羅文

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的需要。傳統(tǒng)管理模式出現(xiàn)了保存時(shí)間短，管理復(fù)雜，查詢麻煩等缺陷，因而這種模式逐漸被電子信息化所取代。為此，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，分析了事業(yè)單位傳統(tǒng)圖書檔案管理工作中存在的問題，分析了電子信息化在圖書檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢，并提出在事業(yè)單位圖書檔案管理中推廣電子信息化的有效策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;電子信息化;圖書檔案管理;應(yīng)用

在事業(yè)單位中，檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，對于檔案工作人員來說，做好單位中的圖書檔案管理是一項(xiàng)重要的工作職責(zé)。當(dāng)前我們正處在信息時(shí)代，電子檔案已經(jīng)得到了較為廣泛的應(yīng)用，促使了事業(yè)單位圖書檔案管理效率的提升。但是受多種因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位圖書檔案管理還存在諸多問題，具體問題與解決策略如下：

1 當(dāng)前事業(yè)單位圖書檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理觀念較為落后

當(dāng)前很大一部分檔案管理人員還沒有認(rèn)識到檔案信息化對事業(yè)單位穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展的重要性，并結(jié)合實(shí)際去構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)。另外，雖然有部分事業(yè)單位已經(jīng)采用了先進(jìn)的信息技術(shù)，但是沒有將其引進(jìn)到檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建規(guī)劃與完善中，造成圖書檔案管理工作無法做到有章可循，在管理工作中出現(xiàn)了諸多問題[1]。檔案資料整理不完整、分類不準(zhǔn)確等問題極大地阻礙了事業(yè)單位圖書檔案管理工作功能的發(fā)揮。此外，在已采用電子信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的事業(yè)單位中，也存在著在具體工作中并沒有充分利用這些系統(tǒng)，以及缺乏專業(yè)維修人員來維修系統(tǒng)等問題。

1.2 信息化服務(wù)水平有待提高

現(xiàn)階段事業(yè)單位的圖書檔案管理工作通常只是局限于對圖書檔案信息資料的收集、整理、存儲，并提供檔案信息的查閱服務(wù)等，其他的服務(wù)功能并沒有被很好地開發(fā)出來，更廣泛且多層次的業(yè)務(wù)服務(wù)也還有很大的發(fā)展空間。上述這些情況，一定程度上阻礙了事業(yè)單位圖書檔案資料服務(wù)功能的發(fā)揮。

1.3 管理人員綜合素質(zhì)尚有提升空間

縱觀當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員，一部分都是由原來在其他崗位的人代替的，由于事情繁多，總的來說他們的檔案專業(yè)理論知識水平，管理能力以及信息化技術(shù)都有待提升。而對于專業(yè)背景出身的檔案管理人員，也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新，否則將無法進(jìn)一步發(fā)揮圖書檔案資料的相關(guān)功能，導(dǎo)致圖書檔案管理工作效率不盡人意[2]。

2 電子信息化在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

2.1 有助于提升檔案管理效率

電子信息化在事業(yè)單位圖書檔案管理中的應(yīng)用主要是指檔案管理人員通過計(jì)算機(jī)技術(shù)等一系列電子信息化技術(shù)來管理海量的檔案資料。電子信息化在圖書檔案管理中的應(yīng)用不僅彌補(bǔ)了事業(yè)單位傳統(tǒng)人工管理模式中的不足，還實(shí)現(xiàn)了對圖書檔案的高效管理。我們深知，不同的圖書檔案信息有著不同的特征，電子信息化可以清晰地分辨內(nèi)容相似的圖書檔案的不同之處，較人工記錄模式而言，電子信息化效率高，具有更高的準(zhǔn)確度，能促使圖書檔案管理便捷性和效率的提升。

2.2 有助于對檔案進(jìn)行類型分類

在事業(yè)單位圖書檔案的電子信息化管理中，檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位圖書檔案的類型做出類別區(qū)分，同時(shí)還可以有效節(jié)約人力分配所花費(fèi)的時(shí)間。對事業(yè)單位檔案管理人員而言，信息化統(tǒng)一的圖書檔案分類，有助于檔案管理工作的有序開展，同時(shí)還可以減少因?yàn)椴煌姆诸悩?biāo)準(zhǔn)而造成的麻煩。由于電子信息化系統(tǒng)有著多種多樣的分類，事業(yè)單位檔案管理人員則可以根據(jù)不同的載體或是內(nèi)容有效地將圖書檔案劃分成諸多個(gè)類別，再將這些大類進(jìn)一步細(xì)化成諸多個(gè)小類，在錄入時(shí)就可以做到更為精準(zhǔn)且清晰。

