姚宏偉，楊冬玲，孫曉明，項(xiàng) 陽，趙衛(wèi)民，盛榮建，陳愛華，高 峰

(中國(guó)石化儀征化纖有限責(zé)任公司，江蘇揚(yáng)州 211900)

0 引言

勞動(dòng)者個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案是勞動(dòng)者健康監(jiān)護(hù)全過程的客觀記錄資料，是系統(tǒng)觀察勞動(dòng)者健康變化與職業(yè)病危害因素關(guān)系，評(píng)價(jià)個(gè)體和群體健康損害的依據(jù)?！吨腥A人民共和國(guó)職業(yè)病防治法》規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)為勞動(dòng)者個(gè)人建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，并按照規(guī)定的期限妥善保存。職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)當(dāng)包括勞動(dòng)者的職業(yè)史、職業(yè)病危害接觸史、職業(yè)健康檢查結(jié)果和職業(yè)病診療等有關(guān)個(gè)人健康資料。勞動(dòng)者離開用人單位時(shí)，有權(quán)索取本人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案復(fù)印件，用人單位應(yīng)當(dāng)如實(shí)、無償提供，并在所提供的復(fù)印件上簽章。”因此，該檔案的規(guī)范建設(shè)和管理是用人單位一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)引起高度重視。但如何采用現(xiàn)代化、信息化的檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，以滿足新時(shí)代要求，一直以來是專業(yè)管理人員探索的目標(biāo)。本文通過對(duì)某化纖公司職工個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理的現(xiàn)狀調(diào)查，研發(fā)了檔案管理平臺(tái)，提出了開展檔案規(guī)范化建設(shè)的具體措施和對(duì)策，并在實(shí)際工作中得到了較好的應(yīng)用。

1 對(duì)象與方法

1.1 調(diào)查對(duì)象

對(duì)某化纖公司自成立以來的職工個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案建立管理情況進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容主要包括：二級(jí)單位名稱變遷，紙質(zhì)檔案分布、數(shù)量，檔案號(hào)編碼規(guī)則，儲(chǔ)存場(chǎng)所設(shè)施、一人一檔情況、檢索方式，電子檔案建立情況，檔案件年份、單位、類型(上崗、在崗、離崗、診斷等)，職工姓名、性別、身份證號(hào)、現(xiàn)單位、狀態(tài)(在崗、離崗、死亡、退休)等。

1.2 紙質(zhì)檔案整理

按一人一檔要求，購(gòu)置統(tǒng)一規(guī)格的3 cm厚牛皮紙標(biāo)準(zhǔn)檔案盒，建立約9 000名職工個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。采用出生年份加3位阿拉伯?dāng)?shù)字流水號(hào)的編碼規(guī)則，編排唯一檔案號(hào)。檔案盒盒脊登記檔案號(hào)和姓名信息，打印字體字號(hào)統(tǒng)一，粘貼信息紙張規(guī)格一致，與盒同寬。將職工歷次的所有檔案件(主要為體檢報(bào)告)約80 000份(1份為1件)，采用不同階段的檢索方式查找后按人組卷歸檔。對(duì)1996—2003年間的DOS版電子檔案，請(qǐng)軟件研發(fā)人員將文件導(dǎo)出，設(shè)計(jì)成文本格式，逐一打印后歸檔。對(duì)歷次職業(yè)病診療資料、體檢異常結(jié)果的處理等材料按人組卷歸檔。盒內(nèi)檔案件按照年度遞進(jìn)順序擺放，最上面為檔案卷內(nèi)目錄。

1.3 檔案室建設(shè)

按照防火、防潮、防鼠、防蟲等館藏要求，對(duì)檔案室門、窗、墻體、地面等進(jìn)行改造。設(shè)立軌道移動(dòng)式密集架，配置照明、空調(diào)、加濕器、除濕器、溫濕度計(jì)、消防器材、人字梯。密集架的排架從左到右按A、B、C……英文字母順序編號(hào)，同時(shí)標(biāo)注檔案號(hào)的起止信息；排架內(nèi)每列的頂部中央從左到右按A、B、C……英文字母順序編號(hào)；排架兩端內(nèi)側(cè)每行中間從上到下按1、2、3……數(shù)字編號(hào)；一人一檔所在的排架號(hào)、排列號(hào)和行號(hào)共同組成該檔案的檔案架號(hào)。

