陳媛華

(西華師范大學(xué) 人事處,四川 南充 637009)

高校人事檔案管理的效果和質(zhì)量，事關(guān)高校的可持續(xù)發(fā)展。高校人事檔案管理要想實現(xiàn)高的管理效率，數(shù)字化建設(shè)勢在必行?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第三十八條要求：“高等學(xué)校應(yīng)當設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行?！备咝Ｈ耸聶n案管理數(shù)字化促進了人事檔案管理的高效率，給高校人事檔案的規(guī)范管理創(chuàng)造了堅實的條件，促進了高校人事檔案管理過程變得規(guī)范化和有序化。高校人事檔案數(shù)字化管理實踐探索高度契合了高校人事檔案管理規(guī)范化的發(fā)展方向。

一、高校人事檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)的價值邏輯

(一)有助于充分實現(xiàn)信息資源共享，為高校人事行政決策提供科學(xué)依據(jù)

隨著社會主義市場經(jīng)濟改革的日漸深入，高校人才資源的流動呈現(xiàn)出日漸增長的發(fā)展趨勢，對高校人事檔案數(shù)據(jù)資源的動態(tài)化需求越來越強烈，高校人事檔案數(shù)字化管理方式順勢而生。高校人事檔案數(shù)字化管理方式將一些并非涉及高校人員個人隱私的一些基本情況以數(shù)字化的信息呈現(xiàn)出來，有利于為高校人事行政部門的科學(xué)決策提供可靠依據(jù)?！爸挥袑崿F(xiàn)檔案數(shù)字化才能幫助領(lǐng)導(dǎo)在當今信息瞬息萬變環(huán)境中，從紛繁的信息中，通過綜合、整理、比較、分析有價值的信息，準確及時作出科學(xué)的決策，節(jié)省時間，提高決策效率和經(jīng)濟效益?！盵1]與此同時，在高校人事檔案數(shù)字化管理實踐中，將部分人事檔案信息進行適度公開并實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)，有利于充分保障人事檔案當事人的知情權(quán)和隱私權(quán)等基本權(quán)益，從而扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)人事檔案管理中僅僅針對組織部門開放的人事檔案數(shù)據(jù)信息資源。可見，高校人事檔案數(shù)字化管理有助于充分實現(xiàn)信息資源共享，為高校人事行政決策提供科學(xué)依據(jù)，并充分保障人事檔案當事人的知情權(quán)和隱私權(quán)等基本權(quán)益。

(二)有助于提高高校人事檔案的管理效率和服務(wù)質(zhì)量，更為便捷地服務(wù)于高校人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展

“人事檔案管理改革必須改變原來的政治控制和身份依附功能，突出信息記錄、信用憑證功能，在充分發(fā)揮市場配置人才資源的基礎(chǔ)性作用的前提下，更有效地為利用人才資源和人事人才工作服務(wù)，推進人事公共服務(wù)體系建設(shè)。”[2]在高校人事檔案管理實踐中，數(shù)字化管理方式的引入給高校人事檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量提升帶來了新的契機，主要表現(xiàn)為：一方面，數(shù)字化管理方式的引入，突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主的人工管理技術(shù)的弊端，引發(fā)了高校人事檔案管理方式的變革?，F(xiàn)代信息技術(shù)的采用，使得數(shù)字化管理方式不再局限于傳統(tǒng)的文本紙質(zhì)管理方式，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)信息來源和方式的多樣化，通過網(wǎng)絡(luò)資源共享的方式將靜態(tài)的文本信息轉(zhuǎn)化為動態(tài)的數(shù)據(jù)資源，有助于提高人事檔案管理的效率。另一方面，數(shù)字化管理方式的引入，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化呈現(xiàn)方式，并將一些并非涉及高校人事人員個人隱私的基礎(chǔ)信息進行適度共享，有助于提升高校人事檔案的服務(wù)質(zhì)量。高校人事檔案數(shù)字化管理實踐，以數(shù)字呈現(xiàn)的方式將一些基礎(chǔ)信息進行適度共享和網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，便于高校人事檔案管理人員查詢和調(diào)整人事檔案數(shù)據(jù)信息，同時，人事檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化呈現(xiàn)方式更是為高校流動人員的檔案管理提供了更為便捷的服務(wù)，電子檔案、數(shù)字檔案的出現(xiàn)可以極大地解決人事檔案跨地區(qū)傳輸存在的突出問題，進而改善人事檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

