胡明輝

一、油田企業(yè)檔案管理目的

油田企業(yè)檔案經(jīng)過多年積累已成為了寶貴的基礎(chǔ)資源。在當前社會發(fā)展新形勢下，尤其在油田行業(yè)開展的“三轉(zhuǎn)三創(chuàng)”主題活動中，檔案發(fā)揮著越來越重要的基礎(chǔ)保障作用[1]。因此，“新形勢下如何最大限度地發(fā)揮檔案資源效益”成為了油田信息（檔案）管理中心檔案室當前面臨的主要問題。

盡管檔案資源的利用情況在明顯增多，但實際工作中還存在著歸檔、查檔、用檔等多方面的問題[2]。因此，油田檔案管理人員從檔案資源的管理及利用現(xiàn)狀出發(fā)進行廣泛調(diào)查研究，并進行了以“管理升級、精準服務(wù)、主動作為”為主要內(nèi)容的實踐探索，積極創(chuàng)造條件深化和拓展利用范圍，以積極擔當、全面融入的工作態(tài)度，以抓源頭、重質(zhì)量為主要方式的管理全面推進檔案管理，促進和提升檔案利用效益[3]。

二、油田企業(yè)檔案管理工作做法

本著先調(diào)查后研究的工作基調(diào)，近年來對河南油田檔案館、河南油田研究院檔案室、中原油田檔案館、地球物理公司各分公司檔案室采取正式與非正式方式，多層面了解每一個單位、機關(guān)科室、三級單位對檔案工作的認識、對檔案的認識及目前檔案管理的工作做法。

1.夯實檔案工作基礎(chǔ)。歸檔質(zhì)量決定著檔案的開發(fā)應(yīng)用，因此檔案室重視對歸檔源頭的管控工作[4]。（1）建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)。目前，油田各單位按照檔案的分類設(shè)置了專職的檔案管理員，明確了崗位職責；為了保證各類檔案的收集歸檔，各單位還在相關(guān)科室和部門確立了兼職的檔案管理員，組建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保了檔案管理工作的順利開展。（2）制定了檔案管理工作規(guī)范。為了使檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，建立了檔案管理制度和流程，明確了專兼職檔案管理人員的崗位職責，確保了檔案工作更加有組織、有計劃、有程序地開展。（3）重日常過程管理。為不斷提升檔案的標準化、規(guī)范化水平，把檔案的標準化、規(guī)范化管理融入日常工作中，工作過程中檔案工作者秉承認真負責、嚴謹細致的工作態(tài)度，對所有待歸檔資料嚴格按照規(guī)范要求進行歸檔，對實時錄入的檔案嚴格按照中石化檔案管理系統(tǒng)要求填寫的項目進行取全取準填寫，包括各項目、每一項目的格式規(guī)范；對實體檔案，從資料的裝訂、檔號的編排到目錄、備考表、交接等都規(guī)范齊全；在檔案利用方面，認真、及時按照標準做好利用借閱登記工作。

2.保障檔案工作發(fā)展條件。檔案資源是不可再生資源。檔案工作不是中心，卻連接中心，不是大局，卻事關(guān)大局，具有不可替代的重要作用，是一項重要的基礎(chǔ)性工作。（1）積極推進檔案現(xiàn)代化管理。根據(jù)油田“兩化”融合的發(fā)展要求，將數(shù)字檔案室建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，加強了檔案工作硬件建設(shè)。近兩年逐步增加投入，配備了各類掃描儀、照相機、復(fù)印打印一體機，庫房配備了空調(diào)、加濕器、滅火器材，安裝了庫房溫濕度調(diào)節(jié)系統(tǒng)。（2）科學(xué)保管。檔案工作目的在用，基礎(chǔ)在管。檔案安全是檔案保管工作的底線，但檔案的管護是一項非常煩瑣、細致的工作，需用高度責任心、細心耐心持之以恒做好“管護”文章。檔案室認真落實各類檔案的管護要求，制訂檔案防護應(yīng)急預(yù)案，對突發(fā)事件和災(zāi)害破壞，有針對性地預(yù)設(shè)防范措施；時刻關(guān)注房頂防水、庫房防潮、防火、防盜、防塵、溫濕度調(diào)控、防光、防有害氣體及蟲霉防治，對于聲像檔案，用專用消磁柜儲存，注意防磁、防光線照射、防霉變等等，切實做到科學(xué)管護，保持檔案原貌，維護檔案自身特色。

