◎ 桑永紅

隨著承擔(dān)的社會(huì)活動(dòng)的數(shù)量與總量不斷增多、社會(huì)交往活動(dòng)的加速，我國事業(yè)單位所產(chǎn)生的檔案材料的數(shù)量成倍增加，如何有效管理這些檔案材料，就是引起事業(yè)單位檔案工作人員的思考?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了檔案管理理念與方式的變革，檔案管理不再單單依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)存放模式，逐步向電子檔案的存儲(chǔ)模式過渡。跟紙質(zhì)檔案管理管理，電子檔案的整理、歸檔、開發(fā)與利用有著相應(yīng)的特點(diǎn)，但也存在一些需要改進(jìn)的問題，這就需要相關(guān)工作人員繼續(xù)探索，提升電子檔案管理的安全性，不斷擴(kuò)大這種管理模式的應(yīng)用范圍。

一、電子檔案管理的具體特征

1.檔案材料的內(nèi)容與載體可以實(shí)現(xiàn)分離。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，檔案材料的內(nèi)容與載體是緊密聯(lián)系在一起的，這就需要巨大的存放空間，而且紙質(zhì)材料的存放與管理需要一定的人力物力來進(jìn)行防潮防火處理。電子檔案管理主要通過數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行信息處理，檔案材料內(nèi)容與載體可以實(shí)現(xiàn)分離，以數(shù)字化形式存放于存儲(chǔ)空間中，如圖片、照片、音頻、視頻與電子文件等，便與存放、保存與管理。

2.與計(jì)算機(jī)設(shè)備緊密結(jié)合。

電子檔案的管理離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備，已經(jīng)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，這種檔案材料的生成需要通過電腦硬件與軟件系統(tǒng)的處理，如數(shù)字編碼、硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)與后期技術(shù)更新與維護(hù)等。

3.便于操作與管理。

跟傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，工作人員可以使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行多樣化處理、以及各種檔案材料的優(yōu)化組合，可以根據(jù)實(shí)際需要，對(duì)于存儲(chǔ)在一起的檔案材料進(jìn)行實(shí)時(shí)分類，可以供多個(gè)用戶在不同的方式進(jìn)行實(shí)時(shí)訪問，便于查閱，提升了這些檔案材料的利用率。

4.存在安全隱患。

電子檔案管理并不是萬能的，由于內(nèi)容與載體的分離，同時(shí)借助于計(jì)算機(jī)設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)，稍微不慎就會(huì)出現(xiàn)信息失真情況，也許工作人員的不經(jīng)意失誤、或者是系統(tǒng)故障問題，電子材料的轉(zhuǎn)化與形成過程中就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤情況；同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域存在的安全問題，也給電子檔案的管理帶來了隱患，一些技術(shù)漏洞都會(huì)被黑客利用，容易發(fā)生檔案信息泄露行為，造成不必要的損失。

二、電子檔案管理需要改進(jìn)的工作環(huán)節(jié)

1.電子檔案管理功能需要進(jìn)一步完善。

我國事業(yè)單位電子檔案管理主要依靠相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，這些軟件的購置，軟件開發(fā)商基本上根據(jù)通用原則來設(shè)計(jì)，很少考慮到相應(yīng)單位的實(shí)際情況，在購置、使用后，工作人員很難對(duì)一些功能進(jìn)行改進(jìn)，這就存在與實(shí)際工作相脫節(jié)的情況。由于軟件系統(tǒng)功能的不完善，一些電子檔案的轉(zhuǎn)化過程中就會(huì)容易出現(xiàn)問題，或者是形成的電子文檔不符合本單位的管理要求；在技術(shù)轉(zhuǎn)化領(lǐng)域，一些軟件只具備邏輯轉(zhuǎn)化功能，缺少物理歸檔功能，表面上看是提高了工作效率，但是在遭遇到系統(tǒng)故障、斷網(wǎng)或黑客攻擊的時(shí)候，往往會(huì)出現(xiàn)功虧一簣的情況，很容易發(fā)生信息丟失行為；除此之外，相關(guān)軟件系統(tǒng)只設(shè)計(jì)了歸檔保管功能，并不具備自動(dòng)備份復(fù)制功能，工作人員在進(jìn)行數(shù)字化、電子化處理時(shí)，還需要依靠人工進(jìn)行雙機(jī)熱備份或網(wǎng)絡(luò)備份，這就需要占用更多的資源空間，也造成了人力浪費(fèi)。

