王　超

談高職院校人事檔案信息化管理

王超

（山東商務職業(yè)學院，山東 濟南 250000）

高職院校人事檔案信息化管理就是通過將信息技術與人事部門的檔案資源的有效結合，將一般的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過大數(shù)據(jù)的有效手段，對內(nèi)部檔案資源進行整合，實現(xiàn)有效保護檔案管理，提高人事部門日常的辦事效率，促使專門從事檔案資源管理的工作人員提高管理效率。檔案管理工作人員通過積極地構建信息化管理模式，將高職院校內(nèi)部人事檔案管理數(shù)據(jù)化，最終實現(xiàn)人事檔案的資源共享。

高職院校；人事檔案；信息化管理

隨著近年來高職院校的快速發(fā)展，師資力量不斷完備和充足。在高職院校的老師，一邊要學習進修，一邊工作，所以學校的人事檔案經(jīng)常變動，加上隨著信息技術的不斷發(fā)展，對于學校的人事檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。高校迫切需要通過信息技術的結合，將人事檔案進行大數(shù)據(jù)化管理，建立人事信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的搜集和登記，為高校的人事檔案管理提供充足的條件，服務于高校的長遠發(fā)展。

1 信息化管理系統(tǒng)的建設思路

由于檔案信息管理中存在信息孤島的問題，所以當下最需要考慮的是集成問題，要從實際的需求出發(fā)，從電子文件在系統(tǒng)中形成和歸檔，不斷地進行整理和規(guī)劃，形成電子化的檔案信息管理，通過對各個環(huán)節(jié)進行集成系統(tǒng)的應用關鍵，實現(xiàn)信息的數(shù)據(jù)化管理，在管理的過程中注意規(guī)范化。

檔案信息管理的核心任務是檔案業(yè)務，檔案管理工作人員是管理檔案的主體，這是需要時刻牢記的，而在檔案進行信息管理之后，受益者則是全體教職工人員，他們是信息資源的享用者，能夠第一時間感受到信息力量的強大[1]。通過信息技術的手段，實現(xiàn)對檔案資源的合理規(guī)劃和使用，能夠進一步建設更好的業(yè)務系統(tǒng)，提升信息建設中的服務意識。

應該牢固掌握信息管理過程的流程，充分認識到信息發(fā)展建設的重要性，學校內(nèi)部的需求是推動信息資源進行管理的動力，通過對檔案的儲備、管理到訪問都要經(jīng)過嚴密的審批，環(huán)節(jié)流程的變化、檔案管理的業(yè)務系統(tǒng)建設、信息內(nèi)容之間的交互，對于不同階段的信息管理具有不同的要求，這就需要相關工作人員要增強自身的專業(yè)素質(zhì)，借鑒其他學校信息管理的成果經(jīng)驗，加以改造，調(diào)動符合自身發(fā)展的要素，滿足學校發(fā)展的要求[2]。

最后，信息的應用和發(fā)展是最重要的環(huán)節(jié)，也是最后能夠體現(xiàn)信息化管理效果的實現(xiàn)，這一階段需要對信息系統(tǒng)軟件進行挑選、購買、調(diào)試和使用，加強信息系統(tǒng)的配置使用，對管理工作人員進行合格培訓，使他們了解到具體的操作流程，整個檔案的管理系統(tǒng)由管理工作人員負責，信息技術人員要根據(jù)后臺的反饋及時修復，完善措施。

二、業(yè)務流程和功能需求

在高職院校的人事管理檔案中，檔案呈現(xiàn)了跨越多個階段、多個部門的特點，從形成、移交、保管再到最后利用的階段，都是相當復雜的，而且每個階段檔案的管理要涉及到諸多的部門審核，包括多項業(yè)務流程。

1.業(yè)務流程

第一階段：信息的數(shù)字化。這方面主要涵蓋了兩方面的內(nèi)容，第一是現(xiàn)有館藏的檔案信息化的處理，包括了檔案的整理、掃描和圖文信息的錄入；第二方面包括了現(xiàn)有檔案信息的執(zhí)行，主要就是通過辦公自動化，用掃描儀來將檔案形成數(shù)字化信息，通過嚴格的規(guī)范和要求將其上傳至系統(tǒng)當中，成為檔案信息。

第二階段：信息規(guī)范的整合。首先確定統(tǒng)一的格式規(guī)范，培訓信息管理工作人員的標準化管理要求，各個部門的業(yè)務人員再將信息上傳，將其錄入系統(tǒng)當中，系統(tǒng)自動地將檔案信息進行歸納和保存，能夠方便信息的查詢和統(tǒng)計，形成一個規(guī)范的系統(tǒng)管理。當然，對于一些不合規(guī)范的檔案信息，工作人員要及時修正和處理。

