謝鋒

【摘要】企業(yè)檔案管理作為企業(yè)辦公管理的基礎工作，有著十分重要的作用，隨著社會時代的不斷發(fā)展變革，一些新的管理理念與手段也在不斷地應用到企業(yè)檔案管理之中，提高了企業(yè)的檔案管理效率，改善了目前檔案管理體制中存在的問題。檔案集約化管理是在新市場形勢下檔案管理模式的一場重要變革，是適應當下企業(yè)發(fā)展的管理體制與科學手段，有效整合企業(yè)內部檔案信息，使檔案管理工作與各個部門建立密切配合，是對檔案資源進行集中統(tǒng)一管理的管理架構。本文以目前檔案管理體質中存在的問題進行分析，闡述檔案集約化管理的必要性和存在的優(yōu)勢。

【關鍵詞】檔案管理;集約化管理;有效整合;油田企業(yè)

目前我國各個行業(yè)都迎來了一場變革，這對企業(yè)管理也提出了新的要求，尤其是企業(yè)內部的檔案管理工作更為重要。在企業(yè)內部創(chuàng)新檔案材料收集形式、管理機制、服務手段，提高檔案管理部門工作人員的綜合素質，建立完善有效的檔案管理體系。在如今社會，信息技術不斷發(fā)展，這強調了信息資源也是一種新的財富。對企業(yè)內部信息資源有效管控，綜合利用，科學管理，更有利于企業(yè)的資源分配。以檔案集約化管理的手段入手，有效降低了檔案管理的人力、物力、財力，全面實現(xiàn)了企業(yè)信息資源的綜合共享，促進企業(yè)的全面發(fā)展。

一、企業(yè)檔案集約化管理的必要性

（一）降低企業(yè)管理成本。所有的企業(yè)在進行生產活動的同時都不可避免地會與社會、經濟、政治等各個方面產生各種各樣的聯(lián)系，而這些聯(lián)系信息匯總而成的也就是企業(yè)檔案，是一個企業(yè)在發(fā)展過程中的重要財富，是企業(yè)的發(fā)展資源和重要優(yōu)勢。但是這些信息十分駁雜，在人事、財務、技術等各個部門都有涉及，而每個部門的管理水平各有差異，規(guī)章制度也很難統(tǒng)一，這導致獨立的檔案分配到各個部門很難保證檔案信息的完整和系統(tǒng)。只有將所有檔案信息都匯總到專門的檔案管理部門，由相關技術工作人員進行統(tǒng)一管理，才能更大限度地發(fā)揮出檔案資源的重要價值。并且檔案工作的匯總解放了其他部門工作人員的工作任務，使他們可以將工作精力更好地集中到各自專業(yè)領域的工作任務之上。檔案分散管理會導致檔案信息存儲等很難系統(tǒng)安全，而檔案集約化管理可以使檔案管理工作更科學系統(tǒng)地分類整理，對檔案信息的及時整合可以使企業(yè)在工作中集中最大的力量優(yōu)勢，解決發(fā)展過程中最迫切的問題，并且在一定程度上減少了檔案信息中的知識損耗。檔案集約化管理不僅能使企業(yè)在檔案管理的過程中將資金優(yōu)勢發(fā)揮到最大化，還能確保檔案管理工作高效、科學，適應生產發(fā)展。在管理中更好地節(jié)省人力、物力和財力，降低管理成本。

（二）提高企業(yè)管理水平。檔案集約化管理有效促進了企業(yè)的管理水平，使企業(yè)的檔案管理更加規(guī)范化。企業(yè)中有各個部門，在信息管理上會更加駁雜，涉及范圍也更廣，非專業(yè)人員在整理和編制檔案的過程中會花費較長的時間。也會給這些工作人員造成很大的工作壓力。而檔案集約化管理會使檔案的數(shù)據(jù)信息全部匯總集中到專業(yè)的人員手中，在管理過程中，專業(yè)人員會根據(jù)企業(yè)檔案的特點和公司內部的管理形勢、現(xiàn)狀等多角度結合，實現(xiàn)檔案信息中的互相補充，提高公司檔案管理的水平，使檔案管理部門成為公司真正的信息資源部門，統(tǒng)一對外利用，更有利于檔案信息的互補和篩選，方便快捷，相互聯(lián)系，互相滲透。例如在油田企業(yè)中，檔案集約化管理更有必要性，油田企業(yè)在我國是實業(yè)型工作單位，其檔案信息在生產建設、經營管理和科學研究等各個方面都具有十分重要的利用價值。在油田企業(yè)中，部門眾多，涉及人員較多，而各個部門之間聯(lián)系性較強。目前各個企業(yè)在檔案管理中也一直使用分級管理的模式，這造成檔案管理的工作任務十分沉重，而檔案集約化管理對油田企業(yè)的各個工作部門的信息數(shù)據(jù)資源都進行了科學合理的整合，對其中的重復檔案、無效價值的檔案等去除刪減，再上傳可利用的檔案資源到公司網站，方便更多的員工咨詢利用。

