吳格 李娟

【摘要】從地震應(yīng)急檔案的價(jià)值、特點(diǎn)入手，分析地震應(yīng)急檔案的管理現(xiàn)狀及地震應(yīng)急檔案歸檔研究的重要意義，以省級(jí)地震應(yīng)急預(yù)案和現(xiàn)有地震應(yīng)急工作產(chǎn)出檔案為研究對(duì)象，結(jié)合檔案管理相關(guān)規(guī)范，系統(tǒng)分析歸納，制定地震應(yīng)急檔案歸檔范圍和保管期限表。

【關(guān)鍵詞】地震應(yīng)急;應(yīng)急檔案;歸檔

地震應(yīng)急檔案是指在地震應(yīng)急處置過程中形成的，有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。完整、真實(shí)、可靠的地震應(yīng)急檔案能為地震應(yīng)急工作的開展，災(zāi)后重建以及地震科技工作者科研工作提供寶貴的依據(jù)。完善的地震應(yīng)急檔案歸檔范圍是確保檔案完整的保證，因此開展地震應(yīng)急工作檔案歸檔研究有重要意義。

一、地震應(yīng)急檔案的價(jià)值和特點(diǎn)

檔案價(jià)值是指檔案對(duì)國家、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性。地震應(yīng)急檔案價(jià)值的具體表現(xiàn)形式為憑證價(jià)值和參考價(jià)值。地震應(yīng)急檔案的憑證價(jià)值源于它是地震應(yīng)急處置工作的真憑實(shí)據(jù)，是確鑿的原始材料和歷史記錄。從內(nèi)容看，地震應(yīng)急檔案是地震應(yīng)急工作當(dāng)時(shí)直接使用文件轉(zhuǎn)化而來的，客觀地記錄了當(dāng)時(shí)工作情況;從形式看，地震應(yīng)急檔案上保留著真切的歷史標(biāo)記，體現(xiàn)了地震應(yīng)急檔案的原始性和真實(shí)性，它是地震應(yīng)急工作查考、研究和處理問題的依憑。地震應(yīng)急檔案參考價(jià)值也是其重要價(jià)值，地震應(yīng)急檔案是地震應(yīng)急處置工作事實(shí)和經(jīng)過、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的記錄，內(nèi)容具有原始性和可靠性。地震應(yīng)急檔案是地震應(yīng)急處置工作的原始記錄，能為地震應(yīng)急處置工作的開展，災(zāi)后重建以及地震科技工作者科研工作提供寶貴的參考依據(jù)。地震應(yīng)急檔案除了上述兩點(diǎn)重要價(jià)值外，由于地震應(yīng)急處置過程復(fù)雜且周期較長(zhǎng)，地震應(yīng)急檔案有廣泛性、復(fù)雜性和動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。首先，地震應(yīng)急檔案內(nèi)容覆蓋全面，包括地震應(yīng)急工作中具有價(jià)值的紙質(zhì)的檔案、照片、錄像等聲像文件、實(shí)物檔案等。其次，地震關(guān)系社會(huì)民生，地震應(yīng)急和防震減災(zāi)工作涉及多種學(xué)科和知識(shí)領(lǐng)域，這就導(dǎo)致地震應(yīng)急檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣。再次，地震應(yīng)急處置工作周期視震情、災(zāi)情及救援情況等因素決定，每個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生新的應(yīng)急文件資料。

二、地震應(yīng)急檔案的管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)薄弱。地震應(yīng)急工作關(guān)系社會(huì)民生，是一項(xiàng)極其重要且緊迫的工作，這就導(dǎo)致工作人員的工作重心都在地震應(yīng)急工作中，相對(duì)忽視地震應(yīng)急檔案的收集整理。地震應(yīng)急預(yù)案在各工作組職責(zé)里明確規(guī)定“負(fù)責(zé)應(yīng)急期間本組所產(chǎn)生的文件資料、圖件、照片等收集整理和歸檔工作”，但在實(shí)際工作中，應(yīng)急工作任務(wù)繁重緊急，產(chǎn)生文件資料種類數(shù)量繁多，各工作組缺乏專人負(fù)責(zé)地震應(yīng)急檔案的收集整理，檔案意識(shí)淡薄，直接影響著地震應(yīng)急檔案的管理水平。

