章 婕

（南京師范大學(xué) 文學(xué)院，江蘇 南京 210097）

目前，學(xué)界對(duì)《慶元條法事類(lèi)》進(jìn)行了大量研究，成果頗豐。但大多是就書(shū)說(shuō)書(shū)，只言當(dāng)朝的文書(shū)檔案制度，卻鮮有論及這些制度所蘊(yùn)含的內(nèi)容對(duì)當(dāng)下行政工作開(kāi)展的影響和啟示，筆者至今也尚未發(fā)現(xiàn)專門(mén)從這一方面進(jìn)行論述的文章，故而，有必要從該角度進(jìn)行研究。

文書(shū)檔案是時(shí)代的產(chǎn)物，是每一段歷史的見(jiàn)證，同時(shí)也是我們行政工作中不可或缺的組成部分，它能夠反映社會(huì)的變遷、為后人提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

行政工作的核心是文書(shū)檔案工作，所以，行政工作是否能夠有效開(kāi)展與文書(shū)檔案工作是否能夠高效完成有著密切的聯(lián)系。而當(dāng)下的文書(shū)檔案工作在開(kāi)展的過(guò)程中還存在不少問(wèn)題，亟待整改提高?！稇c元條法事類(lèi)》匯集了南宋法律、經(jīng)濟(jì)等方面的資料，與沿襲《唐律疏議》的《宋刑統(tǒng)》不同，它是神宗時(shí)期頒布的一部具有宋朝特色的法典，內(nèi)容規(guī)定皆具南宋的時(shí)代特征，在文書(shū)檔案制度方面，與前朝相比，也有較多的新穎之處。由此可見(jiàn)，它是南宋之后真正行之有效的法律文書(shū)，其中關(guān)于文書(shū)檔案的規(guī)定對(duì)當(dāng)下行政工作的開(kāi)展更有學(xué)習(xí)和借鑒意義。

一、《慶元條法事類(lèi)》中的文書(shū)檔案管理制度

（一）文書(shū)工作制度。

為了便于公文更好地發(fā)揮管理國(guó)家、處理各種行政事務(wù)的功能，宋朝統(tǒng)治者制定了一系列的文書(shū)和檔案工作制度，以此來(lái)提高公文流轉(zhuǎn)效率。

1.公文用紙制度

關(guān)于公文用紙制度，《慶元條法事類(lèi)》對(duì)此規(guī)定較為詳細(xì)，具體可分為兩點(diǎn)：

（1）不同文種紙質(zhì)不同

“諸翻錄制敕赦書(shū)德音，其紙用黃（須無(wú)粉藥者）。奏御文書(shū)及賬簿獄案不得用屑骨，若竹紙、箋紙。 ”［1］（340）制敕赦書(shū)等都需要用黃紙錄制；呈遞給皇帝的奏御文書(shū)以及與經(jīng)濟(jì)案情相關(guān)的賬簿獄案都不能用質(zhì)量太次的紙；竹箋制的紙是不符合宋朝公文用紙標(biāo)準(zhǔn)的，不便于文書(shū)成為檔案之后的保管，因而明確規(guī)定不允使用。

（2）不同文種紙張規(guī)格不同

“諸詔敕紙（高一尺三寸，長(zhǎng)二尺者。余官司紙高長(zhǎng)不得至此。 ）及寫(xiě)宣紙，各不得私造及賣(mài)。 違者，紙仍沒(méi)官。 ”［1］（346）書(shū)中對(duì)文書(shū)級(jí)別最高的詔、敕在尺寸上做了明確的規(guī)定，并特別說(shuō)明其他紙張規(guī)格以此為參照，不可逾越。

顯然，紙張的使用很直觀地反映出文書(shū)的重要程度，收文機(jī)關(guān)地位高、內(nèi)容重要的公文往往采用質(zhì)量較好、規(guī)格較大的紙，在封建社會(huì)時(shí)期，這既是權(quán)力的象征，也體現(xiàn)了森嚴(yán)的等級(jí)制度。在文書(shū)工作的處理過(guò)程中，這樣的規(guī)定是對(duì)承辦官員自身行為的一種約束，混用紙張不僅會(huì)加重官員辦事的隨意性，還會(huì)降低官員的素質(zhì)，從而影響整體的工作效率。只有在制度上嚴(yán)格約束，才有可能出現(xiàn)高質(zhì)量的作業(yè)團(tuán)隊(duì)。

