徐利琴

摘 要：當(dāng)前我國(guó)公立醫(yī)院改革不斷深入，信息化建設(shè)日益推進(jìn)，促使醫(yī)院對(duì)檔案信息的需求越來越大。在此背景下公立醫(yī)院對(duì)醫(yī)務(wù)人員的考察、選拔都需要人事檔案信息的支持，所以在現(xiàn)階段我國(guó)的公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極探索新的管理路徑，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。因此本文通過分析公立醫(yī)院人事檔案的作用，探討其管理現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的實(shí)踐對(duì)策，為加強(qiáng)我國(guó)公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院;人事檔案;規(guī)范管理;實(shí)踐探索

一、前言

隨著醫(yī)療體制改革進(jìn)程的不斷深化，醫(yī)院人事檔案部門的重要性愈發(fā)凸顯，目前來看，人事檔案的管理不單單是社會(huì)發(fā)展和檔案管理工作的必然要求，也是優(yōu)化醫(yī)院人力資源配置的需要。公立醫(yī)院的人事檔案即是醫(yī)院自身在開展人力資源管理工作中所形成的各種信息內(nèi)容，一般情況下，會(huì)通過圖表、聲像、文字或者其他形式進(jìn)行保存，是一種人力資源管理活動(dòng)的歷史記錄。同時(shí)也是醫(yī)院在開展各項(xiàng)活動(dòng)計(jì)劃以及決策的重要依據(jù)，能夠指導(dǎo)醫(yī)院人力資源管理工作的正常有序進(jìn)行。在現(xiàn)階段，隨著公立醫(yī)院改革程度的不斷加深，人事檔案管理也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，在實(shí)踐和探索中存在一定的問題和不足，迫切需要有效的解決策略。

二、公立醫(yī)院人事檔案的作用

檔案整理是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，它需要管理人員嚴(yán)格負(fù)責(zé)的把院中成千名醫(yī)護(hù)工作者的資料井井有條的梳理清晰。公立醫(yī)院人事檔案能夠充分、全面的反映出醫(yī)務(wù)工作者的各方面情況，在人事管理中發(fā)揮重要作用。

首先，公立醫(yī)院人事檔案能夠?yàn)槠溥x拔優(yōu)秀人才以及員工晉升提供主要依據(jù)。并且從公立醫(yī)院當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)來看，急需強(qiáng)化人力資源潛能開發(fā)以及對(duì)人才的培養(yǎng)力度。而人事檔案能夠?yàn)槿肆Y源管理的相關(guān)工作提供支持服務(wù)，比如，可以應(yīng)用人事檔案信息資源為人事聘用、人才培養(yǎng)以及員工晉升提供支持和保障;

其次，人事檔案可以為公立醫(yī)院的人力資源需求預(yù)測(cè)提供重要參考，通過人事檔案的信息管理可以比較直觀、準(zhǔn)確的了解到醫(yī)院的人才儲(chǔ)備狀況，在人事流動(dòng)的檔案信息基礎(chǔ)上可以對(duì)人才需求進(jìn)行科學(xué)合理的預(yù)測(cè)，有利于醫(yī)院制定有效的人力資源管理工作計(jì)劃，便于醫(yī)院做出正確發(fā)展決策;

其三是通過規(guī)范化的人力資源管理可以更充分的發(fā)揮人才激勵(lì)作用，人事檔案管理中的業(yè)績(jī)檔案可以全面反映出員工的綜合素質(zhì)，為績(jī)效管理和績(jī)效考核奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，對(duì)人才建設(shè)和培養(yǎng)具有積極意義。另外一方面，公立醫(yī)院的人事檔案還能夠?yàn)獒t(yī)務(wù)人員的崗位津貼發(fā)放、職稱評(píng)定、競(jìng)聘上崗以及各種先進(jìn)個(gè)人或者先進(jìn)集體的申報(bào)提供依據(jù)。

三、公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀

雖然我國(guó)公立醫(yī)院的人事檔案管理取得了一定的發(fā)展成就，相比于以往更加規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化。但是就目前現(xiàn)狀來看，公立醫(yī)院的人事檔案管理仍存在一些問題和不足之處，其中較為突出的有對(duì)人事檔案規(guī)范化管理的重視程度不夠、缺乏完善的人事檔案管理制度、管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高、人事檔案管理職責(zé)不明確等，急需公立醫(yī)院展開相關(guān)管理對(duì)策，進(jìn)一步提升公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的水平。

