摘 要：在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理已不再局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)登記、電子檔案等，而是基于信息網(wǎng)絡(luò)不斷延伸，在企業(yè)的統(tǒng)一規(guī)劃與組織下，在檔案管理活動中全面體現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)對工作的指導(dǎo)影響，從而優(yōu)化信息資源、便捷管理，提高檔案服務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;主要問題;優(yōu)化策略

在信息技術(shù)的帶動下，檔案工作信息化凸顯了快速檢索、按權(quán)使用等優(yōu)點，被眾多企業(yè)所采納。檔案是企業(yè)管理、開展各項業(yè)務(wù)活動的必需產(chǎn)物，也是反映企業(yè)在一段時間內(nèi)真實面貌的原始記錄，具有時效性、真實性的特點，它是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)、是考察職工效能的憑證，是科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等的可靠資料，具有重復(fù)利用、總結(jié)借鑒、加強創(chuàng)新的重要材料。

1 檔案管理信息化的主要內(nèi)容

檔案管理的更新是基于網(wǎng)絡(luò)平臺，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、高速掃描技術(shù)等高效手段，把傳統(tǒng)以紙質(zhì)、音像為主要載體的文件、文檔系統(tǒng)化、有組織地建構(gòu)成電子檔案信息庫，再按照資料的用途和功能進行劃分、整合，將若干個檔案網(wǎng)絡(luò)集成在一起使用，體現(xiàn)了信息資源的科學(xué)化、自動化管理。檔案信息化管理實現(xiàn)了資源實時接收、快速傳遞、大量存儲于便捷利用的一體化。以往檔案接收都是在檔案部門內(nèi)部進行，不管是接收還是傳遞都存在很大的局限性，而信息化則能借助網(wǎng)絡(luò)進行遠(yuǎn)程接收，并且可以在系統(tǒng)內(nèi)部處理存儲，還可以傳遞給多部門使用。除此之外，網(wǎng)絡(luò)管理讓檔案信息高度共享，打破了傳統(tǒng)檔案在同一時間、同一地點只能被同一人利用的局面。數(shù)字化的檔案信息往往可以在同一時間向檔案需求者提供無限多與原件完全相同的復(fù)制品，這種高度共享的優(yōu)勢便是需求者只需使用已連接網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備便能在任何地點、任何時間全方位地訪問檔案信息資源庫。

檔案信息化管理必然會對傳統(tǒng)管理模式和工作程序產(chǎn)生著巨大影響，甚至?xí)p少或取消一些繁瑣的流程，增加部門之間的協(xié)同與交流，這不僅有利于提高企業(yè)的管理效率，對于促進產(chǎn)業(yè)技術(shù)升級也有重要意義。在信息技術(shù)普及之前，企業(yè)所涉及的檔案數(shù)量是非常龐大的，因此要全面實現(xiàn)檔案信息化管理具有一定的難度，也是一項浩大的工程。企業(yè)在建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫以供查詢的基礎(chǔ)上，可以采取以下幾種方式逐步推動檔案數(shù)字化。

一是重要檔案與永久性檔案的優(yōu)先處理。在檔案信息化的過程中，為加快信息的利用效率，避免重復(fù)記錄，把重要檔案與永久性檔案采取掃描的方式數(shù)字化存儲，納入管理系統(tǒng)和企業(yè)網(wǎng)站提供利用。二是按需處理。首先要分析檔案的查閱率和需求者信息，確定將利用率大的檔案優(yōu)先數(shù)字化，并與電子目錄相關(guān)聯(lián)實現(xiàn)線上全文查詢。

2 信息時代下檔案管理面臨的主要問題及對策

2.1 信息化意識不足

檔案管理涉及企業(yè)文化、企業(yè)發(fā)展、企業(yè)決策等多項內(nèi)容，關(guān)乎著未來的可持續(xù)發(fā)展，是一項重要的管理工作。然而受經(jīng)濟新常態(tài)的影響，一些單位并未重視檔案的管理工作，沒有真正凸顯檔案的利用價值，致使檔案管理信息化程度嚴(yán)重不足。首先，一些領(lǐng)導(dǎo)對信息化管理的認(rèn)識較為模糊，認(rèn)為檔案管理僅僅是對過期資料的收集，主要形式也停留在紙質(zhì)、電子錄入層面;還有部分人認(rèn)為檔案管理工作并不能突出政績，也不能帶來直觀效益，技術(shù)升級和模式更新只會加重企業(yè)的經(jīng)濟負(fù)擔(dān)，因此也不愿把過多的資金、人力投入到檔案信息化平臺建設(shè)中來。因此造成檔案管理員身兼數(shù)職或分散在其他部門整收資料，把檔案管理工作帶到一個微妙的局面。對于大型企業(yè)來說，檔案文件的內(nèi)容和數(shù)量都是極其多的，不僅需要具備較高的責(zé)任心，還要有耐心、細(xì)心，能夠與其他部門人員積極配合。同時也需要單位領(lǐng)導(dǎo)引起重視，才能確保檔案管理工作的正常開展，才能在信息時代中占據(jù)資源優(yōu)勢，成為市場領(lǐng)頭者。最后，檔案管理者對檔案科學(xué)整理的意識不夠，缺乏主動性，只是為了完成上級任務(wù)，在工作上毫無創(chuàng)新，檔案管理質(zhì)量不佳，讓檔案管理進入困境。

