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淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

2020-04-20 11:36:10潘曉菊
卷宗 2020年5期
關(guān)鍵詞:創(chuàng)新工作信息時代檔案管理

潘曉菊

摘 要:檔案管理是信息管理的重要內(nèi)容與根本工作,對我國經(jīng)濟社會的可持續(xù)發(fā)展擁有積極效益,所以,在信息社會的背景下,檔案管理還應(yīng)該跟隨時代發(fā)展的趨勢,不斷引入先進的信息技術(shù),提高管理工作的速度與品質(zhì)。在此基礎(chǔ)上,本文主要分析和講述了信息時代檔案管理的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞:信息時代;檔案管理;創(chuàng)新工作

現(xiàn)代社會下,創(chuàng)新工作創(chuàng)在與各個行業(yè)中,是各類企業(yè)與工作發(fā)展的主要能力與來源,它還是推動檔案管理不斷發(fā)展的重要力量。檔案的創(chuàng)新工作是檔案管理信息建設(shè)的客觀需求,并且還是信息社會中檔案管理的重要需求。在實施創(chuàng)新的時候,還應(yīng)該要求創(chuàng)新的思想能夠順應(yīng)時代的潮流,利用創(chuàng)新的方法來貼近生活,這樣才能讓檔案管理工作獲得穩(wěn)定開展,為檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展打下穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

1 檔案信息管理

1.1 檔案管理工作的含義

在以往的檔案管理工作中,都是采用紙質(zhì)辦公,利用手工的方式實施信息收集與整理。在信息時代的不斷發(fā)展中,中國各檔案建設(shè)管理部門也引進了檔案的信息化,并實施了統(tǒng)一指導(dǎo)與組織。推動了檔案管理部門逐漸由紙質(zhì)辦公轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑥k公,用計算機創(chuàng)建有關(guān)的電子檔案管理程序以及平臺,利用現(xiàn)代認識服務(wù)模式以及現(xiàn)代服務(wù)的方式相結(jié)合,實現(xiàn)文件管理現(xiàn)代化,完成了電子文件的自動上傳、收集、自動歸檔與提取,擺脫了以往的文件管理模式。

1.2 信息時代檔案管理的特征

在信息社會下,對創(chuàng)新檔案管理工作擁有大量特征,使得檔案信息管理工作能夠得到穩(wěn)定的發(fā)展,因此,針對信息時代檔案管理工作特征進行了以下幾個方面的分析。

1)信息時代的檔案管理有必要按照檔案行政管理部門設(shè)定的相關(guān)法律與政策進行。檔案與個人信息具有一定的聯(lián)系,假如這些信息并沒有得到法律的保護,如果被自己公司的管理人員擅自亂用,個人信息就會被泄露,使得職員會面臨更多的問題。例如,身份證號碼的泄露會造成公司員工的工資卡被他人盜用的情況。因此,在信息社會下,檔案管理工作應(yīng)該按照檔案管理部門行政部門相關(guān)法律與法規(guī)來進行,使得檔案管理工作能夠?qū)θ嗣竦男畔⑦M行良好保護。

2)信息時代下,檔案管理的展現(xiàn)形式逐步由傳統(tǒng)的材料檔案變成電子檔案,信息管理的標(biāo)準(zhǔn)主要是由紙質(zhì)存檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鏅n。在20世紀(jì),記錄被保存在紙上,能夠隨意被人們進行銷毀和篡改,使得個人信息變得不真實。因此,目前是信息社會,現(xiàn)代社會下的檔案管理工作主要是將物理文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?,使得政府能夠更好的對員工的信息進行管理。

3)促進檔案管理工作效率的提升。在檔案管理工作中使用信息化的管理制度,能夠讓檔案管理可以得到良好的管理,在此基礎(chǔ)上,能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

