■杜祥輝

(煙臺職業(yè)學(xué)院，山東 煙臺 264670)

高校的人事檔案記錄了高校教職員工各種詳細(xì)的信息，更是教學(xué)經(jīng)歷以及科研成果等信息的匯總,體現(xiàn)了高校人員的教學(xué)水平和能力?，F(xiàn)在隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步,大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來。大數(shù)據(jù)時代體現(xiàn)出來的數(shù)據(jù)密集化以及信息化的特點(diǎn)給傳統(tǒng)的高校人事檔案管理帶來了極大的挑戰(zhàn)，同時也為高校的人事檔案管理迎來了重要的發(fā)展機(jī)遇。通過樹立大數(shù)據(jù)思維，高校的人事檔案可以不斷拓寬發(fā)展思路和管理路徑，充分利用大數(shù)據(jù)在信息處理方面的便利性，加強(qiáng)高校人事檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化水平，讓高校的人事檔案能夠為高校的管理和發(fā)展發(fā)揮積極的作用，從而滿足高校發(fā)展對于專業(yè)人才的需求。

一、大數(shù)據(jù)時代的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)是互聯(lián)網(wǎng)信息化時代出現(xiàn)的一種新的定義。通常情況下，大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量十分龐大的特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)不但種類繁多而且復(fù)雜,同時隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量也會逐漸地增多,在數(shù)據(jù)的傳遞方面大數(shù)據(jù)發(fā)揮了重要的作用。大數(shù)據(jù)并不像大家想象的僅僅是數(shù)據(jù)量的龐大,在互聯(lián)網(wǎng)時代各行各業(yè)都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息,在這么多的數(shù)據(jù)信息當(dāng)中都是存在一定的聯(lián)系和規(guī)律的。通過對這些大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的處理,能夠發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間存在的一些共同性和規(guī)律性,對這些共同性和規(guī)律性進(jìn)行專業(yè)化處理，可以為相關(guān)工作帶來便利，甚至可以為相關(guān)行業(yè)發(fā)展帶來質(zhì)的飛躍。大數(shù)據(jù)時代，通過物聯(lián)網(wǎng)以及云計算讓信息技術(shù)產(chǎn)生了一次新的飛躍,在新的時代提升對數(shù)據(jù)的處理基礎(chǔ)是時代發(fā)展的必然要求,因此就必須對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行更新。大數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)時代呈現(xiàn)出的特點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)量的龐大,人們在日常操作互聯(lián)網(wǎng)的過程中,會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息,這些數(shù)據(jù)經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)公司運(yùn)營、累積，生成了大數(shù)據(jù)。二是大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)種類繁多，包括微博、微信、短視頻、二維碼等形式存在的數(shù)據(jù)都是大數(shù)據(jù)。三是大數(shù)據(jù)時代對于信息的處理準(zhǔn)確程度和效率都有了明顯的提升，因此要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化,不斷提升數(shù)據(jù)處理的速度。

二、大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）人事檔案數(shù)據(jù)搜集和整理面臨的挑戰(zhàn)

在我國高校中,人事檔案管理通常涉及到以下四方面的內(nèi)容:一是高校在職員工的一些檔案,二是高校離退休人員的檔案,三是高校離職人員的檔案資料，四是高校去世人員的檔案?，F(xiàn)在隨著我國對于高等教育越來越重視,各高校對教師人才的需求也越來越大，特別是高等學(xué)歷人才更是炙手可熱，從而導(dǎo)致了高校教師的流動性也比較大,經(jīng)常有很多人在離職的時候檔案資料沒有及時轉(zhuǎn)走,這在高校的人事檔案管理中是普遍存在的。同時，高校的學(xué)院系部較多，如果根據(jù)高校的這些院系對人事檔案進(jìn)行管理，那么面對如此龐大的信息數(shù)據(jù),管理人員往往感到無所適從。現(xiàn)在雖然高校已經(jīng)加快了信息化建設(shè)的步伐,但是人事檔案相對來說信息化水平還比較低,大部分高校還都是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行管理,對于人事信息的檢索效率較低。同時，對數(shù)據(jù)信息的更改也十分困難。而大數(shù)據(jù)時代對信息處理是非?？斓?因此高校的人事檔案在大數(shù)據(jù)時代應(yīng)該要進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)的步伐,加快將檔案從紙質(zhì)化轉(zhuǎn)化成電子化的步伐,只有這樣才能促進(jìn)高校人事檔案管理的科學(xué)化和效率化。

