趙暖

摘要：隨著醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院簽訂的經(jīng)濟(jì)合同數(shù)量及金額不斷增加，合同履約過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮，加強(qiáng)合同履約管理內(nèi)部控制非常必要。文章以財(cái)政部于2014年1月在全國(guó)實(shí)施的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》為依據(jù)，結(jié)合S醫(yī)院2017年經(jīng)濟(jì)合同履約實(shí)例，對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履約管理進(jìn)行剖析。通過(guò)分析認(rèn)為，合同履約管理是包括健全管理制度、建立合同臺(tái)賬、監(jiān)督履約過(guò)程、加強(qiáng)支付預(yù)警和推進(jìn)信息化建設(shè)等內(nèi)容的有機(jī)結(jié)合。在合同履約管理中，業(yè)務(wù)部門(mén)建立合同執(zhí)行臺(tái)賬，對(duì)合同實(shí)施過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理;財(cái)務(wù)部門(mén)建立合同支付臺(tái)賬，對(duì)合同付款情況進(jìn)行跟蹤管理;合同歸口管理部門(mén)建立整體合同管理臺(tái)賬，定期與業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行核對(duì)并監(jiān)督合同履約情況，對(duì)合同進(jìn)行全面管理。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)合同管理信息化建設(shè)，運(yùn)用信息技術(shù)手段規(guī)范合同履約流程，提高工作效率。文章關(guān)注于合同履約環(huán)節(jié)的管理研究，建立了S醫(yī)院合同履約內(nèi)控體系，對(duì)于提高醫(yī)院合同管理水平，規(guī)避經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益具有重要意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;合同履約;內(nèi)部控制

一、緒論

行政事業(yè)單位作為社會(huì)公共服務(wù)提供的主體，其內(nèi)部控制工作不論是在制度建設(shè)、機(jī)制設(shè)計(jì)還是監(jiān)督管理方面，都存在著一定程度的滯后性，醫(yī)院屬于行政事業(yè)單位，也存在著同樣問(wèn)題，尤其是醫(yī)院內(nèi)部控制體系中經(jīng)濟(jì)合同履約管理更為突出。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同主要是指醫(yī)院以書(shū)面形式同其他單位或個(gè)人簽訂的各類(lèi)合同，是醫(yī)院進(jìn)行對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往、技術(shù)交流和科研協(xié)作的重要載體，其履約管理是落實(shí)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同條款的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是核心問(wèn)題。但是在實(shí)際工作中，醫(yī)院對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的管理往往是“重簽訂，輕執(zhí)行”，即對(duì)合同的制定、簽署環(huán)節(jié)非常重視，流程規(guī)范，審核嚴(yán)格，但對(duì)合同執(zhí)行環(huán)節(jié)不夠重視，缺乏相應(yīng)管理制度，未開(kāi)展履約全過(guò)程監(jiān)管以及無(wú)履約風(fēng)險(xiǎn)管控措施等問(wèn)題，再加上合同信息化管理缺位、合同管理部門(mén)人員法律意識(shí)不強(qiáng)、合同條款執(zhí)行不力、部門(mén)溝通不暢、監(jiān)督機(jī)制不到位等主客觀(guān)因素，合同履約管理一直是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié)。

本文以財(cái)政部于2014年1月在全國(guó)實(shí)施的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》為依據(jù)，結(jié)合S醫(yī)院2017年經(jīng)濟(jì)合同履約實(shí)例，對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履約管理進(jìn)行剖析，并嘗試構(gòu)建合同履約管理的內(nèi)部控制體系，希望能對(duì)醫(yī)院規(guī)避經(jīng)濟(jì)合同履約風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)等方面提供幫助。

二、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履約管理面臨的問(wèn)題

醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同訂立后，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)與合同方一起遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，履行合同約定的義務(wù)。合同履行階段包括合同履行、合同變更、解除和終止、合同結(jié)算、合同糾紛處理等環(huán)節(jié)。目前醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)合同履約過(guò)程中主要面臨以下問(wèn)題。

