近幾年來，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)飛速發(fā)展，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)。信息技術(shù)與各行各業(yè)的融合更加緊密，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。檔案是重要的物質(zhì)財(cái)富、文化財(cái)富，其歷經(jīng)歲月的沉淀，記錄了重要信息與數(shù)據(jù)。在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)都應(yīng)用了紙質(zhì)檔案，將紙質(zhì)檔案作為主要載體。電子檔案出現(xiàn)之后，紙質(zhì)檔案與電子檔案并行，匯總整合了檔案信息。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有著無與倫比的優(yōu)勢(shì)，其推動(dòng)了檔案管理的現(xiàn)代化與信息化，提高了檔案管理的效率。電子檔案與紙質(zhì)檔案存在區(qū)別，但二者也不可避免地存在聯(lián)系。只有把握電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)性，才能更好地應(yīng)用電子檔案、紙質(zhì)檔案開展工作，實(shí)現(xiàn)檔案高效管理的目標(biāo)?！稒n案管理實(shí)務(wù)》一書采用理論探討和實(shí)證分析的方法，系統(tǒng)全面地闡述了檔案整理的有效辦法、檔案保管的有效路徑、檔案利用的主要渠道、檔案統(tǒng)計(jì)的重要方法等。

《檔案管理實(shí)務(wù)》一書共分為七個(gè)章節(jié)。第一章節(jié)是檔案與檔案管理概述，介紹了檔案的基本知識(shí)，以及檔案管理辦法的制定；第二章節(jié)是檔案收集和鑒定，介紹了檔案室檔案收集歸檔制度的編制、檔案館接收檔案工作報(bào)告的編寫、檔案交接文據(jù)的填寫、檔案保管期限表的修訂、歸檔與不歸檔范圍的區(qū)分和劃分檔案保管期限、期滿檔案銷毀工作總結(jié)的編寫；第三章節(jié)是檔案整理，介紹了檔案整理辦法的制定、檔案分類方案的編制、保管單位的組合、檔號(hào)的編制、目錄的編制、檔案的裝訂、文件整理與歸檔、檔案分類與歸類；第四章是檔案保管，介紹了檔案庫(kù)房管理制度的制定、檔案裝具排放與編號(hào)、編制檔案存放位置索引、檔案庫(kù)房管理“八防”規(guī)定的制定、全宗卷的編制、檔案柜架排放與編號(hào)、設(shè)備儀器操作；第五章節(jié)是檔案利用，介紹了檔案利用制度的制定、檔案檢索工具體系的建立、檔案文件的標(biāo)引、檔案文件的著錄、檔案目錄的編制、文件匯編的編寫、組織機(jī)構(gòu)沿革的編寫、大事記的編寫、檔案借閱組織、檔案證明開具、檔案展覽舉辦、全宗指南的編寫。第六章節(jié)是檔案統(tǒng)計(jì)，介紹了檔案基本情況年報(bào)表的填寫、檔案統(tǒng)計(jì)資料的分析。第七章節(jié)是專門檔案與資料的管理，介紹了會(huì)計(jì)檔案的整理、人事檔案的整理、照片檔案的編號(hào)與編目、歸檔的電子文件的整理、資料的管理、實(shí)物檔案的管理、會(huì)計(jì)檔案整理、人事檔案整理、電子文件整理。該書集檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、技能訓(xùn)練和案例思考于一體，以檔案管理崗位需求為導(dǎo)向，項(xiàng)目引領(lǐng)、任務(wù)驅(qū)動(dòng)的編寫體例打破了以系統(tǒng)理論知識(shí)體系傳授為主要特征的學(xué)科教材編寫模式，加強(qiáng)了實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)，更側(cè)重于實(shí)際操作。通過任務(wù)設(shè)置、完成任務(wù)分析與提示，輔以相關(guān)表格和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，指導(dǎo)學(xué)習(xí)者了解檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、熟悉和掌握實(shí)際操作方法與步驟、具備檔案管理工作能力。