（二）檔案收集歸納不及時(shí)。地震應(yīng)急檔案形成于地震應(yīng)急處置工作的過程中。地震應(yīng)急工作周期長(zhǎng)短由地震震級(jí)大小、震情災(zāi)情情況而定。一般地震災(zāi)害，應(yīng)急處置周期短，形成的文件材料數(shù)量較少，因此不易引起應(yīng)急工作人員的重視;而較大或者重大、特大地震災(zāi)害，應(yīng)急周期長(zhǎng)，形成的文件材料范圍廣、專業(yè)多、內(nèi)容復(fù)雜，因此稍有疏忽就可能導(dǎo)致遺漏。目前，地震應(yīng)急檔案收集整理都是在應(yīng)急處置工作結(jié)束后才開始，忽略文件材料的及時(shí)收集，從而導(dǎo)致原始文件遺失等現(xiàn)象。

（三）管理制度不完善。檔案管理工作是地震應(yīng)急工作的重要組成部分，但是地震應(yīng)急檔案管理制度不夠完善?！蛾兾魇〉卣鹁值卣饝?yīng)急預(yù)案》中明確規(guī)定了各應(yīng)急機(jī)構(gòu)的職責(zé)包括歸檔工作，但是沒有明確文件材料范圍。中國地震局《地震科技檔案歸檔要求》明確地震科研、地震監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)及基本建設(shè)等活動(dòng)的歸檔范圍，但是缺少地震應(yīng)急與救援活動(dòng)的歸檔范圍。歸檔范圍不明確，管理制度不完善，容易造成信息內(nèi)容丟失，不能完整的反映地震應(yīng)急工作的真實(shí)情況。

三、地震應(yīng)急檔案歸檔研究的重要意義

（一）確保地震應(yīng)急檔案的完整性。地震應(yīng)急檔案歸檔范圍是地震應(yīng)急檔案歸檔的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，研究地震應(yīng)急檔案歸檔，確立地震應(yīng)急檔案歸檔范圍使得應(yīng)急檔案歸檔過程有據(jù)可依，明確什么是重點(diǎn)內(nèi)容，確保應(yīng)歸檔文件材料的完整齊全。地震應(yīng)急檔案歸檔研究更便于對(duì)地震應(yīng)急檔案進(jìn)行“前端控制”，在應(yīng)急工作之前，就樹立和提高應(yīng)急人員的檔案意識(shí)，有效立卷，將應(yīng)急文件與檔案的運(yùn)動(dòng)視為一個(gè)系統(tǒng)，以系統(tǒng)管理為目標(biāo)對(duì)地震應(yīng)急檔案不同階段進(jìn)行管理，最終確保地震應(yīng)急檔案的完整性、真實(shí)性和有效性。因此，只有制定明確具體的地震應(yīng)急檔案歸檔范圍，才能確保地震應(yīng)急檔案的完整性，從而保障地震應(yīng)急工作的完整可靠。

（二）為抗震救災(zāi)工作提供寶貴依據(jù)。地震應(yīng)急檔案是地震應(yīng)急工作的原始記錄，它能完整、真實(shí)、原始地記錄地震應(yīng)急工作的過程和細(xì)節(jié)，為后人抗震救災(zāi)提供寶貴的依據(jù)。地震活動(dòng)頻發(fā)，不斷積累豐富的抗震救災(zāi)經(jīng)驗(yàn)，才能在災(zāi)害發(fā)生時(shí)減少損失。地震應(yīng)急檔案歸檔研究可以確保地震應(yīng)急檔案的完整性，完整、真實(shí)可靠的地震應(yīng)急工作檔案，能為下一次抗震救災(zāi)工作提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)，能為地震科技工作者提供學(xué)習(xí)和研究的素材，有著重要的科學(xué)意義。