（一）合同履約監(jiān)督管理不到位

醫(yī)院在合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)往往缺乏對(duì)合同對(duì)方約定義務(wù)履行情況的檢查，包括未建立合同履約管理臺(tái)賬、未對(duì)合同的執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄、忽視對(duì)合同執(zhí)行期限的監(jiān)督以及不能?chē)?yán)格按照合同要求對(duì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行驗(yàn)收等，造成合同履約監(jiān)管失控，導(dǎo)致醫(yī)院利益受到損失。S醫(yī)院簽訂的后勤服務(wù)類(lèi)合同中對(duì)服務(wù)質(zhì)量考核的頻率、方式、辦法以及考核標(biāo)準(zhǔn)都做出了明確規(guī)定，但是在合同執(zhí)行過(guò)程中，承辦部門(mén)未按規(guī)定要求對(duì)合同對(duì)方進(jìn)行有效、及時(shí)的檢查和評(píng)價(jià)，造成外包服務(wù)公司的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不能落實(shí)到位，服務(wù)品質(zhì)低劣，嚴(yán)重影響醫(yī)療業(yè)務(wù)的開(kāi)展和醫(yī)院的服務(wù)品牌。對(duì)合同執(zhí)行期限的監(jiān)管不到位，尤其是長(zhǎng)期維保合同，更多的是依賴(lài)合同對(duì)方對(duì)合同期限的提醒，容易出現(xiàn)在原合同未執(zhí)行完畢的情況下又重復(fù)簽訂合同，造成一個(gè)項(xiàng)目?jī)纱沃Ц肚闆r的發(fā)生，這在維修保養(yǎng)類(lèi)合同中占很大比例。在合同執(zhí)行過(guò)程中，部分合同雖然約定了“經(jīng)驗(yàn)收合格后付款”的條款，但是卻未能?chē)?yán)格執(zhí)行，甚至不填寫(xiě)驗(yàn)收合格單，使驗(yàn)收成為“走過(guò)場(chǎng)”。S醫(yī)院在其2017年簽訂的合同中約定有驗(yàn)收環(huán)節(jié)的合同34份，其中未進(jìn)行驗(yàn)收的合同達(dá)11份，占32%;驗(yàn)收?qǐng)?bào)告內(nèi)容不全的12份，占35%;甚至發(fā)生先付款后驗(yàn)收的合同2份，占6%，驗(yàn)收環(huán)節(jié)上未按約定執(zhí)行的合同就達(dá)到了總數(shù)的一半以上，致使醫(yī)院不能及時(shí)確認(rèn)合同對(duì)方交付產(chǎn)品的質(zhì)量是否符合要求，一旦出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，無(wú)法追究對(duì)方責(zé)任，給醫(yī)院帶來(lái)不可預(yù)估的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）合同結(jié)算環(huán)節(jié)缺乏有效控制

合同結(jié)算環(huán)節(jié)是合同執(zhí)行過(guò)程的重要環(huán)節(jié)。在該環(huán)節(jié)，醫(yī)院缺乏對(duì)合同金額支付進(jìn)度的跟蹤管理，一般由業(yè)務(wù)承辦部門(mén)把握資金的支付，財(cái)務(wù)部門(mén)只根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的批復(fù)來(lái)支付資金，未建立合同支付明細(xì)臺(tái)賬，未能依據(jù)合同約定將支付比例與合同完成進(jìn)度進(jìn)行匹配。業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生的合同條款變更或解除，只履行重新簽訂合同的程序，對(duì)原合同卻不及時(shí)進(jìn)行變更或解除登記，容易造成重復(fù)付款情況的發(fā)生。業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)，在管理上相互脫節(jié)，容易出現(xiàn)預(yù)算透支、未扣留質(zhì)保金、基建項(xiàng)目未達(dá)到約定的進(jìn)度就提前付款等情況，對(duì)可能發(fā)生的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)未能有效控制，有可能導(dǎo)致醫(yī)院經(jīng)濟(jì)利益受損。S醫(yī)院2017年簽訂的合同中，涉及已經(jīng)支付的合同有36份，未按合同約定的條件進(jìn)行支付的合同達(dá)18份，占總數(shù)的50%，其中合同約定付款期限未到，就已經(jīng)全額支付款項(xiàng)的合同9份，占違規(guī)支付合同的50%;未按約定付款比例支付的合同5份，占28%;應(yīng)收而未收取質(zhì)保金的合同3份，占17%，涉及金額達(dá)21.4萬(wàn)元;甚至發(fā)生先支付款項(xiàng)后補(bǔ)簽合同的情況，雖然所占比例較小，但是足以表明醫(yī)院的合同資金支付未得到有效監(jiān)管。

（三）合同信息化管理有待加強(qiáng)

