林秋廷

【摘要】推動(dòng)創(chuàng)新是現(xiàn)代管理發(fā)展的必由之路，現(xiàn)階段，各企業(yè)事業(yè)單位重視加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部管理的創(chuàng)新探索。行政管理作為企業(yè)事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，其制定的檔案制度將決定企業(yè)內(nèi)部的穩(wěn)定與否，必須加強(qiáng)管理工作。但傳統(tǒng)的行政檔案管理模式明顯不適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展，特別在信息化不斷發(fā)展的過程中，行政檔案管理需要樹立新目標(biāo)、利用新工具、推行新模式。通過探索創(chuàng)新管理方法，有利于為企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展提供高效、穩(wěn)定的內(nèi)部環(huán)境保障，節(jié)約管理成本，提高經(jīng)濟(jì)管理效益。

【關(guān)鍵詞】行政檔案;檔案管理;管理創(chuàng)新

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)事業(yè)單位工作任務(wù)繁重，行政檔案管理作為企業(yè)事業(yè)單位日常行政管理工作中形成系統(tǒng)科學(xué)的歷史記錄，能夠客觀地反映管理過程，對(duì)未來的發(fā)展起著指導(dǎo)作用，是日常企業(yè)事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)、發(fā)展和監(jiān)督的重要工具。企業(yè)事業(yè)單位有明確規(guī)定，在行政管理過程中必須對(duì)行政檔案進(jìn)行妥善管理，慎防檔案的缺失，并通過完善行政檔案管理系統(tǒng)來提升企業(yè)管理的效率。創(chuàng)新是企業(yè)的生命，行政管理工作作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容必須同步更新，以行政檔案管理為主的基礎(chǔ)性工作首當(dāng)其沖，通過率先創(chuàng)新發(fā)展為行政管理打下基礎(chǔ)，以點(diǎn)帶面促進(jìn)企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展。

一、行政檔案管理的創(chuàng)新問題

（一）功利主義嚴(yán)重，制約行政檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，功利主義日趨嚴(yán)重，而行政檔案管理在創(chuàng)新的過程中需要進(jìn)行成本的投入和面臨創(chuàng)新失敗的高風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致企業(yè)事業(yè)單位為謀求最大的經(jīng)濟(jì)效益和降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)而有限制地開展創(chuàng)新工作，導(dǎo)致創(chuàng)新效率低。例如行政部門在進(jìn)行行政檔案管理創(chuàng)新時(shí)，需要重新制定檔案管理制度，意味著行政部工作人員要重新適應(yīng)工作方式，在推行過程中容易影響團(tuán)隊(duì)士氣，出行惰性執(zhí)行的情況。利用現(xiàn)代信息技術(shù)作為檔案管理的新手段，需要投入大量的資源購(gòu)入設(shè)備，增大企業(yè)事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)壓力，特別對(duì)國(guó)有事業(yè)單位和公共行政機(jī)構(gòu)的資源投入需要進(jìn)行審批和接受群眾的監(jiān)督，大量的設(shè)備資源投入需要上級(jí)財(cái)政審批，手續(xù)麻煩導(dǎo)致創(chuàng)新受阻。功利主義還體現(xiàn)在企業(yè)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層為追求政績(jī)，在缺乏必要的準(zhǔn)備措施下盲目推行行政檔案管理創(chuàng)新，導(dǎo)致過程中因?yàn)槿狈︼L(fēng)險(xiǎn)評(píng)估反而損害行政檔案，例如缺乏專業(yè)科室和專業(yè)監(jiān)督人員，在進(jìn)行舊檔案更新管理時(shí)造成檔案丟失或損壞，在處理后原有紙質(zhì)檔案混亂，影響后續(xù)查閱。

（二）檔案資料繁多，管理工作任務(wù)大。行政檔案管理是指對(duì)企業(yè)或事業(yè)單位行政工作過程中出現(xiàn)的流程和文件做檔案記錄，一般情況下行政檔案復(fù)雜多樣，橫跨多年甚至數(shù)十年，進(jìn)行創(chuàng)新管理時(shí)，往往需要重新核查。例如傳統(tǒng)的行政檔案以紙質(zhì)化文本保存，而進(jìn)入信息化時(shí)代后，檔案可以直接被電腦收錄，海量的存儲(chǔ)空間了高科技技術(shù)，不但能夠簡(jiǎn)化管理程序，還能節(jié)省場(chǎng)地和文件維護(hù)的費(fèi)用。但對(duì)多年的行政檔案進(jìn)行信息化所需時(shí)間長(zhǎng)，需要耗費(fèi)大量人力，面對(duì)龐大的工作量，企業(yè)事業(yè)單位及其行政部門難以抽出充足的時(shí)間和精力進(jìn)行處理。創(chuàng)新管理工作需要操作員進(jìn)行摸索，面對(duì)陌生的新管理手段和繁雜的檔案內(nèi)容，容易造成混亂和檔案錄取錯(cuò)誤的情況，導(dǎo)致行政檔案管理工作的成功施行出現(xiàn)更大阻力。在長(zhǎng)期傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理人員工作固化，創(chuàng)新工作的開展效率緩慢，積極性低。

