董樺

【摘要】文秘收發(fā)工作是工作單位日常基本工作之一，對單位各項工作事宜的上傳下達(dá)起到重要作用，新時期背景下，賦予了文秘收發(fā)工作更加重大的責(zé)任，文秘收發(fā)工作做得好與不好直接影響了工作單位的辦事效率，也直接體現(xiàn)了工作單位的管理水平和業(yè)務(wù)能力，可以稱之為一個單位的門面工作，本文對新時期文秘收發(fā)工作有效性進(jìn)行了探究，希望對文秘工作人員有一定借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】新時期;文秘收發(fā)工作;有效性;措施

工作單位的辦公室作為特殊的服務(wù)窗口部門，起到溝通上下級和來訪人員的橋梁作用，日常主要工作就是來往資料和文件的收發(fā)工作，其工作具有比較特殊的特點，尤其是新時期背景下，各單位面臨著來自各方面的機遇和挑戰(zhàn)，文秘的收發(fā)工作也面臨著新的問題急需解決，如何做好文秘收發(fā)工作，提高文秘收發(fā)工作的有效性成為目前開展文秘收發(fā)工作的重點。

一、新時期文秘收發(fā)工作的特點

（一）文秘收發(fā)工作具有單調(diào)性。文秘收發(fā)工作和其它的工作有很大的不同，在工作單位中，文秘收發(fā)工作比較單調(diào)，而且不能出現(xiàn)工作斷檔，與其它部門工作相比，缺少多樣性，只是簡單地為各部門之間和外來人員服務(wù)，進(jìn)行資料和文件的接收、記錄和傳達(dá)工作。雖然文秘收發(fā)工作看起來單調(diào)而且默默無聞，但是它卻承載著工作單位整體的工作運行，文秘收發(fā)工作在工作單位內(nèi)起到承上啟下的作用。

（二）文秘收發(fā)工作具有保密性。作為一個單位資料文件收集、整理、分類、傳達(dá)的工作，文秘收發(fā)工作日常接觸最多的就是各種資料、文件，其中包含各種項目合作意向書、項目計劃、會議安排、戰(zhàn)略調(diào)整計劃等等，其中不乏一些行業(yè)機密和重要文件，這些資料文件不能隨便翻閱，因此文秘收發(fā)工作具有一定的保密性，作為收發(fā)工作的文秘，自己首先要有良好的職業(yè)操守，不該看的東西不看，不該打開的資料文件不打開，要時刻銘記自己的工作職責(zé)，同時文秘要做好資料文件的收集、整理、保密工作，對收到的資料文件做好登記，并及時整理保存起來，不能輕易暴露在外。如果資料文件的保存不佳，導(dǎo)致機密文件泄漏，會給單位造成不可彌補的損失，影響單位工作的正常開展，嚴(yán)重的可能直接會導(dǎo)致單位工作暫停，造成不良的影響。

（三）文秘收發(fā)工作具有從屬服務(wù)性。文秘收發(fā)工作作為溝通各部門工作人員的橋梁，工作內(nèi)容沒有形成一定的固定流程，工作內(nèi)容也是比較繁雜的，無法實現(xiàn)預(yù)估工作的內(nèi)容和工作量，而是依照基礎(chǔ)的工作職能，在日常工作中根據(jù)單位領(lǐng)導(dǎo)提出的要求，上傳下達(dá)臨時制訂的工作要求和政策性文件，文秘收發(fā)工作沒有自我主動性，而是單方面的從屬服務(wù)工作，只是各部門之間的工作對接和工作指導(dǎo)的橋梁。文秘收發(fā)工作是單位中面向各級部門、面向大眾的服務(wù)性工作，作為文秘收發(fā)工作的員工，要具有良好的溝通能力、協(xié)調(diào)各部門收發(fā)工作的能力，同時要有崇高的服務(wù)意識，堅守崗位，隨時回應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的派遣，及時向下級部門傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，也要及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋來自基層員工的工作請示。

二、新時期做好文秘收發(fā)工作應(yīng)具備的素養(yǎng)要求

（一）應(yīng)具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。文秘收發(fā)工作能夠接觸到單位各部門的文件和資料，對單位的各種工作安排和大小事宜都有清晰的了解和認(rèn)識，這就需要文秘收發(fā)工作人員要具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，在工作中奉公職守、有堅定的立場，把單位的利益放在個人利益的前面，時刻告誡自己要牢記工作職責(zé)，保護(hù)單位資料文件不遺失、不泄露、傳達(dá)及時。工作中要做到工作細(xì)心、有條理、依章辦事，做好自己的本職工作，嚴(yán)格約束自己的行為，管住自己的嘴、看好自己的手，保持良好的工作心態(tài)，做好自己的本質(zhì)工作，不出現(xiàn)工作漏洞，不遺漏資料文件，不少發(fā)、錯發(fā)資料文件。