1.對(duì)人事檔案規(guī)范化管理的重視程度不夠

在當(dāng)前的公立醫(yī)院人事檔案管理工作中，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為提高醫(yī)療技術(shù)水平以及服務(wù)質(zhì)量才是醫(yī)院管理的重點(diǎn)內(nèi)容。而且人事檔案管理的投資成本較大，不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)收益，所以，很多管理者對(duì)人事檔案規(guī)范化管理不夠重視，而轉(zhuǎn)向提高醫(yī)療質(zhì)量和為患者提供優(yōu)質(zhì)有效的服務(wù)，在管理人事檔案的過程中只是對(duì)檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的保管，沒有形成科學(xué)合理的管理模式。另外一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的資源開發(fā)和利用不足，致使人才沒有得到充分的利用，并且醫(yī)療人力資源管理屬于知識(shí)型行業(yè)，對(duì)公立醫(yī)院現(xiàn)有的人力資源進(jìn)行人才開發(fā)、挖掘和培養(yǎng)都具有積極意義。然而，在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中由于對(duì)人事檔案規(guī)范化管理重視程度不夠，造成了人事檔案管理手段的落后，人力資源管理工作難以展開，影響公立醫(yī)院的整體經(jīng)營(yíng)發(fā)展成效。此外，公立醫(yī)院還應(yīng)引進(jìn)和更新檔案管理信息化配套設(shè)備，改善傳統(tǒng)的室藏檔案管理模式，提高信息化水平，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，充分的保障公立醫(yī)院檔案管理的基本條件，為建設(shè)規(guī)范化的人事檔案管理體系奠定基礎(chǔ)。

2.缺乏人事檔案管理制度

在很多的公立醫(yī)院中都缺乏相對(duì)完善的人事檔案歸檔管理制度，很多人事檔案信息沒有及時(shí)的整理及保存，導(dǎo)致檔案信息不全等現(xiàn)象。同時(shí)由于缺乏科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度，對(duì)相關(guān)人事信息的收集、統(tǒng)計(jì)以及鑒定等都存在較大的缺陷，所以就造成了人事檔案的歸檔整理具有延時(shí)性，檔案內(nèi)容不完整，不能夠?yàn)楣⑨t(yī)院的人力資源管理以及相關(guān)決策提供正確的指導(dǎo)依據(jù)。其次，在公立醫(yī)院現(xiàn)有的人事檔案管理機(jī)制中還存在管理方式滯后、不規(guī)范的現(xiàn)狀，從而導(dǎo)致了人力資源管理效率較低、人事檔案管理制度不健全，也造成了較多的管理漏洞。具體表現(xiàn)為沒有專門的人事檔案資料室，檔案資料呈現(xiàn)分散、不利于協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理，導(dǎo)致人事檔案管理的機(jī)密性以及專業(yè)性不足。第三，公立醫(yī)院的人事檔案管理沒有專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)的機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案信息不能及時(shí)的檢索和更新，并且管理人員的信息化知識(shí)掌握程度不夠。技術(shù)性和專業(yè)性不高，導(dǎo)致人事檔案資源利用效率較低;第四是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事檔案管理的關(guān)注和重視程度不夠、投入的資金和設(shè)備不足、沒引進(jìn)適應(yīng)檔案管理的相關(guān)軟件，致使檔案不完整、管理模式落后，嚴(yán)重情況可能會(huì)出現(xiàn)檔案信息弄虛作假的現(xiàn)象。

3.人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高

在現(xiàn)階段，很多公立醫(yī)院的人事檔案管理人員多是其他崗位的兼職人員，在相關(guān)管理人員忙于本崗位工作的同時(shí)兼顧檔案管理，就無法投入全部精力從事人事檔案的管理，并且大多數(shù)人事檔案管理人員在上崗之前都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)以及專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)等，在很大程度上比較缺乏檔案信息的管理經(jīng)驗(yàn)和管理意識(shí)，對(duì)信息的搜集、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定工作效果不佳。并且在實(shí)際的人事檔案管理工作中，醫(yī)院提供的培訓(xùn)教育機(jī)會(huì)、平臺(tái)較少，導(dǎo)致了公立醫(yī)院的人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，與醫(yī)院的改革發(fā)展不適應(yīng)等。另外在公立醫(yī)院規(guī)模越來越大的形勢(shì)下，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)和管理水平較低，不能適應(yīng)當(dāng)前人事檔案管理的需求。同時(shí)在公立醫(yī)院的人事資源檔案管理工作中，管理人員比較依賴習(xí)慣性思維，就造成了建檔不齊全、系統(tǒng)性較差、工作程序簡(jiǎn)單的現(xiàn)象，致使人事檔案管理以及人力資源管理的效率極低。

