林 俠
(吉林省梨樹縣梨樹鎮(zhèn)預(yù)防保健中心,吉林 四平 136500)
隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的不斷加強(qiáng)與完善,我們的經(jīng)濟(jì)水平也在不斷的進(jìn)行增長,現(xiàn)代化的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也變得越來越發(fā)達(dá),電子檔案作為一種全新的檔案管理方式,使其原本的紙質(zhì)文件變得方便與輕薄,不但能夠方便人們的工作,使人們的工作變得更加的準(zhǔn)確與清晰,工作變得更加平面化。但是在方便人們工作的同時,也存在著許多新的與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或檔案管理技術(shù)相關(guān)的問題出現(xiàn)。電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)性能完善已經(jīng)成為一個當(dāng)前最重要的研究課題,這是一個值得人們進(jìn)行思考的問題。也是值得設(shè)計人員進(jìn)行深入討論與探討的問題。電子檔案管理的相關(guān)設(shè)計人員,應(yīng)當(dāng)從電子檔案管理系統(tǒng)科學(xué)設(shè)計規(guī)劃角度出發(fā),為了能夠更好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代的但電子檔案技術(shù)的應(yīng)用功能,我們在對電子檔案進(jìn)行設(shè)立設(shè)計和管理系統(tǒng)方案時,應(yīng)當(dāng)結(jié)合多方面的實(shí)際情況和問題,從整體的結(jié)構(gòu)性能角度出發(fā),提出科學(xué)合理的解決方案,以保證在設(shè)計過程當(dāng)中,在最終的結(jié)果提交時保證正確的方案的可行性,本篇文章將會對電子檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中可能出現(xiàn)的功能以及問題,還有設(shè)計方案進(jìn)行全面的確定性的簡單的分析,并對分析結(jié)果提出一定的意見和建議。
隨著社會的發(fā)展進(jìn)步,現(xiàn)代化產(chǎn)業(yè)逐漸的增多,網(wǎng)絡(luò)變得更為普及與廣泛。在傳統(tǒng)的檔案管理方式當(dāng)中,通常都是使用紙質(zhì)版來進(jìn)行檔案的記錄與管理。但是在當(dāng)今現(xiàn)代社會的發(fā)展前提下,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作,我們?yōu)榱四軌蚋旄行У恼沓鲂畔n案,以及對信息和檔案進(jìn)行歸納和整合以及保存電子檔案管理,技術(shù)已經(jīng)成為我們當(dāng)今時代必須要使用的技術(shù)之一。也正是因?yàn)檫@樣的原因,電子檔案管理系統(tǒng)隨著電腦技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用變得應(yīng)運(yùn)而生。所謂電子檔案,就是指將保存歸檔價值的文件進(jìn)行電子錄入和電子化處理,例如一些電子郵件,電子書籍以及電子類的相關(guān)的表格,報表,圖紙,信息等都可以稱為電子檔案。這些電子檔案通常都會以磁帶或者光盤或者U盤的形式來進(jìn)行存儲。然后再通過這些電子文件的命名以及對盤各種存儲媒介進(jìn)行有序的分類和歸檔。電子檔案在與傳統(tǒng)的手工檔案管理上來進(jìn)行比較時,是具有非常大的便捷優(yōu)勢的,不但能夠極大程度上的方便,日常的檔案管理工作,使得檔案管理變得不再繁瑣和復(fù)雜。還能夠使得檔案在進(jìn)行查閱和翻找時有了更大的便利性,使得檔案可以快速的得到檢索。檔案相關(guān)從業(yè)人員可以直接進(jìn)入相關(guān)的網(wǎng)站進(jìn)行查詢,即可找到電子檔案與之對應(yīng)的信息,不僅節(jié)省了在查閱檔案時所消耗掉的時間,還從極大程度上簡化了,我們在對檔案進(jìn)行查找時的繁瑣程序。
在電子檔案的實(shí)際使用過程當(dāng)中,中國目前對電子檔案的管理系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)依舊不夠完善,在檔案相關(guān)的軟件開發(fā)上依舊存在著一些不得不去考慮的問題。