（二）應(yīng)具備良好的服從意識。作為文秘收發(fā)工作人員，最核心的素養(yǎng)要求就是應(yīng)該具備良好的服從意識，既要聽得進(jìn)表揚，也要聽得進(jìn)批評，作為單位內(nèi)部的信息傳達(dá)人員，經(jīng)常會遇到資料文件下發(fā)不及時、上傳慢的問題，其中，很大一部分原因來自不同部門之間的溝通不到位，資料文件的傳遞才出現(xiàn)時間差異，由于部門資料文件準(zhǔn)備不及時或者修改沒完成，造成文秘收發(fā)工作不能實時進(jìn)行，接收部門會經(jīng)常催促，甚至埋怨工作效率低，影響工作進(jìn)展，這種情況下，作為文秘人員，要調(diào)整自己的工作狀態(tài)，時刻保持著良好的工作狀態(tài)，做到不怕吃苦、不怕挨罵，要時刻保持良好的心態(tài)，按部就班工作，滿足領(lǐng)導(dǎo)的要求，提高工作效率。

（三）應(yīng)具備較強的組織協(xié)調(diào)能力。收發(fā)工作一般是在單位各級部門之間收集和傳達(dá)資料文件，會接觸到各個部門的對接人員，有時還會涉及一些活動傳達(dá)、會議通知以及對外溝通洽談等工作內(nèi)容，需要文秘工作人員具備較強的組織協(xié)調(diào)能力，能夠及時有效地將領(lǐng)導(dǎo)交代的工作傳達(dá)下去，并得到及時的回復(fù)和反饋，文秘收發(fā)工作人員要有良好的溝通能力，能和各級部門的對接人員進(jìn)行溝通，將有用的資料文件及時傳遞到相關(guān)責(zé)任人手中，并能立刻閱讀并深刻理解文件內(nèi)容，做出工作上的項目調(diào)整以及人員變動。

三、新時期提高文秘收發(fā)工作有效性的措施

（一）保持文秘收發(fā)工作人員的良好心態(tài)。收發(fā)工作具有單調(diào)性、保密性及繁瑣性，文秘收發(fā)工作貫穿于整個單位的各個部門，日常工作缺少激情和動力，為了提高文秘收發(fā)工作的有效性，文秘收發(fā)工作人員要時刻保持自己有一個良好的工作心態(tài)，不搶功、不懈怠、不煩躁，懷著一個平靜的心態(tài)投入工作中，積極接受領(lǐng)導(dǎo)交代的工作內(nèi)容，及時與對接部門溝通，提高收發(fā)工作效率，減少工作停滯現(xiàn)象，提高文秘收發(fā)工作的有效性。

（二）提高文秘收發(fā)工作人員的細(xì)心程度。收發(fā)工作是一項工作內(nèi)容繁雜而且日工作量大的工作，在經(jīng)過長期的重復(fù)工作以后，工作人員難免出現(xiàn)工作分心，出現(xiàn)工作錯誤，影響文秘收發(fā)工作的有效性，所以，要提高文秘收發(fā)工作人員的細(xì)心程度，無論在資料文件的收集、整理、保存、轉(zhuǎn)發(fā)還是工作業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)達(dá)方面，都要做到事無巨細(xì)，要嚴(yán)格按照工作流程去按部就班工作，對細(xì)節(jié)的把控要細(xì)心，對接收的資料文件做好記錄并分類保存，對需要轉(zhuǎn)發(fā)的資料文件類別、數(shù)量，部門要做好細(xì)致的劃分，及時送達(dá)，并做好轉(zhuǎn)發(fā)記錄，不能漏發(fā)、少發(fā)，保證單位各項工作事業(yè)有序開展。

（三）提高文秘收發(fā)工作人員的業(yè)務(wù)水平。在經(jīng)過長期的工作以后，文秘收發(fā)工作人員逐漸適應(yīng)了文件收發(fā)工作的模式，也掌握了收發(fā)工作的技術(shù)要點和工作方法，漸漸開始憑借自己的工作經(jīng)驗來應(yīng)對文件收發(fā)工作，從而忽視了對業(yè)務(wù)水平的提高，例如，每日收發(fā)的報紙積攢了兩天才發(fā)到各部門，或者收了不發(fā)，對于收到的資料文件不及時登記保存，積累到一定量的時候再統(tǒng)一登記保存，將原本瑣碎的工作模式變成集中處理的工作模式，日積月累形成不好的工作習(xí)慣，業(yè)務(wù)水平能力不增反減，對資料文件的保存位置不清楚，工作拖拉，不能及時傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的文件資料，和各部門的溝通不順暢，嚴(yán)重影響收發(fā)工作的有效性，因此，要提高文秘收發(fā)工作人員的業(yè)務(wù)水平能力，對業(yè)務(wù)進(jìn)展要定期檢查和臨時抽查，保證收發(fā)工作人員的業(yè)務(wù)能力維持在較高水平上，保證收發(fā)工作正常進(jìn)行。

四、結(jié)論

由此可見，文秘收發(fā)工作作為基礎(chǔ)性服務(wù)型工作，在新時期背景下對收發(fā)人員的素養(yǎng)有更高的要求，只有不斷提高收發(fā)人員的綜合工作素養(yǎng)，提高個人業(yè)務(wù)水平，才能提高收發(fā)工作的有效性，為單位的發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。

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