（二）人事檔案的業(yè)務(wù)管理面臨的挑戰(zhàn)

目前，大部分高校的人事檔案都是采用人工管理的辦法，對于教職工的檔案查詢往往是通過手工的方式進(jìn)行，查看信息時手續(xù)十分繁瑣，不論是管理的效率還是質(zhì)量都是比較差的。大數(shù)據(jù)時代高校的人事檔案可以將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案,利用信息技術(shù)平臺對人事檔案的相關(guān)資料進(jìn)行存儲,然后用計算機(jī)對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,能夠讓人事檔案的管理效率更加的科學(xué)化和現(xiàn)代化,同時也可以利用信息系統(tǒng)為高校更好地發(fā)現(xiàn)人才提供幫助。

（三）高校人事檔案在人事管理方面的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的高校人事檔案管理服務(wù)理念不夠完善,同時在管理權(quán)限、歸屬機(jī)構(gòu)上也不夠明確。因此，高校人事檔案的作用無法得到真正的體現(xiàn)。在大數(shù)據(jù)的云數(shù)據(jù)庫中,應(yīng)該充分利用計算機(jī)技術(shù)對高校的人力資源檔案進(jìn)行重新的分類,同時做好相關(guān)的信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析工作,讓數(shù)據(jù)之間可以進(jìn)行比較,傳統(tǒng)的管理模式下無法實現(xiàn)這一功能。

三、應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理挑戰(zhàn)的策略

（一）樹立大數(shù)據(jù)時代的高校人事檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)時代，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)的檔案管理人員都應(yīng)該重視大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作,要意識到大數(shù)據(jù)在人事檔案建設(shè)中的重要作用以及大數(shù)據(jù)為人事檔案工作帶來的積極影響。目前，各高校都在進(jìn)行信息化建設(shè),人事檔案工作應(yīng)該抓住機(jī)遇，借助大數(shù)據(jù)這一利器,不斷提升人事檔案的信息化建設(shè)水平,從而實現(xiàn)共同發(fā)展和共同進(jìn)步。高校內(nèi)部一定要樹立、宣傳大數(shù)據(jù)管理的理念,建立有效的大數(shù)據(jù)基礎(chǔ),建造大數(shù)據(jù)管理的環(huán)境,讓每個高校檔案工作人員都能夠具備大數(shù)據(jù)的管理意識,促進(jìn)高校人事檔案工作不斷向前推進(jìn)。

（二）優(yōu)化人事檔案資源管理的配置

在大數(shù)據(jù)時代，高校的人事檔案管理要想實現(xiàn)信息化、數(shù)據(jù)化，就要求管理人員素質(zhì)、硬件、軟件都能跟上。首先，人事檔案管理人員在具備人事檔案管理知識的同時還要具備計算機(jī)信息化處理能力。高?？梢酝ㄟ^繼續(xù)教育來提升檔案管理人員的素質(zhì)；通過組織各種培訓(xùn)，尤其是組織不同門類的培訓(xùn),學(xué)習(xí)不同層面的知識體系,來提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力；還可以組織一些大數(shù)據(jù)管理方面的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),或者通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、邀請專家到校演講,讓高校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都能夠了解先進(jìn)的大數(shù)據(jù)時代管理工作經(jīng)驗和人事檔案管理發(fā)展的方向,順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的社會發(fā)展。其次，大數(shù)據(jù)時代高校要針對人事檔案進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),更新計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,為大數(shù)據(jù)時代構(gòu)建硬件基礎(chǔ)。最后，根據(jù)人事檔案管理的實際需求設(shè)計相應(yīng)的人事檔案管理軟件。只有這樣，才能進(jìn)一步提升高校人事檔案管理的質(zhì)量。

