翁穎群

【摘要】辦公室文書檔案的收集和歸檔工作是檔案管理和開發(fā)利用的重要前提，對于事業(yè)單位的運行發(fā)展有著重要的作用。本文對做好辦公室文書檔案工作的重要性以及當(dāng)前工作中存在的一些問題進行了討論和分析，并針對這些問題對文書檔案收集、歸檔的工作要點以及如何改進進行研究，提出對策和建議。希望能為相關(guān)工作的開展起到借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】文書檔案;收集;歸檔

在事業(yè)單位日常的管理運行和辦公中會產(chǎn)生大量的書面材料，其中大部分屬于文書的范疇。文書是指用來記錄信息、表達(dá)意圖的文字材料，事業(yè)單位中的文書承擔(dān)著記錄、傳遞信息的作用。文書檔案管理工作就是對這些文書進行歸檔、保存、管理等一系列的處理程序。

一、辦公室做好文書檔案收集和歸檔工作的意義

首先，隨著現(xiàn)代檔案工作理念、技術(shù)的發(fā)展，檔案載體向數(shù)字化介質(zhì)的轉(zhuǎn)變以及檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)前文書檔案工作發(fā)展的一個重要趨勢，這同時也使得其包含的內(nèi)容越來越廣泛、復(fù)雜。其次，當(dāng)前事業(yè)單位的運行和發(fā)展對于文書檔案的價值體現(xiàn)十分重視，檔案的使用頻率大大增加。以測繪設(shè)計相關(guān)單位為例，各種控制測量、地形測繪、工程監(jiān)理的專項檔案整理對于相關(guān)工作的開展有著非常重要的意義，能夠提供良好的數(shù)據(jù)支撐和參考依據(jù)。在這一背景下，文書檔案收集和歸檔工作更加繁雜，如何保證文書檔案收集、歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、時效性，保障文書檔案質(zhì)量，并對文書檔案中有價值的信息進行提取、整理、加工成為一個重要的問題。加強辦公室文書檔案的收集、歸檔工作有利用于充分發(fā)揮其參考、利用價值，給事業(yè)單位帶來更大的經(jīng)濟、社會效益。

二、辦公室文書檔案收集和歸檔問題

（一）缺乏對文書檔案收集、歸檔的重視，檔案管理制度不完善。多數(shù)非檔案管理的事業(yè)單位相對更加注重其本身職能的實現(xiàn)，而對于檔案管理工作則沒有進行重視，認(rèn)為其對于單位運行和實際工作的開展沒有多大用處，多數(shù)部門認(rèn)為檔案收集和整理就是將相關(guān)資料整合上交即可。在這一落后的思想觀念的影響下，部分部門不愿配合工作，導(dǎo)致文書檔案的收集和歸檔工作面臨著較多的困難。另外，對于相關(guān)工作不夠重視還造成了制度的不完善，使得檔案管理的職責(zé)沒有落實到每個部門和個人，檔案收集、歸檔缺乏有效的規(guī)范，存在著檔案格式雜亂、命名不規(guī)范、內(nèi)容不完整，歸檔率偏低等問題，文書檔案的收集、歸檔工作整體效率和質(zhì)量不高。

（二）現(xiàn)代技術(shù)對傳統(tǒng)檔案工作方式的沖擊，檔案資料的收集處理方法落后。現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了一定的沖擊，過去的管理模式無法滿足新時代檔案工作的需要。例如，辦公自動化（OA）當(dāng)前在辦公室工作中獲得了較為廣泛的應(yīng)用，一些原本靠人來完成的工作逐漸轉(zhuǎn)移到了各種設(shè)備中完成。一方面，檔案文書的收集和歸檔的部分工作可以通過計算機來進行，效率大大提高，大大減少了文書檔案收集歸檔的勞動強度和部分重復(fù)性工作。但在同時也帶來了信息密度的大幅度提高，信息形式的多樣化，對于檔案收集、歸檔的技術(shù)性提出了更高的要求;另一方面，由于受到事業(yè)單位性質(zhì)的影響，其仍無法實現(xiàn)“無紙化辦公”，文書檔案往往以紙質(zhì)、數(shù)字兩種形式并存，增加了檔案工作的難度。此外，部分單位在檔案信息化建設(shè)上的支持力度不夠，相關(guān)設(shè)備落后、性能較差，也對信息時代檔案處理的效率造成了一定的影響。