此外，宋統(tǒng)治者考慮極為細(xì)密和周全，紙張的顏色不同，便能讓人直觀地大致判斷出公文的類(lèi)別，這在一定程度上也加快了文書(shū)的處理速度?？紤]到文書(shū)成為檔案之后保管年限的問(wèn)題，紙張的品質(zhì)也要好，便于貯存、不易損壞。

2.謄報(bào)編錄制度

詔敕條制中文書(shū)令規(guī)定：“諸受制敕應(yīng)翻錄行者，給書(shū)寫(xiě)程，急速限當(dāng)日，滿百紙一日，二百紙以上二日，每二百紙加一日，非急速各加一日，余文書(shū)各加制敕限一日。所加雖多，制敕不得過(guò)五日，余文書(shū)不得過(guò)十日。即軍務(wù)急速不以紙數(shù)，皆限當(dāng)日發(fā)出。 ”［1］（351）赦降中的職制敕也規(guī)定：“諸被受赦降應(yīng)謄報(bào)而不謄報(bào)者，徒二年，即不應(yīng)謄報(bào)而謄報(bào)者，脫誤有害者，各減三等。 ”［1］（340）這兩條制度，一方面規(guī)定了公文的謄報(bào)期限要求，另一方面明確了其處理不當(dāng)?shù)膽土P措施，足以說(shuō)明該項(xiàng)工作在整個(gè)文書(shū)工作中的重要性和緊急性。

謄報(bào)編錄制度的嚴(yán)格施行，既能使公文保持字面的干凈整潔，又可增加副本以備架閣儲(chǔ)存，還便于信息的高速上傳下達(dá)、通曉州縣，從而使各地官員更好地獲知統(tǒng)治者的意圖。

3.摘由制度

宋朝的摘由制度又叫“引黃制度”，是由唐代的“貼黃制度”引申而來(lái)的，但在實(shí)際運(yùn)用中卻和前朝有著較大的差別?！百N黃”在唐朝是用來(lái)給公文糾錯(cuò)的，而在宋朝則用于補(bǔ)充文章內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上出現(xiàn)的“引黃”又與“貼黃”不同，即本文所述的“摘由制度”，指的是上書(shū)的官員將文書(shū)的內(nèi)容梗概及時(shí)間等重要信息列于黃紙上，并粘于封皮、正文前或附狀后，以便皇帝閱讀，有助于提高公文的處理效率。李鳴飛在《貼黃制度源流小考》中提到“在《慶元條法事類(lèi)·選舉門(mén)·舉辟·薦舉式》中有《舉文武官差遣狀》，狀末年月之后，保留了《舉辟官命差遣狀前貼黃》的格式，其中除姓名、年甲、鄉(xiāng)貫、出身外還包括三代腳色、歷任差遣、過(guò)犯、勞績(jī)、舉緣、資序、未了官司、在朝親屬等多項(xiàng)內(nèi)容，是一份不可多得的用于保舉奏狀之貼黃格式實(shí)例”［2］（132-135）。

另外，文書(shū)中的文書(shū)令規(guī)定：“陳公事皆宜直述事?tīng)?，若名件不同，?yīng)分送所屬，而非一宗事者，不得同為一狀，即上表事多，表內(nèi)不可盡諭者，表前畫(huà)一條析。 ”［1］（（344）“諸官司公文，狀后碟前，朱書(shū)事目發(fā)放（符貼之類(lèi)準(zhǔn)碟），其急速及取稟者，仍貼出。 ”［1］（345）“諸在外官司奏事，別用內(nèi)引，具列所奏事目，赴門(mén)下省。 ”［1］（345）條例中的“條析”“朱書(shū)事目”“內(nèi)引”皆是“摘由”之意?！氨砬啊焙汀盃詈蟮啊闭f(shuō)明了“引黃”放置的位置，極為醒目，為處理文書(shū)提供了極大的便利。