2 怎樣良好開展管理工作的創(chuàng)新與創(chuàng)新方式

2.1 意識形態(tài)的轉(zhuǎn)變

想要真正實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新,相關(guān)部門必須從思想入手,將思想作為創(chuàng)新的主要動力,推動我國檔案管理的持續(xù)進程。此外,在開展檔案管理創(chuàng)新的過程中,還應(yīng)該積極關(guān)注思想觀念的轉(zhuǎn)換與創(chuàng)新,結(jié)合信息時代的發(fā)展需要,開展有關(guān)的信息技術(shù)研究,轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)檔案管理中的后端性與封閉性等缺陷,然后經(jīng)過創(chuàng)新思想的指引,擴大檔案管理的愿景,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成檔案共享,最大程度的展現(xiàn)出檔案管理工作的優(yōu)點,突破新形勢與局面,和時代進行共同進步。

2.2 服務(wù)模式人力

在信息時代下開展檔案管理工作,我們必須創(chuàng)新與改革檔案管理的模式,利用最大的服務(wù)方式,建立有關(guān)的傳統(tǒng)電子自動上傳文件程序,確保員工可以及時接受和整理有關(guān)的文件,完成計算機的自動歸檔電子文件。

2.3 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)

伴隨我國信息化進程日益加快,越來越多的人在尋找檔案,為了可以更好地保護公民的切身利益,我們必須認清當(dāng)前時代的根本需要,更快、更準(zhǔn)確地認識有關(guān)的政策信息,才能良好地適應(yīng)新社會的發(fā)展。因此,我們應(yīng)該不斷開拓檔案管理工作,創(chuàng)新服務(wù)領(lǐng)域。

3 完成創(chuàng)新時代檔案管理的措施

3.1 檔案管理要與現(xiàn)代元素相結(jié)合

伴隨科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,中國信息網(wǎng)絡(luò)獲得了全面涉及,為了可以良好的適應(yīng)目前社會的發(fā)展需求,要科學(xué)地保存全部的檔案信息電子文件,特別是信息管理、ERP和CAM等各種系統(tǒng),把這些較為先進的信息技術(shù)引入到檔案管理的信息化工作中,以此來優(yōu)化檔案管理方式與信息化建設(shè),讓檔案管理變成信息管理的關(guān)鍵內(nèi)容,才能最大程度的展現(xiàn)它的價值。

3.2 檔案管理的數(shù)字化

在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中,應(yīng)該結(jié)合時代特點,伴隨信息與網(wǎng)絡(luò)時代的到來,檔案管理工作必須使用數(shù)字技術(shù),建設(shè)有關(guān)的數(shù)據(jù)庫,這樣才能良好的儲存電子檔案文件,創(chuàng)新管理思想,優(yōu)化科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)平臺,它能夠良好地將檔案管理服務(wù)體系和其他網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)進行有效結(jié)合,開展在線服務(wù)模式,不但可以開拓工作人員的創(chuàng)新思想,還可以最大程度的展現(xiàn)檔案管理的作用與價值,緊緊圍繞時代的腳步,良好的適應(yīng)新形勢的發(fā)展需求。

3.3 落實文件資源共享

目前,我國檔案管理存在的主要問題是缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,軟件在應(yīng)用的時候混亂不堪,沒有最大程度展現(xiàn)硬件的優(yōu)勢。這一部分的問題造成了中國檔案信息不能良好完成資源共享,導(dǎo)致各部分直接檔案管理工作具有獨立性。

4 結(jié)論

現(xiàn)代社會下檔案是一種極為關(guān)鍵的信息資源,能夠有效推動我國經(jīng)濟社會的穩(wěn)定發(fā)展,對社會的持續(xù)發(fā)展具有重要意義。然而,在信息社會,以往的管理方式和思想以及不能良好的適應(yīng)時代與用戶的需要。所以,檔案部門應(yīng)該在工作的過程中不斷創(chuàng)新,引進最為先進的信息技術(shù),為檔案管理工作的穩(wěn)定開展供應(yīng)技術(shù)支持。與此同時,在檔案管理越來越現(xiàn)代化的過程中,還應(yīng)該確保檔案資料具有完整性和共享性,有效拓展服務(wù)領(lǐng)域,提高服務(wù)質(zhì)量,從而展現(xiàn)出檔案的應(yīng)用價值。在開展創(chuàng)新工作的過程中,我們還應(yīng)不斷創(chuàng)新思維,利用符合時代潮流的發(fā)創(chuàng)新方式來進行生活,以此來加強檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

參考文獻

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