2.2 管理模式落后

現(xiàn)階段，大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作都沒有一個健全、有效的管控制度。很多單位都未專門設(shè)置檔案管理部門，沒有專職檔案管理員，缺乏相應(yīng)的檔案管理工作清單和責(zé)任制度，在文件資料的收集、整理和歸檔個工作中經(jīng)常出現(xiàn)不完整、不規(guī)范的問題，例如檔案收發(fā)、借閱無登記造冊，最終造成歸檔材料不齊全、檢驗不合格，在后期的利用上也存在很大的不便。還有一些單位仍然沿用手工管理的模式，譬如檔案的接收、整理和編目等流程，無法跟進時代進程，致使檔案查閱困難、效率低下。檔案資料的收集、整理和存儲應(yīng)當(dāng)實行集中管理制，由專職管理人員負(fù)責(zé)，由領(lǐng)導(dǎo)小組定期對檔案工作進行檢查，確保檔案管理有章可循、規(guī)范開展。檔案管理工作之所以存在如此多的問題，歸根結(jié)底還是制度與流程尚未完善，或者制度執(zhí)行不嚴(yán)，導(dǎo)致工作效率低下，文件檔案質(zhì)量差。目前檔案管理工作有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不斷出臺，而人員專業(yè)技術(shù)的缺乏又使得局面混亂。通過建設(shè)合理的規(guī)章制度能夠有效避免這種情況，形成有力約束。對此，企業(yè)要明確職責(zé)分工，使其呈現(xiàn)出井然有序的工作秩序，嚴(yán)格實行獎懲機制，推動檔案管理人員主動學(xué)習(xí)信息化管理技術(shù)，提高檔案資源的質(zhì)量和利用價值。要立足時代前沿，結(jié)合單位內(nèi)部的實際發(fā)展?fàn)顩r，構(gòu)建長期有效的檔案管理機制，促使檔案管理朝著信息化、自動化方向蓬勃發(fā)展。

2.3 資金投入不到位

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計算機技術(shù)已經(jīng)全面進入到各行各業(yè)中，得到了廣泛應(yīng)用。檔案管理要順應(yīng)時代發(fā)展，就要利用好現(xiàn)代科技，加大數(shù)字化科研與基礎(chǔ)設(shè)施的投入，完善配套。雖然大部分企業(yè)都不同程度地打通了信息化管理渠道，但檔案管理軟件仍處于簡單的編目、排序和檢索方面，尚未使其全部數(shù)字化。這些功能的實現(xiàn)要依靠效能高的硬件配套，例如掃描儀、計算機等，對此還需在技術(shù)設(shè)備與硬件設(shè)施上進行加強。 完整的檔案信息管理要滿足網(wǎng)絡(luò)化存儲傳輸、網(wǎng)上資源共享等功能。在投入硬件設(shè)備時要考慮對數(shù)據(jù)庫的建立，引入先進設(shè)備，加大經(jīng)費投入，改善檔案管理工作的環(huán)境。

在分析上述主要問題之后，加強檔案管理信息化建設(shè)可以從以下幾個方面入手：一是管理機制的協(xié)調(diào)與創(chuàng)新。信息化時代要以機制創(chuàng)新為基礎(chǔ)，積極探索并掌握信息技術(shù)的核心與建構(gòu)策略。建設(shè)有利于檔案資源開發(fā)與監(jiān)管的機制，全面、及時、準(zhǔn)確地對所有必要數(shù)據(jù)進行收集與整理，協(xié)調(diào)各部門力量，形成檔案管理的協(xié)調(diào)互動形勢。以安全、標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)為基本準(zhǔn)則，努力探索一套適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的工作機制。二是管理模式的創(chuàng)新。在創(chuàng)新工作機制的同時，要制定高效的管理模式，以理論指導(dǎo)實踐，使其向著精細(xì)化的方向轉(zhuǎn)變。三是技術(shù)平臺的創(chuàng)新。要切實提高檔案信息化管理的服務(wù)水平，就要立足技術(shù)研究，以資源共享為最終目標(biāo)，不斷推進開放式、全天候、交互性的信息共享平臺建設(shè)，簡化工作流程，這也是檔案管理跨越式發(fā)展的重要途徑。檔案網(wǎng)絡(luò)化后要不斷拓寬利用領(lǐng)域，簡化查閱步驟、細(xì)化分類標(biāo)準(zhǔn)，最大限度地縮短檔案收集、整理、存儲與共享的周期。

3 結(jié)論

以往的檔案管理工作都是以任務(wù)為中心，計算機管理多是面向業(yè)務(wù)流程。因此在推進信息化管理的過程中，為了有效提升效率，必然要重構(gòu)傳統(tǒng)管理流程。企業(yè)要及時精簡分散的工序，優(yōu)化職能作用，在執(zhí)行上刪除冗余的環(huán)節(jié)，整合部門，增強管理幅度，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢處理好資源分散與集中的矛盾。

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作者簡介

吳巧玲（1978-），女，河北承德，大學(xué)本科管理學(xué)學(xué)士學(xué)位，檔案館員，研究方向：檔案管理。