2.技術(shù)更新速度的加快加重了管理成本。

為了提升檔案材料的安全等級(jí)，單位負(fù)責(zé)人原則上要求工作人員在進(jìn)行電子檔案處理時(shí)，必須增加具有圖形屬性的個(gè)性手跡簽名，這就給系統(tǒng)與技術(shù)提出了新的要求，后臺(tái)人員就必須進(jìn)行升級(jí)處理，由于這些技術(shù)更新速度過于迅速，往往一種新的技術(shù)沒有使用太長時(shí)間，但由于安全問題就必須進(jìn)行升級(jí)換代處理，事業(yè)單位就必須只付出一定的費(fèi)用來進(jìn)行升級(jí)換代工作，這就加重了檔案管理的成本支付，這也是需要引起注意的問題。

三、我國事業(yè)單位電子檔案材料的具體管理對(duì)策

1.重視統(tǒng)一的電子檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。

要想規(guī)范電子檔案管理，我國事業(yè)單位必須做好管理制度設(shè)計(jì)，統(tǒng)一管理規(guī)范，根據(jù)一致的數(shù)據(jù)格式、一致的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與軟件程序，制定出符合本單位實(shí)際情況的電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)與基本管理結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，掃除信息交流的技術(shù)障礙，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的有效貢獻(xiàn)，擴(kuò)大電子檔案材料的適用范圍，從而對(duì)電子檔案材料進(jìn)行有效管理，提升檔案材料的應(yīng)用價(jià)值。

2.建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫。

電子檔案材料的收集、整理與規(guī)范管理，必須以相關(guān)數(shù)據(jù)庫為依托，工作人員或者自己動(dòng)手、或者委托相關(guān)公司，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，建設(shè)一些數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案材料的規(guī)范管理。當(dāng)然，數(shù)據(jù)庫建設(shè)不是一項(xiàng)短期工作，需要工作人員的長期努力，從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)開始，再到中級(jí)數(shù)據(jù)庫，最終建設(shè)復(fù)雜數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫建設(shè)還需要以數(shù)據(jù)項(xiàng)目為基礎(chǔ)，還要保證各項(xiàng)內(nèi)容的完整性，才能確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、穩(wěn)定、安全與規(guī)范，最終建立起一些具有應(yīng)用性、適用性的標(biāo)準(zhǔn)化全文數(shù)據(jù)庫與目錄數(shù)據(jù)庫。

3.確保電子檔案材料的真實(shí)性、有效性與完整性。

為保證電子文件的真實(shí)性，必須采取專門的技術(shù)措施，可以依靠電子印章或數(shù)字簽名的方法對(duì)電子檔案進(jìn)行簽批處理。電子文件的歸檔格式必須能夠準(zhǔn)確地表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；保證記錄電子文件信息真實(shí)、可靠，保證管理工作的連續(xù)性；能夠識(shí)別電子文件的發(fā)送、接收人員與時(shí)間。為保證電子文件的有效性，可以在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)寫入自動(dòng)對(duì)每份電子檔案的修改、存取、傳輸?shù)热魏尾僮?，都進(jìn)行實(shí)時(shí)存檔的程序語句，以單邊不對(duì)稱密碼形式存儲(chǔ)并做好防刪改措施，從而為隨時(shí)印證該電子檔案的來龍去脈提供完整、細(xì)致的查考信息。

4.確保電子檔案的安全管理。

應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提高館藏檔案的安全保護(hù)水平。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全、穩(wěn)定。

四、結(jié)語

電子文件是一個(gè)新鮮事物，電子檔案管理是檔案界的一次革命。這就要求我們檔案管理人員在這個(gè)信息時(shí)代里，必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代化管理理念的轉(zhuǎn)變，真正做到既重視電子檔案，又能正確對(duì)待紙質(zhì)檔案，并在檔案管理實(shí)踐中加以應(yīng)用。