(三)有助于全面獲取相關(guān)人事信息，更為精準地服務(wù)于高校人事檔案管理事業(yè)需要

“高校人事檔案管理的數(shù)字化服務(wù)是順應(yīng)信息時代的必然趨勢，它減輕了檔案管理人員的工作壓力，提高了工作效率，并且使人事檔案得到了充分的利用和高度的整合?！盵3]在高校人事檔案數(shù)字化管理實踐中，現(xiàn)代信息技術(shù)的運用和計算機、云存儲等存儲設(shè)備的更新，超越了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中數(shù)據(jù)收集的龐雜及其對辦公室狹小空間的高度占用，使得高校人事檔案的內(nèi)容搜集更為全面，數(shù)據(jù)信息容量更為龐大，從而能夠相對滿足大數(shù)據(jù)時代來臨背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新的發(fā)展需要，從而服務(wù)于高校人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。同時，高校人事檔案管理信息呈現(xiàn)方式日益多樣，信息搜集也逐漸全面，通過持續(xù)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)和發(fā)展，高校人事檔案管理將有可靠的數(shù)據(jù)庫資源支撐和信息技術(shù)服務(wù)平臺，從而可以更為精準地服務(wù)于高校人事檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要。這不僅體現(xiàn)為高校人事檔案數(shù)字化管理方式帶來了多元化的數(shù)據(jù)信息，從而使得高校人事檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)更有保障，高校人事檔案管理有據(jù)可依；還在于高校人事檔案數(shù)字化管理方式提供了動態(tài)化的數(shù)據(jù)信息，這樣日漸增多的數(shù)據(jù)信息既是高校人事檔案管理有序發(fā)展的基本要求，也是高校人事檔案管理適應(yīng)信息化時代、大數(shù)據(jù)時代發(fā)展要求的必然選擇。

二、高校人事檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)的條件

大數(shù)據(jù)時代，高校人事檔案管理數(shù)字化已成為必然的趨勢，數(shù)字化的實現(xiàn)有賴于大數(shù)據(jù)所提供的各種理論與技術(shù)，大數(shù)據(jù)為高校人事檔案從錄入到存檔管理都提供了一定的基礎(chǔ)?？傮w來講，高校人事檔案管理數(shù)字化得以實現(xiàn)，主要有賴于人員、硬件設(shè)備以及政府政策的支持。

(一)高校人事檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)的人才要求

隨著高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的推進，高校人事檔案從業(yè)者的素質(zhì)也發(fā)生著極大的轉(zhuǎn)變，就高校人事檔案從業(yè)者個人而言，其知識儲備不斷豐富和增加，管理人員素質(zhì)也不斷得到強化，整個高校人事檔案管理團隊建設(shè)也逐步增強。首先，高校人事檔案管理人員關(guān)于數(shù)字化檔案管理的知識量不斷增加。高校在招聘或者引進人事檔案管理者時首先注重的就是其對數(shù)字化檔案管理的基本操作知識，對包括電腦在內(nèi)所有基本硬件設(shè)施的應(yīng)用，以及對數(shù)據(jù)庫建設(shè)和現(xiàn)今管理理念熟練的掌握，這些都是當下高校檔案管理人員所具備的基本能力。其次，高校人事檔案管理人員個人素質(zhì)也不斷得到強化。人事檔案管理極其強調(diào)保密的重要性，其內(nèi)容很多需要恒久保持一種保密的狀態(tài)。這就需要高校人事檔案管理人員擁有超強的個人素質(zhì)和保密能力，確保其不會隨意泄露和出賣人事檔案信息。高校人事檔案管理數(shù)字化后，需要管理人員具有較強的保密能力，會主動走出去，主動提供服務(wù),將自身進行準確定位，用自身先進理念為檔案相關(guān)人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。隨著檔案管理等專業(yè)的發(fā)展，將計算機技術(shù)和檔案管理理念相結(jié)合的全方面人才已經(jīng)被引進到高校人事檔案管理團隊中來，這一團隊牢固樹立起了信息服務(wù)觀念，細化了人事檔案管理的流程，檔案管理分工細致，能夠針對外界環(huán)境變化做出迅速而有效的反應(yīng)。