1.4 電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

a) 系統(tǒng)環(huán)境：服務(wù)器CPU種類≥Intel Xeon MP 2.0 GHz/2MB,CPU數(shù)量≥2，內(nèi)存≥4 GB，本機(jī)硬盤≥100 GB，操作系統(tǒng)Windows Server 2012 R2中文企業(yè)版；客戶端內(nèi)存≥2 GB，硬盤剩余空間≥20 GB，操作系統(tǒng)Windows XP/7/8/8.1/10中文版。

b) 技術(shù)路線：以獨(dú)立設(shè)計(jì)開發(fā)原則為指導(dǎo)，以B/S 3層架構(gòu)開發(fā)理念為核心，以NET Framework4.0框架為平臺(tái)，采用成熟的C#4.0、XML、SQL Server 2012等綜合開發(fā)技術(shù)，搭建先進(jìn)、安全、迅捷、實(shí)用的軟件程序。系統(tǒng)采用標(biāo)準(zhǔn)的B/S 3層結(jié)構(gòu)，將平臺(tái)分為數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)層、業(yè)務(wù)邏輯與用戶界面層，每一層擔(dān)負(fù)不同的任務(wù)。

c) 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)：本系統(tǒng)具有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、檔案導(dǎo)入、檔案查詢、統(tǒng)計(jì)分析四大模塊功能，檔案通過PDF文件(如為紙質(zhì)件掃描成PDF文件)導(dǎo)入系統(tǒng)，支持按職工、按單位批量導(dǎo)入，同時(shí)需要按導(dǎo)入的檔案件類別同步更新職工所在單位和狀態(tài)，打印生成個(gè)人檔案卷內(nèi)目錄；實(shí)現(xiàn)按職工、按單位或二級(jí)單位快速查詢檔案，按單位、按年份形成檔案件數(shù)量統(tǒng)計(jì)直方圖；實(shí)現(xiàn)檔案件數(shù)量按年度、類別的匯總統(tǒng)計(jì)以及檔案件導(dǎo)入的查漏分析。

d) 安全性設(shè)計(jì)：本系統(tǒng)有嚴(yán)格、安全的數(shù)據(jù)備份策略，確保數(shù)據(jù)每日定時(shí)雙機(jī)備份，并保留至少最近一個(gè)月的備份記錄。在應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問方面，采取訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)加密、口令密碼等各種手段保證數(shù)據(jù)訪問的安全可靠。

1.5 第三方體檢軟件

承擔(dān)職業(yè)健康體檢任務(wù)的機(jī)構(gòu)在出具體檢報(bào)告時(shí)，所使用的第三體檢軟件應(yīng)具有批量導(dǎo)出以職工身份證號(hào)為文件名的PDF文件功能，以便體檢報(bào)告在按單位批量導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)能精確匹配；在體檢報(bào)告封面上增加檔案號(hào)和檔案架號(hào)欄，便于紙質(zhì)體檢報(bào)告歸檔時(shí)快速檢索定位。

2 檔案管理現(xiàn)狀

化纖公司勞動(dòng)者個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案自1996年建檔以來，一直由該公司職工醫(yī)院負(fù)責(zé)建立和管理，2004年醫(yī)院改制后，公司通過協(xié)議方式委托改制醫(yī)院一直延續(xù)管理。職工的體檢電子數(shù)據(jù)間斷性存儲(chǔ)于多個(gè)體檢系統(tǒng)中，1996—2003年使用自編的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)軟件(DOS版)，2004—2005年使用中國(guó)石化職業(yè)衛(wèi)生管理軟件，2009年起使用深圳天方達(dá)健康體檢軟件，2016年起使用無錫中衛(wèi)信職業(yè)健康監(jiān)護(hù)軟件。

2.1 檔案所屬單位、職工分布情況

該公司因歷年機(jī)構(gòu)重組調(diào)整，檔案所屬二級(jí)單位、部門多達(dá)49個(gè)。應(yīng)建檔職工8 741人，其中男性6 411人，女性2 330人，出生年月從1948年1月至2000年12月(圖1)，其中1968年出生人數(shù)最多，有696人。隨著二級(jí)單位名稱變遷，許多職工曾就職于多家二級(jí)單位。