2.3 有助于節(jié)約人力物力

事業(yè)單位中圖書和各類資料較為繁多，因此，檔案管理人員在根據(jù)不同的圖書檔案類型進(jìn)行整理時(shí)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力。而通過電子化文檔與信息系統(tǒng)的應(yīng)用，可以節(jié)約大量的人力物力，促使檔案管理工作效率的提升。對于事業(yè)單位的其他工作人員而言，在需要使用檔案時(shí)只需要借助電子信息化系統(tǒng)，即可查閱到所需圖書檔案所在的位置，隨后用U盤進(jìn)行拷貝，或直接在系統(tǒng)中下載，即可得到所需的資料，既減少了人工工作量，也促使了事業(yè)單位檔案管理效率的提升。另外，電子信息化技術(shù)的應(yīng)用還可以實(shí)現(xiàn)高效地添加或是撤離刪除檔案，這樣一來，圖書檔案管理人員就可以更便捷地進(jìn)行圖書檔案的管理，從而讓他們有更多的時(shí)間來管理圖書檔案的質(zhì)量，及時(shí)撤出舊的圖書檔案，確保新資料的及時(shí)上架。通過這樣的舉措，事業(yè)單位的檔案管理效率可以得到大幅提升，從而也大大地節(jié)約了人力物力。

3 事業(yè)單位圖書檔案管理電子信息化的有效策略

3.1 及時(shí)更新檔案管理人員的工作能力

當(dāng)前我們正處在信息時(shí)代，事業(yè)單位要想順利有序地開展圖書檔案管理工作，則需要檔案管理人員堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)不斷更新的工作理念，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并不斷提高自己的知識水平，提升自己的業(yè)務(wù)能力。對此，需要做好以下幾點(diǎn)：第一，需要詳細(xì)地劃分檔案管理人員的工作范圍，進(jìn)一步明確檔案管理人員的工作職責(zé)，將具體的工作落實(shí)到具體的個(gè)人上，從而做到各司其職，最大化地確保檔案管理工作的有效性。第二，需要選擇一名綜合能力較強(qiáng)的人，作為檔案管理工作的總指揮，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)所有的檔案管理工作。

3.2 構(gòu)建電子信息化圖書檔案管理制度

將電子信息技術(shù)引入事業(yè)單位圖書檔案管理工作中，第一，需要構(gòu)建全面且完善的管理制度，通過清晰明確的制度確保檔案管理工作的有效進(jìn)行。對此，事業(yè)單位需要根據(jù)電子文件和紙質(zhì)文件在使用或是保存中的不同特點(diǎn)來制定合適的管理制度。通過制度的施行，一方面來保障事業(yè)單位紙質(zhì)檔案可以進(jìn)行正常的收集和整理，另一方面保證電子檔案錄入和存檔的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。第二，要健全電子檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)安全保障，從而最大化地確保電子檔案在使用或是儲存過程中不會受到黑客或是其他不法分子的侵害，如更改、復(fù)制以及毀壞等。強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理和健全相應(yīng)的制度是至關(guān)重要的，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)且有效的電子檔案信息化管理，需要通過設(shè)置訪問權(quán)限、管理權(quán)限以及多層密碼等，使得電子檔案的安全性得以提升，規(guī)避檔案資料被不法分子訪問或是侵害。

3.3 加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

在信息時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作能否順利有序的開展，主要取決于檔案管理人員是否具有較好的專業(yè)素質(zhì)，以及管理人員之間的配合與合作。所以需要投入一定的人力、物力到檔案管理團(tuán)隊(duì)中，并定期開展培訓(xùn)活動，通過活動實(shí)現(xiàn)檔案管理人員綜合素養(yǎng)與能力的提升，促使事業(yè)單位檔案管理工作的有序高效開展。另外，還要加強(qiáng)檔案管理人員的思想道德素養(yǎng)，使他們能很好地認(rèn)識到檔案管理工作的重要性與意義價(jià)值，從而更好地負(fù)責(zé)與處理圖書館管理工作。

4 結(jié)語

總之，電子信息化是事業(yè)單位圖書檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，同時(shí)也是圖書檔案管理工作緊隨時(shí)代潮流的重要手段。在事業(yè)單位圖書檔案管理中應(yīng)用電子信息化技術(shù)可以促使檔案管理人員不斷革新管理意識和能力，實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理工作的規(guī)范化、全面化，促使檔案管理工作效率的提升?；诖?，就要求事業(yè)單位在圖書檔案管理工作上要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，及時(shí)引入先進(jìn)的管理理念，助推檔案管理工作的電子化，并通過各種有效的舉措，進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)，助力事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]高翔宇.電子信息化是圖書資料管理的必然趨勢分析[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)（5）.

[2]李姝.新媒體時(shí)代下的事業(yè)單位圖書管理[J].華章，2013（12）.