(二)高校人事檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)的硬件保障

高校人事檔案數(shù)字化實現(xiàn)的硬件條件主要是指高校人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，而高校人事檔案數(shù)字化實現(xiàn)在現(xiàn)實中所依賴的主要有計算機設(shè)備、保存檔案的庫房、電子設(shè)備的存在。這些硬件設(shè)施都在一定程度上成為檔案數(shù)字化得以實現(xiàn)的條件。高校人事檔案數(shù)字化實現(xiàn)的硬件條件之一是計算機設(shè)備的引進和應(yīng)用。各大高校人事管理部門都順應(yīng)時代潮流，將計算機設(shè)備采購和維護納入檔案日常管理重要事項，并且，為了滿足人事檔案數(shù)量的不斷增加、內(nèi)容的不斷多元，高校所引進計算機通常是配置較高、性能較好的辦公設(shè)備，這極大地促進了高校人事檔案管理數(shù)字化進程，為高校人事檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)和更進一步發(fā)展提供了有力的條件。高校人事檔案數(shù)字化實現(xiàn)的硬件條件之二是保存檔案的庫房建設(shè)。當下各大高校都會建立屬于自己學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心，而高校人事檔案管理建設(shè)離不開這種能夠存放服務(wù)器的物理空間，因此，基礎(chǔ)空間的存在是高校人事檔案數(shù)字化的重要條件之一。

(三)高校人事檔案管理數(shù)字化的政策支持

高校人事檔案數(shù)字化要想實現(xiàn)，來自政府和學(xué)校的政策支持必不可少，特別是在我國當下的環(huán)境之中，政策法令的支持對于推行一項工程或者項目來說至關(guān)重要。當下高校人事檔案政策化主要從人力、財力和法律法規(guī)等方面進行建設(shè)。第一，人力資源建設(shè)是高校人事檔案數(shù)字化實現(xiàn)的政策條件。人力資源是高校人事檔案管理的基礎(chǔ)。現(xiàn)今高校職工招聘對學(xué)歷和專業(yè)要求都相當嚴格，特別是對于人事檔案管理這種專業(yè)性較強的崗位都要求要具有相關(guān)的管理經(jīng)驗。第二，財政投入是高校人事檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)的政策條件。高校人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要大量資金投入，投入的資金用于計算機設(shè)備、電子設(shè)備和人事檔案管理軟件的購買，以及對作出突出貢獻的人事檔案管理者進行獎勵，進而提升他們的積極性，激發(fā)他們的創(chuàng)造性。第三，法律法規(guī)是高校人事檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)的重要保障。法律與法規(guī)的建設(shè)是保障國家各項事業(yè)得以穩(wěn)步前進的后盾，高校人事檔案管理也需要通過法律和法規(guī)的建設(shè)才能夠?qū)崿F(xiàn)真正規(guī)范化。從人事檔案納入國家常規(guī)管理中之后，國家先后出臺了《中華人民共和國檔案法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等。這一系列與人事檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，都為人事檔案數(shù)字化提供了保障。隨著時間的推移，相關(guān)法律與規(guī)定建設(shè)會更加健全。

