周睿松/文

在我國經濟逐步與國際接軌之后，國內各行業(yè)也獲得飛速發(fā)展，特別是在相關政策和條例的規(guī)范與支持下，各大行業(yè)逐漸趨向更好方向發(fā)展。對一個企業(yè)來說，物資采購管理是非常重要的。物資采購流程通常包括了五個環(huán)節(jié)，分別是價格詢問、物資采購、物資運輸、物資管理、物資分配及使用。由于物資采購涉及較廣的范圍，采取以往的物質采購方式，是無法保證可以獲得完整、實時的信息，并缺乏有效的監(jiān)管。對此，必須采取有效的信息途徑來傳播和反饋信息，以此充分發(fā)揮物資信息管理平臺的作用。

一、物資采購管理中信息化的重要性

（一）有助于物資采購成本控制

物資采購管理中運用信息化，能夠擴大物資方面的信息收集范圍，通過在更大范圍內收集、分析及整理的信息，從而促使物資采購、存儲及管理實現(xiàn)集中化、自動化和智能化，簡化物資采購、存儲及管理中復雜的操作流程，進而減少企業(yè)物資采購管理中信息收集與存儲管理的成本。同時，通過運用信息化，企業(yè)還能夠通過網絡直接與供應商商談、采購及管理，以此更加便利地收集和交流物資采購信息，從而有效降低物資采購管理中的商談成本。由此可知，物資采購管理中應用信息化，有助于控制物資采購成本。

（二）有助于提高物資采購管理時效性

企業(yè)在過去進行物資采購管理時，普遍存在信息不對稱和信息獲取途徑不通暢的問題，這些問題在很大程度上降低了物資采購管理的效率。在物資采購管理中運用信息化，建立信息化電子商務系統(tǒng)，能夠提高物資流轉的路徑，有助于保障物資的實時性，高效處理過去物資采購管理中存在的物資沉積與供應滯后的問題，進一步提高物資采購管理的實效性。

（三）有助于控制物資采購全過程

物資采購管理中信息化的運用，有助于控制物資采購管理整個過程，把物資采購管理全過程加以有效整合，實時記錄、分析物資采購管理全過程中的各種信息。一方面，對后期工作中隨時查閱有利；另一方面，有利于預警物資采購管理中出現(xiàn)的一些問題，從而讓物資采購管理工作更加透明化與標準化，保證物資采購管理全過程都處于被監(jiān)督狀態(tài)，從而有效避免發(fā)生風險。

二、企業(yè)物資采購管理中存在的主要問題

（一）物資采購歸口管理不夠明確

現(xiàn)階段，一些企業(yè)為了能夠快速便捷地為企業(yè)生產提供配置資源，采取分散自由采購方式，將企業(yè)采購權授權給內部用料單位，企業(yè)通過這種內部多方自由采購方式，有效提高了企業(yè)各部門配置資源效率，但是卻存在著嚴重不足。主要有兩種：一種是這種采購方式無法形成批量采購，增加了采購成本，影響到了企業(yè)規(guī)模效益；另一種是由于企業(yè)在發(fā)展過程中對員工缺乏較強的約束機制，企業(yè)各部門自由采購存在著透明度不足的問題。

（二）供求信息有效性不足

供求信息是物資采購管理的基礎，供求信息的可靠度對企業(yè)和物資供應商之間溝通與買賣活動具有直接影響，并且真實有效的信息是物資采購管理的基礎。當前物資供求信息可靠性不高，時常會出現(xiàn)缺乏完整性與實時性的現(xiàn)象。比如針對相同的物資，有多個供應商，提供的物資信息不夠全面，在物資采購過程中就會出現(xiàn)物資質量和要求不相符等問題。同時，如果不夠了解供應商的具體情況，就容易使企業(yè)在選擇供應商時只是根據(jù)檔案記載的情況來進行選擇。

（三）物資采購途徑分散

在市場經濟不斷發(fā)展的背景下，供應途徑不斷增多，從而擴大了采購工作的選擇范圍。當前市場上隨處可見假冒偽劣、價格相對較高的物資，對企業(yè)物資采購質量具有較大影響。由于企業(yè)采購途徑分散，難以全面了解物資供應商情況，在采購方式上，重點選擇更具性比價優(yōu)勢的傳統(tǒng)方式，因此物資采購會出現(xiàn)各種問題。

（四）物資采購管理制度完善度不足

缺少相關的物資采購管理制度，將可能會使采購過程出現(xiàn)問題。一方面，缺少管理制度會使一些工作人員不按照規(guī)范的操作流程去進行操作，從而增加出現(xiàn)問題的概率；另一方面，缺少管理制度會致使工作人員工作態(tài)度散漫，從而浪費人力資源，并且降低企業(yè)整體實力和市場競爭力。

三、信息化在企業(yè)物資采購管理中的運用措施

（一）建立物資采購管理平臺

要想實現(xiàn)物資采購管理信息化，企業(yè)有必要構建物資采購管理平臺。在物資采購管理平臺建構之前，企業(yè)需要先分析物資采購管理的特點，從而建立一個科學有效的物資管理平臺，同時有效發(fā)揮互聯(lián)網的信息收集與整理優(yōu)勢，建立一個集多方面信息為一體的自動化管理平臺，促使物資采購管理實現(xiàn)自動化。

