摘 要 隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展、政治體制的不斷完善，行政檔案管理工作有待引起高度重視和進一步加強。從當(dāng)今行政檔案管理工作的現(xiàn)實狀況入手，分析特點，查擺存在的問題，探索新時代行政檔案管理工作科學(xué)發(fā)展的方向和思路，提高行政檔案管理工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 行政檔案管理 現(xiàn)狀 問題 時代融合

中圖分類號 G275.9 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-12-06

作者簡介：趙運龍，遼寧省檔案館（遼寧省工業(yè)文化發(fā)展中心），碩士研究生，研究方向為檔案管理。

Current Situation of Administrative Archives Management and Integration with the Times

Zhao Yunlong

Abstract With the rapid development of social economy and the continuous improvement of political system in China， the work of administrative archives management needs to be attached great importance to and further strengthened. Starting with the current situation of administrative archives management， this paper analyzes the characteristics， finds out the existing problems， explores the direction and thinking of the scientific development of administrative archives management in the new era， and improves the efficiency and quality of administrative archives management.

Keyword administrative archives management; current situation; problem; integration with the times

行政檔案是指國家行政機關(guān)及有關(guān)企事業(yè)單位按照法律賦予的相關(guān)職權(quán)，在行政運行及管理等相關(guān)工作中直接形成的具有保存價值的原始記錄信息。行政檔案因其較強的政治性、權(quán)威性和服務(wù)性等特點，在檔案管理方面與其他方面的檔案管理存在一定的差異。在經(jīng)濟體制以及政治體制不斷革新的新時代背景下，行政單位檔案的傳統(tǒng)管理方式弊病也逐漸顯露，完善革新勢在必行。

一、行政檔案管理的特點

中國現(xiàn)在已經(jīng)昂首邁入了中國特色社會主義建設(shè)的新時代，各級行政主管部門和國家主導(dǎo)的企事業(yè)單位各項行政工作發(fā)展迅速，各單位隨之形成的各門類行政檔案的數(shù)量也隨之增加，行政檔案相關(guān)管理工作也發(fā)生了較大的變化。行政檔案管理的規(guī)范性亟需大幅度提升。行政檔案管理的特點也將更加鮮明，從管理理念、管理方式和管理設(shè)施上都需要與時俱進。

行政檔案不同于其他類別的檔案，行政檔案政治特點鮮明，在形成的過程中，突顯了國家意志，檔案的政治性、權(quán)威性、執(zhí)行性和服務(wù)性融為一體。行政檔案來源于國家機關(guān)及相關(guān)單位的日常工作，在形成過程中處處都體現(xiàn)了國家在相關(guān)事業(yè)發(fā)展中的指導(dǎo)思想，是國家意志的外在表現(xiàn)，同時是指導(dǎo)思想在各項工作中的有效載體。具體來講，行政機關(guān)和國家的企事業(yè)單位所開展的各類行政管理活動，需要以黨的路線、方針和政策為工作的前提，所以行政檔案管理的政治性是其首要特性;另一方面，行政檔案管理活動是為國家建設(shè)而服務(wù)的，國家利益高于一切，這就充分樹立了行政檔案管理的權(quán)威性，同時，檔案工作的社會價值在于其具有極強的社會服務(wù)性，行政檔案管理工作也兼具了這一特點，行政檔案的管理能夠為社會和經(jīng)濟發(fā)展提供有效的服務(wù)。

二、行政檔案管理存在的問題

行政檔案的管理具有自身與眾不同的特征，只有深入發(fā)掘管理中存在的問題，加強對目前行政檔案管理中存在的各種問題進行細致分析，才能在實際工作中制定有效的措施，實現(xiàn)檔案管理與使用的科學(xué)化和規(guī)范化，與行政工作相得益彰。

1.行政檔案管理制度缺失。行政檔案在形成的過程中，具有各單位鮮明的行業(yè)特點，很多單位在進行行政檔案管理的過程中，只注重其管理形式，忽略了對檔案工作本身價值的深度認識。檔案工作中相關(guān)管理規(guī)章制度不健全或者已經(jīng)過時，很多單位甚至從未認真擬定過符合本單位檔案工作實際需要的檔案管理辦法。即使擬定了相關(guān)工作制度也是十分簡單的，可指導(dǎo)性和可操作性都不強。在缺少相應(yīng)健全管理制度的情況下，沒有合理制度的規(guī)范，缺乏科學(xué)的管理策略，行政檔案管理工作很難適應(yīng)新時代發(fā)展的速度和工作要求，其工作效果也很難得到完美體現(xiàn)。管理制度的缺失也會造成檔案管理人員工作約束力不夠、紀律性不強，會出現(xiàn)人為造成的行政檔案收集不全、整理不規(guī)范、實體管理不科學(xué)等情況。

