杜林　張巧靈

摘 ?要 闡述高校傳統(tǒng)檔案管理改革，結(jié)合檔案信息化建設(shè)中存在的問題和不足，探討科學(xué)的信息化建設(shè)途徑，對行政檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，形成完善的信息化管理制度，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞 信息技術(shù);高校;檔案管理;檔案信息化建設(shè);信息化管理平臺;行政管理

中圖分類號：G434 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1671-489X（2020）19-0032-02

1 前言

信息技術(shù)的發(fā)展為社會生產(chǎn)生活帶來極大的變化。高校作為高等教育的主要組成部分，承擔(dān)著重要的教育科研職能，要有效把握信息技術(shù)帶來的發(fā)展機(jī)遇，科學(xué)利用信息技術(shù)，為學(xué)校發(fā)展注入強(qiáng)勁的動(dòng)力。行政檔案管理工作是檔案工作的重要組成部分，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，能夠?yàn)樾姓芾砉ぷ鞯母咝ч_展提供有效支持。

2 信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革的含義

高校行政檔案管理工作是高校管理活動(dòng)的重要內(nèi)容，對行政管理工作的高效開展提供有效的支持。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和教科研工作的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不符合學(xué)校行政工作的實(shí)際情況，難以達(dá)成較好的管理效果。檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理部門的重要工作內(nèi)容，科學(xué)利用信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理環(huán)節(jié)的科學(xué)優(yōu)化，利用信息設(shè)備實(shí)現(xiàn)管理效率的提升，管理工作中形成的資料信息能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行高效傳遞，實(shí)現(xiàn)資料的實(shí)時(shí)更新。同時(shí)，先進(jìn)信息技術(shù)的利用，如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，利用技術(shù)優(yōu)勢，對資料信息進(jìn)行深入的分析處理，準(zhǔn)確提取其中的重點(diǎn)內(nèi)容，形成對檔案資料的高效整理和存儲，提升檔案利用效率。

對傳統(tǒng)檔案管理模式的改革，并不是完全推翻傳統(tǒng)的管理模式，而是在原有管理體系的基礎(chǔ)上，利用信息技術(shù)對管理流程進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)整體管理效果的優(yōu)化。在信息化建設(shè)過程中要充分結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理構(gòu)建，對檔案管理流程進(jìn)行整合，形成完善的管理體系，實(shí)現(xiàn)對學(xué)校各個(gè)管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋，實(shí)現(xiàn)對相關(guān)行政工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息的全面收集。同時(shí)要充分結(jié)合學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際的管理情況，制定完善的信息化管理機(jī)制，對檔案工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升[1]。

3 高校檔案信息化研究和信息化建設(shè)過程中存在的問題

高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的重要內(nèi)容，但是在實(shí)際的建設(shè)過程中仍然存在許多問題和不足。通過對相關(guān)的研究文獻(xiàn)進(jìn)行分析，大多數(shù)研究只是對信息化建設(shè)進(jìn)行理論方面的論證，不能提出相應(yīng)的建設(shè)方案，缺乏有效的創(chuàng)新，難以形成較好的借鑒意義。而在實(shí)際的建設(shè)中存在的問題主要包括：首先是缺乏有效的重視和支持，高校管理部門對信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，對信息基礎(chǔ)設(shè)施缺乏有效的投入，不能保證信息化管理的高效開展;其次是管理理念較為傳統(tǒng)，不能根據(jù)實(shí)際管理工作需求進(jìn)行管理流程的科學(xué)優(yōu)化，只是利用信息技術(shù)對傳統(tǒng)的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化和完善，不能形成較好的管理效果;再次是管理人員缺乏相應(yīng)的信息技術(shù)知識技能，不能對專業(yè)的設(shè)備和管理軟件進(jìn)行正確操作，缺乏針對性的培訓(xùn)，影響管理活動(dòng)的高效開展[2]。

