裴曉第

摘 要：文書(shū)檔案是檔案管理的重要組成部分，它的作用不僅在于能客觀的反映出本單位的發(fā)展歷程、各項(xiàng)管理活動(dòng)的開(kāi)展方式、發(fā)展方向以及發(fā)展過(guò)程中曾出現(xiàn)的一些問(wèn)題和處理方法，也在于能通過(guò)資源的整合、分析和預(yù)測(cè)來(lái)幫助企業(yè)做出正確決策，實(shí)現(xiàn)效能化發(fā)展。但由于各種主客觀方面的影響，文書(shū)檔案整理工作并未得到單位的足夠重視，也沒(méi)有更加科學(xué)和完善的管理制度予以保障和引導(dǎo)，從而降低了工作的效率，削減了其對(duì)單位發(fā)展的積極作用。在此文章就此話(huà)題展開(kāi)了詳細(xì)的討論。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;重要意義;存在問(wèn)題;解決對(duì)策

1 引言

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)推進(jìn)，現(xiàn)代企業(yè)制度的滲透，事業(yè)單位在發(fā)展經(jīng)營(yíng)過(guò)程中也積極的轉(zhuǎn)變了管理思路，對(duì)檔案管理工作也投入了大量的時(shí)間與精力，以期通過(guò)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展為單位提供更多有利的檔案資料，促進(jìn)其健康發(fā)展。其中文書(shū)檔案的整理工作則是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)。但長(zhǎng)期以來(lái)，事業(yè)單位本身的行業(yè)屬性決定了它在市場(chǎng)發(fā)展中的穩(wěn)定性，同樣也讓文書(shū)檔案管理工作處于相對(duì)穩(wěn)固的狀態(tài)，正因?yàn)槿绱?，在面?duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)沖擊和單位改革的環(huán)境下，該工作不論是在機(jī)制上還是內(nèi)容上都無(wú)法及時(shí)、有效的做出對(duì)應(yīng)的變革，加上管理人員固有的管理思想制約著他們無(wú)法積極的去學(xué)習(xí)、轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新，綜合各類(lèi)主客觀因素的影響，檔案整理工作中仍然存在著很多不足之處。

2 文書(shū)檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

文書(shū)檔案不同于其他檔案資料，在事業(yè)單位中，該類(lèi)檔案包括的內(nèi)容是多種多樣的，比如公文、會(huì)議報(bào)告、批復(fù)、文件的通知等都是每個(gè)階段、每個(gè)時(shí)期國(guó)家以及社會(huì)對(duì)該單位活動(dòng)的具體指示，還有單位在發(fā)展中遇到的一些困境、解決的對(duì)策也是單位最真實(shí)的活動(dòng)記錄。但通常這些資料并不集中，需要將其收集起來(lái)并進(jìn)行分析、分類(lèi)、匯總等整理工作，這樣在查詢(xún)中才會(huì)一目了然，檔案的價(jià)值和作用也才能得到充分的挖掘與利用。如此不僅極大的節(jié)省了用戶(hù)查閱的時(shí)間，間接地提高了單位的各項(xiàng)工作效率，也為事業(yè)單位的發(fā)展提供一個(gè)清晰而明確的方向。從這個(gè)角度分析該工作對(duì)于單位的檔案管理工作來(lái)講具有一定的指導(dǎo)意義。

從另一個(gè)角度分析，文書(shū)檔案的整理工作實(shí)際上是對(duì)單位檔案管理工作的監(jiān)管手段。在這個(gè)過(guò)程中，各類(lèi)檔案內(nèi)容的篩選、甄別都會(huì)得到最大限度的實(shí)現(xiàn)，從而有助于事業(yè)單位在后續(xù)的工作過(guò)程中進(jìn)一步優(yōu)化管理行為、提高管理效率，讓檔案管理工作更具科學(xué)化、合

理化。

3 事業(yè)單位文書(shū)檔案整理中存在的問(wèn)題

3.1 思想不重視

事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)的管理內(nèi)容一般都是各自為戰(zhàn)，尤其是檔案管理部門(mén)，將文書(shū)整理活動(dòng)作為唯一的工作內(nèi)容，而忽視了其他環(huán)節(jié)之間的關(guān)聯(lián)性。若是單位某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了信息錯(cuò)誤問(wèn)題、工作系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)了異常，則無(wú)法提供有效的解決辦法，無(wú)法制定出有效的決策部署，不利于單位自身的發(fā)展。另外，部門(mén)之間的獨(dú)立，也會(huì)導(dǎo)致檔案信息資源得不到共享，整個(gè)單位上至領(lǐng)導(dǎo)、下至員工都認(rèn)為檔案涉及的是機(jī)密事項(xiàng)，是不予公開(kāi)的，只能是專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行保管;此外，單位效益的獲取以及獲取途徑、收益及利潤(rùn)的效果等要比文書(shū)檔案要重要的多，由此單位在安排具體工作事項(xiàng)方面也會(huì)有所偏差，因此從整體上看，文書(shū)檔案整理工作的活力不足。