紙質(zhì)檔案與電子檔案存在區(qū)別。從概念上來看，紙質(zhì)檔案以紙張為載體，而電子檔案以計(jì)算機(jī)為載體。紙質(zhì)檔案容易被修改和篡改，電子檔案中的數(shù)據(jù)信息需要經(jīng)過系統(tǒng)識(shí)別。紙質(zhì)檔案和電子檔案存儲(chǔ)的信息雖然大同小異，卻存在本質(zhì)上的區(qū)別，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案與電子檔案的載體不同，導(dǎo)致檔案性質(zhì)有所不同。紙張的耐久性不強(qiáng)，經(jīng)過時(shí)間的推移，紙張顏色會(huì)發(fā)生變化，紙張耐折度也會(huì)相應(yīng)下降。紙張耐久性的影響要素很多，包括紙漿種類、紙漿涂料等等，外部環(huán)境會(huì)對(duì)紙張壽命造成影響。如果不對(duì)紙張進(jìn)行有效保護(hù)，會(huì)大大折損其生命力。電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，其依托互聯(lián)網(wǎng)，受到現(xiàn)代科技的影響?，F(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展，使電子檔案的信息更加清晰可辨。電子檔案載體很多，可以被記錄在硬盤中，也可以被記錄在磁帶之中，其取締了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的單一載體，囊括了更多的信息數(shù)據(jù)，大大節(jié)省了儲(chǔ)存空間，有利于緩解紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的壓力。第二，紙質(zhì)檔案與電子檔案的信息形式不同。電子檔案依托信息網(wǎng)絡(luò)，依靠計(jì)算機(jī)軟件可以對(duì)電子檔案信息進(jìn)行自動(dòng)分類和儲(chǔ)存，節(jié)省了大量的操作時(shí)間。檔案利用者可以通過數(shù)據(jù)檢索的方式提取信息，接受檔案服務(wù)。檔案管理者可以對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行校對(duì)和更改，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為自己需要的形式。紙質(zhì)檔案受到時(shí)空限制，利用者和管理者都需要接觸檔案，保護(hù)原始檔案不受到外部環(huán)境侵害。過分保護(hù)影響了紙質(zhì)檔案的利用，檔案利用效率相對(duì)較低。電子檔案被記錄在計(jì)算機(jī)中，互聯(lián)網(wǎng)為電子檔案交互共享搭建了平臺(tái)，可以遠(yuǎn)距離輸送檔案信息。處在不同時(shí)空的主體可以共同獲取檔案信息、應(yīng)用檔案信息。電子檔案需要高度注意網(wǎng)絡(luò)安全，如果受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，電子檔案將被嚴(yán)重破壞，甚至無法恢復(fù)?？偠灾?，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在不同，紙質(zhì)檔案更加穩(wěn)定，具有靜態(tài)特征，電子檔案并不穩(wěn)定，具有流動(dòng)特征。

紙質(zhì)檔案與電子檔案也存在聯(lián)系。二者同為檔案，只是表現(xiàn)形式不同。紙質(zhì)檔案與電子檔案存在密切關(guān)聯(lián)，電子檔案雖然具有優(yōu)勢(shì)，卻不能徹底淘汰紙質(zhì)檔案、取締紙質(zhì)檔案。二者之間的關(guān)聯(lián)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理原則具有一致性。我國(guó)制定了紙質(zhì)檔案管理辦法，這一辦法對(duì)電子檔案管理同樣適用。無論是管理紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的方式，秉持分級(jí)管理的原則，確保檔案的完整性和真實(shí)性，凸顯檔案的利用價(jià)值。檔案管理者需要保障檔案安全，為社會(huì)提供檔案服務(wù)，使檔案投入應(yīng)用之中。第二，紙質(zhì)檔案與電子檔案的歸檔范圍具有一致性。我國(guó)對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔范圍提出要求，歸檔和不歸檔范圍都得到了確認(rèn)，這一要求對(duì)電子檔案同樣適用，檔案管理者需要對(duì)電子文件進(jìn)行分類，考察電子檔案的利用價(jià)值，對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔處理。與電子檔案相關(guān)的紙質(zhì)文件包括兩類內(nèi)容，第一類是現(xiàn)代軟件的操作說明、使用手冊(cè)等，第二類是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的說明書、鑒定材料等。第三，紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理目的具有一致性。紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的最終目的，都是為使用者提供便利，因此應(yīng)該對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行保護(hù)，提高紙質(zhì)檔案與電子檔案的利用率。電子檔案被記錄在互聯(lián)網(wǎng)上，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障，電子檔案將被永久清除。為了保存電子檔案的信息，需要對(duì)電子文件內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)換，將其記錄在紙張上面，并對(duì)紙張信息進(jìn)行復(fù)印。電子檔案是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)物，在技術(shù)上存在不成熟之處，管理手段相對(duì)單一。我國(guó)開展紙質(zhì)檔案管理的時(shí)間較長(zhǎng)，形成了完整的紙質(zhì)檔案管理體系，生成了現(xiàn)代化的紙質(zhì)檔案管理技術(shù)，因此在電子檔案管理過程中可以適當(dāng)借鑒紙質(zhì)檔案管理方法，吸收紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