三、高校人事檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)的機制

高校人事檔案數(shù)字化實現(xiàn)的機制是指高校人事檔案管理作為一個有機整體，其內(nèi)部的功能、構(gòu)造及相互關(guān)系，或者也可以說是各個部門或各個部分之間能夠相互協(xié)調(diào)，進而更好地發(fā)揮高校人事檔案管理作用的一種運行方式。高校人事檔案數(shù)字化還應(yīng)該通過制約、激勵、考評和服務(wù)機制來實現(xiàn)。

(一)制約機制

制約機制是保證高校人事檔案數(shù)字化管理有序化和規(guī)范化的一種機制。大數(shù)據(jù)時代，高校人事檔案管理數(shù)字化全面鋪開，各種問題也接踵而至。就像前面多次提到的檔案標準化、格式規(guī)范化以及對檔案管理人員行為的約束，都屬于對高校人事檔案管理的制約機制。檔案標準化是檔案從收集到保存都受到高校相關(guān)管理部門相關(guān)規(guī)定的約束，按照統(tǒng)一格式，對檔案進行對檔錄入保存。檔案標準化也為高校人事檔案管理數(shù)字化評估奠定了基礎(chǔ)，有力地強化了對高校人事檔案的管理和研究。格式規(guī)范化是指檔案的填寫和保存都要遵守既定的檔案管理規(guī)范，從文字、圖片、音頻、視頻等都以規(guī)范的形式進行保存，方便日后檔案查詢和提取，提高人事檔案使用率。而且，有必要強調(diào)約束機制對檔案管理人員行為的約束。檔案管理工作枯燥乏味，普通人難以勝任，這就難以避免某些自律性不強的人進入到高校人事檔案管理系統(tǒng)之中。而高校人事檔案管理數(shù)字化又是一項需要具備極其嚴謹、細致品格的人的工作，如果缺乏必要的制約機制，自律性不強的人難免會由于沒有按照既定的檔案標準和規(guī)范化格式進行操作，導(dǎo)致自身的操作失誤，進而造成數(shù)字檔案的丟失，給整個高校人事管理帶來巨大損失。因此，建立規(guī)范化制約機制或制約條例約束檔案管理者的行為，對高校人事檔案管理數(shù)字化具有重要意義。

(二)激勵機制

高校人事檔案管理數(shù)字化初期，出于對檔案數(shù)字化管理的新鮮感和高效率，組織內(nèi)部各人員職能分配合理，職責(zé)劃分明確，組織人員能夠比較快速地完成現(xiàn)有工作。但是，長期在電腦前的數(shù)據(jù)處理、檔案文書工作以及數(shù)字化所帶來的耗時增多，定會使檔案管理人員產(chǎn)生反感心理，導(dǎo)致檔案管理的效率降低，服務(wù)質(zhì)量下降，這時就需要針對對管理人員情況采取一種行之有效激勵機制。激勵主要包括薪酬激勵、榮譽激勵以及職位晉升等幾種情況。(1)薪酬激勵。作為一種最為實際的物質(zhì)激勵辦法，薪酬激勵可以有效地激發(fā)檔案管理人員的管理能力。雖然其工作地點是在高校，薪酬相對固定，但是學(xué)校依舊可以考慮現(xiàn)實檔案管理情況，對相關(guān)人員進行一定薪酬獎勵。獲得獎勵的人員肯定會以百分之百的態(tài)度投入到工作之中，進而提高檔案管理效率。(2)榮譽激勵。高校人事檔案從業(yè)者都是一些學(xué)歷與社會地位相對較高的知識分子，其對于自身榮譽可能比較看重。如設(shè)立“檔案管理個人”等頭銜榮譽，會有效調(diào)動起大家的積極性，這樣就會優(yōu)化檔案管理活動。(3)職位晉升。俗話說“人往高處走，水往低處流”，高的職位是每一個普通檔案管理者所向往的。以職位晉升為激勵，可以促使檔案管理者以做好數(shù)字化的檔案管理為己任，并將其作為自身目標，進而促進高校人事檔案數(shù)字化管理更好地實現(xiàn)。