傳統(tǒng)檔案在對信息進(jìn)行記錄與獲取時,主要的區(qū)別來源于紙張的大小以及材質(zhì)的不同,而針對電子檔案的存儲來說,電子檔案的存儲載體已經(jīng)十分的多元化了,比如磁盤,硬盤,磁帶,光盤等相關(guān)的戒指,都可以用來電子檔案的存儲,紙質(zhì)的檔案盡管可以隨時的進(jìn)行查閱,并且信息內(nèi)容相對全面,但是電子檔案在計算機(jī)的使用上已經(jīng)達(dá)到了初始。路滑的地步。計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有很大的依賴性,電子檔案的存在為人們提供了極大的便利?;蛟S有些時候可能會因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的關(guān)系,而導(dǎo)致存儲的載體變得不太穩(wěn)定,甚至有時電子文件都無法查閱,或?qū)z索到的信息都不能進(jìn)行清楚的識別,所以有時也很容易對電子的歸檔工作造成一些不必要的影響。也正是因?yàn)榧堎|(zhì)版的傳統(tǒng)檔案從某些角度上已經(jīng)優(yōu)于電子檔案了,尤其是在保管環(huán)境上,這就為電子檔案的保管方面提出了更加高度的要求和標(biāo)準(zhǔn),另一方面紙質(zhì)文件的信息只能是通過靜態(tài)的文字或圖形來對人們進(jìn)行呈現(xiàn),但電子文件可以展現(xiàn)多種動態(tài)形式,例如視頻聲音等各種多樣化的功能。也正是因?yàn)檫@樣,我們可以通過對圖片文字和聲音畫面的結(jié)合,讓人們在對其進(jìn)行檢索時找到更加符合條件的更加立體的信息,并且能夠直接的獲取進(jìn)行下載直接可見,所以電子檔案在實(shí)際應(yīng)用方面應(yīng)更強(qiáng)于紙質(zhì)檔案。
在網(wǎng)絡(luò)歸檔過程中,軟件忽略了電子文件元數(shù)據(jù)的歸檔,導(dǎo)致電子文件失效。同時,在傳輸電子文件時,相關(guān)軟件缺乏合理的系統(tǒng)管理設(shè)計。同時,將不科學(xué)的系統(tǒng)軟件設(shè)計應(yīng)用到電子文件管理中,會大大降低電子文件的利用率。
為了保證電子文件結(jié)構(gòu)和內(nèi)容的安全,電子文件管理系統(tǒng)必須針對潛在的安全風(fēng)險采取有效的安全措施。提高電子檔案管理的利用率也可以降低檔案的管理成本,同時提高安全技術(shù)和訪問服務(wù)水平,保證安全技術(shù)過程中的有效性和真實(shí)性,保證電子檔案系統(tǒng)的快速恢復(fù)和正常有效運(yùn)行。
不斷更新電子檔案管理系統(tǒng)的配置設(shè)施,統(tǒng)一和規(guī)范系統(tǒng)接口,保證足夠的存儲空間,保證快速高效的信息處理,保證操作系統(tǒng)與配置設(shè)施相對應(yīng)。實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的高質(zhì)量性能,加強(qiáng)各方面的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè),突出其特點(diǎn)和優(yōu)勢,實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳輸和資源共享,通過設(shè)置防火墻或設(shè)計不同的網(wǎng)絡(luò)安全來保證信息傳輸?shù)陌?全性。
案管理部門或企業(yè)還應(yīng)增加人力物力,確保經(jīng)濟(jì)可行性,吸引計算機(jī)專業(yè)人才,加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn),提高他們的計算機(jī)應(yīng)用知識和實(shí)際操作能力。電子檔案管理系統(tǒng)要以人為本,不僅需要一個多功能、快捷、方便的系統(tǒng)平臺,還需要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識和工作熱情。
綜上所述,作為一項復(fù)雜的科研項目,電子檔案管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)需要更加前沿和有效的科技支撐。同時,也需要專業(yè)設(shè)計師的共同努力來開發(fā)和創(chuàng)新,不斷提出新的總體設(shè)計方案,逐步完善電子檔案管理系統(tǒng)的功能。