圖1 職工年齡分布

2.2 存在的主要問題

因該公司專業(yè)化重組、醫(yī)院改制、檔案搬遷多次以及人員、儲(chǔ)存條件限制，檔案管理薄弱，條塊分割，存在著系統(tǒng)性缺陷，距離法規(guī)要求有著較大差距：紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存在多個(gè)房間中，條件簡(jiǎn)陋，無防火、防潮等設(shè)施；1996—2003年無紙質(zhì)體檢報(bào)告，歷年來所有的紙質(zhì)體檢報(bào)告分散各處，未完全做到一人一檔，檔案號(hào)不唯一，檢索方式變化多樣；未建立與紙質(zhì)檔案匹配一致的電子檔案，電子體檢數(shù)據(jù)存在于多個(gè)體檢系統(tǒng)且未整合，公司無法向職工提供電子檔案或數(shù)據(jù)的查閱，職工也無法完整地獲取歷年來所有的紙質(zhì)體檢報(bào)告。

3 平臺(tái)建設(shè)情況

3.1 紙質(zhì)檔案平臺(tái)建設(shè)

通過紙質(zhì)檔案整理，該化纖公司8 741名職工實(shí)現(xiàn)了一人一檔，不同階段的檔案件按人組卷歸檔。8 741個(gè)檔案盒按檔案號(hào)從小到大的順序擺放在5排×5列×6行的密集架上，并按密集架的排、列、行從左到右、從上至下的順序進(jìn)行排架，達(dá)成了檢索快捷、準(zhǔn)確定位的目標(biāo)。在2019年上半年該公司職業(yè)健康體檢報(bào)告歸檔過程中，得到了較好應(yīng)用，歸檔工作由各二級(jí)單位承擔(dān)，歸檔人員首先根據(jù)檔案架號(hào)對(duì)體檢報(bào)告進(jìn)行分類，然后進(jìn)行上架，2 021份體檢報(bào)告總耗時(shí)4個(gè)工作人日，歸檔時(shí)間大幅縮減。

3.2 電子檔案平臺(tái)建設(shè)

研究開發(fā)的電子檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過反復(fù)的修改、測(cè)試、運(yùn)行，全面達(dá)成了設(shè)計(jì)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)了檔案件導(dǎo)入、統(tǒng)計(jì)分析以及遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查詢、下載、打印等功能，系統(tǒng)界面友好、安全可靠、使用方便。該公司1996—2017年共67 373份紙質(zhì)檔案件歷時(shí)5個(gè)月全部掃描成PDF文件導(dǎo)入系統(tǒng)，2018年和2019年上半年的體檢報(bào)告由承擔(dān)職業(yè)健康體檢任務(wù)的醫(yī)院提供PDF電子件按單位批量導(dǎo)入系統(tǒng)。實(shí)踐證明，批量導(dǎo)入快捷高效，2018年4 414份電子報(bào)告導(dǎo)入總耗時(shí)僅為2 h。目前，該化纖公司8 741名職工共73 808份檔案件全面實(shí)現(xiàn)了電子化，并與紙質(zhì)檔案件一一對(duì)應(yīng)，相互印證。

4 討論

檔案號(hào)是檔案管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，科學(xué)地編制檔案號(hào)，有利于檔案管理和利用[1-2]。勞動(dòng)者個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的檔案號(hào)有的按單位、車間，有的按姓氏的漢字、漢語拼音，有的按社保號(hào)、身份證號(hào)等排序，但是實(shí)踐發(fā)現(xiàn)都有缺陷，尤其用人單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜、人數(shù)較多時(shí)更加明顯。如按單位、車間編碼，勞動(dòng)者單位發(fā)生變化，將面臨檔案號(hào)的變更；如按姓氏的漢字、漢語拼音編碼，因新增人員姓氏的不確定，則需留出相當(dāng)?shù)臋n案架空間；如按社保號(hào)、身份證號(hào)編碼，則檔案架檢索定位、歸檔較困難。該公司因歷年機(jī)構(gòu)重組調(diào)整，二級(jí)單位、部門多達(dá)49個(gè)，許多職工曾就職于多家二級(jí)單位，為此，設(shè)計(jì)了按出生年份加流水號(hào)的編碼規(guī)則，考慮到1968年出生人數(shù)為696人，流水號(hào)選擇了3位阿拉伯?dāng)?shù)字，實(shí)踐發(fā)現(xiàn)該編碼規(guī)則非常有利于檔案排架、歸檔和查詢，最為簡(jiǎn)潔。為了便于紙質(zhì)檔案件的歸檔，還設(shè)計(jì)了檔案架號(hào)，并在檔案密集架上予以醒目標(biāo)識(shí)，實(shí)踐證明檔案架號(hào)與檔案號(hào)的聯(lián)合使用進(jìn)一步提升了歸檔的工作效率。

