曹春華

【摘要】隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理工作逐漸成為一項十分重要的課題。檔案本身不僅僅是對單位發(fā)生的事進行統(tǒng)一化記錄，同時檔案還可以作為單位創(chuàng)新發(fā)展的基本切入點。辦公室檔案的充分運用還可以用來調(diào)動整體員工的工作積極性，并且通過辦公室檔案管理水平的不斷提高，有利于更好地促進檔案管理水平的規(guī)范化和科學化。在新時代發(fā)展背景下，傳統(tǒng)辦公室檔案管理水平已經(jīng)遠遠不能滿足當下社會發(fā)展需要，因此落實提升辦公室檔案管理效率的有效措施，對于促進單位今后的穩(wěn)步發(fā)展具有十分積極的意義。本文主要就當下辦公室檔案管理存在問題以及加強辦公室檔案管理工作效率的有效途徑兩個方面進行論述，旨在促進辦公室檔案管理工作效率的大幅度提高。

【關(guān)鍵詞】辦公室;檔案管理;新時代;有效途徑

社會各個階層單位的工作過程必須以現(xiàn)實情況為基礎(chǔ)，不能脫離實際，若是脫離了社會現(xiàn)狀，那么企業(yè)的工作目標將會脫離正確的軌道，達不到最后想要的結(jié)果，只有密切貼合實際，才能讓企業(yè)的工作得心應手，細致到位。整體上看辦公室檔案管理工作水平比較落后，一般的檔案都是采用紙質(zhì)版，沒有其他方面的備份，對于保密情況不到位，工作效率不高，達不到標準的要求，要保留很大的空間來提高工作的效率。為了追隨現(xiàn)代的發(fā)展速度，必須將檔案工作做到細致，必須添加新時代創(chuàng)新的方法，跟上時代的潮流，將檔案管理工作做到高效率、高質(zhì)量。

一、當下辦公室檔案管理存在的問題

（一）管理階層對辦公室檔案管理方面缺乏重視。在部分單位中，管理階層對辦公室檔案處理缺乏認識，不能深切體會到檔案對單位發(fā)展的重要性。在單位中檔案的缺失代表著員工信息等各種重要的文件缺失，是對信息的泄露，對人身造成不安全的結(jié)果。需要用最先進的技術(shù)和最仔細的人員進行檔案管理工作，將檔案管理做得井井有條。另一方面，老舊的保存方式一般采用紙質(zhì)版，保存時間較短，而且保存資料份數(shù)較少，達不到應急的所需標準。領(lǐng)導對辦公室檔案管理不重視就會導致單位整體檔案管理工作水平不高，加上領(lǐng)導在單位中具有一定榜樣作用，領(lǐng)導不重視，下屬更加容易忽視辦公室檔案的重要性，這樣不利于將來單位更好地發(fā)展和進步。

（二）傳統(tǒng)辦公室檔案管理方式的局限性。傳統(tǒng)方式的辦公室檔案管理舊時手抄，逐字逐句進行抄寫，然后再進行保存。隨著經(jīng)濟社會科學文化的發(fā)展，傳統(tǒng)的模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人的需要，而且傳統(tǒng)的檔案管理模式在工作上需要消耗大量的勞動力。另外，各工作人員在進行工作時不僅消耗大量的時間，工作的量也不多，工作效率不高。因此，在當今社會發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的辦公室管理已經(jīng)很難滿足各單位的發(fā)展需要，管理方式存在著很大的局限性。例如在各單位的檔案工作指標上能難完成指標，業(yè)績不到等問題，這些都會造成單位發(fā)展步伐受到阻礙。

（三）辦公室檔案管理人員的管理能力不足。辦公室檔案管理工作并不是簡簡單單將數(shù)據(jù)進行保存，而是需要對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行整合處理，進行系統(tǒng)化的分類存檔，從而更加具有參考意義。因此，在進行辦公室檔案管理過程中就需要管理人員具有一定水平管理能力。對于檔案管理人員要求牢記辦公室檔案管理工作的準則，將所有工作的內(nèi)容做到熟練，在進行文件存檔的時候做好標記，之后需要時可以最快速度得到，將所有文檔做好分類，以便不時之需，從中也可以體現(xiàn)出員工擁有一定高度的水平。辦公室檔案管理工作就是嚴謹?shù)?、科學的，不能出現(xiàn)絲毫差錯，必須用最好的條件來進行管理。如此一來，可以避免工作人員在工作時出現(xiàn)問題，大大提高工作效率。

