吳桂娟

(公主嶺市河湖管理中心，吉林 公主嶺 136100)

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷深化改革，事業(yè)單位的社會(huì)職能也出現(xiàn)了較大的變化，想要實(shí)現(xiàn)單位的健康及穩(wěn)定發(fā)展，需要以人才隊(duì)伍作為支撐。人事檔案作為事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵組成部分，其記錄了單位人員的基礎(chǔ)情況和工作表現(xiàn)，具有一定的公正性和客觀性，是事業(yè)單位晉升干部和選撥人才的重要依據(jù)，因此，事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到人事檔案的價(jià)值和必要性，結(jié)合自身實(shí)際情況，采取有效措施加強(qiáng)管理，提升管理效率和質(zhì)量。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性分析

1.1 提升單位管理能力

人事檔案作為事業(yè)單位檔案工作的基礎(chǔ)性?xún)?nèi)容，其記錄了單位所有人員的基本信息，是單位獲取人才、利用人才以及選撥人才的依據(jù)，通過(guò)科學(xué)利用和管理人事檔案，能夠?qū)挝坏母黜?xiàng)管理流程和工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，促使管理趨于有序性、科學(xué)性以及合理性方向發(fā)展，對(duì)強(qiáng)化事業(yè)單位的管理能力提升具有重要價(jià)值。

1.2 優(yōu)化人力資源配置

在事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行中，需要以人才作為支撐，通過(guò)各個(gè)崗位人員的密切配合完成各項(xiàng)工作，人力資源是事業(yè)單位有序發(fā)展的基礎(chǔ)和前提。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下，社會(huì)人才競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，事業(yè)單位優(yōu)化人力資源配置的方式主要為外部引進(jìn)和內(nèi)部提拔，人事檔案是事業(yè)單位選撥人才的重要依據(jù)，對(duì)人事檔案開(kāi)展有效管理，能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)選撥人才提供參考，發(fā)現(xiàn)員工的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，進(jìn)而將其安排到合適的崗位上，真正實(shí)現(xiàn)人盡其才，實(shí)現(xiàn)單位人力資源優(yōu)化配置。

1.3 實(shí)現(xiàn)員工動(dòng)態(tài)跟蹤

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，人才是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)保障，人事檔案記錄了員工的獎(jiǎng)懲情況、工作表現(xiàn)、個(gè)人經(jīng)歷以及基礎(chǔ)信息，是員工發(fā)展和提升自我的重要記錄，通過(guò)人事檔案管理能夠幫助事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)掌握員工的思想以及能力發(fā)展動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)員工動(dòng)態(tài)跟蹤，有助于單位儲(chǔ)備人才、利用人才以及挖掘人才。

2 優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理的策略

2.1 重視思想建設(shè)

人事檔案對(duì)于事業(yè)單位而言具有重要價(jià)值，是單位挖掘人才的關(guān)鍵依據(jù)，事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)和所有員工都要給予其高度重視，并且在單位內(nèi)部開(kāi)展思想建設(shè)，積極配合檔案人員做好各項(xiàng)管理工作。首先，在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，人事檔案的價(jià)值性日益凸顯，事業(yè)單位要設(shè)置專(zhuān)業(yè)的管理機(jī)構(gòu)，不能附屬于檔案室或者人力資源部門(mén)，要將其作為獨(dú)立的機(jī)構(gòu)便于各項(xiàng)工作開(kāi)展。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員以及內(nèi)部員工都要轉(zhuǎn)變以往的固化思想，給予人事檔案以重視，加強(qiáng)單位內(nèi)部宣傳，促使各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。最后，檔案人員作為開(kāi)展管理工作的主體，需要迎合時(shí)代發(fā)展，解放思想，摒棄以往的陳舊落后觀念，在管理中加強(qiáng)創(chuàng)新改革，積極探索全新的管理方法、管理內(nèi)容、管理流程以及管理制度，推動(dòng)人事檔案管理趨于規(guī)范化及流程化方向發(fā)展。

