石海英

（吉林省洮南市司法局社區(qū)矯正中心，吉林白城137100）

在機(jī)關(guān)單位，檔案管理工作屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，但是其重要性卻不容忽視?；谛畔⒒尘?，檔案管理要求運(yùn)用信息化的技術(shù)手段，對(duì)檔案資料做好分類(lèi)管理，通過(guò)信息化登記手段，合理地完善登記入冊(cè)的相關(guān)檔案，讓檔案管理這項(xiàng)工作可更好地滿(mǎn)足單位發(fā)展需求，便于檔案管理工作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生積極推動(dòng)作用。這不但對(duì)機(jī)關(guān)單位整體管理質(zhì)量的提高有積極影響，也是單位發(fā)展中保持活力的一個(gè)技術(shù)保證。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化概述

基于信息化背景，檔案管理建設(shè)要求統(tǒng)一地規(guī)劃并管理好檔案，借助信息化技術(shù)做好檔案工作中的歸類(lèi)整理，使檔案管理朝著現(xiàn)代化管理持續(xù)發(fā)展。整體而言，檔案管理信息化是把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)化成電子檔案等，通過(guò)信息技術(shù)功能，就檔案信息做好必要的記錄及整理分析。然而，這項(xiàng)工作并不是一蹴而就的，而是要求機(jī)關(guān)單位長(zhǎng)期持續(xù)地開(kāi)展。

2 檔案管理中加強(qiáng)信息化建設(shè)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)

2.1 確保檔案工作的效率

針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理這項(xiàng)工作的內(nèi)容極為繁雜，工作對(duì)象的規(guī)模十分龐大，牽涉到機(jī)關(guān)單位的各個(gè)方面。若是離開(kāi)信息化的支持，不管是檔案整理還是保存，工作量都是非常大的。借助于信息化設(shè)備的功能，檔案管理的相關(guān)部門(mén)可以更好地開(kāi)展工作，提高效率，使檔案整理以及保存的工作質(zhì)量更高，從而節(jié)約人、財(cái)、物力。

2.2 方便快捷，減少磨損，有利于社區(qū)矯正人員原始檔案保護(hù)和利用

隨著各領(lǐng)域計(jì)算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)和廣泛應(yīng)用，無(wú)紙化辦公得以推進(jìn)，將紙質(zhì)文檔直接存儲(chǔ)為可以機(jī)讀的數(shù)字文檔，并與原始紙質(zhì)文檔共同構(gòu)成檔案信息庫(kù)，使檔案信息庫(kù)由傳統(tǒng)、單一的以紙質(zhì)文檔為載體轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文檔與數(shù)字文檔相結(jié)合的多形式并存。社區(qū)矯正人員檔案管理數(shù)字化減少人為因素的磨損，在查閱相關(guān)信息時(shí)更加方便快捷地同時(shí)還有效地保護(hù)和利用了原始檔案。

2.3 突破時(shí)空限制，有利于實(shí)現(xiàn)社區(qū)矯正人員信息資源的高度共享

傳統(tǒng)的社區(qū)矯正檔案以紙質(zhì)檔案為主，大部分操作是檔案管理人員手工操作具有一定的滯后性，相對(duì)比較耗時(shí)耗力。由于時(shí)間和空間的限制，在某區(qū)域內(nèi)查閱相關(guān)社區(qū)矯正人員檔案都需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，也嚴(yán)重地影響了了解信息檔案的效率。通過(guò)對(duì)社區(qū)矯正檔案數(shù)字化，一方面有效地使檔案整理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化在提取、保存、更改等方面更加快捷；另一方面有利于消除不利因素，方便與上級(jí)、同級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)實(shí)現(xiàn)資源的高度共享。

3 信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

3.1 將管理性質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)性質(zhì)

