(jù)安全問題。由于社保檔案是對(duì)參保單位和個(gè)人參保登記、繳費(fèi)轉(zhuǎn)移、待遇享受等重要信息的記錄，關(guān)乎每個(gè)人的個(gè)人隱私，能否保證重要數(shù)據(jù)不被泄漏、篡改，是檔案信息化面臨的一大挑戰(zhàn)。一是要樹立檔案信息安全意識(shí)，建立規(guī)范的數(shù)據(jù)應(yīng)用安全管理制度，讓檔案信息化建設(shè)工作在統(tǒng)一、安全、規(guī)范的管理框架下進(jìn)行，有效規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)。二是加強(qiáng)科技防范技術(shù)和手段，建立檔案分類加密管理，設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限管理，加強(qiáng)訪問控制，保證數(shù)據(jù)不被非法使用和非法訪問。三是加強(qiáng)人員培訓(xùn)，及時(shí)做好軟硬件設(shè)備的更新維護(hù)，建立數(shù)據(jù)安全預(yù)警系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)修復(fù)，保證檔案數(shù)據(jù)安全可靠。