4.用印制度

南宋的文書(shū)檔案工作中“給納印記”的環(huán)節(jié)起著重要的憑證作用，實(shí)際上就是印章的使用。印章在古代不僅是身份地位的象征，更是衙門(mén)辦事的憑證。

《慶元條法事類(lèi)·文書(shū)門(mén)》對(duì)用印制度做了專門(mén)規(guī)定，主要有三個(gè)方面：一是關(guān)于用印機(jī)關(guān)規(guī)定：“諸官司應(yīng)鑄印記，先具以某字為文，保明申所隸，再行實(shí)驗(yàn)，關(guān)申尚書(shū)禮部。 ”［1］（362）二是關(guān)于印章的使用，其中包括對(duì)用印文書(shū)規(guī)定：“諸官司印記，不得印私文書(shū)。 ”［1］（362）對(duì)印記改換規(guī)定：“諸官司舊印應(yīng)換鑄者，給訖，限當(dāng)日以舊印申納尚書(shū)禮部捶毀。 ”［1］（362）對(duì)代印規(guī)定：“諸奏狀應(yīng)用印而無(wú)印者，借非錢(qián)物、刑獄印。 ”［1］（363）“諸奉使不及印記而文書(shū)應(yīng)印者，就所在官司借用。 ”［1］（363）以及對(duì)印記監(jiān)造規(guī)定：“諸受納官物團(tuán)印、長(zhǎng)印、稍印，州縣長(zhǎng)官監(jiān)造，起納日以印樣繳送銷(xiāo)簿官司對(duì)鈔比驗(yàn)，至納畢，長(zhǎng)官監(jiān)毀。即公吏并鈔內(nèi)輒置私記，阻節(jié)受乞錢(qián)物者，許人戶越訴。 ”［1］（363）三是有關(guān)印記的使用期限：“諸稅務(wù)團(tuán)條印，知州面勒雕造，歲一易之，舊印送州毀。 ”［1］（363）四是對(duì)印章監(jiān)管的規(guī)定，明確了對(duì)盜用、偽造官印的懲罰措施：“諸盜用官印（朱記、團(tuán)印、長(zhǎng)印同）杖一百。有所規(guī)求者，減偽造一等坐之，情重者，配本城，即避罪重者，加所避罪二等。 ”［1］（364）“諸偽造官印，印成偽文書(shū)或商稅務(wù)者，流三千里；已行用者，絞；仍奏裁，未成者，徒三年；已行用者，流三千里。 ”［1］（364）

以上條律對(duì)用印制度的規(guī)定，既保證了用印的規(guī)范、準(zhǔn)確，又增強(qiáng)了文書(shū)的安全性，促進(jìn)了文書(shū)工作的標(biāo)準(zhǔn)化。

5.公文郵遞制度

在文書(shū)工作中，情報(bào)信息是否能被當(dāng)事者及時(shí)獲取，與公文傳遞的通暢程度密切相關(guān)，要做到安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。其中，及時(shí)性最為關(guān)鍵。因此，《慶元條法事類(lèi)·文書(shū)門(mén)》中對(duì)文書(shū)郵遞的時(shí)間做了細(xì)致的規(guī)定，主要分為兩個(gè)部分——有效期內(nèi)的傳遞和逾期傳遞文件的處理方式。

有效期內(nèi)的文件傳遞規(guī)定又可根據(jù)上報(bào)期限和承辦期限來(lái)細(xì)分。《慶元條法事類(lèi)·文書(shū)門(mén)》中對(duì)公文上報(bào)期限規(guī)定：“諸奉使官司取會(huì)文書(shū)，限三日?qǐng)?bào)；急，一日；于法當(dāng)應(yīng)副事，限二日。 ”［1］（351）對(duì)承辦期限規(guī)定：“諸官司所受之事，皆用日印，當(dāng)日受，次日付。事速及見(jiàn)囚徒，皆即時(shí)發(fā)付，其行遣小事限五日，中事十日，大事二十日，簽實(shí)經(jīng)三人以下，小事別給一日，四人以上，給二日，中事、大事各遞加一日?！保?］（351）“諸被受尚書(shū)左右司取會(huì)邀車(chē)駕陳訴事，限當(dāng)日回報(bào)，仍入馬遞。 ”［1］（351）