二、企業(yè)檔案集約化管理的優(yōu)勢

（一）系統(tǒng)完善檔案資源。檔案集約化管理使企業(yè)可以更有效地擴大檔案的收集范圍，保證檔案的完整性。而且檔案集約化管理也可以有效避免重復性檔案的收集，保證信息數(shù)據(jù)的準確性和唯一性，更重要的是檔案集約化管理使公司建立動態(tài)檔案管理體系。例如在油田企業(yè)中，檔案之間的信息聯(lián)系性較強。比如勘探開發(fā)類的信息管理，涉及地下形態(tài)結構的勘探資料和反映地面施工的實際操作資料，這些資料都有相關性，但是分類在不同部門保存。若是查閱者需要這類相關資料的信息，需要去兩個不同部門的檔案室查詢，既增加了借閱查詢的難度也浪費了大量的時間。反之，檔案集約化管理有效地解決了這一問題，使工作人員在查詢信息的時候更加方便、準確、系統(tǒng)，既有利于員工借閱，又保證了信息的完整、準確。

（二）減少浪費，降低企業(yè)成本。檔案集約化管理使企業(yè)集中力量，加強信息數(shù)據(jù)的管理，使檔案管理更加精細化。按照檔案涉及內容對檔案進行分類，對涉密檔案提升管理水平，加密管理程序。同時檔案集約化管理更有效地降低了企業(yè)成本。例如在油田企業(yè)中，各個部門的檔案管理分別配備檔案室，配有相應的設備設施，這樣的小型檔案室雖然借閱量不足，但是其資金投入依然較大。每個小型檔案室的資金投入在幾十萬以上，而油田企業(yè)中涉及這樣類型的檔案室少說也有20個，更增大了企業(yè)的管理成本投入。而檔案集約化管理更有效減少了檔案室管理的投入資金，減少了重復性的投入資本，避免造成不必要的浪費。

（三）優(yōu)化人才配備，提升業(yè)務水平。企業(yè)檔案管理是企業(yè)一類專業(yè)性十分強的信息管理工作，而當下相關的檔案管理技術人才較少，再加上受到企業(yè)行政關系的限制，人員流動和配置優(yōu)化等都受到了很大的阻礙，造成企業(yè)內部檔案人才的分配十分不合理。由于企業(yè)存在各種類型的檔案管理，不同類型的檔案信息因其特點都有著相應的工作流程，每套工作流程或多或少都有著一些差異。由于技術管理型人才較少，在公司內部分布也十分不均衡，很容易造成單位管理水平的差別，使企業(yè)不能把信息更新系統(tǒng)完整地整合。而檔案集約化管理集中檔案人才，更有利于企業(yè)對于人才的布局，合理優(yōu)化配置，提升企業(yè)檔案管理的水平。

（四）整合檔案信息資源。目前，當下的企業(yè)應用的檔案管理體制一般為分級管理體制，這十分不利于企業(yè)檔案信息結構的整合。在這種體制下，檔案借閱程序變得更加復雜，企業(yè)各個部門為了更方便檔案信息的查詢和利用，必然會造成重復存檔的現(xiàn)象，即同一份文件在企業(yè)的多個檔案室中重復存儲，不僅造成紙張的浪費，還會浪費企業(yè)的檔案存儲空間。另外，這種管理體制十分不利于檔案信息數(shù)據(jù)的整合，檔案的編研與管理是對企業(yè)龐雜的檔案數(shù)據(jù)信息進行精加工的過程，是整合信息數(shù)據(jù)的重要工作。國家規(guī)定檔案編研必須要結合企業(yè)自身，而當下由于企業(yè)具有編研能力的工作人才較少，對企業(yè)龐雜的信息很難集中整合，造成編研工作的壓力，使企業(yè)的編研成果不理想。檔案的集約化管理使企業(yè)的檔案庫轉變?yōu)槠髽I(yè)的資源庫，剔除了重復性的檔案，使檔案管理工作更加高效，同時也為企業(yè)作出決策提供了有力的數(shù)據(jù)支持。除此之外，檔案集約化管理可以有效促進數(shù)字化檔案建設，全面實現(xiàn)企業(yè)信息資源的有效共享，方便企業(yè)人員查閱利用。

三、結束語

在新的市場形勢下，隨著企業(yè)的不斷壯大與發(fā)展，利用信息技術使企業(yè)檔案管理向集約化管理模式前進，創(chuàng)新檔案管理模式是當下時代對企業(yè)檔案管理提出的要求。企業(yè)工作人員應當積極探索，與時俱進，有效整合企業(yè)內部信息數(shù)據(jù)資源，集中管控，去劣存優(yōu)，實現(xiàn)檔案信息的有效利用。檔案集約化管理更有效整合檔案資源，加強檔案安全體系建設，提升了檔案資源對企業(yè)的服務能力，提高企業(yè)管理水平，為企業(yè)決策發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，推動企業(yè)不斷進步。

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