郭 萍 朱華炳

2018 年11 月，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》指出，干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，是社會(huì)信用體系的重要組成部分[1]。這明確了人事檔案的重要價(jià)值，而干部人事檔案價(jià)值能否得到充分實(shí)現(xiàn)則取決于干部人事工作的開(kāi)展能否適時(shí)得到權(quán)威、系統(tǒng)的干部人事檔案信息保障[2]。為此，人事檔案的管理需更加規(guī)范和嚴(yán)格，檔案管理體制機(jī)制改革勢(shì)在必行，而嚴(yán)把干部檔案審核關(guān)是規(guī)范干部人事檔案工作的關(guān)鍵?！稐l例》中明確規(guī)定組織人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”原則，重點(diǎn)審核人事檔案中的“三齡兩歷一身份”信息，而作為體現(xiàn)個(gè)人履歷情況的工作經(jīng)歷檔案材料是人事檔案的重要組成部分，也是檔案審核的重點(diǎn)。而從檔案審核視角對(duì)工作經(jīng)歷檔案管理的研究較為缺乏，目前的研究?jī)H從檔案審核視角對(duì)人事檔案管理問(wèn)題進(jìn)行了整體性探討，未能從工作經(jīng)歷檔案這一方面進(jìn)行針對(duì)性研究，因此，本文基于人事檔案審核的視角，就工作經(jīng)歷檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出解決路徑和措施，期望通過(guò)本文的研究對(duì)工作經(jīng)歷檔案的管理有所幫助。

一、工作經(jīng)歷檔案審核的內(nèi)容和依據(jù)

干部人事檔案中工作經(jīng)歷檔案主要包括個(gè)人履歷類(lèi)材料、考核鑒定類(lèi)材料、工資和任免類(lèi)材料等。在人事檔案工作經(jīng)歷審核的過(guò)程中，主要審核個(gè)人參加工作的時(shí)間、工齡、工作簡(jiǎn)歷、職務(wù)變動(dòng)情況和考核情況等。審核檔案內(nèi)容是否真實(shí)、檔案材料是否齊全、檔案材料記載內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是否合理。

為做好人事檔案工作經(jīng)歷的審核工作，個(gè)人檔案中必須具備上述對(duì)應(yīng)的原始材料，且每個(gè)階段形成的材料必須能夠相互印證，構(gòu)成一個(gè)材料完整、時(shí)間合理、互不矛盾的統(tǒng)一體。

其中：（1）履歷類(lèi)材料：主要包括《干部履歷表》《新進(jìn)人員登記表》等體現(xiàn)干部簡(jiǎn)歷的材料。履歷類(lèi)材料中填寫(xiě)的個(gè)人工作經(jīng)歷需與每年或每個(gè)聘期的考核材料相互印證。（2）考核鑒定類(lèi)材料：主要包括年度考核表、任（聘）期考核表、專(zhuān)項(xiàng)考核表，工作鑒定表，在掛職鍛煉、援派期間的考核鑒定材料，工作鑒定材料，在重大任務(wù)、突發(fā)事件中的表現(xiàn)等鑒定材料。從開(kāi)始工作到解除聘用期間的考核材料應(yīng)齊全完備，才能完整地反映個(gè)人的工作經(jīng)歷狀況?？己髓b定類(lèi)材料中填寫(xiě)的職務(wù)和時(shí)間也要與任免考察類(lèi)材料相互一致。（3）工資、任免類(lèi)和其他材料：主要包括轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、新調(diào)入人員工資審批表、工資待遇調(diào)整審批表、參加社會(huì)保險(xiǎn)材料，錄用、聘用材料，辭職辭退等解除聘用類(lèi)材料，入伍、轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置類(lèi)材料，任免和考察類(lèi)材料，報(bào)到證、派遣證，離退休材料，遴選、選調(diào)等材料。履歷材料中的工作起止時(shí)間應(yīng)與工資類(lèi)材料中的起工資時(shí)間、錄用材料、入伍材料和解除聘用類(lèi)材料等相互印證，以確保檔案審核的準(zhǔn)確性。