（二）內部管理實現(xiàn)信息化

物資采購管理不只需要與供應商進行溝通，還需要和企業(yè)各部門保持密切聯(lián)系，深入了解各部門物資需求情況，從而便于更好地進行物資采購管理?；诖?，需要建立信息化檔案，通過物資精細化管理系統(tǒng)，詳細記錄并分析各部門物資情況，通過系統(tǒng)平臺對信息進行對比、調用信息，從而保證信息具有較高的可靠性。同時也便于詳細分析各部門物資需求情況，制定分析圖表，方便進行資金管理等相關工作，并且可以有效避免由于物資剩余或過多采購而產生的物資浪費問題。

（三）實現(xiàn)數(shù)字化采購

數(shù)字化采購技術重點是通過數(shù)據(jù)的方式顯示物資信息，并且有關工作人員也能夠直接篩選和處理信息，使得整個過程更為便捷，也是當前企業(yè)實現(xiàn)信息化采購的一種有效方式。物資采購工作人員在運用數(shù)字化采購方式時，可以從以下幾方面來進行：首先，建立相對健全的信息反饋系統(tǒng)，此后統(tǒng)計出需求量。信息的雙向性和信息反饋之間存在相互影響的關系。從信息反饋來分析，可以是一線生產部門，也可以是其他生產部門。所以，企業(yè)負責物資采購的相關人員可以通過系統(tǒng)反饋的信息來統(tǒng)計物資數(shù)量。其次，建立一個動態(tài)的信息跟蹤管理系統(tǒng)，同時及時記錄各階段的物資采購信息，了解企業(yè)目前物資的庫存與消耗情況，為企業(yè)正常的生產運行提供保障。最后，構建可以采集市場信息的系統(tǒng)，及時掌握市場的動向信息與物資供應情況等，方便企業(yè)通過供求需求來調整生產計劃，防止出現(xiàn)盲目采購問題。

（四）實現(xiàn)采購一體化

在傳統(tǒng)的物資供應中，企業(yè)按照自身的具體需要，統(tǒng)一領取所需物資。但是因為企業(yè)各部門相對分散，所以需要對一些常用的物資與材料進行定量儲備。在此情況下，勢必會導致某種物資在一個部門積沉，而其他部門則短缺，物資供應部門就會進行重復采購，導致物資與資金嚴重浪費問題。所以，在物資采購管理信息化中，需要對物資進行系統(tǒng)化與專業(yè)化的管理，改變過去主動領取物資的方式，通過在生產單位設置物資采購與供應環(huán)節(jié)，并讓供應站統(tǒng)一管理供應點的物資工作人員與物資。供應站對于所需的各種材料，應根據(jù)實際情況來制定詳細的消耗數(shù)額。假如在實際應用中出現(xiàn)了超標問題，供應站應按照具體情況減免物資供應。通過這種方式來有效控制隨意領用物資現(xiàn)象，通過這種方式更好地控制企業(yè)物資采購成本，進一步提高經濟效益。

（五）健全信息化采購制度

健全物資采購制度，可以幫助企業(yè)實行規(guī)范化過程管理，便于企業(yè)監(jiān)管物資采購過程。因為傳統(tǒng)的管理模式欠缺相關的信息化管理制度，容易使企業(yè)內部信息不通暢，采購部門無法及時加以統(tǒng)計與確定，采購之后就容易出現(xiàn)大量物資閑置問題。所以，企業(yè)有必要建立信息化采購制度。通常情況下，企業(yè)在采購物資前，需要去企業(yè)內部進行統(tǒng)計后在進行采購。而制定信息化采購制度就是為省去這個環(huán)節(jié)，從而節(jié)省人力與時間。此外，還需要仔細記錄企業(yè)內部物資消耗情況，便于之后核查。

（六）建立人才培養(yǎng)體系

企業(yè)進行物資采購管理工作的核心是建立人才培養(yǎng)管理體系。建立人才培養(yǎng)體系，需要企業(yè)投入一定的精力和足夠的人力，同時還需要相關管理部門提供支持。第一，企業(yè)需要組織開展人員培訓工作。企業(yè)最初招聘的員工大多數(shù)是剛畢業(yè)相應專業(yè)的大學生，工作經驗不足，在工作中容易出現(xiàn)各種問題，進而影響到工作質量與效率。因此，企業(yè)應針對這些員工開展崗前培訓工作，定期為新員工講解如何處理工作中容易出現(xiàn)的各種問題，從而讓員工可以快速獲得成長，積累更多的工作經驗。第二，需要嚴格把控員工的審核過程，也就是嚴格審核員工的各種信息，對員工的專業(yè)水平加以考察。第三，企業(yè)還應成立培訓班，定期對在職員工進行在職培訓，在培訓后還需要進行考核，從而確保所有員工都能處于積極的工作狀態(tài)并具有較高的業(yè)務水平。

四、結語

信息化是社會發(fā)展的必經之路，為更好地適應經濟社會發(fā)展，企業(yè)物資采購管理也應順應信息化發(fā)展。企業(yè)物資采購管理實現(xiàn)信息化，對物資采購管理規(guī)范化有利，通過構建收集信息、整合信息以及信息反饋的平臺，確保物資采購管理流程可以獲得很好的效果，并逐漸向高效性、實時性的方向發(fā)展，從而提高企業(yè)物資采購管理質量與效率，并減少物資采購管理中的成本投入，促使企業(yè)獲得更好的發(fā)展。