2.行政檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)不夠。檔案管理多是零散、反復(fù)的核對、整理、校對工作，對檔案管理工作人員個人素質(zhì)及專業(yè)素養(yǎng)要求較高。檔案管理人員的專業(yè)性與認真負責(zé)、及時跟進、不拖拉、不虛報的工作態(tài)度和責(zé)任心與行政檔案管理工作的好壞息息相關(guān)?！把影参謇稀敝坏闹x覺哉先生就曾說過：“要把檔案里邊的東西供今天使用，幫助各項工作順利進行，就需要很多的專門人才長期搞這項工作，稍微摸一下子是不行的，要經(jīng)常做?！盵1]27目前，很多單位的檔案管理人員都是非檔案管理專業(yè)的，甚至是兼職做檔案工作的，這使得在實際的行政檔案管理工作中缺少專業(yè)的知識指導(dǎo)和專業(yè)技能的運用。又由于檔案工作比較枯燥，不容易出業(yè)績，也客觀上影響和削弱了機關(guān)檔案員的工作積極性和工作榮譽感。

3.行政檔案內(nèi)容信息不實。行政檔案管理的一個重要目的就是通過真實的行政檔案實體和信息內(nèi)容為實際業(yè)務(wù)工作提供準確的信息服務(wù)。例如，行政檔案對行政單位用人選拔、機構(gòu)調(diào)整等有著不可或缺的重要參考、憑證作用。檔案內(nèi)容失真就會對企事業(yè)單位的相關(guān)業(yè)務(wù)工作開展以及干部職工個人相關(guān)事項等影響較大。因為失真的行政檔案無法真實準確地反映出單位的機構(gòu)沿革及干部職工個人的相關(guān)情況，也會造成行政檔案的資政作用下降，使得檔案利用意愿隨之減少，行政檔案管理工作的重要意義將會弱化，不利于檔案工作的合理有序發(fā)展和推進。

4.行政檔案收集與管理混亂。在檔案工作飛速發(fā)展的今天，各地各部門意識到行政檔案管理工作的重要性，也相繼出臺了有關(guān)管理制度，下發(fā)相關(guān)文件來進行檔案管理工作的指導(dǎo)和規(guī)范。但實踐過程中，行政檔案的收集和管理方式還是較為混亂。行政檔案管理工作與檔案工作人員調(diào)整、企業(yè)革新、機構(gòu)調(diào)整撤并等變化無法同步，造成在收集檔案時出現(xiàn)檔案收集不齊全完整的問題，即應(yīng)收的未收。在管理上，由于缺少專業(yè)檔案管理人員、資金技術(shù)支持和有效的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流，行政檔案整理不夠規(guī)范，檔案管理方式不科學(xué)不嚴謹，存有較大的實體保存安全隱患和涉密信息內(nèi)容的泄密隱患。

三、行政檔案管理工作與時代的融合

行政檔案管理工作的發(fā)展必須要與時代需要相融合，不斷更新管理理念，開拓工作思路，健全相關(guān)制度，培養(yǎng)專業(yè)人才，利用先進技術(shù)，積極完善行政檔案管理工作。

1.更新管理理念，開拓工作思路?！邦I(lǐng)導(dǎo)的重視度直接影響著下級部門的重視度。”[2]158行政檔案管理工作的理念必須要改變，只有工作理念轉(zhuǎn)變才能改變工作狀態(tài)，拓寬工作思路，創(chuàng)新工作方法。在行政檔案管理工作中必須要通過多渠道、多角度、多形式讓領(lǐng)導(dǎo)重視行政檔案管理工作，以此來自上而下地推動行政檔案管理工作。行政檔案管理人員也要主動作為，主動擔(dān)當(dāng)，積極研究和探索工作方法和技巧，不斷強化管理意識和服務(wù)意識，真正將行政檔案管理的具體工作與單位實際需要相結(jié)合，用高效率、高品質(zhì)的行政檔案管理工作來服務(wù)、促進、提升單位的工作效率，讓靜態(tài)的檔案真正地動起來、活起來和用起來。