第三階段：信息的存儲。信息的儲存指的就是當管理工作人員在對信息進行審核的時候，整理和歸納信息，在保證信息是完好的，沒有任何紕漏的前提條件之下，對信息進行系統(tǒng)的錄入，添加入庫信息，填寫儲存位置和細節(jié)。

第四階段：信息的管理。檔案的信息管理是一個復雜的系統(tǒng)，主要涉及了信息的基本內(nèi)容、修改、借閱、轉(zhuǎn)檔和銷毀，這些管理業(yè)務可以交叉同時進行，沒有一個標準的流程。對于管理的工作人員來說，操作的檔案信息是統(tǒng)一放在指定的類別的，不同類型的數(shù)據(jù)信息，它們所構成的內(nèi)容不同，這就需要管理人員通過利用信息技術的檢索來查找相關檔案信息，完善工作的流程，保證檔案在管理的過程中不出現(xiàn)問題。

第五階段:檔案信息的利用。當檔案利用的操作對象，需要使用相關檔案時，是可以提取出來的，通過對管理人員的申請，調(diào)取使用的檔案資源，用完之后再返還。當借閱檔案時，借閱者一定要做好相關信息的登記，以免檔案資源的丟失。通過檔案資源的借閱，能夠方便各個部門的信息共享，檔案信息消除等[3]。

以上信息的數(shù)字化主要是由各個部門實施，信息的整理和歸納由檔案管理工作人員來負責，而信息的管理和利用也要由人員進行專門管理，這樣各司其職，才能保證檔案信息管理的規(guī)范化和科學化。

2.功能需求

檔案的信息管理是需要依托電子信息技術的，先進的技術雖然很重要，但是管理的科學化和規(guī)劃才是保證檔案信息管理的重要舉措，除了要清晰地認識到檔案管理的業(yè)務流程之外，還要根據(jù)實際的需求，將檔案進行分門別類。

信息的數(shù)字化階段：指的就是檔案信息管理的工作人員，要對檔案進行規(guī)范化的處理，提供簡潔明了的操作界面，方便借閱者瀏覽，呈現(xiàn)清晰的圖文格式，對于一些復雜的操作步驟盡量簡化，能夠方便相關人員進行查閱和瀏覽，詳細記錄操作的流程和功能。

信息的規(guī)范化整理階段：檔案管理人員需要自動提供檔案信息管理歸類，依靠強大的數(shù)據(jù)確定信息的整合和融合，提供檔案信息的檢查功能，檔案的管理要發(fā)布公告等等，同時在整理數(shù)據(jù)檔案時，提高相關工作人員的工作素質(zhì)和專業(yè)化能力，保證檔案管理過程的完整性和高效性。

信息的存儲階段：主要是面向檔案管理的工作人員，他們要對檔案信息進行批量審核，優(yōu)化檔案審核的流程，提供方便快捷的查詢功能，保證信息能夠完好無損，儲存在電子信息系統(tǒng)當中，通過在信息的存儲過程中，及時更新信息，完善信息，提高信息的利用效率[4]。

信息的管理階段：在該階段，對于各類信息的管理，要通過信息技術來進行管理和規(guī)劃，實現(xiàn)信息的高效分享功能。完善檔案信息的借閱記錄和時間的統(tǒng)計，在管理當中，及時地對于為處理的信息進行修正，提高管理的方案和效率，保證管理的科學化。

信息的利用階段：主要是面向的各個部門的主管和干部，及時發(fā)布檔案管理的信息通知，方便信息的查看，提供信息的查詢功能，能夠有效地實現(xiàn)信息資源的共享，通過電子信息技術，還可以讓相關人員進行在線閱讀，提升信息的共享效率。

三、系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

高職院校的人事信息管理的設計理念主要有以下幾點：第一，實現(xiàn)信息的數(shù)字化，將原有的紙質(zhì)檔案信息進行電子化處理，實現(xiàn)辦公的自動化，通過信息化平臺將檔案信息錄入系統(tǒng)；第二，實現(xiàn)信息管理的規(guī)范化，通過加強檔案信息環(huán)節(jié)的監(jiān)控，嚴格規(guī)范檔案信息的流程，信息的審核和修改也要及時跟進，最終實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化。第三，信息的集成化，通過利用電子信息技術，將檔案信息進行進行上傳，自動歸類，對于人事檔案信息的管理，可以通過類別和職稱進行分類，提供查詢和統(tǒng)計；第四，實現(xiàn)信息資源的最大共享，通過對高職院校人事信息化管理的完成，實現(xiàn)公開個人信息跨組織、跨部門的查詢和統(tǒng)計，最大限度地實現(xiàn)數(shù)字化共享，提高人事檔案管理的利用效率[5]。