（三）建立高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理平臺

對于高校的每一位教職員工來說，高校的人事檔案對他們都有重要的意義，因為高校人事檔案記錄的是他們每個人的個人信息，只有高校人事檔案管理足夠透明、公開，才可以進(jìn)行有效的內(nèi)部監(jiān)督。同時，高校教職員工也能夠隨時了解自身檔案存在的問題，隨時補(bǔ)充修正，從而避免一些錯誤檔案信息一直存在的現(xiàn)象。但是人事檔案涉及的是個人的隱私問題，因此對于檔案公開的范圍應(yīng)該進(jìn)行合理的確定，作為檔案的當(dāng)事人應(yīng)該有權(quán)利查詢自己的檔案資料，其他人員不可以查閱別人的檔案資料，除非有正當(dāng)?shù)睦碛苫蛘咛岢錾暾?。高校的檔案管理并不是完全的對外公開，根據(jù)人事檔案管理規(guī)定，只有特定的人群或者有特定權(quán)限的人才可以進(jìn)行查閱和公開，只有這樣才能確保人事檔案信息的安全性。

在大數(shù)據(jù)時代對于高校人事檔案的數(shù)據(jù)化管理應(yīng)該遵循數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的程序和開放的政策，對人事檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效的整合。高?？梢愿鶕?jù)不同的院系中的教職工個人信息進(jìn)行統(tǒng)一的歸納，構(gòu)建不同層次的大數(shù)據(jù)管理平臺，利用這個大數(shù)據(jù)管理平臺對教職工的人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一整理，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代的資源共享。

（四）建立高校人事檔案的數(shù)據(jù)庫

高校建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫具有重大意義。隨著高校的發(fā)展，教職工人數(shù)逐年增多，檔案信息也不斷地增加。要想將檔案管理的信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，確保檔案信息的安全和完整，從而能夠滿足用戶的需要，為今后的查閱、參考提供必要的基礎(chǔ)，就必須建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。高校建立人事檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)必須符合人事檔案管理規(guī)定以及國家關(guān)于信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。二是要為人事檔案的數(shù)據(jù)信息化建設(shè)提供充足的人力、物力和財力。三是建立不同層級的人事檔案數(shù)據(jù)庫，要讓數(shù)據(jù)具有通用性，同時要不斷補(bǔ)充信息，確保數(shù)據(jù)資源存儲的豐富性。四是保障人事檔案信息的準(zhǔn)確性，對不同的人事檔案進(jìn)行科學(xué)的歸檔，同時不斷對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行優(yōu)化處理。為了實現(xiàn)高校人事檔案的大數(shù)據(jù)管理,高校要在確保原始數(shù)據(jù)真實的前提下構(gòu)建人事檔案管理數(shù)據(jù)庫,根據(jù)高校管理的需要對數(shù)據(jù)庫建立不同的層級,在數(shù)據(jù)資源的搜集方面,要儲存豐富的人事資料,構(gòu)建完善的后臺數(shù)據(jù)。隨著高校人事檔案數(shù)量的不斷增加,對于不同的人事檔案要及時進(jìn)行歸檔和優(yōu)化。五是高校之間可以共同研發(fā)、相互合作,搭建相應(yīng)的硬件工作平臺,構(gòu)建高校規(guī)范統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)云數(shù)據(jù)庫,對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時的更新,將人事檔案信息進(jìn)行共享。高校通過建立數(shù)據(jù)庫，可以對教職工情況進(jìn)行整合對比，加快人才儲備，加快可視化建設(shè)目標(biāo)，從而為發(fā)現(xiàn)人才、利用人才打好基礎(chǔ)，同時也可以促進(jìn)本校的戰(zhàn)略發(fā)展。

大數(shù)據(jù)時代為高校的人事檔案管理信息化提出了更高的要求,高校一定要在大數(shù)據(jù)背景下不斷提升人事檔案信息化管理的水平,積極應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代對人事檔案管理的挑戰(zhàn)，為高校的管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。