(三)考評機制

“考核考評是源于人力資源管理中的績效工作，將人員的各種常規(guī)績效評價結(jié)果(如年度工作目標達成、晉升測評等)錄入人員的人事檔案，為今后人力資源使用、開發(fā)時提供翔實的客觀數(shù)據(jù)分析?！盵4]一定的體制保障對高校人事檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)來說至關(guān)重要。高校人事檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)的保障機制，主要有人員考評機制、責(zé)任機制、后勤保障等基本機制。考評機制是對高校人事檔案管理者的工作效果和工作能力的考核機制，建立優(yōu)良的考評機制是組織對高校人事檔案管理者進行監(jiān)督、監(jiān)控的重要方式。對考評結(jié)果優(yōu)良者進行獎勵，相反則不評優(yōu)，不評先。考評機制保障了檔案管理人員的合理流動，有利于鞏固其專業(yè)素養(yǎng)，促進人事檔案數(shù)字化管理更好實施。責(zé)任機制是高校人事檔案管理數(shù)字化的“主心骨”。各部門和人員應(yīng)高度重視檔案數(shù)字化建設(shè)工作，努力研究、推進工作思路和措施，創(chuàng)新高校內(nèi)部人事檔案管理工作辦法，做到檔案管理目標與團隊目標任務(wù)建設(shè)同步推進。同時，強化責(zé)任擔(dān)當。在倡導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制基礎(chǔ)之上，合理明確檔案管理人員的個人責(zé)任，各層次相互配合、相互促進，推動高校人事檔案管理數(shù)字化工作扎實展開。

(四)服務(wù)機制

高校人事檔案管理數(shù)字化的終極目標就是為了能夠提供高效便捷的服務(wù)。在管理數(shù)字化建設(shè)中，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺的成功搭建，是高校人事檔案管理者轉(zhuǎn)變觀念，主動提供服務(wù)和信息交流的關(guān)鍵。高校人事檔案管理主要是服務(wù)于學(xué)校本身和檔案擁有者，對于此二者，檔案管理者有很大的責(zé)任運用自身所學(xué)、所管，為以上二者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。人事檔案對學(xué)校提供服務(wù)表現(xiàn)在：可以為高校引進人才提供更好的信息資料，可以幫助學(xué)校人事部門快速、準確、有效地獲得其所考察人員的詳細資料，進而對其進行正確的評價和評估，確定是否錄用。對檔案擁有者提供服務(wù)是指人事檔案管理部門對人事檔案進行管理本身就是一種服務(wù)，這種服務(wù)是針對高校職工進行的服務(wù)，它可以快速、準確地更新人事檔案信息，為檔案擁有者提供及時的檔案信息變更通知，以方便其及時更改。實現(xiàn)對檔案主體的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是管理數(shù)字化的重要實現(xiàn)機制。與此同時，建立信息發(fā)布平臺，及時進行信息發(fā)布，并將人事檔案人員數(shù)據(jù)信息加以數(shù)字化，“開發(fā)集綜合性、條理性、思想性、知識性于一體的特色檔案信息”，進而“實現(xiàn)人事檔案的自動化和現(xiàn)代化管理、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)、遠程化利用，為組織、人事等部門和廣大教職工提供全面的、準確的、動態(tài)的、及時的信息服務(wù)”[5]。

總之，在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校人事檔案管理數(shù)字化工作既迎來了重要的發(fā)展契機，又面臨著嚴峻的現(xiàn)實挑戰(zhàn)，可以說，“大數(shù)據(jù)”既為高校人事檔案管理數(shù)字化提供了理論、技術(shù)、政策等優(yōu)質(zhì)的發(fā)展條件，又為其提供了體制和制度的實現(xiàn)機制。當然，高校人事檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)過程當中，不能一味追求快速建成，要注意檔案的安全性、真實性和有效性的特點。同時，應(yīng)該吸收和借鑒國外高校人事檔案管理數(shù)字化的理論和實踐，結(jié)合我國高校發(fā)展的基本國情，對高校人事檔案管理進行革新，促進高校人事檔案管理數(shù)字化的有效實現(xiàn)。