逾期傳遞有兩種情況，一是不能及時(shí)回報(bào)的情形。《慶書(shū)》中規(guī)定：“諸承受文書(shū)有程限而以故未能回報(bào)者，具事因先報(bào)?！保?］（351）二是催告?！爸T文書(shū)應(yīng)互相取會(huì)未報(bào)者，每十日一催，三經(jīng)催舉不報(bào)者，聽(tīng)關(guān)申所究治。 ”［1］（351）

此外，關(guān)于郵遞方式，架閣類(lèi)中還有如下規(guī)定：“諸急腳、馬遞鋪給大歷，人給小歷，本州預(yù)于前一日中旬，以官紙用印，遞付逐鋪節(jié)級(jí)分授。遇有傳送，以日時(shí)名數(shù)抄上大歷，謄入小歷，其御前急遞并尚書(shū)省，樞密院，入內(nèi)侍省，御樂(lè)院，經(jīng)略安撫都總管司急遞文書(shū)及夜過(guò)險(xiǎn)惡道路，并差二人共送前鋪，交訖具時(shí)辰批回。闕人應(yīng)越過(guò)者，逐鋪批錄事因及發(fā)遣日時(shí)。巡轄使臣、縣尉曾無(wú)檢察，書(shū)歷報(bào)州，仍封歷同送本州架閣，及申提舉司，季一點(diǎn)檢，其逐州縣并巡轄使臣界首府，每季相互取歷磨勘。 ”［1］（360）

不論是從公文傳遞的時(shí)間限定還是從傳遞方式的選擇，均可見(jiàn)南宋文書(shū)工作的高效、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)。

（二）檔案工作制度。

1.歸檔制度

《慶元條法事類(lèi)·文書(shū)門(mén)》中的文書(shū)令對(duì)歸檔范圍進(jìn)行了規(guī)定：“諸條制先次行下者，置冊(cè)，分門(mén)編錄，仍以所受月日次第粘連，候頒降到印冊(cè)，以先受者架閣。 ”［1］（335）“諸官司被受條制及文書(shū)，皆著于籍，分授諸案，案別置籍，依式勾銷(xiāo)。州、幕職官掌之，縣令佐通簽。 ”［1］（335）由此可見(jiàn)，南宋檔案有明確的收歸順序，歸檔范圍也十分廣泛，更加值得注意的是其中對(duì)官員職責(zé)的劃歸——“州、幕職官掌之，縣令佐通簽。 ”［1］（335）在律法條文中特別指出各級(jí)官員的任務(wù)和權(quán)責(zé)范圍，可見(jiàn)南宋檔案工作管理體制有條不紊，井井有條。

同時(shí)，《慶元條法事類(lèi)》還對(duì)不同文書(shū)的歸檔時(shí)間做出了清晰的規(guī)定，以稅租簿規(guī)定為例：“諸稅租簿，每三年別錄實(shí)副本，保明送州，覆畢印縫，本州架閣。 ”［1］（359）分散在各地的檔案都會(huì)在一定的時(shí)間內(nèi)被集中到一起，分門(mén)別類(lèi)，送至各自所屬的檔案單位進(jìn)行歸檔。

2.檔案保管制度

要利用好檔案，保管制度相當(dāng)重要，也最基礎(chǔ)，是對(duì)檔案整理成果的鞏固。因此，《慶元條法事類(lèi)·文書(shū)門(mén)》對(duì)此做了詳細(xì)規(guī)定。可概括為以下兩點(diǎn)：

（1）保管機(jī)構(gòu)

