賀麗紅

（三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南三門峽 472000）

企業(yè)的檔案管理內(nèi)容包括企業(yè)歷史文獻(xiàn)、文件資料、數(shù)據(jù)庫資源等，其中有企業(yè)的經(jīng)營決策信息、人員變動(dòng)信息、財(cái)務(wù)信息等，是企業(yè)進(jìn)行下一步戰(zhàn)略計(jì)劃的重要參考資料，所以對(duì)企業(yè)自身發(fā)展能力的提高具有促進(jìn)作用[1]。隨著信息技術(shù)的產(chǎn)生和在企業(yè)經(jīng)營管理中的實(shí)踐應(yīng)用越來越廣泛，企業(yè)檔案管理內(nèi)容的呈現(xiàn)方式以及載體也逐漸發(fā)生改變，越來越多的企業(yè)在檔案管理工作中采用信息技術(shù)，尤其是一些擁有較多下屬單位的企業(yè)集團(tuán)，其檔案管理的內(nèi)容在數(shù)量、形式等方面都發(fā)生了極大的轉(zhuǎn)變，只有通過信息技術(shù)才能將這些檔案資料進(jìn)行良好的管理，減少檔案管理工作者的工作量，也給檔案資料使用者帶來便捷。但是，信息時(shí)代下，企業(yè)的檔案管理還面臨著許多挑戰(zhàn)，而企業(yè)應(yīng)如何做好檔案管理工作成為廣大檔案管理工作者和研究者關(guān)注的重要問題。

1 信息時(shí)代做好檔案管理工作的意義

迄今為止，當(dāng)提到檔案一詞時(shí)，大部分的印象中第一時(shí)間反映出來的便是以紙質(zhì)形式承載的資料，這說明紙質(zhì)形式保存檔案已經(jīng)成為人們記憶尤深的檔案保存和管理方式。信息時(shí)代，企業(yè)的各種檔案資料不斷增加，對(duì)檔案資料的使用頻率也會(huì)逐漸提高，這就要求企業(yè)的檔案管理必須做出改變，必須提高其管理效率與質(zhì)量，發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。信息時(shí)代，企業(yè)的檔案已經(jīng)不再是單純以紙質(zhì)為載體的檔案內(nèi)容，大部分都以數(shù)據(jù)信息形式、以互聯(lián)網(wǎng)、云端、計(jì)算機(jī)等信息時(shí)代的新工具為載體形式存在。這種形式存在的檔案資料給檔案管理工作以及檔案資料的使用帶來很多的優(yōu)勢，同時(shí)，其也面臨著檔案丟失、被篡改、盜用等風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案所有者的信息安全存在較多的隱患。比如，當(dāng)企業(yè)的經(jīng)營決策檔案資料被篡改后，可能會(huì)導(dǎo)致管理者的決策錯(cuò)誤，從而給企業(yè)帶來經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)；而當(dāng)企業(yè)參與競爭的競標(biāo)檔案被盜用后，可能直接導(dǎo)致企業(yè)失去競標(biāo)的機(jī)會(huì)，從而影響企業(yè)的經(jīng)營效益[2]。所以，信息時(shí)代做好檔案管理工作，就是要防止這種不良事件的發(fā)生，把握企業(yè)的檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。此外，做好檔案管理工作能夠有效提高檔案資料的利用價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理者缺乏檔案信息化管理意識(shí)

檔案管理屬于一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，其中涉及的檔案信息較多、內(nèi)容比較復(fù)雜，所以對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力都有較高的要求。但是，信息時(shí)代下的許多檔案管理人員缺乏對(duì)檔案信息化管理的重視，沒有意識(shí)到檔案信息化管理的重要性，在工作中以“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的態(tài)度，一直采取自己比較熟悉的傳統(tǒng)管理方式。雖然，現(xiàn)代信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)逐漸引入單位檔案管理工作中，但是，大部分管理隊(duì)伍人員并不重視信息化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，思想意識(shí)還沒有發(fā)生根本性改變，對(duì)信息化管理流程、技術(shù)操作等并沒有進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，信息化管理工作流于形式，或者信息化檔案管理能力不足，導(dǎo)致無法順利實(shí)現(xiàn)信息化管理的變革。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

