李婷

【摘要】普通高等學校是向社會輸送人才的地方，檔案管理是高校發(fā)展中的重要元素，因此如何建立完善嚴謹?shù)臋n案管理體系，應該引起各院校工作人員的重視，很多院校有意識地整改檔案管理制度，但由于管理模式老套，在管理中沒有充分發(fā)揮現(xiàn)代科技給管理帶來的便利。本文闡述了如何實現(xiàn)高校檔案管理的數(shù)字化和創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理;創(chuàng)新;數(shù)字化

檔案管理是一項十分重要的工作，在任何單位里，檔案管理都是必不可少的工作內(nèi)容，如今很多高校的檔案管理工作存在棘手的問題，需要加快改進的步伐，本文從數(shù)字管理和創(chuàng)新管理兩方面對檔案管理問題進一步作出探討，提高管理人員素質(zhì)，使檔案管理工作取得更好的效果，尋求可以落到實際中的管理辦法，為檔案管理提供新思路、新動力。

一、高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化的意義

（一）高校檔案管理創(chuàng)新的意義。創(chuàng)新是一切事物發(fā)展的動力所在，沒有創(chuàng)新就沒有進步，雖然很多院校設(shè)立了專門的檔案管理崗位和檔案管理部門，但是由于管理模式不夠新穎，導致高校檔案在此方面有很多不足，一所學校是否能在眾多院校中脫穎而出，取決于多方面的發(fā)展優(yōu)勢，絕對不是某方面較為突出。因此檔案管理工作作為高校工作的重要組成部分，其是否能夠不斷改善，決定著整個管理體系是否能更加完整，是否能推動學校的整體發(fā)展，所以把創(chuàng)新帶進高校的檔案管理是至關(guān)重要的。

（二）使高校檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的意義。檔案在個人和公共組織當中具有重大意義，高等學校中的檔案記錄是對學校以及和學校相關(guān)人員重要信息完整性的保護，檔案是保存這些記錄的工具，然而管理這種工具是一件十分繁瑣的事情，甚至有些需要管理的資料數(shù)量超出人工能駕馭的范圍，所以需要一些工具將這些檔案進行更好的處理和電子備份，讓檔案通過這種形式的保存能夠在學校工作的進行中產(chǎn)生積極作用。數(shù)字化包含計算機和其他一些通信技術(shù)，現(xiàn)在很多院校有意識將檔案管理創(chuàng)新，可是沒有融進數(shù)字化的創(chuàng)新是不徹底的創(chuàng)新，只有把當今社會最新的計算機和各種通信技術(shù)跟創(chuàng)新接軌，才能讓檔案管理上升到更高層面。

二、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識不強。并不是所有高校都看重檔案管理工作，有很多學校認為對學生的培養(yǎng)才是工作的重點，不想花費大量的時間精力以及人力和物力在檔案管理工作上，沒有高度重視檔案管理工作。

（二）沒有專門的檔案管理機構(gòu)。很多院校并沒有對檔案管理工作進行明確分工，檔案管理在學校其他工作中沒有屬于自己的獨立地位，甚至是負責其他工作的老師兼職管理檔案，分工不明確導致管理檔案的老師沒有辦法把精力全部投入工作中，由于工作內(nèi)容混亂，很容易在管理檔案的過程中出現(xiàn)錯誤。

（三）管理模式老化。很多院校管理檔案的途徑是選擇沿用前輩的管理方法，這樣傳統(tǒng)管理模式中存在的諸多問題不斷給管理工作帶來不利影響，沒有機會被更正，工作效率依舊停留在原有的狀態(tài)。

（四）管理設(shè)施落后。由于檔案是一種特殊的歷史，需要很大范圍的場地庫存資料，但是很多學校沒有為檔案保管提供足夠的空間，很多檔案無處保管以致丟失。也有很多院校雖然提供了足夠空間存放檔案，但是存放檔案的場所不能確保檔案完整安全，處理檔案相關(guān)信息的工具也很老化，檔案管理工作沒有辦法順利進行。