3.2 模式不創(chuàng)新

通常情況下對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用并不深入，整體的利用率極低。主要表現(xiàn)為單位投入的資金不足、技術(shù)落后，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息設(shè)備與工作之間的合理匹配，人工操作仍然占據(jù)主要地位，雙套歸檔的保管策略影響了單位效能化的發(fā)展;其次，管理人員整體的發(fā)展是不平衡的。單位任用的一些新員工缺失工作經(jīng)驗(yàn)，會(huì)導(dǎo)致整理工作出現(xiàn)漏洞;部分員工并未接受過(guò)系統(tǒng)而科學(xué)的在崗教育和培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)性不夠，以致于在工作中所采用的模式、思路都有明顯的滯后性。

4 事業(yè)單位文書(shū)檔案整理優(yōu)化措施

4.1 強(qiáng)化信息化建設(shè)

信息技術(shù)的普及為單位各項(xiàng)管理活動(dòng)的開(kāi)展提供了強(qiáng)大的信息支撐，紛紛進(jìn)行了信息化建設(shè)，以便通過(guò)信息技術(shù)的投入來(lái)解放大量的人力、提高工作效率。因此單位要加大資金投入，針對(duì)工作的實(shí)際情況、結(jié)合本單位的實(shí)際財(cái)政支出情況購(gòu)置、更新與工作匹配的現(xiàn)代化硬件設(shè)備，并在單位內(nèi)成立專(zhuān)門(mén)的研發(fā)小組針對(duì)工作情況研發(fā)對(duì)應(yīng)的軟件或者在有資質(zhì)的科研機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體中購(gòu)買(mǎi)軟件，以此來(lái)滿(mǎn)足工作的需求;要建立自己的數(shù)據(jù)檔案室，同時(shí)實(shí)現(xiàn)省市縣內(nèi)部的三級(jí)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以此來(lái)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式，實(shí)現(xiàn)資源共享、保存即存檔的高效化、信息化管理模式。

4.2 強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理工作對(duì)管理人員有著極其嚴(yán)格的要求和標(biāo)準(zhǔn)。因此單位要對(duì)在職人員進(jìn)行全方面的教育和培訓(xùn)。比如定期開(kāi)展思想教育的培訓(xùn)活動(dòng)，將最先進(jìn)的管理理念、模式傳達(dá)給管理人員，轉(zhuǎn)變管理人員的思想;定期組織專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員知識(shí)和技能，做到積極主動(dòng)收集和整理各類(lèi)資料，通過(guò)自身工作能力的不斷提高來(lái)降低工作的出錯(cuò)率;管理人員自己也要利用工作之余去公共文化場(chǎng)所查閱、學(xué)習(xí)有關(guān)的知識(shí)來(lái)豐富自己的知識(shí)框架、向前輩請(qǐng)教來(lái)彌補(bǔ)自己工作經(jīng)驗(yàn)的不足，尤其需要投入一定的精力讓自己熟練掌握和運(yùn)用各類(lèi)信息技術(shù)，更好的服務(wù)管理工作的信息化建設(shè)，如此通過(guò)單位與自身的結(jié)合來(lái)提升管理隊(duì)伍整體的能力與素質(zhì)。

4.3 強(qiáng)化制度建設(shè)

文書(shū)檔案的整理工作要規(guī)范化和制度化，因此單位要制定具體、明確的工作制度來(lái)約束和引導(dǎo)工作流程、細(xì)節(jié)。比如要求工作人員要認(rèn)真、及時(shí)、正確的處理文件，在文件收發(fā)時(shí)做好記錄和登記，行文用語(yǔ)、格式要規(guī)范;在文檔的裝訂時(shí)要反復(fù)核實(shí)該資料的標(biāo)題、內(nèi)容以及保管期限是否正確，核實(shí)無(wú)誤要用專(zhuān)門(mén)的工具予以裝訂，使其美觀、安全等。一旦違反制度和標(biāo)準(zhǔn)則會(huì)受到相應(yīng)的處罰。

5 結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案包括了單位的發(fā)展歷程、工作記錄、職工信息料以及各類(lèi)事務(wù)往來(lái)情況在內(nèi)的人事管理、財(cái)務(wù)管理、經(jīng)營(yíng)管理方面的事項(xiàng)，它是事業(yè)單位發(fā)展經(jīng)驗(yàn)、發(fā)展成果的濃縮與見(jiàn)證，是事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，因此提高文書(shū)檔案整理工作的質(zhì)量和效率是新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展的必然要求。單位要認(rèn)清形勢(shì)、分析該工作內(nèi)涵，并運(yùn)用新的思維和方法來(lái)開(kāi)啟工作的新局面。

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