對(duì)比前朝法律文書(shū)，南宋首創(chuàng)了檔案架閣制度，雖無(wú)針對(duì)架閣庫(kù)的具體介紹，但從《慶元條法事類(lèi)·文書(shū)門(mén)》中架閣類(lèi)中便可獲知。架閣庫(kù)即是檔案的貯存地，架閣制度從中央遍及地方，有助于政府查考、利用檔案，同時(shí)也保證了各級(jí)機(jī)關(guān)檔案的完整與安全，讓檔案更好地發(fā)揮其在文書(shū)行政工作中的作用。

（2）保管人員

檔案在國(guó)家行政管理中的地位舉足輕重，統(tǒng)治階級(jí)對(duì)其也是尤為重視，分派了專門(mén)的官員進(jìn)行監(jiān)管：“諸架閣庫(kù)，州職官一員，縣令丞、簿掌之。 ”［1］（357）這種責(zé)任到人的任務(wù)分配機(jī)制，極大地提高了辦事官員的綜合素質(zhì)，從而更好地完成文書(shū)檔案工作的銜接。

3.關(guān)于檔案違法行為的處罰

《慶元條法事類(lèi)·文書(shū)門(mén)》不僅規(guī)定了文書(shū)檔案工作的程序，也對(duì)違規(guī)情形采取了嚴(yán)苛的懲處措施。以毀失和質(zhì)賣(mài)檔案為例，《慶書(shū)》將此二者單獨(dú)列出，以示重視。

關(guān)于毀失檔案。對(duì)于弄丟檔案的官吏：“諸公人亡失見(jiàn)行公案、帳籍、簿歷等應(yīng)架閣文書(shū)，限滿尋訪不得者，斷罪枷錮；再限通滿百日不得者，降一資（限外得者復(fù)舊資），縣吏人杖八十。”［1］（367）對(duì)于丟失重要文件：“諸棄毀亡失付身補(bǔ)授文書(shū)（謂告、敕、宣、札、帖、牒之屬）官司保明不實(shí)者，杖一百。 ”［1］（367）對(duì)于因意外毀失檔案：“諸因水火、盜賊毀失印記、制書(shū)、官文書(shū)者，勿論。 ”［1］（367）

關(guān)于質(zhì)賣(mài)檔案。對(duì)于質(zhì)賣(mài)重要文書(shū)或涉及錢(qián)財(cái)物：“諸以制書(shū)、官文書(shū)（錢(qián)物、交鈔、公據(jù)非）質(zhì)當(dāng)財(cái)務(wù)及質(zhì)當(dāng)之者，各杖一百，財(cái)物沒(méi)官。若于所監(jiān)臨質(zhì)當(dāng)者，止坐，監(jiān)臨之人財(cái)務(wù)還主。 ”［1］（374）對(duì)于質(zhì)賣(mài)他人文書(shū)：“諸以他人制書(shū)及諸軍恩賞付身、印紙、差貼之類(lèi)質(zhì)當(dāng)財(cái)物者，徒二年，受質(zhì)當(dāng)者，與同罪，不知情者，減一等，財(cái)物沒(méi)官。 ”［1］（374）對(duì)買(mǎi)賣(mài)雙方的處罰：“諸被差牒帖、文引、辭狀之類(lèi)，追人而賣(mài)與人及買(mǎi)之者，各以違制論。 ”［1］（374）

《慶書(shū)》不僅對(duì)檔案違法行為有著嚴(yán)格的處罰規(guī)定，對(duì)于告發(fā)違法行為的人也有不同程度的獎(jiǎng)賞：“諸色人告獲急腳馬遞鋪、曹兵司級(jí)將所傳制書(shū)，或諸軍補(bǔ)授文帖，賣(mài)與人，齊發(fā)并買(mǎi)之者，錢(qián)三十貫（余文書(shū)減半）。 ”［1］（375）“告獲以宣敕、告身出身文書(shū)之類(lèi)，寄附質(zhì)賣(mài)而詐稱毀失者，錢(qián)五十貫。 ”［1］（375）