3.保障檔案工作提質(zhì)增效。目前，檔案工作正處在轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效的“爬坡過坎”階段，大量的館藏紙質(zhì)檔案需要進行信息化、數(shù)字化，歸檔電子化需要新的科技手段進行保護，因此既要處理錯綜復(fù)雜的老問題，也要化解不斷出現(xiàn)的新矛盾。（1）積極推進檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理水平。近年來，在上級部門全面推行檔案信息化管理的大環(huán)境下，各分公司按先易后難、先近后遠原則，對最近幾年的庫存檔案進行了數(shù)字化掃描。提升了庫藏檔案的信息化、數(shù)字化水平。做到了庫存實體檔案、信息數(shù)字檔案、入庫登記情況等內(nèi)容三對口、三統(tǒng)一，確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容翔實全面、準確無誤，實體檔案管理更加規(guī)范統(tǒng)一，全面提升檔案的管理質(zhì)量和水平，為生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展提供最可靠的基礎(chǔ)保障。（2）大力倡導(dǎo)“精準”服務(wù)，提升服務(wù)效率效益。熟練掌握中石化檔案系統(tǒng)多樣化操作，熟悉各類庫藏檔案，是檔案負責人對檔案工作的一個要求。強化“精準”服務(wù)意識，在查檔用檔工作中，能迅速在檔案管理系統(tǒng)中準確查到，查詢后又能迅速在實體庫房中準確查到，提升服務(wù)效率效益，提升服務(wù)能力。

三、油田企業(yè)檔案管理存在的主要矛盾和問題

1.對檔案工作認識不足，宣傳不足，缺乏影響力。由于歷史等原因，人們普遍認為檔案工作是一項默默無聞的工作，不需要進行宣傳，檔案工作者長期處于生產(chǎn)邊緣的一種工作狀態(tài)；許多人對檔案都了解甚少，甚至單純地認為檔案就是一些過時的資料、過期的什物等，基本沒有什么用途，很少有人問津；在涉及檔案資源方面更是知之甚少，因此長期以來形成了宣傳不足、影響力欠缺的狀況，只有在查檔時才會醒悟，用檔時感慨[5]。

2.法規(guī)意識薄弱，存檔歸檔意識薄弱。由于檔案工作缺乏宣傳和影響力，許多人還不知我國有《檔案法》，更不知檔案法的相關(guān)要求，有些單位或科室的管理人員片面地認為檔案資料不會有人利用，存在自己手中丟不了，使用方便，不愿意歸檔。

3.檔案監(jiān)管考核制度不能有效落實，檔案工作人員工作消極被動。由于檔案管理不能直接為單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，部分單位的領(lǐng)導(dǎo)也不是很重視，檔案管理越來越弱化，越來越邊緣化。特別隨著近年來油田企業(yè)的改革重組，原來的檔案管理方法和制度已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的組織結(jié)構(gòu)和管理要求；目前部分檔案管理人員工作很被動消極，甚至有的檔案管理員形成了“想交就交，不交我還省事”的想法；還有一部分檔案管理人員，不主動關(guān)心大局，不積極主動了解單位或科室里的工作內(nèi)容，也就不知道哪些東西需要歸檔存檔。因此，現(xiàn)存檔案管理制度的操作性和考核性還需進一步完善，檔案管理人員的思想也有待轉(zhuǎn)變，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。