四、地震應(yīng)急檔案歸檔研究的措施

（一）收集數(shù)據(jù)。為制定符合檔案管理規(guī)范、真實(shí)完整且有操作性的地震應(yīng)急檔案歸檔范圍，特選取檔案室現(xiàn)存的建局以來歸檔的所有的地震應(yīng)急、地震現(xiàn)場(chǎng)工作相關(guān)的檔案材料為研究對(duì)象。除此之外，研究數(shù)據(jù)材料還包括《陜西省地震局地震應(yīng)急預(yù)案》，國家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，中國地震局印發(fā)的《地震科技檔案歸檔要求》等文件。

（二）系統(tǒng)分析歸納。1.確定地震應(yīng)急檔案歸檔范圍。首先，根據(jù)地震應(yīng)急預(yù)案明確應(yīng)急機(jī)構(gòu)與職責(zé)，確定地震應(yīng)急工作檔案的責(zé)任者。明確應(yīng)急機(jī)構(gòu)與職責(zé)后，根據(jù)應(yīng)急預(yù)案中的應(yīng)對(duì)策略，確定地震應(yīng)急過程中各機(jī)構(gòu)可能產(chǎn)生的文件材料。其次，對(duì)已歸檔的地震應(yīng)急檔案材料進(jìn)行分類分析。將現(xiàn)有檔案材料以應(yīng)急機(jī)構(gòu)為責(zé)任者逐條進(jìn)行分類分析，將每一件檔案都對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的地震應(yīng)急機(jī)構(gòu)中。結(jié)合地震應(yīng)急預(yù)案歸納出的應(yīng)產(chǎn)出的地震應(yīng)急文件材料和現(xiàn)有實(shí)際地震應(yīng)急工作產(chǎn)出的檔案材料，進(jìn)行系統(tǒng)分析歸納，總結(jié)提煉出每個(gè)應(yīng)急機(jī)構(gòu)應(yīng)歸檔文件材料的范圍，從而確定完整的地震應(yīng)急檔案歸檔范圍。2.制定地震應(yīng)急檔案的保管期限表。檔案保管期限表是用表冊(cè)的形式，列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件。它是鑒定檔案價(jià)值、確定檔案保管期限的依據(jù)。編制本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)檔案保管期限表必須以國家檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)編制的通用檔案保管期限表為依據(jù)，因此確定地震應(yīng)急檔案保管期限是嚴(yán)格參照國家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》及中國地震局印發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》和《地震科技檔案歸檔要求》，逐條對(duì)照和確定保管期限。有明確對(duì)應(yīng)的保管期限就直接參考，如果沒有明確對(duì)應(yīng)的保管期限就參考相關(guān)條款，保管期限盡量高劃，做到條理清晰，層次分明，方便使用，確保地震應(yīng)急檔案保管期限表的科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。

五、結(jié)論

地震應(yīng)急檔案是地震應(yīng)急救援工作的原始記錄和抗震救災(zāi)工作的寶貴檔案資源。地震應(yīng)急檔案歸檔研究是確保地震應(yīng)急檔案完整性、地震應(yīng)急工作完整性以及提高地震應(yīng)急檔案質(zhì)量的有效途徑。制定《地震應(yīng)急檔案歸檔范圍和保管期限表》，應(yīng)急人員可以準(zhǔn)確判斷文件材料的歸檔范圍、準(zhǔn)確劃分保管期限，確保地震應(yīng)急各類應(yīng)歸檔文件材料的齊全完整，使得地震應(yīng)急檔案歸檔工作有據(jù)可依，有章可循。由此，完整、真實(shí)、可靠的地震應(yīng)急檔案可以為更好地開展地震應(yīng)急救援和防震減災(zāi)工作提供數(shù)據(jù)保障。

【參考文獻(xiàn)】

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2006.

[2]王英瑋，陳智為，劉越男.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2015.

[3]吳格.論地震科技檔案信息資源的開發(fā)利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（21）：110.

[4]吳春媚.科技文件材料歸檔范圍界定的思考——以勘測(cè)設(shè)計(jì)材料歸檔為例[J].國土資源科技管理，2008（6）：01-03.

[5]胡艷艷，張?jiān)?淺談如何做好地震應(yīng)急檔案管理工作[J].檔案天地，2014（10）：49-50+52.