傳統(tǒng)形式的檔案管理工作繁瑣、查詢費(fèi)時(shí)、效率低下，檔案管理的電子化、信息化能夠有效提升檔案管理的工作效率及檔案利用率，因此檔案電子化、信息化管理是今后勞動(dòng)者個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理的必然趨勢(shì)。國(guó)內(nèi)有關(guān)監(jiān)護(hù)檔案的電子化、信息化報(bào)道僅見于職業(yè)健康體檢信息化系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用[3-5]，其電子數(shù)據(jù)主要用于專業(yè)人員體檢組織、診斷、查詢和分析，對(duì)于作為監(jiān)護(hù)檔案責(zé)任主體的用人單位適用性不強(qiáng)，使用人員局限，且電子檔案與紙質(zhì)檔案不匹配，不能相互印證，不能完全溯源。本文通過PDF格式文件的使用較好地解決了這一問題，在職業(yè)病防治領(lǐng)域尚未見報(bào)道。PDF文件格式與操作系統(tǒng)平臺(tái)無關(guān)，這一特點(diǎn)使它成為在Internet上進(jìn)行電子檔案發(fā)行和數(shù)字化信息傳播的理想文件格式，目前已成為數(shù)字化信息事實(shí)上的一個(gè)工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。它可以將文字、字型、格式、顏色等封裝在一個(gè)文件中，集成性、安全可靠性高，能很好地保持紙質(zhì)檔案的原貌，能忠實(shí)地再現(xiàn)原文。

筆者設(shè)計(jì)開發(fā)的電子檔案平臺(tái)采用NET Framework 4.0框架、C#語言、三層B/S架構(gòu)技術(shù)，成熟可靠，系統(tǒng)穩(wěn)定，易擴(kuò)展，功能完善，安全高效，操作簡(jiǎn)單，易于使用。該平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)是檔案件批量導(dǎo)入、卷內(nèi)目錄打印和查漏統(tǒng)計(jì)，檔案件批量導(dǎo)入主要通過體檢機(jī)構(gòu)提供的PDF電子件來實(shí)現(xiàn)，快捷高效，并實(shí)時(shí)糾錯(cuò)；卷內(nèi)目錄打印較好地展現(xiàn)了電子與紙質(zhì)檔案平臺(tái)之間的聯(lián)系，促進(jìn)了紙質(zhì)檔案平臺(tái)規(guī)范化建設(shè)；查漏統(tǒng)計(jì)能根據(jù)導(dǎo)入檔案件與職工在崗狀態(tài)的匹配情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)體檢實(shí)施中的缺檢人員，提高了職業(yè)衛(wèi)生管理工作的效率。

本文通過勞動(dòng)者個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理平臺(tái)的開發(fā)和應(yīng)用，較好地解決了檔案條塊分割、查閱困難、儲(chǔ)存簡(jiǎn)陋、管理不受控等問題，消除了公司多年存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，通過搭建檔案信息共享平臺(tái)，提升了檔案數(shù)據(jù)的高效性和利用效率，推動(dòng)了檔案信息資源的共享和流通，對(duì)于搞好職業(yè)病防治工作具有重要意義。當(dāng)然，用人單位在實(shí)踐應(yīng)用中有以下幾方面值得注意：①檔案室密集架如選擇埋入式軌道，在鋪設(shè)前一定要精確測(cè)量，準(zhǔn)確定位，否則會(huì)造成后期密集架安裝困難；②在紙質(zhì)檔案件掃描時(shí)，應(yīng)選擇適宜的分辨率，分辨率太低會(huì)影響電子檔案的閱讀質(zhì)量；③身份證號(hào)碼是平臺(tái)建設(shè)的關(guān)鍵要素，應(yīng)嚴(yán)格核對(duì)正確；④承擔(dān)職業(yè)健康體檢任務(wù)的機(jī)構(gòu)能否提供PDF電子體檢報(bào)告直接影響到電子檔案件導(dǎo)入的速度，對(duì)電子檔案平臺(tái)建設(shè)非常重要。