4.主動利用不夠，查檔深入不足。由于對檔案的認識方面的欠缺，自然而然地在利用方面主動性也缺乏，特別是對于油田以往施工過的區(qū)塊，能不能借助以往的地質(zhì)資料檔案，準確確定地質(zhì)任務(wù)，以減少不必要的施工部署；施工方的項目經(jīng)理在踏勘和盡職調(diào)查前，能不能借鑒以往的施工總結(jié)和經(jīng)驗來提高對勘探重點和施工難點的把握；資料解釋處理人員能不能借助以往的勘探資料來完善工作，我想是完全可以充分利用檔案資源最大限度地提升效益的。但是從檔案資料的借閱情況來看，只有油田設(shè)計院的技術(shù)人員會經(jīng)常借閱地質(zhì)檔案資料，而施工的項目經(jīng)理和技術(shù)解釋人員借閱較少，有的是在施工過程中才想起查詢檔案，最后是“眾里尋他千百度，驀然回首，答案就在檔案中”。因此，在檔案利用過程中還存在著查檔不足現(xiàn)象。

四、檔案管理工作措施及建議

面對調(diào)研中掌握的情況、工作現(xiàn)狀以及存在問題，深刻認識不斷發(fā)展的新形勢新要求，檔案人員要把握新機遇，適應(yīng)新形勢，立足新要求，全面協(xié)調(diào)推進檔案工作實現(xiàn)新的發(fā)展，特提出如下措施和建議。

1.積極推進檔案法制建設(shè)，加大宣傳力度，提升檔案影響力。全面依法治國是加強社會主義現(xiàn)代化治理能力和治理體系的新思想和新戰(zhàn)略，我們應(yīng)緊跟時代要求，認真學(xué)習《檔案法》，強化法律法規(guī)意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部要重視檔案工作，要認識到檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄，是有保存和研究價值的，是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)和財富，要帶頭學(xué)習、遵守《檔案法》，為檔案的提質(zhì)增效營造領(lǐng)導(dǎo)重視、全員支持的良好工作環(huán)境。

做到人人遵法守法還需進一步加大宣傳，提升檔案影響力。我們應(yīng)該繼續(xù)積極參與油田檔案館組織的各類檔案宣傳活動，繼續(xù)做好年鑒、大事記等編纂工作，繼續(xù)做好紙面宣傳和網(wǎng)絡(luò)宣傳，另外，還可以對檔案利用進行效益分析，使其更接近實際工作，更具有說服力。還可以搜集油田開發(fā)初期的照片、聲像檔案以及具有紀念價值和意義的老物件，展示多視角下的油田發(fā)展狀況，形成高質(zhì)量的檔案信息，進一步提升檔案的影響力。

2. 調(diào)整思路，進一步明確檔案工作新方向和新定位。檔案工作不是邊緣化的工作，而是生產(chǎn)過程中的一個重要環(huán)節(jié)，是從生產(chǎn)中來，最終要服務(wù)于生產(chǎn)的工作，一定要調(diào)整工作思路，把檔案工作放在全局和戰(zhàn)略的高度去重視，要緊緊圍繞生產(chǎn)中心，以“創(chuàng)新發(fā)展”為方向，以“科學(xué)管理”“精準服務(wù)”為目標，以“主動作為”為根本點，堅持抓源頭、抓服務(wù)，“管、護”結(jié)合，努力做好新形勢下的檔案管理工作；把創(chuàng)新作為引領(lǐng)檔案工作發(fā)展的第一動力，進一步拓寬視野、開闊思路，變檔案保管員為檔案信息管理師，變被動的檔案提供者為主動的機關(guān)智庫和參謀，推動檔案的開發(fā)利用，促進檔案資源最大限度發(fā)揮出效益；針對部分兼職管理員不知“哪些應(yīng)該歸檔”的情況，應(yīng)深入研究各單位和部門的崗位職責，結(jié)合檔案利用價值和以往的借閱情況，積極主動同部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員交流溝通，探索建立各部門和各科室的歸檔目錄，使各類檔案資料應(yīng)建盡建、應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，為檔案的開發(fā)利用、提質(zhì)增效打下堅實基礎(chǔ)。