南宋統(tǒng)治者采用這種賞罰并舉的方式，不僅增強(qiáng)了法律條文的實(shí)際效用，更能讓群眾參與進(jìn)來(lái)，形成民主監(jiān)督，以此更好地規(guī)范文書(shū)檔案工作。

二、當(dāng)前我國(guó)文書(shū)行政工作中的問(wèn)題

在科技高速發(fā)展的新時(shí)代，辦公室的文書(shū)檔案工作在新技術(shù)的支持下看似有條不紊地進(jìn)行著，殊不知在這一片“繁榮光景”之下還存在著不少的問(wèn)題和弊端。筆者就這些問(wèn)題進(jìn)行了梳理，主要有以下幾個(gè)方面。

（一）文書(shū)檔案工作者的專業(yè)技能偏低，人才匱乏。

文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理，與傳統(tǒng)紙質(zhì)卷宗管理有較大的區(qū)別，主要在于對(duì)檔案工作者的業(yè)務(wù)能力方面，要求工作人員必須既熟悉檔案專業(yè)、又懂現(xiàn)代信息技術(shù)。然而由于各種原因，各大公司、企事業(yè)單位中的專職檔案人員嚴(yán)重缺乏。無(wú)論是理論水平、文化水平還是專業(yè)素養(yǎng)都或多或少有欠缺。大部分的文書(shū)檔案管理者并非科班出身，他們身兼數(shù)職，文書(shū)檔案管理工作只是其附帶性的工作，并不算主要的任務(wù)，因此他們能投入到文書(shū)檔案工作中的精力十分有限。

此外，這些人員中精通辦公室計(jì)算機(jī)軟件操作的人少之又少，因而很難實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案工作的現(xiàn)代化。加之人員調(diào)動(dòng)頻繁、薪金待遇一般，使在職人員喪失工作的積極性，消極怠工，不思進(jìn)取，本能地排斥新技能，以致行政工作無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)。

（二）文書(shū)檔案管理制度不規(guī)范。

從我國(guó)現(xiàn)行的文書(shū)檔案管理體制來(lái)看，機(jī)關(guān)單位之間是通過(guò)檔案室與文書(shū)部門(mén)聯(lián)系起來(lái)的，溝通渠道單一，容易因權(quán)責(zé)不明，辦事人員互相推諉，管理制度不規(guī)范，造成機(jī)關(guān)文書(shū)檔案工作的脫節(jié)。一份完整的檔案才能真正發(fā)揮其價(jià)值和效能，若因?yàn)槟骋画h(huán)節(jié)的疏忽而未能使檔案收歸完整，不僅影響到檔案的完整性，其查考的作用也會(huì)大打折扣。

而在實(shí)際工作中，由于一些部門(mén)檔案意識(shí)不強(qiáng)，只為本部門(mén)工作的便利，將本該歸檔的重要文書(shū)資料自行保管，無(wú)形之中加劇了檔案丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)。檔案部門(mén)無(wú)法得到相關(guān)部門(mén)的配合，就不能完成材料收集，更無(wú)法在文書(shū)檔案的信息化、制度化建設(shè)中取得成效。

（三）文書(shū)檔案工作得不到重視，無(wú)法發(fā)揮實(shí)際效用。

文書(shū)檔案工作得不到重視的原因主要是缺乏科學(xué)有效的實(shí)踐管理。在日常工作中，對(duì)工作人員的要求較低，將文書(shū)資料收集放好即可，并不重視對(duì)檔案工作重要性的宣傳，也很少對(duì)員工進(jìn)行文書(shū)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的指導(dǎo)和培訓(xùn)，按部就班，讓工作浮于表面，以至遞交上來(lái)的材料格式標(biāo)準(zhǔn)與否無(wú)人察覺(jué)，一疊一疊的紙張根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的真正價(jià)值。

由于重視不夠，管理意識(shí)淡薄，沒(méi)有新的工作方式和激勵(lì)機(jī)制，行政工作的改革與完善仍然停滯不前。這嚴(yán)重影響了文書(shū)行政人員的積極性和熱情，同時(shí)也阻滯了文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新。