現(xiàn)代化信息時(shí)代的背景下，人們的要求逐漸提高，特別是對(duì)檔案管理材料在使用中的便捷性程度，所以，檔案管理部門(mén)一定要將原來(lái)傳統(tǒng)的工作性質(zhì)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，不再是單純的管理工作性質(zhì)，而是越來(lái)越多地以服務(wù)作為工作的理念來(lái)完成工作任務(wù)。由于信息化的進(jìn)程不斷地被推進(jìn)，人們?cè)絹?lái)越多的需求使得檔案資料以及相關(guān)信息內(nèi)容的種類(lèi)也進(jìn)一步得到豐富，這對(duì)于在檔案的獲取速度方面也提出了新的標(biāo)準(zhǔn)，在這種情況下，檔案管理部門(mén)的工作人員，一定要加強(qiáng)自身在管理服務(wù)方面的提升力度。

3.2 將被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理

過(guò)去的檔案管理材料采用的是紙質(zhì)材料，在內(nèi)容與形式上都是相對(duì)比較枯燥的，而在現(xiàn)代信息化時(shí)代背景下的檔案管理工作中，所面臨的檔案管理材料是多樣化的電子材料，相關(guān)管理人員要想有效地使自身檔案管理服務(wù)的質(zhì)量得到提升，使人們?cè)谙嚓P(guān)領(lǐng)域的各種要求都能夠得到滿(mǎn)足，一定要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的被動(dòng)性，要由原來(lái)的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理。同時(shí)，檔案管理部門(mén)的工作人員還必須將不斷加強(qiáng)檔案服務(wù)，能夠針對(duì)相關(guān)的檔案隨時(shí)隨地進(jìn)行實(shí)行查詢(xún)，這樣才能更好地將信息化檔案管理的便捷性進(jìn)行體現(xiàn)。

4 信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理的有效對(duì)策

4.1 推動(dòng)檔案信息化發(fā)展

在過(guò)往的檔案管理里面，紙質(zhì)版的檔案是很常見(jiàn)的。然而，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)出現(xiàn)并持續(xù)發(fā)展、信息化廣泛運(yùn)用的背景下，保管紙質(zhì)的檔案可能因?yàn)槌睗裉鞖獾认嚓P(guān)影響，導(dǎo)致其缺陷逐漸顯露，加上紙質(zhì)的檔案如果存放太久，內(nèi)部紙質(zhì)則將變得非常干燥，這樣一來(lái)，可能引起檔案庫(kù)消防方面的隱患，使檔案庫(kù)里面保存的很多資料信息都受到損壞，而紙質(zhì)的檔案還存在著難以復(fù)原的問(wèn)題。紙質(zhì)的檔案進(jìn)行入庫(kù)保存，其步驟顯得較為復(fù)雜，在需要時(shí)，查找也會(huì)耗費(fèi)不少時(shí)間和精力。所以，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位里面，檔案管理這項(xiàng)工作需要通過(guò)一些科技手段來(lái)實(shí)現(xiàn)管理上的創(chuàng)新，以便提升這項(xiàng)工作信息化的水平[3]?，F(xiàn)階段，檔案管理需要嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)章制度，做好檔案信息工作的有效推行。針對(duì)檔案工作中的搜集、整理與錄入等都要嚴(yán)格地把好關(guān)，依靠信息管理系統(tǒng)來(lái)完成資料信息方面的錄入與登記。比方說(shuō)，在事業(yè)單位推進(jìn)其檔案信息化的時(shí)候，管理人員借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)，給檔案有效地建立起搜索引擎。如此一來(lái)，只要搜索檔案相關(guān)關(guān)鍵詞，便能快速地找出檔案相關(guān)登記信息。做好檔案登記和搜索，不僅能在檔案查找里面節(jié)省很多時(shí)間，找到指定的檔案，還能通過(guò)計(jì)算機(jī)搜索引擎，在單位內(nèi)部有效地建立起信息化的管理系統(tǒng)[4]。借助于云共享信息化的手段來(lái)完成檔案上傳、儲(chǔ)存等方面的管理，使單位重要檔案得到及時(shí)地補(bǔ)全與完善，讓檔案信息化完成必要的資源共享，便于內(nèi)部人士更好地搜索并且查看檔案資料，極大地提高了檔案利用率，讓檔案資料能夠盡可能地發(fā)揮出其使用價(jià)值。