3.完善制度，落實制度，加強隊伍建設(shè)，為檔案的提質(zhì)增效提供保障。為了使檔案管理工作制度化、規(guī)范化，油田企業(yè)建立了檔案的相關(guān)管理制度，但是這些制度有些在實際的工作中如“空中樓閣”，有而不抓，抓而不緊，抓而不實。特別是檔案的行政管理考核機制沒有得到有效落實，使檔案管理工作者沒有任何壓力和動力。建議每年專門舉行一次檔案移交情況會議，嚴格考核，促使檔案工作者盡職盡責，保障檔案工作的提質(zhì)增效。另外，近年來隨著油田企業(yè)的改革重組，原來的檔案管理方法和制度已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的組織結(jié)構(gòu)和管理要求，還需與時俱進，要進一步完善。

檔案管理是一項復(fù)雜、細致、業(yè)務(wù)知識面廣的工作，要求檔案管理者對收集、整理、歸檔、保管、利用各個環(huán)節(jié)全程參與，而不能當“甩手掌柜”，要把“準”收集關(guān)，把“嚴”整理歸檔關(guān)，把“牢”保管關(guān)，把“住”利用關(guān)，因此，應(yīng)注重提升檔案工作人員素質(zhì)，加強隊伍建設(shè)。采用“結(jié)對幫扶”的方式及時做好新入職或兼職檔案人員的培養(yǎng)，建立業(yè)務(wù)人員交流群，加強平臺內(nèi)的業(yè)務(wù)交流；積極創(chuàng)造條件，為檔案干部學(xué)習深造、交流鍛煉提供機會，為檔案的提質(zhì)增效提供人才保障。

4.要加快推進檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，提升服務(wù)能力和水平?！按媪繑?shù)字化”須全面推進。目前，檔案室近5年的庫藏檔案90%錄入“中石化信息管理系統(tǒng)”，基本實現(xiàn)了檔案信息化，部分管理類、技術(shù)類檔案進行了數(shù)字化掃描。從目前檔案利用情況來看，管理類、會計、聲像、設(shè)備、技術(shù)檔案的利用情況都在不斷好轉(zhuǎn)，各類檔案的數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫，但任務(wù)繁重，因此，檔案室應(yīng)創(chuàng)造條件加快推進檔案數(shù)字化工作，盡快完成所有紙質(zhì)庫藏檔案的數(shù)字化，提升服務(wù)能力。

“增量電子化”須全面推行。近年來，國家、中石化相繼頒發(fā)了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等，電子化辦公環(huán)境下的實時歸檔已經(jīng)解決，但從借閱過程和長遠來看，目前還存在審批、保存、管理、利用等一系列問題，檔案管理還需盡快跟上信息發(fā)展步伐，建立檔案借閱平臺，為檔案的開發(fā)利用、提質(zhì)增效疏通道路。

開放是檔案走向繁榮發(fā)展的必由之路，共享是檔案工作服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營、和諧民生、服務(wù)社會的最終目標。因此，油田企業(yè)檔案部門應(yīng)加強檔案開放和對外交流工作，依法依規(guī)推動檔案開放，促進企業(yè)檔案資源的社會共享，讓被動的提供檔案查閱擴展到提供更多綜合服務(wù)上來，讓檔案工作的成果更多、更公平地惠及油田廣大員工。

檔案管理工作是一項服務(wù)當代、惠及后人的重要事業(yè)，不僅是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、創(chuàng)新創(chuàng)效發(fā)展的基礎(chǔ)依據(jù)，還是服務(wù)民生的重要一環(huán)，因此做好新形勢下的檔案工作，責任重大、使命崇高。檔案部門和廣大檔案工作者要以“對歷史負責、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的使命感，以最大限度提升檔案資源效益為目標，進一步開拓創(chuàng)新，扎實工作，為新時期油田建設(shè)和社會和諧發(fā)展作出新的更大貢獻。