2.建立與完善行政檔案管理制度體系。行政檔案管理工作科學(xué)開展的關(guān)鍵就是要有與之發(fā)展相適應(yīng)的制度體系。行政檔案管理制度體系的建立與完善可以從以下四個方面入手和考量：（1）從實際出發(fā)，實事求是，參照單位檔案管理以及相關(guān)業(yè)務(wù)開展的實際情況，建立科學(xué)合理的行政檔案管理制度;（2）管理制度力求簡單實用，具有較強的可操作性和實踐指導(dǎo)性，拒絕花架子和空殼子;（3）檔案管理制度必須要有較強的普遍約束力，管理制度不能只適用于行政檔案管理人員，應(yīng)對單位所有干部職工具有同樣的規(guī)范效力，提升單位整體的行政檔案管理意識;（4）完善獎懲制度，提高管理制度的執(zhí)行力，堅決做到有法必嚴、違法必究、獎懲分明，用鋼鐵一般的執(zhí)行力度筑牢行政檔案管理制度體系。

3.提高行政檔案管理人員的專業(yè)綜合素養(yǎng)。任何工作都是以人為本，行政檔案管理工作也不例外。要想把這項工作做好、做實、做優(yōu)、做強，就必須要從行政檔案管理人員開始抓。首先，抓好行政檔案管理人員的入口。由于部分行政檔案具有較強的信息敏感性，所以檔案管理人員必須要政治過硬，且政治站位要高，必須明晰責(zé)任和義務(wù)。在政治過硬的前提下，再擇優(yōu)選用具有一定檔案管理專業(yè)知識和技能的人員。其次，要抓好行政檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。無論檔案管理人員是否具有檔案專業(yè)素養(yǎng)，都需要進行定向業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案工作在不斷發(fā)展，檔案管理的知識及工作要求也在不斷更新改進，這就要求單位要對檔案管理人員經(jīng)常性地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流，切實提高其綜合業(yè)務(wù)能力。最后要抓好考核督導(dǎo)關(guān)。單位要定期對行政檔案管理人員進行業(yè)務(wù)業(yè)績考核，敦促其鉆研業(yè)務(wù)知識、愛崗敬業(yè)，盡心盡力做好本職工作。

4.完善基礎(chǔ)配套設(shè)施。單位領(lǐng)導(dǎo)以及主管部門需提高對行政檔案管理工作的重視程度，積極爭取人員、資金及相關(guān)技術(shù)支持，加大對行政檔案管理工作的投入力度。切實改善檔案工作環(huán)境，完善檔案保管相關(guān)設(shè)施，更新檔案管理軟硬件設(shè)備，提高防火、防盜、防失泄密等能力。

5.建設(shè)現(xiàn)代化行政檔案管理中心。大數(shù)據(jù)、云技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)鋪天蓋地地到來，對新時代行政檔案工作提出了更高的要求。首先，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和音像檔案都需要進行數(shù)字化，實現(xiàn)“雙套制”，這是進行現(xiàn)代化管理的前提。然后可以在檔案部門的牽頭下，整合各單位的行政檔案資源，在經(jīng)過嚴格鑒定審查的情況下，對可以開放提供利用的行政檔案數(shù)字化副本進行集中保管和后期加工。對收集到的行政檔案數(shù)字化副本進行OCR技術(shù)識別，實現(xiàn)全文檢索，再通過相應(yīng)計算機網(wǎng)絡(luò)提供查詢和利用。這個統(tǒng)一保管、整理、加工及提供利用的載體就是現(xiàn)代化行政檔案管理中心。這個中心可以建立在各個行政區(qū)劃級別，可以市級、省級也可以是國家級，但最終的大方向是全國性的檔案信息管理中心。但這種模式的建立也是有大前提的，那就是“只有在確保數(shù)據(jù)安全性的前提下，政府檔案管理的電子化才能有保障地投入應(yīng)用”[3]61。

四、結(jié)語

“檔案是政府對相關(guān)數(shù)據(jù)或者信息進行記錄的一個重要載體，不僅是其維護自身合法權(quán)益的基本工具，同時也是其進行相關(guān)管理工作的一個重要保障?！盵4]76由于行政檔案自身的特點及業(yè)務(wù)開展的重要性，迫切需要將之與新時代對檔案工作的要求相融合，解決當(dāng)下工作殘留的弊端，緊跟時代步伐，探索與時俱進的發(fā)展模式，提高行政檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻

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