陳穎

【摘要】大數(shù)據給檔案信息服務工作帶來機遇和挑戰(zhàn)，檔案部門應適應時代發(fā)展要求，準確解讀大數(shù)據概念，深刻認識大數(shù)據背景下檔案信息服務模式變更的必要性，創(chuàng)新檔案信息服務的手段和方式，實現(xiàn)檔案信息服務質的飛躍。本文從思想意識、制度建設、服務手段、隊伍建設等方面，提出了大數(shù)據背景下檔案信息服務模式變革的主要對策，以供參考。

【關鍵詞】大數(shù)據;檔案信息;服務;變革

大數(shù)據伴隨著物聯(lián)網、云計算等信息技術形成和發(fā)展，為檔案工作的開展開辟了一條全新的道路，同時也給檔案信息服務工作帶來新的挑戰(zhàn)。如何適應大數(shù)據時代的發(fā)展要求，在新一輪的信息技術革命浪潮中立于不敗之地，檔案部門應積極響應習近平總書記提出的“要把學習作為一種追求”，“一定要善于學習，善于重新學習，依靠學習走向未來”的號召，在學習和工作實踐中，認真思考和探索信息服務模式變革的手段與方法，全面提升服務質量和水平，推進未來檔案事業(yè)持續(xù)、健康地發(fā)展。

一、大數(shù)據概念解讀和大數(shù)據背景下檔案信息服務模式變革的必要性

麥肯錫公司認為，數(shù)據規(guī)模超出傳統(tǒng)數(shù)據庫管理軟件的獲取、存儲、管理以及分析能力的數(shù)據集就是大數(shù)據。維克托·邁爾-舍恩伯格及肯尼斯·庫克耶編寫的《大數(shù)據時代》中認為，大數(shù)據是基于海量數(shù)據分析從而產生巨大價值的產品和服務，大數(shù)據的核心就是預測。由此，大數(shù)據可定義為記錄人類社會活動的、具有規(guī)模效應的信息數(shù)據的集合，是無法在一定時間范圍內利用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。隨著大數(shù)據逐漸滲透至各行各業(yè)，其特性和優(yōu)勢日益凸顯，影響也是非常巨大和深遠的。適應大數(shù)據時代需求，顛覆傳統(tǒng)的檔案工作思維和管理模式，推進檔案信息服務模式變革成為迫切需要。

（一）尋求和依托大數(shù)據智能化管理，是實現(xiàn)檔案信息服務能力跨越式拓展的需要。檔案信息服務水平取決于檔案信息管理的現(xiàn)代化程度，取決于檔案信息管理工作的水平和效率。在大數(shù)據的影響下，作為社會信息資源重要聚集地的檔案館，“檔案全數(shù)據”將取代傳統(tǒng)紙質檔案成為管理對象，并在數(shù)量、速率與種類上急劇且持續(xù)擴大，遠遠超出傳統(tǒng)數(shù)據處理軟件和技術的能力范疇。大數(shù)據技術將以其獨特的技術優(yōu)勢，有效確保資源最優(yōu)化配置，實現(xiàn)檔案全部業(yè)務的科學、高效、智能管理，使精準深入的數(shù)據處理成為檔案利用服務的重要內容。一是可輕松地實現(xiàn)檔案信息保存和利用的分離，減少重要的原始紙質材料的磨損，延長保存壽命;并通過數(shù)據備份，使重要的檔案信息得以安全和永久保存，大大降低系統(tǒng)的投資及維護成本。二是可利用當前的電子政務、新聞、活動的大數(shù)據環(huán)境，對“準檔案”進行智能分析，為其價值的“預鑒定”提供重要的參考，以最大可能完善歸檔范圍，保證未來檔案的完整有效。還可將檔案管理人員在長期工作過程中形成的檔案庫存以外的知識進行采集和積累，作為檔案資源的補充知識，為檔案信息提供必要的歷史背景，使其更真實地反映歷史史實，為后人的研究提供可靠的依據。