目前很多醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同管理仍停留在以紙質(zhì)原件為基礎(chǔ)的手工管理階段，存在易產(chǎn)生差錯(cuò)、信息流通緩慢、工作效率低下、缺乏有效的全過(guò)程監(jiān)控、無(wú)法實(shí)現(xiàn)合同履約的動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)等問(wèn)題。有些醫(yī)院雖然使用OA系統(tǒng)加強(qiáng)對(duì)合同的信息化管理，但也僅是初步實(shí)現(xiàn)了合同簽訂過(guò)程中的審批由線(xiàn)下變?yōu)榫€(xiàn)上，對(duì)合同的全過(guò)程管理尚處于缺失狀態(tài)，信息化水平有待提高。具體體現(xiàn)在沒(méi)有建立合同履約管理與財(cái)務(wù)系統(tǒng)連接，無(wú)法對(duì)合同執(zhí)行進(jìn)度和收付款情況進(jìn)行控制;對(duì)合同履行過(guò)程中所涉及的支出、驗(yàn)收、實(shí)施進(jìn)度等動(dòng)態(tài)化信息無(wú)法實(shí)時(shí)掌握;對(duì)履約異常情況不能實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)預(yù)警;對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析帶來(lái)困難，無(wú)法及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。由于管理手段落后，容易導(dǎo)致合同在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)，增加醫(yī)院經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。S醫(yī)院雖然設(shè)立了合同歸口管理部門(mén)，但尚未達(dá)到全方位信息化管理的程度，合同管理人員無(wú)法實(shí)時(shí)掌握每項(xiàng)合同的進(jìn)度，業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、合同歸口管理部門(mén)脫節(jié)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。醫(yī)院只能對(duì)合同的審批、簽訂、存檔流程進(jìn)行手工管理，對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程不能跟蹤管理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)所有經(jīng)濟(jì)合同履約情況的即時(shí)匯總，履約管控難度較大。

三、加強(qiáng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履約管理內(nèi)部控制的建議

（一）完善合同履約全過(guò)程管理

《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》第五十四條第一款規(guī)定：“單位應(yīng)建立健全合同內(nèi)部控制管理制度?！蹦壳搬t(yī)院缺乏合同履約管理制度是其在經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行過(guò)程中面臨風(fēng)險(xiǎn)的主要原因。醫(yī)院應(yīng)梳理合同業(yè)務(wù)流程，完善合同管理相關(guān)制度，結(jié)合本單位特點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同履約方面的控制流程及管理制度的制訂，如合同履行、合同結(jié)算、合同補(bǔ)充、變更和解除、合同糾紛處理等，通過(guò)制訂合同履約管理的細(xì)則和流程，明確各部門(mén)的職責(zé)，規(guī)避合同執(zhí)行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，使合同履約規(guī)范化管理有據(jù)可依，保障醫(yī)院的合法權(quán)益。

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立業(yè)務(wù)部門(mén)、合同管理部門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)之間管理流程以及信息交互機(jī)制，密切關(guān)注合同實(shí)際履約情況，確保合同實(shí)施的全過(guò)程管理。合同簽訂以后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同執(zhí)行管理臺(tái)賬，從合同約定的完成時(shí)間、質(zhì)保期開(kāi)始時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、付款時(shí)間等方面對(duì)合同實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，嚴(yán)格按照合同約定的條款內(nèi)容，對(duì)合同對(duì)方的履約情況進(jìn)行監(jiān)督檢查并詳細(xì)記錄，如果發(fā)現(xiàn)對(duì)方未履行義務(wù)或履行過(guò)程存在缺陷，應(yīng)及時(shí)采取相關(guān)措施，避免損失，并按合同約定做好追究責(zé)任的準(zhǔn)備。驗(yàn)收環(huán)節(jié)是合同履約過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)之一，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況的檢查和驗(yàn)收，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的條款，對(duì)到貨時(shí)間、貨物數(shù)量、商品型號(hào)、貨物質(zhì)量等方面加強(qiáng)監(jiān)管，組織使用科室參與驗(yàn)收，并填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，防止采購(gòu)人員與驗(yàn)收人員同為一人的現(xiàn)象發(fā)生，做到不相容崗位相互分離。合同歸口管理部門(mén)應(yīng)建立整體合同管理臺(tái)賬，每月與各業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行核對(duì)，定期對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，并出具分析報(bào)告。

（二）強(qiáng)化合同結(jié)算管理控制機(jī)制

醫(yī)院應(yīng)建立合同結(jié)算控制機(jī)制，將合同結(jié)算納入到財(cái)務(wù)預(yù)算管理控制中。在合同履約過(guò)程中嚴(yán)格按預(yù)算方案執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理相結(jié)合，真正做到“無(wú)預(yù)算不執(zhí)行，有預(yù)算不超支”。合同結(jié)算是合同執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)，既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同履約的監(jiān)督，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)合同支付環(huán)節(jié)的審核，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)歸集發(fā)票、驗(yàn)收單等原始憑證并填寫(xiě)付款申請(qǐng)，比如后勤服務(wù)項(xiàng)目支付時(shí)需要有相關(guān)科室對(duì)服務(wù)滿(mǎn)意程度的簽字確認(rèn)表;采購(gòu)貨物付款時(shí)需核對(duì)入庫(kù)單、驗(yàn)收單等資料;維修項(xiàng)目還需要有業(yè)務(wù)部門(mén)的確認(rèn)單;基建項(xiàng)目付款需有相應(yīng)的竣工驗(yàn)收單及審計(jì)公司出具的審核報(bào)告等。經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，按照合同約定的付款期限、方式和金額進(jìn)行結(jié)算，對(duì)需要支付預(yù)付款的合同，應(yīng)按照約定的項(xiàng)目進(jìn)展程度進(jìn)行付款，付款比例與合同完成程度相匹配，不得超進(jìn)度、超比例支付款項(xiàng)。對(duì)不符合約定的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)拒絕付款，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，避免出現(xiàn)付款與合同履行脫鉤現(xiàn)象。財(cái)務(wù)部門(mén)還應(yīng)建立合同支付明細(xì)臺(tái)賬，按照合同約定的付款條件，對(duì)合同支付情況進(jìn)行追蹤監(jiān)控，當(dāng)累計(jì)支出金額達(dá)到合同約定限額時(shí)，由財(cái)務(wù)部門(mén)發(fā)出停止支付預(yù)警，防范合同支付風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同實(shí)施情況的控制管理。在合同執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生的權(quán)利義務(wù)變更，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)補(bǔ)充、變更甚至解除合同，并向合同管理部門(mén)及時(shí)進(jìn)行登記，與財(cái)務(wù)部門(mén)做好溝通，防止發(fā)生重復(fù)付款情況。