信息時(shí)代下的檔案管理工作要求工作人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理理論知識(shí)，還需要具備過硬的信息技術(shù)操作水平，能夠熟練使用現(xiàn)代科技進(jìn)行檔案管理[2]。但是，就目前的檔案管理人員的整體素質(zhì)來看，許多管理人員只懂得基本的計(jì)算機(jī)操作技能，不具備高水平的信息技術(shù)處理技能，導(dǎo)致在檔案管理信息化建設(shè)無法提供實(shí)質(zhì)性的幫助，對(duì)檔案管理的信息化發(fā)展產(chǎn)生阻礙。

2.3 檔案管理工作存在許多安全隱患

雖然近年來互聯(lián)網(wǎng)的病毒防御系統(tǒng)在不斷完善和提升，但是某些不法分子的木馬制造技術(shù)以及犯罪技術(shù)也在不斷提高，而互聯(lián)網(wǎng)作為一個(gè)開放性平臺(tái)，還是比較容易受到不法分子的攻擊，導(dǎo)致用于存儲(chǔ)和管理檔案的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓、崩潰，或者竊取或篡改檔案中的數(shù)據(jù)資料，從而給企業(yè)造成損失。

2.4 檔案管理所需的相關(guān)硬件設(shè)備不充分

信息時(shí)代下的檔案管理，必須要具備專門的硬件設(shè)施，才能將龐大的數(shù)據(jù)資料融入其中。但是，受到資金、檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)、人員等多方面的影響，許多企業(yè)都不具備專業(yè)的檔案管理設(shè)備，使得檔案管理的信息化建設(shè)工作量十分龐大，檔案管理工作者的工作難度也大大增加。

3 信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1 樹立檔案管理信息化意識(shí)

檔案是企業(yè)的一種資源，其不僅記錄著企業(yè)過去的經(jīng)營過程，也是企業(yè)當(dāng)下和以后經(jīng)營發(fā)展中的重要參考資料，影響著企業(yè)未來的發(fā)展方向以及經(jīng)營決策的準(zhǔn)確性。所以，企業(yè)檔案不能僅僅當(dāng)作一種文化資源，而應(yīng)當(dāng)將其當(dāng)作企業(yè)經(jīng)濟(jì)資源中的一種，將檔案資料中的掩藏作用充分發(fā)揮出來。因此，信息時(shí)代下的檔案管理工作，相關(guān)工作人員必須轉(zhuǎn)變自己的工作觀念，重視檔案管理工作，強(qiáng)化自身的信息化意識(shí)，加強(qiáng)企業(yè)檔案資料的信息化建設(shè)。將相關(guān)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，使用現(xiàn)代高科技設(shè)備，如數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、電腦等，做好檔案信息的錄入工作。此外，檔案管理工作者需要認(rèn)清自己的工作崗位，其不僅是搜集材料和整理材料、保存材料的工作人員，更是研究這些材料，為檔案使用者提供檔案服務(wù)的重要人員。應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)檔案資料的產(chǎn)生、內(nèi)容等將其進(jìn)行分門別類的保存，并為檔案使用者創(chuàng)造快速的檔案資料直達(dá)路徑，便于檔案資料的調(diào)取和使用。

3.2 創(chuàng)新信息時(shí)代的檔案管理制度

無論是以往還是信息時(shí)代下的檔案管理工作都需要相應(yīng)的制度作為保障，只有在較為完善的制度做依靠的情況下，檔案管理工作的流程才會(huì)不斷優(yōu)化，檔案管理工作者的檔案處理水平才會(huì)不斷提高。首先，信息時(shí)代下，企業(yè)需要結(jié)合自身具備的檔案管理信息化設(shè)備、人才、檔案資料的數(shù)量、類型等制定合理的檔案管理流程、方法；其次，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案資料的保存與使用需要，明確各種檔案的產(chǎn)生、整理、移交、保管、調(diào)出使用等環(huán)節(jié)中的人員責(zé)任，比如，制定“誰產(chǎn)生誰整理、誰轉(zhuǎn)移”的規(guī)定，讓整個(gè)檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。最后，對(duì)檔案管理工作者的技能與綜合素質(zhì)提出明確要求，比如，信息時(shí)代下的檔案管理工作者必須懂得使用計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)等設(shè)備的操作以及其他軟件的使用方法，必須具備較高水平的檔案管理信息化操作水平等，只有在對(duì)工作人員提出明確要求的情況下，才能促進(jìn)他們不斷學(xué)習(xí)和提升自己的檔案管理水平。

