◎趙桂華

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各方面的應(yīng)用日益廣泛，在多個(gè)領(lǐng)域均是采用互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)聯(lián)進(jìn)行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使得檔案管理變得更加便捷。當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)主要以機(jī)關(guān)檔案室為主，機(jī)關(guān)檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機(jī)關(guān)檔案室是收集管理檔案的機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)具有將檔案材料積累，將重要的，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案移交給國(guó)家檔案機(jī)構(gòu)的作用。我國(guó)機(jī)關(guān)檔案建設(shè)的組織形式主要有在機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)立檔案室，該機(jī)關(guān)檔案主要是負(fù)責(zé)管理檔案和保管檔案的職能。再就是機(jī)關(guān)內(nèi)只建立檔案庫(kù)房，不設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案行政管理部門(mén)，這是機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房式的基本管理模式，目前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理由紙質(zhì)版逐漸實(shí)現(xiàn)電子版轉(zhuǎn)化，電子檔案管理主要依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò)資源共享。電子檔案具有可共享性，復(fù)制性，傳輸性等特點(diǎn)，能夠從一定程度上彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)。當(dāng)然，數(shù)字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價(jià)值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點(diǎn)這就會(huì)讓我們的機(jī)關(guān)檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理成為機(jī)關(guān)檔案部門(mén)管理工作的一大挑戰(zhàn)，這就需要在數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面來(lái)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，各行各業(yè)也逐漸向信息化管理變型。隨之而來(lái)的是海量信息的生成，信息量的快速增加促進(jìn)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的形成。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的海量信息已經(jīng)遠(yuǎn)超普通數(shù)據(jù)管理軟件所能接受的信息量，普通軟件已經(jīng)無(wú)法對(duì)海量的信息進(jìn)行管理、分類(lèi)、整合，其需要新的方法來(lái)進(jìn)行信息的管理，只有這樣才能更好的管理海量的信息。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中的必要性

1.滿(mǎn)足自身發(fā)展的需要。

大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息更加廣泛的時(shí)代，如果把握了大數(shù)據(jù)的各種使用技術(shù)，檔案資料的管理就可以對(duì)以前由于缺乏準(zhǔn)確數(shù)據(jù)而不能踏入的領(lǐng)域進(jìn)行摸索研究。近些年來(lái)從最開(kāi)始的傳統(tǒng)紙質(zhì)載體信息管理轉(zhuǎn)向了電子政務(wù)系統(tǒng)，在此過(guò)程中必然會(huì)形成大量的數(shù)字化信息資料。雖然在科技迅速發(fā)展的時(shí)代里，已經(jīng)有了如云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云存儲(chǔ)等各種新型的信息處理技術(shù)，但是其仍然滿(mǎn)足不了信息量龐大的檔案管理工作。與其他的各種科學(xué)信息管理技術(shù)相比，大數(shù)據(jù)技術(shù)更能滿(mǎn)足檔案管理工作的需求。尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)水平迅速提高的時(shí)代背景下，檔案化的資源轉(zhuǎn)變成知識(shí)化的資源已經(jīng)成為了檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.解決工作難題的需要。

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，人們總是在討論如何處理好收集環(huán)節(jié)的把關(guān)工作，在防止檔案實(shí)體漲庫(kù)的同時(shí)，還需要突破檔案信息儲(chǔ)存空間的局限性，同時(shí)還需要避免具有應(yīng)用價(jià)值的檔案資料被淹沒(méi)在沒(méi)有價(jià)值的資料檔案的下面。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，人們可以通過(guò)大數(shù)據(jù)的檢索十分快捷地將需要的信息精確地搜索出來(lái)，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以解決檢索麻煩的問(wèn)題。同時(shí)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)在收集處理檔案收集選擇性的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)很大幅度下降，而且儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的各種成本花銷(xiāo)要明顯低于儲(chǔ)存文本檔案的成本花銷(xiāo)。