4.2 .建立健全社區(qū)矯正人員檔案管理數(shù)字化的法律法規(guī)體系

社區(qū)矯正人員檔案管理數(shù)字化是當(dāng)今信息時(shí)代發(fā)展的迫切需要更，是不斷完善社區(qū)矯正人員工作和做好監(jiān)督、教育、幫扶社區(qū)服刑人員的現(xiàn)實(shí)要求。為此社區(qū)矯正部門(mén)應(yīng)樹(shù)立依法治檔的理念建立健全社區(qū)矯正人員檔案管理數(shù)字化的法律法規(guī)體系為科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)地管理社區(qū)矯正人員檔案工作提供強(qiáng)有力的法律支持。如可以在將來(lái)出臺(tái)一系列的關(guān)于社區(qū)矯正人員工作的法律法規(guī)。其中包括《社區(qū)矯正檔案管理法》。在《社區(qū)矯正檔案管理法》中對(duì)社區(qū)矯正檔案管理的數(shù)字化作詳細(xì)的規(guī)定，以便于操作規(guī)范化、程序統(tǒng)一化。針對(duì)執(zhí)行檔案、工作檔案、處罰類(lèi)檔案和減刑檔案等不同類(lèi)別檔案的要求制定不同的管理規(guī)范；針對(duì)市縣司法局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)司法所對(duì)社區(qū)矯正工作不同的管理權(quán)限，明確各級(jí)矯正機(jī)構(gòu)檔案管理的職責(zé)分和要求；針對(duì)不同類(lèi)別的矯正人員在不同階段的刑罰執(zhí)行要求制定相應(yīng)的檔案，收集歸檔的要求特別是要對(duì)社區(qū)矯正檔案人員管理中的特殊問(wèn)題和關(guān)鍵問(wèn)題予以詳細(xì)說(shuō)明。在涉及保密方面由于社區(qū)矯正人員檔案中的很多內(nèi)容涉及服刑人員的個(gè)人隱私是受到法律保護(hù)的，除了按照法律規(guī)定的程序進(jìn)行查看和調(diào)取外，是不應(yīng)向外公開(kāi)的，比如未成年社區(qū)服刑人員的個(gè)人隱私等，因此，在社區(qū)矯正人員檔案數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)著重進(jìn)行區(qū)分。

4.3 健全檔案信息化的體系

在機(jī)關(guān)單位里面，檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)善于同互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效地結(jié)合，使這項(xiàng)技術(shù)在檔案管理中體現(xiàn)出應(yīng)有的促進(jìn)作用。同時(shí)，正確認(rèn)識(shí)到檔案管理當(dāng)中提高信息化水平能夠起到的作用，可以讓檔案管理方面的成本有效減少，人力消耗也會(huì)更少，對(duì)于檔案管理效率提升有積極的影響。通過(guò)完善信息化體系，構(gòu)建一套健全的檔案管理模式，能夠讓這項(xiàng)工作收到更好的效果。在實(shí)踐中，以這樣的管理體系可促進(jìn)工作積極性與主動(dòng)性的提高，使過(guò)去被動(dòng)式的管理方式得以轉(zhuǎn)變[6]。例如，管理人員把更新檔案之后的相關(guān)信息，通過(guò)信息技術(shù)手段，上傳至網(wǎng)絡(luò)，借助于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的消息提醒功能，使內(nèi)部員工及時(shí)收到相關(guān)的更新通知，以便更好地瀏覽和查閱所需的資料信息。通過(guò)該管理體系，內(nèi)部員工能更好地監(jiān)督檔案管理，使該部門(mén)的服務(wù)工作可以合理延伸。此外，充分運(yùn)用信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)，還可使紙質(zhì)材料方面的需求減少，既可防止紙質(zhì)資源浪費(fèi)現(xiàn)象，也可優(yōu)化公共空間，對(duì)于機(jī)關(guān)單位管理的環(huán)境優(yōu)化也有積極影響。