三、《慶元條法事類(lèi)》中的文書(shū)檔案制度對(duì)現(xiàn)代行政工作開(kāi)展的啟示

（一）責(zé)任到人，提高文書(shū)行政人員的綜合素質(zhì)。

上文提到《慶元條法事類(lèi)》中明確分派專員對(duì)檔案進(jìn)行保管：“諸架閣庫(kù)，州職官一員，縣令丞、簿掌之。 ”［1］（357）這些人不僅是地方的領(lǐng)導(dǎo)，在文書(shū)檔案工作方面也具有很高的專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心。這樣一來(lái)，在保管的過(guò)程中出現(xiàn)任何紕漏，管事之人便會(huì)受到懲處，在如此嚴(yán)苛的責(zé)任到人機(jī)制下，很難再出現(xiàn)互相推諉、權(quán)責(zé)不明的情況，受到來(lái)自外部的法律條款的約束，當(dāng)事官員也須時(shí)刻保持警惕，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，如此才能更好地勝任保管專員的職位，不被時(shí)代所淘汰。

而對(duì)于當(dāng)下的文書(shū)檔案工作人員也應(yīng)該實(shí)行這種細(xì)化職責(zé)、明確到人的方式，督促他們不斷學(xué)習(xí)，熟練掌握文書(shū)檔案資料收集、整理、歸檔等方面的知識(shí)與技能，并將更多新型的辦公硬件和軟件與之相結(jié)合，創(chuàng)新工作方式方法，豐富他們的業(yè)務(wù)知識(shí)，以此提高文書(shū)行政效率。

（二）規(guī)范文書(shū)檔案管理，形成制度化工作流程。

《慶書(shū)》在公文用紙、謄報(bào)、用印、傳遞等方面都做了細(xì)致且明晰的規(guī)定，這也是南宋的文書(shū)行政工作能夠高效開(kāi)展的主要原因。特別是其首創(chuàng)的引黃制度，大大縮短了文書(shū)的審閱時(shí)間，這對(duì)行政工作的開(kāi)展更加有益。

從目前的文書(shū)檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，我們比古人擁有更多先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，不再受到地理位置和等級(jí)制度的影響，但行政效率并沒(méi)有顯著提高，所以還需向古人學(xué)習(xí)，細(xì)化工作流程，大到公文流轉(zhuǎn)，小到用紙格式，都要有明確的規(guī)定，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，才能讓文書(shū)檔案工作順利地發(fā)展。

（三）獎(jiǎng)懲并行，領(lǐng)導(dǎo)加大對(duì)文書(shū)檔案工作的宣傳力度。

在檔案的毀失和質(zhì)賣(mài)方面，《慶書(shū)》中對(duì)責(zé)任官員也采取了很多苛刻的懲罰方式，多是對(duì)人身肉體的傷害，這樣的處罰方式在現(xiàn)代化的社會(huì)雖然不太可取，但我們也可采用一些非人體侵害的方式對(duì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行鞭策，當(dāng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的行政效率低下，出現(xiàn)工作人員偷懶、瀆職的情況，作為領(lǐng)導(dǎo)，必須連帶處罰，在其職級(jí)、薪資方面進(jìn)行降檔。

此外，《慶書(shū)》中對(duì)舉報(bào)采取的獎(jiǎng)勵(lì)方式也是值得我們當(dāng)下借鑒學(xué)習(xí)的：“告獲以宣敕、告身出身文書(shū)之類(lèi)，寄附質(zhì)賣(mài)而詐稱毀失者，錢(qián)五十貫。 ”［1］（375）這樣既能使政務(wù)公開(kāi)、透明，也能讓群眾參與進(jìn)來(lái)，起到民主監(jiān)督的作用，讓我們的行政工作更加親民，真正實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光政府。

如此方式，獎(jiǎng)懲并用，才能促使主管人員打破傳統(tǒng)的思維理念，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，利用先進(jìn)的思想觀念和技術(shù)，建立與時(shí)俱進(jìn)的管理制度，促進(jìn)行政工作可持續(xù)發(fā)展。