二、工作經(jīng)歷檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

1.材料不齊全。反映工作經(jīng)歷和任職情況的檔案材料存在不同程度的缺失情況。部分人事檔案工作材料陳舊，僅有過(guò)去的工作材料，近年來(lái)形成的工作檔案材料未能及時(shí)歸檔。有的檔案中只有部分年份的考核表，年度考核表不齊全，有的檔案中缺乏轉(zhuǎn)正定級(jí)工資表、勞動(dòng)合同和報(bào)到證等。尤其是在企業(yè)有過(guò)工作經(jīng)歷的人員的檔案中，考核表和工資表缺失情況較為嚴(yán)重，在遇到原單位破產(chǎn)或撤并的情況時(shí)，就會(huì)造成工作檔案材料的永久缺失，這部分材料的缺失導(dǎo)致其與工作履歷情況無(wú)法相互印證。有的檔案中干部任免和考察材料不齊全，無(wú)法完整體現(xiàn)任職經(jīng)歷。同時(shí)，鑒于工作人員的調(diào)動(dòng)和離退休，當(dāng)初的考察談話(huà)材料都難以找回和核實(shí)。部分引進(jìn)人員檔案在進(jìn)新單位之前的所有材料均缺失，這是由于部分人才的原單位為防止人才流失扣留人事檔案，造成此類(lèi)人員檔案材料嚴(yán)重缺失。

2.信息不準(zhǔn)確。檔案信息的準(zhǔn)確性是檔案審核的基本前提，而在審核人事檔案過(guò)程中卻發(fā)現(xiàn)，部分檔案中工資審批表上的工作時(shí)間出現(xiàn)前后不一致的情況，導(dǎo)致無(wú)法準(zhǔn)確計(jì)算工齡。個(gè)人在填寫(xiě)履歷表時(shí)由于不清楚應(yīng)以報(bào)到時(shí)間還是起工資時(shí)間作為參加工作時(shí)間，所以會(huì)填寫(xiě)錯(cuò)誤。還有些職工將短暫的臨時(shí)工工作時(shí)間填寫(xiě)成正式參加工作時(shí)間。有的檔案中干部任免表上信息出現(xiàn)明顯錯(cuò)誤，例如文號(hào)錯(cuò)誤、批準(zhǔn)時(shí)間有誤差等。這導(dǎo)致檔案材料的失真，不僅嚴(yán)重影響了檔案審核工作的開(kāi)展，也給今后的檔案利用工作帶來(lái)極大的困難。

3.信息不完整。在檔案審核中還發(fā)現(xiàn)部分工作材料不完整，例如，有的干部履歷表未填寫(xiě)完整，出現(xiàn)大面積空白現(xiàn)象，有的履歷表在單位意見(jiàn)等欄中沒(méi)有蓋章，未填寫(xiě)落款時(shí)間也是時(shí)有發(fā)生。有的任免表不完整且未蓋章，部分考察材料缺乏考察人簽字等。這些不完整、不完備的工作經(jīng)歷檔案材料極大地降低了人事檔案的價(jià)值。

人事檔案中工作經(jīng)歷材料出現(xiàn)上述問(wèn)題的原因是多方面的：一是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)人事檔案的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，缺乏及時(shí)歸檔的意識(shí)；二是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有的單位沒(méi)有勞動(dòng)合同，有的單位兩年一次工資表，而有的單位是一年一次工資表；三是人事檔案管理制度不健全，檔案管理不嚴(yán)格不規(guī)范。檔案材料形成部門(mén)與檔案保管部門(mén)之間缺乏有效的溝通機(jī)制。