3.3 加強(qiáng)檔案管理方式方法的創(chuàng)新

信息時(shí)代，做好檔案管理工作不能僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)與認(rèn)知，需要結(jié)合信息時(shí)代的要求，做好檔案管理方式方法的創(chuàng)新。信息時(shí)代的檔案管理方式方法的創(chuàng)新，首先便是管理觀念的創(chuàng)新，如前文所說的樹立檔案管理信息化意識(shí)。其次是人才創(chuàng)新，重視檔案管理人員的信息化操作水平的考核與培養(yǎng)。信息時(shí)代對(duì)檔案管理人才的專業(yè)知識(shí)與技能提出了新的要求，現(xiàn)代的檔案管理人才必須懂得檔案管理的信息化建設(shè)，掌握檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的方法[4]，所以，企業(yè)需要按照一定的人才培養(yǎng)目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理人員的知識(shí)與技能進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理實(shí)踐能力。同時(shí)，檔案管理工作人員必須具備全面的檔案管理知識(shí)體系，不斷向企業(yè)檔案管理工作中輸送新鮮的血液[5]。然后是相關(guān)硬件設(shè)備的創(chuàng)新，不能再采用傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備，而是加強(qiáng)信息化管理設(shè)備的建設(shè)與完善。信息時(shí)代的檔案管理工作需要用到的硬件設(shè)備較多，如掃描儀、刻錄機(jī)、打印機(jī)等都是必備的硬件設(shè)備，同時(shí)需要對(duì)這些硬件設(shè)備中的技術(shù)進(jìn)行更新和維護(hù)，保證檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。最后是加強(qiáng)檔案管理軟件開發(fā)，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，并不斷優(yōu)化檔案搜集、整理、移交、保管、調(diào)出使用等過程的方法，提高檔案的完整性與質(zhì)量，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)[6]。

3.4 強(qiáng)化信息時(shí)代的檔案管理安全意識(shí)

檔案作為企業(yè)重要的一種經(jīng)濟(jì)資源，其具有一定的保密性，檔案資料的安全性是檔案管理工作中必須考慮的問題。信息時(shí)代，許多互聯(lián)網(wǎng)信息都是開放、共享的狀態(tài)，這使得檔案管理在采取信息化管理技術(shù)后，也會(huì)隨之產(chǎn)生安全性問題，尤其是一些利用價(jià)值較高的檔案資料，其安全性更是受到管理者的重視。信息時(shí)代，信息安全問題引起了人們的高度重視，由于受到網(wǎng)絡(luò)入侵而造成信息泄露的案例數(shù)不勝數(shù)，所以，信息時(shí)代的檔案管理存在較大的安全隱患，比如，被心思不正的人利用或篡改，受到網(wǎng)絡(luò)病毒、惡意軟件、木馬的攻擊等，都可能導(dǎo)致檔案資料的真實(shí)性、完整性受到影響[7]。因此，信息時(shí)代，做好檔案管理工作必須提高檔案管理安全意識(shí)，不斷提高對(duì)檔案資料的加密技術(shù)與防御技術(shù)，保證檔案資料的安全。比如，在進(jìn)行檔案資料的歸檔中，通過設(shè)置密鑰的方式來保證資料的安全；為檔案資料使用者設(shè)置相應(yīng)的檔案調(diào)取權(quán)限，沒有權(quán)限的人不可使用檔案；不斷更新企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的登錄密碼，進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和維護(hù)，提高其病毒防御能力；定期進(jìn)行檔案資料的備份等，都能有效提高信息時(shí)代檔案資料的安全性。

4 結(jié)語

信息時(shí)代，檔案管理工作發(fā)生了很大的改變，其中既有好的改變，也有不好的改變。而檔案資料作為企業(yè)的一種經(jīng)濟(jì)資源，其對(duì)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展非常重要，企業(yè)必須重視并不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量。針對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題，筆者提出樹立檔案管理信息化意識(shí)、完善信息時(shí)代下的檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理工作方式方法的創(chuàng)新以及強(qiáng)化信息時(shí)代的檔案管理安全意識(shí)等建議，以促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作效率與質(zhì)量的不斷提高。