（三）檔案管理工作缺乏高素質(zhì)的人才，管理人員工作積極性不高。在多數(shù)人的觀念中，檔案管理被普遍錯誤認(rèn)為是較為清閑的工作。因此在檔案管理人員中不少是轉(zhuǎn)崗過來的，年齡通常較大。在這一情況下，相當(dāng)一部分工作人員對于檔案管理工作不了解、不熟悉，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，專業(yè)素質(zhì)和工作水平參差不齊。再加上部分檔案管理人員沒有職業(yè)責(zé)任感和工作積極性，學(xué)習(xí)熱情不高，缺乏對收集、歸檔工作的重視，從而導(dǎo)致了在文書檔案的收集歸檔上容易出現(xiàn)差錯，對文書檔案的有效利用造成了一定的影響。

三、改進檔案收集和歸檔工作的措施

（一）完善文書檔案收集和歸檔管理制度，提高檔案管理人員素質(zhì)。首先，要在事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，提高各部門人員、檔案管理人員對檔案工作的重視程度，積極配合檔案收集、歸檔工作的開展，并保證檔案管理人員與各部門的有效溝通聯(lián)系和良好合作，在單位內(nèi)形成良好的檔案管理氛圍，保證檔案收集和歸檔工作順利進行。其次，要對文書檔案的收集、歸檔相關(guān)制度進行完善，提高檔案的規(guī)范性。例如，按照相關(guān)的公文處理、立卷規(guī)定以及檔案質(zhì)量管理要求，對文書的起草、審核、印刷、傳遞、執(zhí)行以及文件的整理歸檔等過程進行監(jiān)督，從源頭開始保證檔案收集質(zhì)量。嚴(yán)格按照相關(guān)制度做好文書檔案收集的登記工作，并對檔案內(nèi)容進行核對，做好文書檔案的分類、保管、保密工作，避免檔案資料丟失和外流現(xiàn)象的發(fā)生，提高文書檔案的效率和質(zhì)量。最后，要重視對文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作，可以通過鼓勵相關(guān)人員在業(yè)余時間自學(xué)，或組織開展繼續(xù)教育網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)、參加各種檔案建設(shè)項目、學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法律，從而提高其專業(yè)素質(zhì)、政治素養(yǎng)，使其能夠在工作中保持較強的程序意識、責(zé)任意識以及邏輯思維，促使文書檔案收集、歸檔的高效化、程序化、合理化。

（二）改革創(chuàng)新文書檔案工作方法，提高文書檔案收集、歸檔質(zhì)量。首先，在新技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理人員要積極在工作中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，改革和創(chuàng)新文書檔案工作方法，從而滿足新時期事業(yè)單位檔案工作發(fā)展的需要。例如，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變自身觀念，充分利用現(xiàn)代辦公設(shè)備及辦公軟件服務(wù)于新形勢下的檔案管理工作：改變傳統(tǒng)檔案管理方式，升級檔案管理手段。其次，檔案管理人員要以檔案的開發(fā)利用為目標(biāo)開展進行文書檔案的收發(fā)、整理、分類、組卷、編寫檢索工具、立卷歸檔、管理等工作，并針對信息化檔案工作的安全性、有效性等進行進一步研究。同時，為了提高檔案利用的便捷性，檔案管理人員還要做好檔案的整理裝訂、檔案室的整理工作，按各類檔案裝訂不同要求，書寫卷內(nèi)目錄，使入庫檔案存放更加有序、合理。最后，檔案管理人員要針對單位的實際情況進行專項檔案整理，例如，在測繪設(shè)計相關(guān)單位中，檔案人員要做好對各項工程的測繪檔案資料的收集、審查、整理與歸檔工作，包括控制測量、地形測繪、管線探測、工程監(jiān)理以及系統(tǒng)開發(fā)等的原始記錄、計算資料、成果表、成果圖件、質(zhì)檢記錄、設(shè)計方案、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及相關(guān)的各種技術(shù)文檔等。并通過提供檔案咨詢服務(wù)，為城市建設(shè)地理信息測繪管理工作提供具有法律效力的數(shù)據(jù)、材料和證據(jù)。

四、結(jié)語

綜上所述，針對當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案收集、歸檔中存在的一些問題，事業(yè)單位要積極采取措施，探討通過完善文書檔案收集和歸檔管理制度，提高檔案管理人員素質(zhì)，改革創(chuàng)新文書檔案工作方法，提高文書檔案收集、歸檔效率和質(zhì)量，從而為檔案資源的利用奠定良好的基礎(chǔ)，使其價值得到更好的發(fā)揮。

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