三、加強(qiáng)工作經(jīng)歷檔案管理的路徑和措施

1.加強(qiáng)對(duì)工作經(jīng)歷檔案材料缺失的補(bǔ)救。檔案中若缺少任免考察等干部調(diào)動(dòng)材料的，組織部門(mén)應(yīng)盡量查找原始材料，如實(shí)在找不到，可使用任職文件代替任免表。對(duì)于引進(jìn)人才原單位工作經(jīng)歷檔案材料缺失的情況，現(xiàn)單位組織人事部門(mén)要與原單位相關(guān)部門(mén)及時(shí)溝通解決，盡可能地向原單位索要檔案，不可擅自重新建檔。需要對(duì)重新建檔現(xiàn)象加以規(guī)范，要明確規(guī)定哪些情況和什么級(jí)別的人才才可重新建檔，只能將重新建檔作為一種補(bǔ)充，避免重新建檔現(xiàn)象泛濫化。另外，可普遍實(shí)行人事代理制度，人事檔案交由人事代理機(jī)構(gòu)保管，便于人事檔案的流動(dòng)，不會(huì)出現(xiàn)原單位不放檔案的情況，避免原單位工作經(jīng)歷檔案材料的缺失。若有參加工作時(shí)間填寫(xiě)不一致情況，需由組織人事部門(mén)根據(jù)工齡認(rèn)定政策出具認(rèn)定材料，并附認(rèn)定的原始依據(jù)材料，比如，認(rèn)定知青的工齡須附《上山下鄉(xiāng)知識(shí)青年證書(shū)》，認(rèn)定民辦教師的工齡須附上《民辦教師證明》或《民辦教師、代課教師批準(zhǔn)文件》等[3]。

2.完善工作經(jīng)歷檔案管理制度。各單位在人事檔案管理方面通常都建立了相關(guān)管理制度，但對(duì)于人事檔案中占有重要地位的工作經(jīng)歷檔案還缺乏較為詳細(xì)的工作條例和具體實(shí)施細(xì)則。因此，首先要加強(qiáng)工作經(jīng)歷檔案管理的制度建設(shè)。國(guó)家有關(guān)部門(mén)應(yīng)以《干部人事檔案工作條例》為依據(jù)，盡快制定完善針對(duì)工作經(jīng)歷檔案管理的制度和條例，確定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，為各單位的工作經(jīng)歷檔案管理提供有效的指導(dǎo)，使工作經(jīng)歷檔案的管理走向標(biāo)準(zhǔn)化。各單位要結(jié)合檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作和本單位的實(shí)際情況，制定工作經(jīng)歷檔案管理的實(shí)施細(xì)則，逐步完善工作經(jīng)歷檔案的移交、收集、鑒別、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞和缺失材料補(bǔ)充等各個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)則。明確并細(xì)化各材料形成部門(mén)和檔案管理部門(mén)的具體工作職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)，讓各部門(mén)有章可循并執(zhí)行追責(zé)制度，并建立檔案管理部門(mén)和材料形成部門(mén)的有效溝通機(jī)制。相較于事業(yè)單位，企業(yè)對(duì)員工人事檔案的管理不容樂(lè)觀(guān)，往往不重視工作檔案材料的移交與歸檔，因此在企業(yè)人事檔案管理上，也要盡快制定針對(duì)企業(yè)特點(diǎn)的檔案管理實(shí)施細(xì)則，嚴(yán)格規(guī)范企業(yè)人事檔案的管理，使企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。例如，在工作經(jīng)歷檔案材料移交時(shí)，組織、人事等工作檔案材料形成部門(mén)必須按規(guī)定制作檔案材料，履歷表和考核表等工作檔案材料要完善，手續(xù)要齊全，不得掉頁(yè)少份，缺頭少尾。組織部門(mén)移交的干部任免和考察材料必須成套，并按規(guī)定在材料形成之日起規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如一個(gè)月）移交完畢。人事檔案管理部門(mén)必須嚴(yán)格審核歸檔材料，重點(diǎn)審核工作材料是否辦理完畢，是否齊全完整、填寫(xiě)規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完備。若出現(xiàn)填寫(xiě)不規(guī)范、手續(xù)不完備等現(xiàn)象，檔案管理部門(mén)有權(quán)要求材料形成部門(mén)重新制作并補(bǔ)辦手續(xù)。