（四）各個辦公室檔案管理標準整體不統(tǒng)一。在單位中，基本上都會涉及不同管理部門，不同部門辦公室各自都具有自己的檔案記錄方式，然而，在某些單位中整體檔案管理標準不統(tǒng)一。各個辦公室都有自己的檔案管理模式，在對資料信息處理時，采用不同記錄信息，這樣就會造成不同辦公室信息互相使用時存在一定困擾。檔案管理標準不同，各個辦公室都會形成不同檔案模式，單位領(lǐng)導進行檢查時，也會面臨很多困擾，同時在進行實際工作使用時也會受到阻礙，首先需要先從各部門的檔案管理模式下手，在了解各辦公室的檔案管理模式后再去使用檔案信息，如此一來，可以有效地提高分析人員的辦事效率，有利于促進單位的發(fā)展。

二、加強辦公室檔案管理水平的有效途徑

相關(guān)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在辦公室檔案管理工作上還存在著大量的問題，這些問題如果不及時解決，不利于單位的發(fā)展，因此，各單位需要針對檔案管理工作的問題采取相應的措施。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，辦公室檔案管理模式也需要進行不斷調(diào)整、不斷革新，取其精華，去其糟粕，將傳統(tǒng)的檔案管理模式中的優(yōu)點遺留下來繼續(xù)發(fā)展，將不利的因素全部更新掉，在當今的社會背景下，只有讓辦公室檔案模式不斷進行創(chuàng)新，創(chuàng)造出一套屬于自己的辦公室檔案管理模式，可以很大程度上提高單位的管理效率。以下是一些有關(guān)加強辦公室檔案管理工作效率的幾條途徑。

（一）提高辦公室檔案管理人員的整體管理水平。辦公室檔案管理工作并不是任何一個人就可以勝任，檔案管理人員要具有全面的檔案管理知識，能夠熟練應用各種信息處理及分類知識，保證檔案信息的整齊明了。另外，在書寫上需要嚴格規(guī)范，避免在信息處理過程中出現(xiàn)偽造信息的現(xiàn)象，導致文件信息數(shù)據(jù)錯亂。各單位如果想提高辦公室檔案管理人員的整體管理水平，需要加強管理人員對檔案的認識，讓其認識到處理檔案的重要性，可以提高管理人員處理文件的工作能力。從而在今后的工作中不斷增強各個檔案管理人員的工作效率。管理階層要注意在日常工作中，加強對辦公室檔案管理人員的培訓工作，例如：可以定期開展檔案管理技能訓練活動、檔案管理經(jīng)驗論壇會以及互相說說各部門的檔案管理趣事，這一系列活動的開展，可以讓員工從中認識學習到經(jīng)驗，提高對檔案的認知，達到提高檔案員工的各項能力和管理水平的效果，從而提高各單位的檔案管理水平。

（二）建立健全檔案管理制度。無論哪個單位要想提高自身辦公室檔案管理水平首先就應該注意建立健全檔案管理制度。健全的檔案管理制度可以有效地規(guī)范管理人員的日常工作，是進行檔案管理的主要依據(jù)，并且不同的部門根據(jù)不同的工作需要制定與自己相適應的制度，并且根據(jù)在實際工作過程中的可能發(fā)生的情況與法律法規(guī)來不斷更新檔案管理制度，保證制度的健全完整性，并且要讓每個員工都嚴格遵守制度，另外還需要統(tǒng)一檔案的記錄方式和存檔方式，只有健全的檔案管理制度，然后才可以有效保證今后檔案管理更加規(guī)范化和科學化。

（三）完善檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息在很大程度上能夠反映出單位工作狀況。隨著社會當中很多單位發(fā)展加快，檔案管理的工作量整體水平提高。因此，各單位想要完善好檔案信息管理系統(tǒng)，首先需要從信息存儲方面去完善，使信息存儲能夠有條理，還有在紙質(zhì)管理的基礎(chǔ)上建立電子檔案庫，如此一來工作人員在查閱檔案的時候可以方便快捷，另外還要嚴格要求檔案的保密工作，確保檔案的嚴密性。檔案信息管理系統(tǒng)的完善可以提高各部門的工作效率，促進各單位部門的發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，更加清楚地認識到辦公室檔案管理工作效率提高的重要性。任何單位需要提高對檔案工作的重要性認識，保證各工作人員能嚴格落實檔案管理制度，從工作中去不斷學習來提升自己的工作能力和工作效率，并不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)，使得各單位在檔案管理工作上更加有條理，更加規(guī)范，更科學化，最終促進自身單位的發(fā)展，展現(xiàn)提升辦公室檔案管理工作效率的價值和意義。通過對上述內(nèi)容簡單論述，更加清楚地認識到辦公室檔案管理工作效率提高的重要性。任何單位想要促進單位的發(fā)展，就需要從辦公室檔案管理工作上去入手，在進行檔案管理時，各單位階層應全面配合檔案管理工作，促使檔案管理高效率、高質(zhì)量。

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