四、加強檔案建設

1.完善管理機制，建立檔案管理制度體系

通過建立人事檔案管理制度體系，有利于進一步保障檔案管理工作的開展，制度的建立能夠有效促進工作人員的合理分工。詳細劃分自身的工作內(nèi)容，及時完成相關檔案管理的任務，積極落實檔案管理工作的開展。如何建立行之有效的檔案管理體系，可以依據(jù)國家相關法律政策來制定，也可以參照國家上的一些準則。但是需要注意的是，制定檔案管理體系必須要建立在適合學校發(fā)展的基礎，這樣建立一套體系使得檔案管理工作人員加強落實檔案管理的力度，提升部門內(nèi)部的效率。同時也可以建立工作人員的獎懲制度，明確相關工作的內(nèi)容和方向，讓工作能夠有效地展開和落實。

2.完善信息化管理建設

檔案作為人事部門重要的信息資源，在面對當下互聯(lián)網(wǎng)的沖擊，必須要提升信息的管理水平。通過信息技術的運用，能夠加強檔案管理和服務的速度，提高日常的工作效率，節(jié)約時間成本。通過將一些紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，能有效防止信息的丟失和避免人為的破壞，這樣檔案管理更具有實效性。除此之外，依托于電腦客戶端的檔案管理信息資源不再過于單一，工作人員對于信息的采集不再停留在文字信息上，互聯(lián)網(wǎng)可以將文字、語音、圖片和視頻結合在一起，構成檔案信息資源龐大資源體系。在對信息進行管理時，可以將一些群眾關注并且可以分享的信息發(fā)布在相關平臺上，增強現(xiàn)代社會的公開性和民主化，實現(xiàn)資源的有效共享。

3.創(chuàng)新檔案資源管理的理念

創(chuàng)新理念是實現(xiàn)資源管理高效化的有力措施，這對于檔案資源管理的工作人員來說非常重要。創(chuàng)新檔案資源管理的理念，可以幫助相關工作人員順應時代，提高工作的積極性。一方面他們可以與時俱進，不斷學習掌握信息化的技術，提高對電腦的運用，以便在工作時，提高信息資源輸入的效率；另外一方面，要充分認識到資源管理的重要性，高度重視和保護信息資源，檔案的管理要跟上時代的步伐。

4.加強信息化管理人才的培養(yǎng)

人才的培養(yǎng)在一定程度上有利于促進信息化檔案資源的管理，所以相關人事部門要引起高度重視，通過創(chuàng)新各種方式，不斷地促進檔案管理人員的學習，更新他們知識，使之熟練地操作信息技術，實現(xiàn)檔案管理資源的高效化。領導要高度重視加強管理人才的信息技術的培訓，合理配置資源，通過有效的途徑讓管理人員獲取更多的培訓方法，同時也可以向上級部門申請，各個部門之間開展信息技術人才交流分享會，提高對信息技術知識的掌握，共同推動內(nèi)部檔案信息管理的有效實施。檔案的管理非常重要，一旦信息泄露，后果將不堪設想，所以在管理人員技術方面的培訓也顯很有必要，嚴格保護人事部門的檔案信息，是工作人員的職責之一。

綜上，在當前大數(shù)據(jù)時代背景之下，通過對檔案資源信息化的管理，不斷地優(yōu)化信息統(tǒng)計，能夠順應時代的變化，將資源數(shù)據(jù)化，并且結合部門內(nèi)部的實際情況，通過注重檔案資源的管理、加強建設檔案資源管理體系、完善當前信息化管理和創(chuàng)新資源管理的理念，都能有效地促進高職院校人事部門工作的有效落實。

[1]趙瑩.高職院校人事檔案信息化管理初探[J].勞動保障世界,2017(5):58.

[2]包明濤.高職院校人事檔案管理信息化[J].中國管理信息化,2015(24):204-205.

[3]任沫霖.淺析高職院校人事檔案信息化管理[J].課程教育研究,2015(35):23.

[4]陸俊先.高職院校人事檔案信息化管理研究[J].中國管理信息化,2018(8):159-160.

[5]李琳.高職院校干部人事檔案管理信息化的現(xiàn)實意義與實現(xiàn)途徑分析[J].中國管理信息化,2018(10):178-179.

2020—06—12

王超（1983—），女，漢族，山東泰安人，山東商務職業(yè)學院教師，研究方向：檔案管理。

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1673-4564（2020）05-0136-03