韓宛廷 鄧治崗

摘 要：現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)和人類知識結(jié)構(gòu)不斷提高，人工智能領(lǐng)域出現(xiàn)了諸多新產(chǎn)品、新理論、新設(shè)想和新技術(shù)，同時開始廣泛應(yīng)用于人們的日常工作和生活中，為今后科學(xué)技術(shù)發(fā)展和創(chuàng)新提供了幫助。為了適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展趨勢和需求，人工智能技術(shù)也逐漸引入檔案管理之中，進一步優(yōu)化和提升檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量提供技術(shù)支持和幫助。

關(guān)鍵詞：人工智能;檔案管理工作;發(fā)展;檔案信息化;利用;檢索

隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和不斷提升的人類知識儲備量，各行各業(yè)開始廣泛應(yīng)用人工智能。在互聯(lián)網(wǎng)移動時代，人工智能占據(jù)著重要基礎(chǔ)位置，其將成為我國今后科學(xué)發(fā)展的必然趨勢。現(xiàn)階段，檔案工作中已開始廣泛運用人工智能，但因為檔案工作較為特殊，在運用中必須規(guī)范其應(yīng)用范圍和服務(wù)內(nèi)容，必須嚴(yán)格遵循相關(guān)要求。人工智能的技術(shù)不斷發(fā)展，怎樣在檔案管理工作中有效的廣泛運用，在實踐應(yīng)用中需要對哪些方面引起注意，是現(xiàn)階段檔案管理人員需要深入思考的問題。

1 人工智能在檔案管理中應(yīng)用的作用

人工智能至今已有幾十年，其主要研究方向由最初的智能控制發(fā)展到現(xiàn)階段的智能信息的檢索和形態(tài)發(fā)展、自然語言的理解、數(shù)據(jù)分析、模式識別、當(dāng)前的動態(tài)反應(yīng)等方面，其日趨完善，成為和人們工作、生活相貼近的智能科學(xué)[1]。在一定程度上，人工智能技術(shù)可以使檔案的應(yīng)用價值得到充分發(fā)揮，為檔案管理工作提供多元化的管理方式和管理思路，促進檔案管理效率有效提高，打破傳統(tǒng)檔案管理的局限，使檔案管理資源共享的應(yīng)用價值順利實現(xiàn)，促進現(xiàn)代檔案管理事業(yè)良好發(fā)展。

從某種意義上而言，在檔案工作中人工智能的應(yīng)用是較為便利和安全的，人工智能在檔案工作中的信息安全保障作用，可以使檔案數(shù)據(jù)信息的存儲更加完整和安全，這對社會各界的使用是極為便利的。尤其是現(xiàn)階段在檔案收集工作中，由于檔案數(shù)量和數(shù)據(jù)十分龐大，而人工智能是一種先進科技，其主要集計算、分析和整理為一體，可以詳細(xì)劃分檔案的質(zhì)量和種類，這對檔案劃分內(nèi)容的層次性以及檔案整理結(jié)構(gòu)的合理性極為有利，還可以使檔案更加完整。所以，在檔案工作中人工智能的應(yīng)用發(fā)揮著很多積極作用，有效保證了檔案管理內(nèi)容信息的完整性和安全性，并把更加優(yōu)質(zhì)的人工智能服務(wù)提供給檔案管理工作。

2 人工智能在檔案管理工作中的實際應(yīng)用

2.1 檔案管理中的智能檢索和分類

信息化的數(shù)字檔案管理內(nèi)容一般分為多媒體數(shù)字檔案和文本類數(shù)字檔案信息資源等[2]。在檔案管理工作中，人工智能技術(shù)可以運用機器學(xué)習(xí)、模式識別以及自然語言處理的相關(guān)技術(shù)智能分類和檢索數(shù)字檔案信息資源。在自然語言處理技術(shù)中，人工智能技術(shù)中的文本類別歸納是一大重要功能，其根據(jù)已經(jīng)被標(biāo)注的訓(xùn)練文本樣本幾何，對文本的屬性和不同類型文本間的關(guān)系進行探尋，同時借助學(xué)習(xí)獲得關(guān)系判斷全部文本的類別。智能文本分類可以智能分類文本類檔案。同時，人工智能技術(shù)還可以借助視頻識別技術(shù)、語音識別技術(shù)、圖像識別技術(shù)等對多媒體數(shù)字檔案信息進行識別。

新形勢下，檔案管理的信息資源很多，逐漸凸顯出傳統(tǒng)信息檢索形式的不足，特別是信息檢索效率已經(jīng)不能使檔案管理工作的需求得到滿足。人工智能可以實現(xiàn)檔案信息的社會化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化，有助于檔案管理人員在最短的時間內(nèi)將所在檔案的位置找到。同時，立足于我國的檔案分類法中的規(guī)則分類整理檔案，相關(guān)檔案操作人員需要對中國檔案分類法中的細(xì)則予以熟悉。以人工智能技術(shù)的智能檢索為基礎(chǔ)，展開相關(guān)分類參考，對其重要性有更加深入的了解。此外，還需要運用個字段加權(quán)混合索引的方式，確保獲得更加準(zhǔn)確的排序結(jié)果。檔案管理者可以在列表前排列聯(lián)系最密切的信息，以此使檢索數(shù)據(jù)庫更加準(zhǔn)確，有效提高檔案檢索效率和準(zhǔn)確性。

