彭嘉祥

智能化是所有企業(yè)開展檔案工作的必由之路。經(jīng)過幾十年的發(fā)展，我國檔案智能化管理理念不斷成熟，建成了一些具有代表性的智能檔案管理系統(tǒng)，指導(dǎo)了智能檔案管理實踐。然而與行政事業(yè)單位檔案管理有所差異，企業(yè)檔案因其專業(yè)要求高、規(guī)模大、類型多等特點，面臨著更為復(fù)雜的智能化檔案資源管理問題。目前，許多企業(yè)已投入大量資金建設(shè)一個技術(shù)層面的智能化檔案信息平臺，積累了大量的檔案數(shù)據(jù)資源。但是，當(dāng)前“兩化融合”的政策要求和“大智移云”的技術(shù)背景以及智能制造產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢，對智能化檔案管理提出了更高的要求，同時也為企業(yè)檔案智能化管理模式提供了良好發(fā)展機(jī)遇，檔案數(shù)據(jù)信息智能化發(fā)展是信息化時代企業(yè)管理的必由之路[1]。目前，企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)更多的是數(shù)據(jù)驅(qū)動和模型驅(qū)動，形成的檔案越來越多地以數(shù)據(jù)密集型產(chǎn)品的形式出現(xiàn)。檔案資源細(xì)化也要求檔案部門提供更加智能化的管理服務(wù)。本文正是基于信息化、智能化、智能制造等發(fā)展背景，對新時代企業(yè)智能化檔案管理理念的轉(zhuǎn)變進(jìn)行梳理，提出企業(yè)智能化檔案管理體系和管理對策，從而指導(dǎo)新時期企業(yè)檔案資源管理的有序發(fā)展。

一、企業(yè)智能化檔案管理理念轉(zhuǎn)變

1.管理對象由實質(zhì)載體向虛擬信息轉(zhuǎn)變。在紙質(zhì)化的傳統(tǒng)檔案管理時代，主要是加強(qiáng)對檔案的分類整理和儲存，然后用人工的方式進(jìn)行處理的主要管理模式。紙質(zhì)檔案管理時代是以實質(zhì)載體為主要特征，主要的儲存介質(zhì)是紙質(zhì)資源。然而，進(jìn)入智能化檔案管理時代，智能化檔案管理不再是實體管理，而是虛擬信息管理[2]。近年來，傳統(tǒng)的基于信息文檔特征的文件管理方式是基于文件載體的物理連接，而基于互聯(lián)網(wǎng)作為通信通道的檔案管理是基于文件信息內(nèi)容的邏輯連接。這意味著智能化時代，企業(yè)智能化檔案管理出現(xiàn)了由傳統(tǒng)物理載體管理向邏輯信息管理的轉(zhuǎn)變，智能化檔案管理更重視對數(shù)據(jù)信息的挖掘和整理。企業(yè)對實物載體檔案進(jìn)行數(shù)字化、掃描、編目，提升檔案管理效率和服務(wù)水平。比如，中國一重集團(tuán)有限公司在檔案數(shù)據(jù)方面下了很大功夫，通過底圖全部數(shù)字化管理實現(xiàn)了企業(yè)檔案電子化管理。

2.管理方式由手工操作向數(shù)字智能轉(zhuǎn)變。首先，企業(yè)檔案管理方式正逐步從傳統(tǒng)的手工柜式管理向現(xiàn)代智能化管理方式轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理資源主要是企業(yè)的產(chǎn)品成果、圖紙、照片信息等。這種管理方式主要利用架子、書柜等形式存儲，體現(xiàn)為手工操作管理方式；智能檔案模式下，企業(yè)形成的檔案大多以虛擬數(shù)字的形式存在，而檔案主要以計算機(jī)等電子設(shè)備的形式存在[3]。其次，隨著電子政務(wù)的發(fā)展，企業(yè)專用載體檔案呈現(xiàn)多樣性和豐富化，電子載體的產(chǎn)生和發(fā)展數(shù)量規(guī)模極大，傳統(tǒng)的人工操作難以滿足海量檔案資源管理需要，并且海量的數(shù)字資源管理也必須通過電子設(shè)備來完成。最后，在智能化檔案管理模式下，企業(yè)利用電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)遠(yuǎn)程、多維的檔案管理，促進(jìn)企業(yè)檔案資源網(wǎng)絡(luò)服務(wù)成為可能。大多數(shù)企業(yè)通過建立企業(yè)網(wǎng)、商務(wù)網(wǎng)、數(shù)字檔案館等，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息服務(wù)形式的整合與協(xié)調(diào)，提供信息資源共享服務(wù)。