4.4 實(shí)現(xiàn)管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)變

在機(jī)關(guān)單位，傳統(tǒng)檔案管理就是一項(xiàng)性質(zhì)較為單純的管理工作，在服務(wù)意識(shí)等方面不夠重視。在信息化時(shí)代下，信息的分享與傳遞只要數(shù)秒就能實(shí)現(xiàn)。如此一來(lái)，檔案信息服務(wù)的便捷性就成為人們所重視的一個(gè)特征。這要求機(jī)關(guān)單位合理地轉(zhuǎn)變管理模式，優(yōu)化原來(lái)檔案工作性質(zhì)，把服務(wù)職能在檔案管理中充分地體現(xiàn)出來(lái)，并通過(guò)相關(guān)服務(wù)理念來(lái)對(duì)工作進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)[7]。管理人員能夠借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，給服務(wù)對(duì)象提供良好的資料查詢(xún)等服務(wù)，并做好檔案資料的分類(lèi)管理，使檔案信息工作的質(zhì)量得到很好的提高[8]。有鑒于此，通過(guò)檔案管理方面的職能轉(zhuǎn)變，不但可以增強(qiáng)人員的服務(wù)意識(shí)，還能提高效率，使管理工作量極大地減少，既滿(mǎn)足檔案需求者要求，也提高了工作質(zhì)量，使檔案實(shí)際運(yùn)用價(jià)值得到體現(xiàn)[9-10]。

4.5 加強(qiáng)對(duì)社區(qū)矯正檔案數(shù)字化過(guò)程的質(zhì)量控制

社區(qū)矯正人員檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是檔案信息化的過(guò)程，更重要的是數(shù)字化的成果。因此，要確保成果的質(zhì)量就必須對(duì)社區(qū)矯正人員檔案數(shù)字化過(guò)程進(jìn)行質(zhì)量控制[11]。筆者建議應(yīng)從人、對(duì)象和工具進(jìn)行控制。從人的角度來(lái)看，影響社區(qū)矯正人員檔案數(shù)字化質(zhì)量的關(guān)鍵在于工作人員的素質(zhì)、能力以及分工狀況。做好社區(qū)人員矯正檔案數(shù)字化質(zhì)量控制工作需要做好團(tuán)隊(duì)組建和團(tuán)隊(duì)管理，避免人為的因素影響數(shù)字化質(zhì)量。如加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)、監(jiān)督、考核合理分工各負(fù)其責(zé)強(qiáng)化制度保障等[12-13]。從對(duì)象來(lái)看把握好社區(qū)矯正人員檔案數(shù)字化的原件和掃描件合理確定、整理數(shù)字化對(duì)象，確保檔案原件的準(zhǔn)確和安全。就工具而言要保證軟硬件齊全、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一操作流程化、固定化、檢查動(dòng)態(tài)化、及時(shí)化。從這3個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)社區(qū)矯正檔案數(shù)字化過(guò)程質(zhì)量控制，以實(shí)現(xiàn)最終成果的高質(zhì)量。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前的機(jī)關(guān)單位在開(kāi)展檔案工作時(shí)，需要積極運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，科學(xué)地創(chuàng)新這項(xiàng)工作。檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提高，還需要管理人員重視計(jì)算機(jī)水平的提升，重視業(yè)務(wù)素養(yǎng)，及時(shí)地轉(zhuǎn)變檔案管理思想，讓業(yè)務(wù)能力可以更好地滿(mǎn)足檔案信息化需求，以便讓檔案服務(wù)形式更加豐富，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。