任晨陽

(宿遷學院, 江蘇宿遷223800)

高校辦公室作為高校重要的管理服務部門，同時也是學校的“窗口”部門，在學校的行政管理體系中承擔著上情下達、對外聯(lián)絡、綜合協(xié)調、綜合服務、管理督辦等多項職能[1]。高校行政綜合管理是高校運行的“中樞”，行政綜合管理體系是實現(xiàn)學校跨越式發(fā)展的基礎保障[2]。辦公室行政管理和綜合服務水平高，能在很大程度上提升學校在行政管理、教學科研、人才培養(yǎng)和服務地方經(jīng)濟等各方面工作的成效，同時也展現(xiàn)了學校整體的工作水平和對外的良好形象。近年來，地方高校、民辦高校紛紛向應用型本科高校轉型發(fā)展，高校辦公室管理內容也要隨之轉型，所需要面臨的挑戰(zhàn)也相應增加，管理制度有待完善、重管理輕服務等問題日益凸顯，影響辦公室的行政管理效能。

一、應用型高校辦公室工作的特點

(一) 綜合性相對于校內其他職能部門，辦公室的行政管理工作范圍更廣，內容更加具體和瑣碎，有時還需要與學校多個部門協(xié)作共同完成。同時，辦公室還要及時收集和把握上級的方針政策和指示精神，熟悉學校的工作計劃、安排在學校各部門的具體落實情況。除此以外，學校具體職能部門沒有明確負責的事務，辦公室也需要主動跟進落實。

(二) 服務性辦公室工作有較強的服務性，基本指導思想是“三服務”理念，即服務好學校領導、服務好學校各職能部門、服務好廣大師生員工。同時,辦公室工作中對文件、會務、事務的處理等也體現(xiàn)了較高的服務性。辦公室工作服務質量的高低，還取決于工作人員的服務意識。

(三) 隨機性辦公室會經(jīng)常面臨一些需要急辦的任務，處理突發(fā)問題。因此，辦公室工作的臨時性、突發(fā)性和隨機性特點較明顯。如學校在承辦學術年會期間，政府部門臨時安排調研任務，類似情況時有發(fā)生，這就要求辦公室既要高效、保質、保量地完成學校重大會務工作，又不能影響接待政府部門的調研活動。

(四) 時效性辦公室作是高校各項工作運轉的中樞部門，無論是接收主管部門發(fā)文和工作指示，還是學校的上行請示，亦或是校內相關信息的通知和傳遞，還是學校的重大事項的跟進與督辦，都需要快捷、及時和準確，這就要求辦公室工作人員必須在規(guī)定的時間節(jié)點內完成相應的工作，才能體現(xiàn)工作效能。因此，高校辦公室工作的特點還具有時效性。

(五) 保密性辦公室在辦文的過程，會有一部分的涉密文件；在辦公室辦會過程中，還會接觸到學校很多重大事項的安排和決策；辦公室工作人員，長期在核心的崗位工作，一些領導討論的機密信息也會較早地知道。以上都是學校工作的機密信息，辦公室工作人員必須做到“管住嘴”，做到高度的保密。

二、應用型高校辦公室行政管理面臨的問題

(一) 管理制度不完善高校辦公室工作綜合性強、隨機性大、時效性高，必須要有嚴格的管理制度和標準的辦事流程，否則，將會影響辦公室甚至學校其他職能部門的工作效能。當前，雖然在辦公室文件流轉、會務安排和綜合事務中，已經(jīng)形成了系統(tǒng)的工作制度和辦事流程，但并不完善，與應用型高校的辦學定位還不配套。另外，還有部分高校存在執(zhí)行走樣甚至不按制度執(zhí)行的情況。在學校發(fā)展的不同階段，如何及時調整制度建設，規(guī)范辦理流程，保障辦公室工作的有效開展，是管理中面臨的首要問題。

(二) 綜合協(xié)調能力不足辦公室工作和聯(lián)系對象是上級政府、兄弟院校、企事業(yè)單位及學校內部各職能部門，負責做好學校綜合性事務工作，具有協(xié)調各方的重要職能。因此，高校辦公室會遇到各種各樣的事情、各種各樣的矛盾。綜合協(xié)調、化解矛盾、減少分歧是辦公室的難點工作，工作人員在處理這些問題的時候，往往會顯得能力不足、經(jīng)驗不夠，稍有不慎，還會引起更加激烈的矛盾，未能起到協(xié)調的作用。