3.操作理念由注重手工向注重技術(shù)轉(zhuǎn)變。在信息化檔案管理時代，電子檔案的管理模式正在改變著傳統(tǒng)的手工管理操作理念，形成了一種管理新模式——數(shù)字化管理手段。傳統(tǒng)檔案管理主要依賴于人工，效率低，容易出現(xiàn)誤差。而數(shù)字化管理手段注重技術(shù)，在技術(shù)的支撐下實現(xiàn)了企業(yè)檔案資源的信息化、智能化和技術(shù)化發(fā)展，是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案管理者也開始感受到無法觸摸的數(shù)字檔案信息的力量，感受到特殊的信息編碼的形式憑借手工操作難以完成識別，只有依賴智能化設(shè)備的工作，這是一種企業(yè)檔案管理思維和習(xí)慣的改變。

二、企業(yè)智能化檔案管理體系構(gòu)建

1.檔案館智能分析系統(tǒng)。智能化企業(yè)檔案管理改變了人機(jī)交互方式，將用戶主動查詢信息資源的方式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案館主動提供信息資源服務(wù)，提高檔案服務(wù)的靈活性、準(zhǔn)確性和便利性，實現(xiàn)了智能化服務(wù)和檔案管理的業(yè)務(wù)管理模式。智能檔案管理模式下，以服務(wù)為主要改進(jìn)方向，通過數(shù)據(jù)資源整理、挖掘、協(xié)同、共享等，構(gòu)建了信息化服務(wù)平臺和智能分析系統(tǒng)[4]。智能檔案館具有智能通信感知、智能資源管理、智能管理設(shè)施、智能服務(wù)利用等特點。

與傳統(tǒng)的數(shù)字檔案相比，智能檔案的核心功能包括三個方面：一是完善檔案的日常管理，包括檔案的收集、智能整理以及實物檔案的管理；二是有效開發(fā)利用檔案資源，提供常規(guī)的利用方法，包括一般檢索和特殊檢索，實現(xiàn)了智能數(shù)據(jù)挖掘、智能信息分類、主動推送等服務(wù)；三是深化了企業(yè)數(shù)字檔案資源的挖掘和開發(fā)，形成了各類企業(yè)財務(wù)發(fā)展數(shù)據(jù)支撐資源、企業(yè)成果報告資源、企業(yè)業(yè)務(wù)知識數(shù)據(jù)庫、客戶資源管理數(shù)據(jù)庫等，為現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等提供了有效的信息數(shù)據(jù)支撐。

2.檔案智能化信息服務(wù)的環(huán)境。在建設(shè)企業(yè)智能檔案館的過程中，檔案館智能分析系統(tǒng)以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、智能分析技術(shù)等為支撐，為企業(yè)檔案智能信息服務(wù)實現(xiàn)提供技術(shù)支撐，這也是基本的物理技術(shù)環(huán)境。當(dāng)前，一些專家提出的“大檔案觀”和“大智能觀”逐漸成為現(xiàn)實。在這種智能技術(shù)和應(yīng)用的支持下，智能化信息服務(wù)通過為用戶提供智能服務(wù)環(huán)境，滿足了各類用戶的需求，改變了用戶需求條件?？梢哉f，檔案智能信息服務(wù)具有更重要的特點和優(yōu)勢，如信息技術(shù)的支持、供需交叉的靈活性、需求響應(yīng)的快速性、內(nèi)容資源的普遍性、服務(wù)模式的移動性、決策咨詢服務(wù)知識、推送信息的碎片化和需求跟蹤的可持續(xù)性等，檔案智能化信息服務(wù)環(huán)境健全，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

3.檔案智能化信息服務(wù)的拓展。目前，智能醫(yī)療、智能教育、智能公共服務(wù)、智能城市建設(shè)逐漸成熟，檔案館智能信息服務(wù)的拓展也成為可能。一方面，隨著新一代智能信息技術(shù)的不斷成熟和廣泛應(yīng)用，智能技術(shù)的綜合應(yīng)用也將在智能檔案館建設(shè)中迅速拓展。檔案館的智能信息服務(wù)不再局限于服務(wù)自動化能力的提高，而是逐步向綜合性、智能化的獨立思考能力方向拓展。另一方面，智能檔案不再局限于單個檔案管理的智能化和服務(wù)智能化，而是逐步向區(qū)域檔案社會化聯(lián)盟和綜合智能化服務(wù)方向拓展。