（二）突破和變革傳統(tǒng)單一的服務模式，是實現(xiàn)檔案信息多元化、個性化服務的需要。傳統(tǒng)的檔案信息服務模式是基于紙質檔案考慮的，服務手段和對象都比較單一。偏向于“重藏輕用”“有求必應”“自給自足”的被動式服務，使檔案的價值無法充分挖掘和體現(xiàn)。隨著大數(shù)據時代網絡用戶的逐漸進入和增多，檔案用戶的涉及面越來越廣，檔案信息資源的重要性和蘊含的潛在價值受到越來越多的關注。用戶最關心的不是可見信息量的多少，而是能否從這分散和無序的不確定性、龐大繁雜的信息數(shù)據中挖掘出真實的價值。因此，為滿足用戶多元化、個性化、精品化的需求，成為檔案信息服務的方向。這就要求檔案管理人員不僅要對用戶利用檔案數(shù)據，包括調卷數(shù)量、利用次數(shù)、復制數(shù)量等進行深度挖掘，還要對用戶訪問記錄，包括網頁采用的關鍵字、檢索詞、下載記錄、利用網頁時間和頻度等信息進行深度挖掘。深度挖掘的海量用戶信息和數(shù)據，利用傳統(tǒng)的處理方法難以完成，只有通過數(shù)據分析，才能快速“提純”出多元化、有針對性、有價值的數(shù)據集。比如，能順暢、準確地定位用戶習慣偏好、興趣關注點等需求，并預測其未來趨向，從而越來越廣泛地吸引用戶，提升用戶的滿意度和支持度。

（三）推動和深化數(shù)據共享，是實現(xiàn)檔案利用效益最大化的需要。大數(shù)據作為信息技術深入發(fā)展的產物，是社會創(chuàng)新進步的驅動力，這一切都取決于大數(shù)據的特性，即數(shù)據信息的廣泛集成和共享。大數(shù)據充分利用云計算、互聯(lián)網技術，使現(xiàn)代信息技術與檔案信息管理密切結合，從而實現(xiàn)檔案信息開放、傳輸、共享，實現(xiàn)數(shù)據信息資源的優(yōu)化配置，使檔案數(shù)據利用效益最大化。大數(shù)據推進信息交換與共享，實現(xiàn)數(shù)據信息資源全覆蓋，促使檔案館服務的范圍從傳統(tǒng)的檔案服務擴展到以檔案數(shù)據為核心、同時囊括行業(yè)相關的各種同構、異構數(shù)據的大數(shù)據中心，跨館檢索、精確檢索、全文檢索的“一站式”信息服務成為可能。

二、大數(shù)據背景下檔案信息服務模式變革的主要對策

國務院發(fā)布《關于促進大數(shù)據發(fā)展的行動綱要》（以下簡稱《行動綱要》）標志著大數(shù)據在我國的發(fā)展與應用已上升到國家戰(zhàn)略層面。適應大數(shù)據時代的特點，檔案管理部門要積極應對新時期的任務和挑戰(zhàn)，從思想意識、制度建設、服務手段、隊伍建設等方面入手，勇于創(chuàng)新，大膽嘗試，解決好存在的問題，實現(xiàn)檔案信息服務新的跨越。