2.2 檔案價值的智能鑒定

專家系統(tǒng)借助計算機技術(shù)和人工智能技術(shù)，立足于系統(tǒng)中囊括的經(jīng)驗和知識推理、判斷問題，從而模擬人類專家展開決策。相較于普通數(shù)據(jù)庫，專家系統(tǒng)知識庫存在的顯著區(qū)別是，知識庫中囊括的專業(yè)數(shù)據(jù)和知識，即涉及基本信息和事實，同時還囊括可專家經(jīng)驗、想法和假設(shè)，從而系統(tǒng)推理分析、判斷、決策原始數(shù)據(jù)，將專家作用充分發(fā)揮出來。檔案館借助人工智能技術(shù)構(gòu)建專家系統(tǒng)，既需要加深對計算機操作方面知識的了解，同時還需要檔案相關(guān)的工作經(jīng)驗以及理論背景，兩者均很重要。其建設(shè)需要兩個階段：第一，構(gòu)建知識庫。檔案館可以用語音或文本問這批專家問題，對其答案進行收集，在知識庫中錄入知識和經(jīng)驗。第二，對系統(tǒng)進行完善。在系統(tǒng)中輸入問題或任務(wù)，對輸出的答案進行確認(rèn)額收集，對比其和檔案專家的答案，不斷豐富與改進系統(tǒng)的推理規(guī)則和知識庫，從而科學(xué)鑒定檔案價值。

2.3 智能安全管理

人工智能是在檔案管理中，借助計算機系統(tǒng)數(shù)字化管理和存儲所收集到的檔案信息的重要手段，同時人工智能系統(tǒng)還使這些信息資源的安全性以及隱蔽性得到了保障，保證系統(tǒng)中存儲的檔案資源難以被不法分子掌握和利用。在檔案管理中安全性防護管理占據(jù)著極為重要的位置，智能化管理檔案，有效整合并存儲信息資源[3]。借助有效的信息保護系統(tǒng)使檔案信息的安全性得到保障，在檔案管理中運用人工智能，其重要步驟之一便是保證檔案信息不易被他人非法盜用或泄露。檔案安全管理可以借助人工智能的指紋識別、人臉識別技術(shù)等高級技術(shù)使檔案的安全性得到保護。在檔案庫管理中這種安全保護技術(shù)的權(quán)限管理得到了增強，同樣也可以為檔案管理人員提供方便，使其更好地開展檔案管理。除此之外，人工智能監(jiān)控技術(shù)還可以智能監(jiān)控檔案，借助嚴(yán)密的監(jiān)控，同時還可以確保檔案更加安全。在監(jiān)控的過程中，人工智能技術(shù)也可以分析監(jiān)控目標(biāo)，遇到危險的情況可以自動做出報警，提前展開安全報警可以將損失有效減少。除此之外，人工智能防火墻系統(tǒng)可以使檔案信息的數(shù)字更加安全，通過病毒檢測，針對可能入侵程序做出攔截，使檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全得到保證。

2.4 智能共享檔案中的信息資源

通過人工智能技術(shù)為用戶提供線下、線上智能解答服務(wù)，配合使用人工智能和自動語言加工系統(tǒng)，運行用戶運用語言提問，立足于語言在存儲的信息庫中將相應(yīng)的答案找到。所以，人工智能將傳統(tǒng)的搜索方式改變了，其主要由三個部分構(gòu)成，即環(huán)境、執(zhí)行系統(tǒng)、學(xué)習(xí)系統(tǒng)。借助相關(guān)環(huán)境，在學(xué)習(xí)系統(tǒng)中錄入信息，通過知識圖譜技術(shù)，對海量信息進行組織、標(biāo)引、檢索、挖掘、分析利用，建立相關(guān)規(guī)則，在學(xué)習(xí)系統(tǒng)中的信息修改執(zhí)行系統(tǒng)的知識庫，立足于知識庫已有的信息展開檢索任務(wù)，最終把反饋信息完成，以此使人們的需求得到滿足。如此，可以更好地搜索、推送答案信息，進而共享檔案信息。

3 結(jié)語

總之，現(xiàn)階段，在檔案工作中人工智能已得到了廣泛應(yīng)用，其囊括了多種優(yōu)質(zhì)服務(wù)，如檔案管理中的智能檢索和分類、檔案價值的智能鑒定、智能安全管理、智能共享檔案中的信息資源等。但是，現(xiàn)階段我國人工智能檔案工作中仍存在諸多問題，因此，在互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理人員要把機遇牢牢把握好，借助積極完善和研究，在檔案工作中充分運用人工智能，使檔案工作更加智能化。

參考文獻

[1]李子林，熊文景.人工智能對檔案管理的影響及發(fā)展建議[J].檔案與建設(shè)，2019（6）.

[2]陳匯.關(guān)于人工智能賦能檔案管理的幾點思考[J].檔案天地，2019（7）.

[3]張江華.人工智能技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案時空，2014（6）：32-33.