電子檔案的確具有紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢(shì)，因此在各行各業(yè)興起了電子檔案管理狂潮。企事業(yè)單位爭(zhēng)相建立電子檔案，部分企業(yè)管理者甚至認(rèn)為電子檔案能夠完全取代紙質(zhì)檔案。在這一背景下，必須把握紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，對(duì)二者進(jìn)行對(duì)比研究。我國(guó)電子檔案管理處在發(fā)展初期，而紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)成熟。在今后很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，仍然會(huì)采用電子檔案、紙質(zhì)檔案并行管理的方式，電子檔案是不能完全取代紙質(zhì)檔案的。在開展電子檔案管理的同時(shí)，必須充分認(rèn)識(shí)電子檔案的局限性，意識(shí)到電子檔案并非完美無缺：首先，電子檔案并不穩(wěn)定。電子檔案被記錄在互聯(lián)網(wǎng)之中，而互聯(lián)網(wǎng)本身具有不穩(wěn)定性。網(wǎng)絡(luò)信息非常龐雜，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)容易受到攻擊，一旦病毒、黑客侵入，會(huì)對(duì)電子檔案管理造成不利影響，損毀電子檔案中的重要數(shù)據(jù)。將電子檔案放入庫(kù)房保管，也會(huì)出現(xiàn)諸多問題。以硬盤為例，硬盤會(huì)受到強(qiáng)磁力干擾，會(huì)受到外部環(huán)境的影響，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息發(fā)生變化，檔案內(nèi)容丟失損壞。電子檔案的本質(zhì)在于記錄和還原，如果信息數(shù)據(jù)被不法之徒篡改和偽造，會(huì)影響電子檔案的真實(shí)性，影響電子檔案的正常應(yīng)用。其次，電子檔案具有不獨(dú)立性。電子檔案的確有著重要的信息存儲(chǔ)價(jià)值，其與紙質(zhì)檔案相互補(bǔ)充，是文件存儲(chǔ)的重要方式，但電子檔案的生成有賴于計(jì)算機(jī)操作，管理者需要依靠計(jì)算機(jī)，對(duì)電子檔案進(jìn)行解碼，將電子檔案記錄在冊(cè)。紙質(zhì)檔案更容易接受，文字符號(hào)并不陌生，電子檔案的解碼過程比較繁瑣，識(shí)別時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)。我國(guó)紙質(zhì)檔案大多內(nèi)容豐富，歷經(jīng)歲月的沉淀，記錄了文化與歷史，因此紙質(zhì)檔案的文化價(jià)值更高，是電子檔案不可替代的。再次，電子檔案具有不安全性。電子檔案可以被共享，處在不同時(shí)空的主體可以共同獲取電子檔案的內(nèi)容，對(duì)電子檔案信息進(jìn)行閱覽。部分電子檔案具有隱秘性，機(jī)密文件涉及國(guó)家社會(huì)利益。一旦這些檔案信息被泄露，將給國(guó)家社會(huì)帶來不可估量的損失?；ヂ?lián)網(wǎng)系統(tǒng)容易受到黑客攻擊，部分不法之徒對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行了修改，導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)失真。最后，電子檔案具有不完整性。電子檔案是流動(dòng)的，管理者需要捕捉電子檔案的信息數(shù)據(jù)，避免信息數(shù)據(jù)缺損。但隨著時(shí)間的不斷延長(zhǎng)，電子檔案信息會(huì)越來越多，檔案數(shù)據(jù)會(huì)不斷累積，電子檔案的管理難度會(huì)不斷加大，其完整性也會(huì)受到不利影響。鑒于電子檔案存在弊端，電子檔案與紙質(zhì)檔案存在關(guān)聯(lián)性，應(yīng)該正確對(duì)待電子檔案、紙質(zhì)檔案，不斷提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案管理的精度。電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，其有著巨大優(yōu)勢(shì)，與紙質(zhì)檔案一起為社會(huì)提供了服務(wù)，當(dāng)前社會(huì)各行各業(yè)都形成了紙質(zhì)檔案與電子檔案，開展了檔案管理工作。在檔案室內(nèi)，檔案管理者需要對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案進(jìn)行區(qū)分，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙向轉(zhuǎn)換，并對(duì)重要檔案信息進(jìn)行備份。紙質(zhì)檔案與電子檔案有著不同特點(diǎn)，二者相輔相成，推動(dòng)了檔案管理工作的順利開展。在實(shí)際工作中，應(yīng)該秉持檔案管理的基本原則，遵循國(guó)家規(guī)定的檔案管理方法，立足檔案管理基礎(chǔ)理論，實(shí)現(xiàn)人力資源和物力資源的統(tǒng)一調(diào)配。

因此在新的時(shí)代背景下，現(xiàn)代技術(shù)突飛猛進(jìn)，催生了電子檔案。電子檔案是對(duì)紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充，具有紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢(shì)，在一定程度上緩解了檔案管理者的工作壓力，推動(dòng)了檔案管理工作的現(xiàn)代化的信息化。值得注意的是，電子檔案也存在不足之處，其不能取代紙質(zhì)檔案，需要和紙質(zhì)檔案相互配合。檔案管理者應(yīng)該并重紙質(zhì)檔案與電子檔案，把握二者之間的關(guān)系，提高檔案利用效率?！稒n案管理實(shí)務(wù)》從不同角度為我們介紹了檔案管理工作機(jī)構(gòu)設(shè)置、規(guī)章制度建立、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、信息資料開發(fā)利用等，為我國(guó)檔案管理工作提供了很好的意見和建議。