（一）轉變觀念，樹立大數(shù)據意識。伴隨大數(shù)據時代的到來，大數(shù)據已逐漸納入檔案管理理論和思維模式，賦予檔案信息服務全新的定義。圍繞大數(shù)據服務，必須樹立需求意識、創(chuàng)新和前瞻意識，將“死數(shù)據”通過龐大的檔案大數(shù)據庫快速轉化為“活服務”，變傳統(tǒng)的“被動服務”為“主動服務”，變“事后服務”為“事前服務”。檔案部門應增強使命感，調整工作思路和工作重心，盡快完成檔案信息服務角色由傳統(tǒng)信息存儲者向大數(shù)據處理者轉變，由被動接受者向主動選擇者轉變，由因果關系型服務思維向相互關系型服務思維轉變，即由傳統(tǒng)的“出現(xiàn)問題—邏輯分析—找出因果關系—解決方案”這種逆向思維模式向“用戶提出要求—數(shù)據收集—量化分析—找出相互關系—提出優(yōu)化方案”的正向思維模式轉變。還應加強檔案工作的宣傳力度，讓更多的人了解大數(shù)據和大數(shù)據給檔案信息服務帶來的便捷性、共享性、智能性，讓更多的人參與到檔案信息的開發(fā)和利用中來，讓智能化檔案信息真正成為政府、企業(yè)等決策的主要依據，成為用戶所需的高價值信息產品。

（二）統(tǒng)一標準，規(guī)范檔案數(shù)據信息管理。檔案數(shù)據信息的規(guī)范化管理是檔案信息服務的重要基礎。大數(shù)據具有的數(shù)量龐大、類型多樣、載體特殊、結構復雜等特性，在一定程度上增加了數(shù)據信息管理的難度和風險。因此，在大數(shù)據與檔案信息管理融合，推進檔案信息服務模式變革的過程中，需要構建完善的檔案信息化管理制度和標準化體系，從數(shù)據采集、管理、安全維護等方面予以約束和規(guī)制，這是檔案信息服務模式變革向縱深推進的基本保障和必需條件。1.統(tǒng)一檔案信息資源管理技術標準。大數(shù)據時代，檔案數(shù)據信息資源充分體現(xiàn)海量、多樣、復雜的特性。如何科學統(tǒng)一管理各類異構的數(shù)據，是檔案數(shù)據有效整合、共享等的可靠保證。從宏觀上，國家應制定信息化發(fā)展戰(zhàn)略，特別是電子政務、電子商務及大數(shù)據、云計算、人工智能等發(fā)展規(guī)劃，建立健全大數(shù)據管理相關政策法規(guī)，通過科學的運作方式、有條不紊地推進各地區(qū)檔案數(shù)據信息資源的整合與共享工作。從微觀上，應建立檔案信息化管理統(tǒng)一機構，認真探討與之對接的法規(guī)政策、標準規(guī)范，構建統(tǒng)一的檔案資源整合標準體系。如，規(guī)范數(shù)字化檔案業(yè)務的術語標準、各類檔案資源單位的標識與識別、數(shù)字檔案存儲格式以及元數(shù)據格式。制定電子文件歸檔管理、元數(shù)據采集、業(yè)務系統(tǒng)的協(xié)議標準、各種數(shù)據的統(tǒng)一存儲格式、交換格式等標準和規(guī)范，將不同種類、不同格式、不同來源、不同形式的數(shù)據進行有效的融通整合和集成梳理。2.樹立風險防控意識，建立檔案信息資源的安全防護體系。大數(shù)據不同于紙質材料的特性，極易產生管理方面的問題和信息安全漏洞，其涉及檔案的開放與不開放、公開與不公開，以及國家秘密、知識產權、商業(yè)秘密、個人隱私等問題，因此，有必要建立一套完整、可靠的大數(shù)據安全管理制度。包括：明確數(shù)據開放規(guī)劃，適度適時開放數(shù)據;對于涉密的檔案數(shù)據，按照國家相關法律法規(guī)嚴格管理;在數(shù)據分析平臺中嵌入CA認證系統(tǒng)，對傳輸中的檔案數(shù)據信息進行加密，確保安全;明確用戶訪問權限，建立相關的數(shù)字資源組織、存儲、管理、發(fā)布的格式規(guī)范與標準等。