檔案智能信息服務(wù)的發(fā)展方向主要體現(xiàn)在以下幾個方面。首先，智能檔案館與智能檔案信息服務(wù)資源相結(jié)合，逐步實現(xiàn)資源共建共享；其次，智能檔案管理機(jī)制和系統(tǒng)在更大范圍內(nèi)趨于優(yōu)化，逐步實現(xiàn)技術(shù)與資源的交叉協(xié)調(diào)；最后，檔案管理者和檔案信息使用者可以在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)靈活的溝通和互動，逐步實現(xiàn)人才資源共享和參與意識的共同提升。

三、檔案智能化信息服務(wù)的路徑

建立和完善檔案智能信息服務(wù)系統(tǒng)是未來檔案研究和發(fā)展的重要方向。檔案智能化服務(wù)的路徑可以從以下三個方面進(jìn)行探索：一是加強(qiáng)智能檔案服務(wù)資源系統(tǒng)設(shè)計。構(gòu)建檔案智能服務(wù)應(yīng)用平臺，實現(xiàn)智能檔案信息的深度挖掘，形成智能檔案信息資源系統(tǒng)。二是加強(qiáng)智能檔案服務(wù)一體化設(shè)計。目前，一些檔案館提出了智能檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)和信息資源開發(fā)利用系統(tǒng)的建設(shè)思路。從根本上講，基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)和資源開發(fā)系統(tǒng)都是檔案服務(wù)一體化設(shè)計的重要內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)一體化設(shè)計還包括政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和人力資源的一體化。三是加強(qiáng)智能檔案服務(wù)跨界一體化設(shè)計。在傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案、智能檔案發(fā)展的過程中，檔案信息資源的多樣化日益突出。特別是在智能城市發(fā)展過程中，檔案信息資源由于技術(shù)進(jìn)步，已經(jīng)深深地嵌入到智能社會建設(shè)的平臺中，融入到各種業(yè)務(wù)流程、工作流程和管理機(jī)制中。因此，加強(qiáng)智能檔案服務(wù)跨界集成設(shè)計，構(gòu)建智能跨界集成模式和檔案數(shù)據(jù)大腦，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的聯(lián)動管理，已成為必然趨勢。四是加強(qiáng)智能檔案安全管理系統(tǒng)建設(shè)。另外需要注意的是，在企業(yè)智能化檔案管理理念不斷深化的今天，構(gòu)建企業(yè)智能化檔案管理體系，將智能技術(shù)引入到企業(yè)檔案管理過程中，需要考慮到新時代所產(chǎn)生的潛在風(fēng)險。例如，智能應(yīng)用過程中所存在的數(shù)據(jù)泄露及信息安全管理問題，這就需要企業(yè)在檔案建設(shè)過程中建立有效的用戶信息安全保護(hù)體系，增強(qiáng)機(jī)器學(xué)習(xí)對信息授權(quán)、信息傳輸?shù)囊?guī)范和權(quán)威性，樹立技術(shù)人員和用戶之間合理利用數(shù)據(jù)資源的觀念，加強(qiáng)道德規(guī)范約束，合理科學(xué)運用智能數(shù)據(jù)資源。

最后，需要指出的是，國有企業(yè)檔案智能化管理實際上是一個將檔案資源和功能進(jìn)行集成的過程，在這一建設(shè)過程中不僅僅要求對檔案數(shù)據(jù)資源的良好保存，加強(qiáng)數(shù)據(jù)之間的研發(fā)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的儲存功能；同時還要建立起員工之間的相互交流和學(xué)習(xí)機(jī)制，這也是企業(yè)檔案館建立的根本目的。因此，形成企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫開放式的學(xué)習(xí)環(huán)境，為員工提供無障礙的數(shù)據(jù)檢索和訪問，增強(qiáng)內(nèi)部學(xué)習(xí)，是企業(yè)智能化檔案管理的重要目標(biāo)，也是企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，更對企業(yè)的生存發(fā)展至關(guān)重要?？傊瑢崿F(xiàn)檔案的智能化管理和信息服務(wù)是新時期智能檔案建設(shè)的重要方向。檔案管理深入整合各類數(shù)據(jù)資源，適應(yīng)智能社會發(fā)展覆蓋面廣、多樣化、多渠道的信息服務(wù)環(huán)境，是新時代智能化發(fā)展必然，企業(yè)智能化檔案管理模式能夠最大限度地聚集檔案館的資源，滿足檔案館用戶的實際需求。同時，通過檔案的智能化服務(wù)，增強(qiáng)用戶對企業(yè)數(shù)據(jù)資源的利用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的價值最大化。