4 信息技術(shù)背景下的檔案管理改革措施

提升對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識 ?檔案管理水平的提升對高校發(fā)展具有積極作用，信息化建設(shè)的高效開展能夠借助信息技術(shù)和設(shè)備，對管理工作流程進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)管理效果的增強(qiáng)，為學(xué)校行政管理工作提供有效的支持。高校管理部門要充分認(rèn)識到檔案管理改革的重要意義，積極協(xié)調(diào)相關(guān)職能部門，有效支持檔案工作，實(shí)現(xiàn)對學(xué)校管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋，保證對行政管理工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面收集和整理，保證行政檔案資料的全面性;要加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，結(jié)合學(xué)校檔案管理實(shí)際情況，對信息設(shè)備資源進(jìn)行高效整合和科學(xué)配置，實(shí)現(xiàn)各個(gè)管理環(huán)節(jié)的自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，相關(guān)工作人員能夠利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的整理，提升管理效率;要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)管理環(huán)節(jié)間的高效互聯(lián)，保證資料數(shù)據(jù)的高速傳遞，并能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)對相關(guān)資料的準(zhǔn)確定位和提取，提升檔案利用率。

檔案管理部門要提升服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式中忽視服務(wù)環(huán)節(jié)的問題，合理利用信息技術(shù)，優(yōu)化檔案服務(wù)環(huán)節(jié)，充分滿足使用者的需求，并能夠利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)程查詢和調(diào)用，為學(xué)校管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

完善檔案管理機(jī)制 ?行政檔案管理工作涉及高校管理運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，信息技術(shù)的應(yīng)用在優(yōu)化檔案管理效果的同時(shí)，使傳統(tǒng)的管理模式發(fā)生很大的變化，傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)難以適應(yīng)信息化的管理流程，容易產(chǎn)生管理漏洞和重復(fù)管理問題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作也隨之變化。這就要求檔案管理部門充分結(jié)合實(shí)際的工作情況，制定完善的檔案管理制度，對相關(guān)工作流程進(jìn)行有效規(guī)范，形成完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，對檔案資料的收集、整理、存儲和使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，保證相關(guān)管理工作能夠嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，確保工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);要充分考慮高校發(fā)展需求，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和專業(yè)設(shè)備，對管理機(jī)制進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，對工作流程進(jìn)行及時(shí)調(diào)整;建立完善的監(jiān)管機(jī)制，利用信息技術(shù)手段對管理工作進(jìn)行全面監(jiān)管，及時(shí)對相應(yīng)的資料信息進(jìn)行復(fù)核，保證資料的真實(shí)性;及時(shí)跟進(jìn)操作流程，發(fā)現(xiàn)檔案工作中存在的問題，準(zhǔn)確定位問題根源，有針對性地完善管理制度[3]。

建設(shè)信息化管理平臺 ?檔案管理部門要對檔案管理流程進(jìn)行整合，利用信息技術(shù)建設(shè)完善的信息化管理平臺，開發(fā)或引進(jìn)專業(yè)的管理軟件，使各個(gè)管理活動(dòng)能夠通過管理平臺完成，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。管理平臺的建設(shè)能夠使各個(gè)工作流程通過終端軟件進(jìn)行操作，并能夠幫助管理人員按照既定的規(guī)范和格式進(jìn)行相應(yīng)信息的錄入，提升信息收集效率和準(zhǔn)確度，并能夠通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)上傳數(shù)據(jù)，及時(shí)更新檔案，提升整體的管理效率。檔案管理人員能夠利用網(wǎng)絡(luò)渠道，通過智能設(shè)備與管理平臺連接，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理。檔案管理平臺能夠與學(xué)校行政管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和教學(xué)平臺等高效對接，實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效共享，能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門的管理決策提供有效的數(shù)據(jù)支持。