（三）創(chuàng)新服務手段，構建檔案數(shù)據共享服務平臺。大數(shù)據為創(chuàng)新檔案信息服務方式提供了重要的技術支持。利用大數(shù)據技術設計、構建統(tǒng)一的檔案信息資源管理平臺，對各類檔案信息實施分類管理、綜合管理和層次管理，可降低IT系統(tǒng)的存儲及維護成本，實現(xiàn)跨系統(tǒng)應用的快速支撐和豐富的數(shù)據服務。建設數(shù)據共享平臺應進行有效的總體規(guī)劃，避免重復建設?？稍O置共享平臺交換接口，對內有效聯(lián)結、整合獨立、異構、涵蓋各自業(yè)務內容的信息處理系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公系統(tǒng)與共享平臺之間的互聯(lián)互通;對外基于電子政務網絡，逐步實現(xiàn)由政務信息的互通到業(yè)務數(shù)據的互通，再到檔案數(shù)據的互通，實現(xiàn)對包括政務信息、業(yè)務數(shù)據等在內的各類電子文件的在線歸檔、在線移交接收、分類處理、在線利用。隨著信息化的推進，應探索和嘗試構建適應實際工作需求的新型檔案管理服務平臺模式。比如，建設智慧檔案館，通過物聯(lián)網、云計算和自動控制技術，采用射頻識別等設備，連接互聯(lián)網和實體檔案，以電子標簽化管理實體檔案，提供方便及時的檔案信息服務。還可將檔案信息服務領域延伸至手機及手持終端領域，利用手機應用APP、微信、微博等新媒體手段構建移動式的智能服務系統(tǒng)，用戶可以通過客戶端與檔案館實現(xiàn)虛擬鏈接，實現(xiàn)需求定制服務與離線瀏覽個性化界面服務。據報道，國外一家自然歷史博物館推出了APP定制服務，依靠Personal GPS個人定位系統(tǒng)，用戶可自行預訂參觀行程，超越時間和空間的限制，隨時隨地對檔案信息進行瀏覽查閱。

（四）加強素質建設，打造專業(yè)技術團隊。人才是發(fā)展的關鍵因素，大數(shù)據時代檔案信息服務的創(chuàng)新發(fā)展同樣需要人才的支持。大數(shù)據帶來了技術革新，對人員的綜合素質也提出了全新的要求。為適應新形勢，要下決心、花氣力打造一支秉持以人為本，堅持人性化、個性化創(chuàng)新服務理念，以扎實的檔案專業(yè)理論知識和技能為支撐，熟練掌握一定的計算機和網絡、數(shù)據挖掘、數(shù)據安全維護等技術知識的復合型檔案人才隊伍。要加大對檔案管理人員多層次、多渠道的專業(yè)培訓和知識培訓的力度，不斷提升自身專業(yè)技能和綜合文化素質。檔案部門還應根據本單位實際，適時加強同兄弟單位及國內外檔案管理單位在大數(shù)據技術方面的交流與合作，爭取信息化專業(yè)技術人員支持，充實技術力量，全方位地提升檔案管理服務水平。

三、結語

大數(shù)據正快速走進社會生活，逐漸彰顯其蘊含的巨大社會與經濟價值，但是對于檔案工作領域來說，要顛覆長期以來的紙質檔案為主導的傳統(tǒng)檔案服務理念，將檔案信息服務與大數(shù)據技術有效融合和發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息服務質的飛躍尚需時日。在此過程中，需要廣大檔案工作者和檔案用戶共同努力，不斷學習借鑒、勇于創(chuàng)新，逐步改進和完善管理模式及技術手段，才能與時俱進，推進檔案信息服務水平和質量上新臺階。

【參考文獻】

[1]董央央.大數(shù)據背景下高校檔案管理工作革新途徑探析[J].黑河學院學報，2018（7）：199-200.

[2]劉莎.大數(shù)據背景下高校檔案的資源共享探究[J].教育現(xiàn)代化，2018（33）：291-292.

[3]鄭建紅.大數(shù)據下檔案信息資源庫平臺管理模式構建[J].管理觀察，2018（33）：47-48.