2.2 制定管理制度

制度是開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)和前提，科學(xué)的制度能夠?yàn)楣芾砉ぷ魈峁┮罁?jù)和指導(dǎo)，由于人事檔案管理具有一定的復(fù)雜性和繁瑣性，如果缺乏制度作為指導(dǎo)，容易導(dǎo)致工作出現(xiàn)混亂情況，對(duì)檔案資源的真實(shí)性、可靠性以及安全性帶來(lái)負(fù)面影響，因此，事業(yè)單位要結(jié)合工作需求制定各項(xiàng)管理制度。首先，在制定各項(xiàng)制度中，要充分聽(tīng)取員工的意見(jiàn)和建議，保證制度的合理性、科學(xué)性以及操作性，構(gòu)建完善的制度體系，涉及人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和內(nèi)容，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供指導(dǎo)；其次，管理制度并不是一成不變的，事業(yè)單位要根據(jù)工作具體情況，對(duì)制度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和優(yōu)化，保證制度的針對(duì)性以及操作性；最后，由于人事檔案對(duì)信息的可靠性和真實(shí)性具有較高的要求，事業(yè)單位在制定相關(guān)制度中，需要涉及檔案的收集、整理、歸檔以及利用等環(huán)節(jié)，進(jìn)而保證人事檔案資源的完整性以及真實(shí)性。

2.3 提升人員素質(zhì)

檔案人員是開(kāi)展人事檔案管理的主體，其業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)與管理效率具有密切關(guān)系，但是當(dāng)前，由于事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理缺乏正確認(rèn)知，檔案人員在管理能力和綜合素質(zhì)等方面不符合崗位要求，甚至一些單位沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)職的檔案人員，兼職人員的精力和時(shí)間有限，難以全身心的投入到管理工作中，對(duì)管理效率和質(zhì)量帶來(lái)負(fù)面影響，因此，事業(yè)單位要采取相關(guān)措施提升檔案人員的素質(zhì)和能力，構(gòu)建一支能力強(qiáng)、素質(zhì)高、專(zhuān)業(yè)化的現(xiàn)代管理隊(duì)伍。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)高度重視，積極從內(nèi)部挖掘高素質(zhì)的檔案人才，從社會(huì)和高校中吸納具有專(zhuān)業(yè)背景的人才，不斷完善、充實(shí)管理隊(duì)伍。其次，由于人事檔案管理對(duì)人員的業(yè)務(wù)能力要求較高，單位要定期組織人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要涉及專(zhuān)業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)操作能力以及職業(yè)素養(yǎng)，通過(guò)培養(yǎng)提升人員能力，促使其更好地勝任崗位工作。最后，制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作態(tài)度不端正的人員給予一定處罰，調(diào)動(dòng)其參與工作的熱情和積極性。

2.4 加強(qiáng)信息建設(shè)

我國(guó)信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，其已經(jīng)在諸多領(lǐng)域獲得廣泛而深入的應(yīng)用，并取得了顯著的應(yīng)用效果。當(dāng)前，信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用程度不斷加深，事業(yè)單位要充分發(fā)揮信息技術(shù)的管理優(yōu)勢(shì)，投入物力和資金資源加強(qiáng)信息建設(shè)。首先，事業(yè)單位要采購(gòu)信息化管理所需的硬件設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，更新以往的陳舊設(shè)備，為信息化管理提供硬件支撐。其次，加強(qiáng)人事檔案資源庫(kù)建設(shè)，將音頻、視頻以及文字資源充分結(jié)合，保證人事檔案管理趨于數(shù)字化方向發(fā)展，降低紙質(zhì)檔案管理的資金成本和占地面積。

2.5 完善檔案功能

在事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作中，人事檔案具有重要價(jià)值，事業(yè)單位要充分發(fā)揮以及挖掘其應(yīng)用價(jià)值，進(jìn)一步完善檔案功能。首先，在檔案信息收集中，保證重要信息的完整性、可靠性，并對(duì)重要信息進(jìn)行長(zhǎng)效保留。其次，不斷豐富以及擴(kuò)大人事檔案的內(nèi)容，例如涉及失業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)以及養(yǎng)老保險(xiǎn)等方面，提升檔案的參考價(jià)值。最后，人事檔案要對(duì)員工的工作業(yè)績(jī)、工作表現(xiàn)、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)以及學(xué)習(xí)獎(jiǎng)勵(lì)進(jìn)行分析，滿(mǎn)足單位對(duì)用人的多元化需求。

3 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位要給予人事檔案管理高度重視，并采取有效措施進(jìn)行完善和優(yōu)化，發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，為單位選撥人才提供參考和依據(jù)，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供人才支撐。