(三) 業(yè)務水平不夠很多人認為辦公室人員就是“打雜的”，跑跑腿、傳傳話，打打材料，領導安排什么就做什么，也不用追求工作創(chuàng)新，甚至不用主動思考工作[3]。事實上，辦公室工作人員不僅要做好自身的本職工作，還需要了解學校的發(fā)展規(guī)劃，教學單位的教學科研工作，學生管理工作和學校其他職能部門的工作。這就要求辦公室工作人員成為“全面手”，要加強多方面知識的學習，熟悉國家的大政方針，了解各學科常識，知曉各職能部門常規(guī)業(yè)務內容和范圍。但是，辦公室工作本身存在人手少、任務重，事務雜等特點，想要進行系統(tǒng)、專業(yè)的學習和培訓難度較大。

(四) 服務意識不強雖然很多高校的辦公室工作提出了“三服務”工作理念，但是落實到具體工作中，就出現(xiàn)了工作打折扣的現(xiàn)象。一些辦公室工作人員受到官僚主義思想的侵蝕和影響，更多地把服務重心放在了領導上，加之辦公室事務繁雜，所以在服務學校職能部門和廣大師生上就有所欠缺，表現(xiàn)出服務意識不強等問題。這就很容易造成部分師生對學校辦公室的工作不滿意，甚至對學校工作有意見。另外對于領導的服務還會出現(xiàn)具體事務工作多，參謀助手作用發(fā)揮不明顯等現(xiàn)象。

三、改進應用型高校辦公室行政管理的措施

(一) 加強制度建設無論是什么工作，健全的管理制度，規(guī)范的工作程序都是高校行政管理工作有效開展的基礎。對于辦公室工作，更是如此，因為辦公室工作具有綜合性、隨機性和時效性，如果沒有完善的管理制度和規(guī)范的工作流程作為保障，就容易出現(xiàn)管理和工作上的混亂甚至失誤。首先要做到職責分明，權限清晰，責任到崗，責任到人，確保各項工作每個節(jié)點都有據(jù)可依，有章可循；第二，在保證管理制度和工作流程規(guī)范化的同時，還要根據(jù)學校應用型的辦學定位要求，做好適時、及時的完善、調整和補充。第三，確保制度有效落實，辦公室工作要隨時接受各職能部門和廣大師生的監(jiān)督。

(二) 提升綜合協(xié)調能力綜合協(xié)調工作是高校辦公室行政管理中的一項重點工作，直接關系到學校行政工作效能。首先要了解學校的各項規(guī)章制度，熟悉各部門單位的崗位職責，把握好領導的意圖；其次要加強與校內部門單位的溝通聯(lián)系，減少分歧，讓大家的目標向著一個方向去努力；最后還要聯(lián)絡協(xié)調好與業(yè)務指導單位、地方政府、社會各界的關系，對外展示良好的學校形象。

(三) 提高業(yè)務水平如果辦公室工作人員有較高的業(yè)務水平，那么他完成日常事務性工作的效率也較高，提升辦公室工作人員業(yè)務能力，也是體現(xiàn)學校高效管理的關鍵所在。辦公室工作人員除了在文件處理、會務安排和綜合事務等本職工作上要成為“專家”，還要在教學、科研、人事管理等知識方面成為“全面手”，辦公室工作人員在本崗位的業(yè)務上要做到“精”和“?！保谄渌嚓P工作的專業(yè)知識儲備上也要做到“寬”和“廣”。辦公室的工作人員在不斷加強文筆功底的同時，還需要提高綜合協(xié)調能力，組織管理能力，現(xiàn)代化辦公室設備運用的能力，臨場應變能力等，才能更加有效地提升業(yè)務水平和工作效能。

(四) 增強服務意識辦公室的工作更多的是服務性工作，“三服務”的工作理念不能只是口號，而要真切落實到實際工作中去。辦公室工作人員要擺脫官僚主義思想，強化思想認識，做好服務領導工作的同時，在對職能部門和廣大師生員工的服務上更要做到熱情、周到、細心，主動。在辦公室工作權限之內的問題，及時予以解決，超出工作職能范圍的，能夠綜合協(xié)調的，盡快幫助協(xié)調，提高工作實效。要提高服務意識，不僅要有制度的制約，關鍵還需要提高自身的職業(yè)道德修養(yǎng)，要學會正確處理得與失的關系，甘當印度詩人泰戈爾筆下的“綠葉”。這樣，才能真正改進工作中的服務方式、服務態(tài)度、服務質量。