提升檔案利用率 ?傳統(tǒng)的高校檔案管理模式重視對檔案資料的收集和整理，忽視檔案使用環(huán)節(jié)，使得檔案資料得不到有效的利用。而檔案管理模式的信息化轉(zhuǎn)變，利用信息技術(shù)對資料信息進(jìn)行深入分析和整理，準(zhǔn)確提取其中的關(guān)鍵內(nèi)容，對資料進(jìn)行科學(xué)的整理排序，并按照管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)的分類存儲，通過完善檢索機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的準(zhǔn)確定位，高效滿足使用者的需求。同時(shí)，檔案資料載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，能夠通過對電子數(shù)據(jù)的科學(xué)分析，建立完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的高效利用，讓使用者通過網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)時(shí)遠(yuǎn)程訪問，對所需信息進(jìn)行深入分析，為其提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。利用信息技術(shù)對行政檔案資料進(jìn)行科學(xué)分析，能夠有效掌握行政管理工作的實(shí)際情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題和不足，有針對性地完善管理活動(dòng)，提升行政管理水平。通過科學(xué)分析行政管理工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，形成科學(xué)的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，為行政管理決策的制定提供可靠依據(jù)，而行政檔案作為管理工作的直觀呈現(xiàn)和重要的工作憑證，對管理決策的制定和執(zhí)行具有重要作用。

加強(qiáng)先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用 ?信息化檔案管理模式的建設(shè)要充分結(jié)合高校行政管理實(shí)際，積極利用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理效果的優(yōu)化。特別是隨著高校擴(kuò)招和教育改革的不斷深入，學(xué)校檔案管理工作面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，而先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用能夠充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，減少信息化建設(shè)投入的同時(shí)，提升檔案管理信息化水平，為學(xué)校管理工作的高效開展提供有效的支持。當(dāng)前應(yīng)用較為廣泛的是大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)，先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提升信息化管理工作的運(yùn)行效率，提升數(shù)據(jù)處理速度，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。同時(shí)，先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的使用，能夠把傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，實(shí)現(xiàn)對資料內(nèi)容的數(shù)字化管理，有效減少紙質(zhì)檔案的管理投入，提升傳統(tǒng)檔案的利用率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍然具有較大的價(jià)值，可對檔案科研工作提供有效的支持，是學(xué)校發(fā)展的珍貴憑證。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行高效管理，能夠?qū)n案資料進(jìn)行準(zhǔn)確定位，對檔案流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行全面監(jiān)控，防止紙質(zhì)檔案的破壞和遺失;同時(shí)對紙質(zhì)檔案存儲環(huán)境的溫濕度等進(jìn)行有效監(jiān)控，保證存儲環(huán)境的安全。

加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè) ?隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，先進(jìn)信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，檔案管理模式發(fā)生很大變化，對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出更高的要求，需要具備相應(yīng)的信息技術(shù)知識水平，能夠熟練操作相關(guān)的管理軟件和信息設(shè)備，保證信息化管理模式的高效推進(jìn)。管理部門要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)教育，結(jié)合管理活動(dòng)中存在的具體問題，進(jìn)行針對性的技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息技術(shù)能力;要注重對優(yōu)秀信息技術(shù)人才和管理人才的引進(jìn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，提升檔案工作人員待遇，提升其工作積極性;要建立完善的考評機(jī)制，制定科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行公正客觀的評價(jià)，將考評結(jié)果與檔案管理人員的薪資待遇和崗位晉升相結(jié)合，提升其工作熱情和責(zé)任心，實(shí)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的提升，引導(dǎo)管理人員形成主動(dòng)意識，結(jié)合自身崗位工作主動(dòng)學(xué)習(xí)提升。

5 結(jié)語

行政檔案管理信息化建設(shè)是提升高校行政管理水平的重要途徑，檔案管理部門要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建設(shè)完善的信息化管理平臺，對行政檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。

參考文獻(xiàn)

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[3]杜一冉.基于信息化技術(shù)下的現(xiàn)代高校檔案管理體系建設(shè)研究[J].文存閱刊，2018（5）：194-194.

?項(xiàng)目來源：中國成人教育協(xié)會“十三五”成人教育科研規(guī)劃項(xiàng)目（基金編號：2017_082Y）。

作者：杜林、張巧靈（通訊作者），蘭州大學(xué)網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院，研究方向?yàn)槔^續(xù)教育管理（730000）。