（五）檔案管理人員不夠?qū)I(yè)。很多院校檔案管理工作人員沒有專業(yè)的學習經(jīng)歷，到崗前沒有經(jīng)過專門的崗前培訓，對檔案管理工作了解不夠透徹，對工作流程沒有完整系統(tǒng)的概念，無論是專業(yè)技能還是管理工作中需要具備的能力都比較薄弱，這樣的情況下負責檔案管理工作，很容易在管理過程中出現(xiàn)不熟悉工作流程和要領(lǐng)的情況，對工作進度造成影響，甚至在管理過程中造成損失，影響學校發(fā)展。

三、實施檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化管理的有效策略

（一）加強檔案管理意識。對加強檔案管理意識的工作要從兩方面進行：一方面，從校方入手加強檔案的管理意識，讓學校充分認識到檔案對學校的價值和意義，使學?？蠈n案管理工作下功夫，投入大量人力和物力，對檔案管理工作進行全方位的完善;另一方面，提升管理人員的重視程度，有很多檔案管理工作人員并沒有認識到檔案管理的重要性，要讓他們認識到自己工作的價值和意義所在，負責任地對待這份工作，讓他們用更認真嚴謹?shù)膽B(tài)度完成工作。

（二）設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)。自古就有“術(shù)業(yè)有專攻”的說法，在工作中，為檔案管理工作設(shè)立專門的崗位和專門的管理部門有助于工作者明確自己的走向及內(nèi)容，認真細致地把工作完成好，否則檔案管理工作和其他工作混為一談，不但對檔案管理工作有影響，也會影響其他工作順暢進行。

（三）更新管理模式。新事物取代舊事物是一切事物發(fā)展的根本規(guī)律所在，固守陳規(guī)往往會阻礙事物發(fā)展，因此要想讓高校檔案管理工作順利開展，必須將工作模式進行相應調(diào)整，融入新鮮血液，才有利于檔案管理工作進一步開展，利用現(xiàn)代化科學技術(shù)和社會發(fā)展的信息技術(shù)以及各種通信工具對檔案進行科學管理，讓檔案管理工作走向時代的風口浪尖，這樣有利于工作人員接受最新信息，利用最新辦法幫助學校管理檔案，為學校人才發(fā)展建設(shè)貢獻力量。

（四）引進先進的管理設(shè)施。很多院校在管理檔案的過程中，并沒有使用計算機技術(shù)和通信設(shè)備，還有一些院校即便引進了計算機技術(shù)和通信設(shè)備，但是由于計算機設(shè)施配置老化，或者版本過低，在管理工作中由于運行緩慢影響整體工作的速度，通信設(shè)備落后，導致管理過程中溝通和交流所獲取的信息不夠完整。所以各院校應該盡可能引進配置高的計算機設(shè)備和技術(shù)領(lǐng)先的通信設(shè)備，配置高的計算機可以讓工作者操作起來更加流暢，減少工作人員的煩躁情緒和工作壓力，使工作人員不排斥管理工作，幫助工作人員提高自信心，讓他們輕松快樂地完成自己的工作，進而讓他們在這種心境下更加熱愛自己的工作，更積極主動、認真負責地工作，促使他們竭盡所能把工作做好。

（五）提高檔案管理人員的專業(yè)水平。學校在選用檔案管理人員時，應當在專業(yè)對口的競選人員中進行選擇，篩選后的人員，學校要找經(jīng)驗豐富的前輩對他們進行專業(yè)系統(tǒng)的培訓，經(jīng)過層層選拔才能進入檔案管理工作崗位，這樣檔案管理群體才具有一定的專業(yè)性。除此之外，高校還應該對檔案管理人員進行定期考核，考核不合格者給予相應處罰，用這種方式督促檔案管理工作人員時刻提高自己的專業(yè)水平，在不斷學習和進步中提高自己的業(yè)務能力。