（三）建立合同信息化管理機(jī)制

當(dāng)前隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院各方面的管理越來(lái)越離不開(kāi)信息系統(tǒng)平臺(tái)的支持，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行內(nèi)部控制貫穿醫(yī)院運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，成為現(xiàn)代醫(yī)院管理的關(guān)鍵。目前醫(yī)院的信息系統(tǒng)主要是用于日常業(yè)務(wù)需求，如HIS系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)等，但是對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的管理方式卻相對(duì)落后。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)，經(jīng)濟(jì)合同的種類(lèi)及數(shù)量也在不斷加大，依靠傳統(tǒng)手工管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)醫(yī)院內(nèi)部控制管理的需求。加強(qiáng)合同管理信息化建設(shè)是醫(yī)院提高工作效率、完善內(nèi)部控制管理的重要手段，同時(shí)也是醫(yī)院進(jìn)行精細(xì)化合同管理的必然趨勢(shì)。醫(yī)院不僅要對(duì)合同在審批和簽訂環(huán)節(jié)中進(jìn)行信息化管理，更要加強(qiáng)對(duì)合同履約的全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理。這樣可以將合同信息管理系統(tǒng)與醫(yī)院預(yù)算財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)、物資采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，使合同信息能夠在采購(gòu)、入庫(kù)驗(yàn)收、付款及實(shí)施進(jìn)度等環(huán)節(jié)及時(shí)反映，實(shí)現(xiàn)合同管理全過(guò)程預(yù)警。各部門(mén)也能隨時(shí)跟蹤掌握合同履約情況，利用計(jì)算機(jī)的匯總分析功能，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。醫(yī)院應(yīng)在合同管理領(lǐng)域積極推進(jìn)信息化平臺(tái)建設(shè)，借助計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能，將對(duì)合同項(xiàng)目從簽訂到執(zhí)行再到付款直至履約完畢的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，全面提升醫(yī)院合同管理水平，實(shí)現(xiàn)合同業(yè)務(wù)細(xì)致化管理。

四、結(jié)語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)合同履約管理是醫(yī)院內(nèi)控體系的重要組成部分，直接關(guān)系到醫(yī)院經(jīng)濟(jì)秩序的正常運(yùn)行。本文通過(guò)實(shí)例分析，構(gòu)建了S醫(yī)院合同履約內(nèi)控體系，包括健全管理制度、建立合同臺(tái)賬、監(jiān)督履約過(guò)程、加強(qiáng)支付預(yù)警和推進(jìn)信息化建設(shè)等內(nèi)容。在合同履約管理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)建立合同執(zhí)行臺(tái)賬，對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程實(shí)施動(dòng)態(tài)管理;財(cái)務(wù)部門(mén)建立合同支付明細(xì)臺(tái)賬，對(duì)合同付款情況進(jìn)行跟蹤管理;合同歸口管理部門(mén)建立整體合同管理臺(tái)賬，定期與業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行核對(duì)并監(jiān)督合同執(zhí)行情況，對(duì)合同進(jìn)行全面管理。下一步，醫(yī)院應(yīng)大力加強(qiáng)合同管理信息化建設(shè)，運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行全面監(jiān)管，規(guī)范合同履約流程，提高工作效率，取得事半功倍的效果。

通過(guò)對(duì)醫(yī)院合同履約的監(jiān)督管理，促進(jìn)醫(yī)院建立健全合同管理制度，規(guī)范合同管理流程，完善各項(xiàng)合同管理機(jī)制，推進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部控制體系的建設(shè)，切實(shí)提升醫(yī)院管理水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全面控制，有助于保護(hù)醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的合法權(quán)益。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：首都兒科研究所附屬兒童醫(yī)院）