3.加快工作經(jīng)歷檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理和電子檔案管理一體化。紙質(zhì)檔案材料由于其自身的易磨損易老化等物理特性，導(dǎo)致多年前的工作經(jīng)歷檔案材料可能出現(xiàn)字跡不清晰等檔案材料不準(zhǔn)確的問(wèn)題。因此，需要加快人事檔案材料的數(shù)字化建設(shè)步伐，實(shí)行工作經(jīng)歷檔案的紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案雙軌管理模式。工作經(jīng)歷檔案材料的數(shù)字化能夠極大地提高檔案工作人員管理檔案的效率和水平，減少與紙質(zhì)檔案材料的接觸，延長(zhǎng)工作經(jīng)歷檔案材料的壽命，維護(hù)檔案材料的完整與安全。

與此同時(shí)，數(shù)字化的存儲(chǔ)方式能夠?qū)崿F(xiàn)以信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范流程、固化制度、上下互聯(lián)、一體化管理，解決原先的各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)、流程不一致，上下溝通不通暢等問(wèn)題。建設(shè)以人事檔案管理部門(mén)為中心的、相互通聯(lián)的工作業(yè)務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，形成業(yè)務(wù)體系完備、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)高效、滿(mǎn)足工作經(jīng)歷檔案數(shù)字化管理需求，實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)的信息共享和協(xié)同辦公，提高檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化水平。在保證傳統(tǒng)工作經(jīng)歷檔案信息管理安全保密的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理、數(shù)據(jù)分析和相關(guān)部門(mén)協(xié)同辦公的需求，信息動(dòng)態(tài)共享，對(duì)個(gè)人工作經(jīng)歷檔案材料進(jìn)行不同層面的數(shù)據(jù)分析，可以極大提高工作經(jīng)歷檔案審核的效率，將檔案管理由“死”變“活”。

4.加強(qiáng)檔案意識(shí)，包括及時(shí)歸檔意識(shí)和規(guī)范化管理意識(shí)。豐富性是人事檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的重要保障。而個(gè)人的工作經(jīng)歷檔案年年都會(huì)產(chǎn)生新的材料，因此要加強(qiáng)檔案材料形成部門(mén)對(duì)工作經(jīng)歷檔案材料的重視，嚴(yán)格做到在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交、歸檔的責(zé)任制度，以免遺失，以動(dòng)態(tài)性地維護(hù)檔案的真實(shí)性。很多工作經(jīng)歷檔案材料具有較強(qiáng)的原始特性，如果未能及時(shí)歸檔，后期無(wú)法補(bǔ)齊，例如，招工表、工資審批表等，一旦遺失，只能要求本人提供社保繳費(fèi)證明材料，如遇到有些企業(yè)未給員工繳納社保，那本人將無(wú)法證明此段工作經(jīng)歷，因此，及時(shí)歸檔的意識(shí)在檔案管理中極為重要。人事檔案工作人員要定期學(xué)習(xí)相關(guān)部門(mén)關(guān)于檔案管理的具體工作要求，提升工作人員人事檔案規(guī)范化管理意識(shí)，積極做好人事檔案管理工作。

總之，工作經(jīng)歷檔案作為人事檔案的重要組成部分，是人事檔案審核工作的重點(diǎn)審核內(nèi)容，因此確保工作經(jīng)歷檔案的規(guī)范化管理已迫在眉睫，各有關(guān)部門(mén)需提高重視程度，加強(qiáng)對(duì)工作經(jīng)歷檔案的規(guī)范化管理，切實(shí)提高人事檔案的管理水平，使工作經(jīng)歷檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。