四、高校檔案管理的原則

（一）檔案管理人員細化。很多高校設(shè)立了專門的檔案管理崗位和檔案管理人員以及檔案管理部門，在專門的管理部門內(nèi)對工作進行更細致的劃分，把所有的檔案管理人員分成幾個小組，選出一個組長帶領(lǐng)組員進行檔案管理，將工作人員進行分級后，再將管理工作內(nèi)容細化，分配到相應級別的工作人員手中，使工作人員的負擔減少，促使其認真完成工作。同時還可以把重要的工作分給專業(yè)水平較強的工作人員，讓專業(yè)水平弱的工作者協(xié)助專業(yè)水平強的工作者進行工作，使工作群體更和諧，讓管理工作能夠在更完美的搭配中完成。

（二）保證檔案的安全性和私密性。檔案涉及學校機密，因此檔案工作出現(xiàn)問題，很容易連帶其他工作也出現(xiàn)問題，這樣工作人員在管理檔案時一定不要讓檔案丟失，因為檔案丟失很有可能泄露很多與學校相關(guān)的機密信息，會給學校帶來很嚴重的損失。在檔案存放場所不允許其他無關(guān)人員進入，一定要嚴格遵守相關(guān)規(guī)定。在管理過程中，由于工作人員自身問題導致檔案丟失的，校方應該給予嚴重處罰。建立體系明確的管理制度，讓檔案管理人員高度重視檔案管理的安全性和私密性，以免造成不可挽回的損失。

（三）管理結(jié)構(gòu)符合實際情況。在檔案管理工作中，不但要維護檔案的完整性和安全性，而且還要便于同學和老師查找。我們知道，學校有很多與學生和教師相關(guān)的事宜，要利用他們的檔案，所以在設(shè)計管理結(jié)構(gòu)時，要考慮到是否便于需要檔案的人進行查找，如果查找過程十分繁瑣，沒有給需要檔案的人及時提供所需資料，那么檔案的意義和價值就不復存在了，同時管理檔案的工作也就失去了意義。因此在遵守底線的同時，一定要在管理中滲透以人為本的理念，把管理和服務于學校、教師、學生相結(jié)合才是合格的管理，管理的含義也能得到更深層面的詮釋。培養(yǎng)檔案管理人員的成就感，讓他們更加熱愛這份工作，任勞任怨地工作，培養(yǎng)管理人員對這份工作的情感，促進檔案管理工作長期穩(wěn)定發(fā)展。

（四）有規(guī)律地進行整理。沒有規(guī)矩不成方圓，在檔案管理過程中，這個說法也是適用的，不僅要對檔案管理人員制定明確的規(guī)章制度，在整理檔案過程中，也要遵循一定的原則和規(guī)律，由于檔案源是歷史的積淀，從頭到尾整理起來十分麻煩，需要大量的時間，甚至有些檔案材料數(shù)量大，要想在有限的時間內(nèi)整理完是非常不切實際的，因此我們可以在前輩已經(jīng)整理好的檔案中發(fā)現(xiàn)規(guī)律，運用到自己整理檔案的過程中，這樣比我們自己沒有頭緒進行整理要方便很多，還能節(jié)省整理時間。雖然在管理檔案的過程中，我們提倡打破原有的管理模式，但是不代表要全盤否定有用的經(jīng)驗，在探索的路上去其糟粕、取其精華才會收獲最豐碩的成果。同時也可以根據(jù)檔案的出處，以及提供服務對象等其他切入點對檔案進行分類，這樣也從本質(zhì)上提高了檔案查找的方便程度。

五、結(jié)論

總之，檔案是一個學校的命脈，只有留存好歷史中有價值的東西，才能不斷積累知識，為學校發(fā)展提供依據(jù)和動力，由此看來，管理好檔案，根據(jù)各院校檔案管理中存在的問題，尋找創(chuàng)新管理和數(shù)字化管理的有效策略，對推動學校發(fā)展有著不可估量的作用。

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