3.區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)化和數(shù)字化。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的社會(huì)背景下，傳統(tǒng)方式的紙質(zhì)載體檔案會(huì)被數(shù)據(jù)化所代替，卻不是數(shù)字化。數(shù)字化與數(shù)據(jù)化具有很大的不同，數(shù)字化的信息也許是僵硬的儲(chǔ)存信息，并不能進(jìn)行信息的分析和檢索，而數(shù)據(jù)化卻可以完成相關(guān)的分析和檢索工作。數(shù)據(jù)化和數(shù)字化雖然聽(tīng)起來(lái)很相似，但是其實(shí)質(zhì)作用卻具有很大的不同。從各種檔案管理部門(mén)現(xiàn)在的管理情況來(lái)分析，之前的數(shù)字化管理是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)字化利用各種掃描軟件，掃描進(jìn)入電腦中?？梢允俏淖中问?，可以是圖片形式，這些數(shù)據(jù)并沒(méi)有被數(shù)據(jù)化，人們利用關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，根本檢索不到，而且也無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代迅速發(fā)展的社會(huì)背景下，在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用

1.建立云端儲(chǔ)存。

應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，其基礎(chǔ)就是需要一個(gè)足夠大的儲(chǔ)存空間。太小的儲(chǔ)存空間不能夠?yàn)辇嫶蟮男畔⒘刻峁?容身之所"，容易破壞數(shù)據(jù)信息的完整性。因此，在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)之前需要建立云端的儲(chǔ)存空間。儲(chǔ)存空間是使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的先要條件。而云存儲(chǔ)就是將海量的信息以適合的網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言方式被利用進(jìn)網(wǎng)絡(luò)的信息整理系統(tǒng)中，在保證檔案資料的安全性的同時(shí)，還能對(duì)檔案進(jìn)行各種動(dòng)態(tài)化地分析整理，可以根據(jù)歷史記憶功能為用戶(hù)提供各種便捷的信息化服務(wù)。同時(shí)在建設(shè)存儲(chǔ)模式的時(shí)候必須強(qiáng)化各種檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，然后運(yùn)用各種與檔案管理有關(guān)的軟件來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)收集、分析、處理。云存儲(chǔ)能夠?qū)ξ淖中畔⑦M(jìn)行處理，還能夠?qū)⑻厥馓幚淼膱D片、視頻、聲音等資料進(jìn)行儲(chǔ)存，保證檔案信息的完整性。

2.增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析服務(wù)。

大數(shù)據(jù)技術(shù)被使用到檔案管理中最明顯的優(yōu)勢(shì)就是可以分析處理收集到的大量信息，同時(shí)還可以深入挖掘各種數(shù)據(jù)背后蘊(yùn)含的各種價(jià)值。同時(shí)數(shù)據(jù)化的分析處理、挖掘可以提高各種信息服務(wù)的質(zhì)量，同時(shí)滿(mǎn)足了用戶(hù)們的各種要求。同時(shí)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理模式可以提高云端數(shù)據(jù)的各種處理能力，保證了用戶(hù)應(yīng)用檔案信息的工作效率。強(qiáng)化數(shù)據(jù)分析服務(wù)提高檔案管理的服務(wù)品質(zhì)的同時(shí)，還能夠推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。

3.提高數(shù)據(jù)檢索能力。

大數(shù)據(jù)技術(shù)被利用于檔案管理可以給用戶(hù)提供多元化的信息查詢(xún)服務(wù)方式。其實(shí)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理最大的缺點(diǎn)就是其檔案信息的檢索過(guò)于復(fù)雜，即使列出了檔案管理的各種檢索目錄，但是通過(guò)目力從繁多的檔案信息中查找符合自己要求的信息是極其不容易的。同時(shí)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理還可以分類(lèi)管理信息，這種分類(lèi)管理信息的模式極大程度地提高了用戶(hù)的檢索效率，同時(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)人員還可以對(duì)各種收集到的信息進(jìn)行特殊化的處理，提升了用戶(hù)檢索信息的效率。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，各行各業(yè)都需要進(jìn)行各種檔案資料的管理工作。在這種時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)下，大數(shù)據(jù)可以帶給人們更好的信息檢索、分析地體驗(yàn)感，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案資料的管理工作順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展。