（三）行政檔案管理創(chuàng)新局限在工具創(chuàng)新，開展形式化。行政檔案管理是企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理的其中一環(huán)，是人為活動(dòng)，其工作需要制度保障，其創(chuàng)新重點(diǎn)在于人思維方式轉(zhuǎn)變。但是常規(guī)的創(chuàng)新管理工作局限在工具層面上，例如單純將文本轉(zhuǎn)換成電子信息等，對(duì)電子檔案的錄入規(guī)范性和監(jiān)管形式缺乏與之匹配的制度保障，導(dǎo)致出現(xiàn)電子信息檔案紊亂查閱困難，容易在網(wǎng)上瀏覽的過程中被外傳等。事物存在兩面性，對(duì)該行政檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新有利于企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展，提高行政部門的工作效率，但也會(huì)出現(xiàn)缺陷，行政管理部門和檔案管理負(fù)責(zé)人必要有足夠的思想覺悟，預(yù)示新管理方法將會(huì)出現(xiàn)的問題并制定具體的措施，而現(xiàn)實(shí)中思想的轉(zhuǎn)變往往被忽視，導(dǎo)致創(chuàng)新工作開展后行政檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)諸多漏洞，例如網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)被黑客攻擊出現(xiàn)企業(yè)機(jī)密文件泄露等。

二、行政檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）自上而下開展，以制度作為創(chuàng)新工作推行的保障。為了確保企業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作有序開展，首先應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度，注重在傳統(tǒng)工作基礎(chǔ)上創(chuàng)新，建立完善的檔案管理制度，為后續(xù)工作有序開展提供堅(jiān)實(shí)的保障，促使檔案管理工作可以充分發(fā)揮原有作用。在開展創(chuàng)新管理工作時(shí)可以采用創(chuàng)新轉(zhuǎn)變流程，指導(dǎo)員工進(jìn)行新檔案管理工作，適應(yīng)新方法的轉(zhuǎn)變。為避免初期員工適應(yīng)能力不足和工作任務(wù)過于繁重而造成嚴(yán)重失誤，可以時(shí)間為節(jié)點(diǎn)進(jìn)行工作過渡，例如以2016年-2019年工作為首期，對(duì)該時(shí)間段的檔案運(yùn)用新方式進(jìn)行管理，有利于員工邊實(shí)踐邊適應(yīng)，提升對(duì)新工作的熟悉程度，同時(shí)降低創(chuàng)新管理工作推行的風(fēng)險(xiǎn)。其后按照節(jié)點(diǎn)逐漸推移，直到所有傳統(tǒng)檔案按照新管理方案落實(shí)為止。與此同時(shí)，還需要發(fā)揮制度的約束作用，促使員工可以嚴(yán)格遵循制度要求開展工作，確保制度內(nèi)容落到實(shí)處，例如規(guī)范員工對(duì)檔案的錄入和查閱行為，對(duì)檔案的錄入要根據(jù)明確要求標(biāo)注統(tǒng)一編著名稱編碼，對(duì)檔案的查閱需要在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行，重要電子化文件的翻閱需要明確登記查閱者信息和在公司內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行，禁止外網(wǎng)及拷貝閱讀。同時(shí)建立完善的獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)員工工作積極性，對(duì)于違背制度要求的予以懲處，切實(shí)提升檔案管理工作的成效。

（二）定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，提高工作人員素質(zhì)。為了便于各項(xiàng)工作的開展，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，定期組織員工培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握更加前沿的理論知識(shí)和工作技能，可以借助現(xiàn)代化手段開展檔案管理工作。同時(shí)，企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，定期檢查檔案管理工作情況，根據(jù)實(shí)際情況動(dòng)態(tài)完善管理方法，并進(jìn)行嚴(yán)格的檔案管理考核工作，提高檔案管理重視程度，促使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。行政檔案的管理關(guān)乎企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展，因此有必要端正檔案管理人員的工作態(tài)度，重視對(duì)檔案的維護(hù)和監(jiān)督工作，以負(fù)責(zé)的態(tài)度嚴(yán)格按照企業(yè)事業(yè)單位行政檔案管理制度開展工作，對(duì)錯(cuò)誤行為敢于指正，維護(hù)企業(yè)的實(shí)際利益。企業(yè)也需要賦予檔案管理人員的一定職權(quán)，避免上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層利用職務(wù)便利越權(quán)操作。

（三）更新管理設(shè)備，為檔案管理工作提供物質(zhì)支持。檔案存在一定的脆弱性，容易被損壞，因此企業(yè)事業(yè)單位必須提供一定的物質(zhì)條件落實(shí)保護(hù)性工作。例如電子信息的檔案需要安裝殺毒軟件和建立企業(yè)事業(yè)單位內(nèi)網(wǎng)，避免行政檔案出現(xiàn)泄漏。對(duì)有必要進(jìn)行文本留底的檔案，需要進(jìn)行防潮防蟲處理，建立獨(dú)立的檔案管理室，并加強(qiáng)安防管理設(shè)備的投入?，F(xiàn)代檔案管理工作的創(chuàng)新一定程度上需要硬件設(shè)備的創(chuàng)新，例如電腦增加儲(chǔ)存空間、提高設(shè)備配置提升檔案錄入和查閱的效率，通過利用最新的檔案管理軟件，讓行政檔案的管理更加方便快捷等等。

三、結(jié)語

總之，行政檔案管理的創(chuàng)新需要在物質(zhì)投入的基礎(chǔ)上為創(chuàng)新工作提供制度性保障，并通過提高管理人員的思想和能力，確保管理工作順利開展。

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