4.人事檔案管理職責(zé)不明確

公立醫(yī)院針對(duì)人力資源管理雖然制定了較為完善和健全的員工崗位職責(zé)和管理制度，但是在人事檔案管理制度以及員工考核標(biāo)準(zhǔn)、管理人員職責(zé)方面還存在較大的不足。致使人事檔案管理不能夠及時(shí)有效的對(duì)科室人事目標(biāo)進(jìn)行管理。其中科室科主任作為第一負(fù)責(zé)人，主要的工作即是收集相關(guān)人事資料和信息，但在實(shí)際工作中其工作重點(diǎn)放在了醫(yī)療人才的培養(yǎng)以及科室經(jīng)營(yíng)管理中，這種職責(zé)執(zhí)行不到位就造成了公立醫(yī)院人事檔案管理不合理的狀況。同時(shí)，人事檔案管理缺乏相應(yīng)的職責(zé)監(jiān)督，所以在當(dāng)前急需對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督管理和規(guī)范化利用。

四、公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理實(shí)踐對(duì)策

針對(duì)現(xiàn)階段公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理存在的現(xiàn)狀以及出現(xiàn)的問題，必須要采取有效的實(shí)踐對(duì)策，以加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理的水平。因此，首先要加強(qiáng)對(duì)規(guī)范化管理的重視程度，其次是要建立健全人事檔案管理制度，再次要加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，最后需要加強(qiáng)公立醫(yī)院人事檔案管理的監(jiān)督。則能夠從理論觀念、制度建設(shè)、人員素質(zhì)培養(yǎng)以及監(jiān)督等方面，全面加強(qiáng)公立醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理能力，最大限度的保障人事檔案管理發(fā)揮實(shí)際作用和功能，推動(dòng)醫(yī)院整體向前發(fā)展。

1.加強(qiáng)對(duì)人事檔案規(guī)范化管理的重視程度

公立醫(yī)院的主要領(lǐng)導(dǎo)要充分的認(rèn)識(shí)到人事檔案規(guī)范化管理的重要性，要站在高度的歷史角度看待人事檔案管理工作。公立醫(yī)院要在大局觀上對(duì)人事檔案管理加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，通過加大教育宣傳等手段，讓員工以及人事檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性。其次公立醫(yī)院是要成立專門的人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，要由公立醫(yī)院的黨委書記牽頭、黨委副書記分管，由醫(yī)院人力資源管理部門具體落實(shí)，在辦公室之下設(shè)立人事檔案督辦組織，推動(dòng)人事檔案信息管理的有序性和科學(xué)性，從而確保人事檔案能夠發(fā)揮服務(wù)功能和作用。

同時(shí)公立醫(yī)院的管理層也要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，提高檔案管理意識(shí)。針對(duì)當(dāng)前公立醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀，則可以在相關(guān)法律法規(guī)以及醫(yī)院管理?xiàng)l例的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化宣傳引導(dǎo)，并對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，加強(qiáng)法律觀念和意識(shí)，提高專業(yè)管理能力。同時(shí)公立醫(yī)院可以通過建立實(shí)施管理考核機(jī)制，通過筆試以及實(shí)操等，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行月度考核、季度考核、年終考核等，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理人員存在的問題，及時(shí)解決、及時(shí)處理，從而確保公立醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化。

2.建立健全人事檔案管理制度

公立醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的人事檔案管理則要制定科學(xué)合理的人事檔案管理制度，可以通過建立《公立醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》以及《人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度》等以完善各項(xiàng)規(guī)章制度。實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院的人事檔案管理有章可循、按章辦事，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案材料信息的搜集、歸檔、鑒別等工作。提高人事檔案管理的科學(xué)性。除此之外，針對(duì)公立醫(yī)院全員聘用的人力資源管理模式，對(duì)編制內(nèi)外、人事代理以及勞務(wù)派遣等管理制度進(jìn)行完善和健全，構(gòu)建人事檔案管理收集、借閱以及管理人員崗位職責(zé)等制度，同時(shí)還要出臺(tái)各個(gè)科室協(xié)調(diào)配合的條例制度，保障人事檔案信息收集全面，避免出現(xiàn)人事檔案信息分散的現(xiàn)象。

另外一方面，公立醫(yī)院還要建設(shè)與人事檔案管理制度相配套的基礎(chǔ)設(shè)施，基于當(dāng)前數(shù)字化人事檔案管理的發(fā)展潮流，為提高公立醫(yī)院的人事檔案管理水平和效率，則要根據(jù)相關(guān)管理制度，積極引進(jìn)相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、信息管理系統(tǒng)軟件等，從而保障公立醫(yī)院人事檔案管理工作的規(guī)范化，積極完善各項(xiàng)管理和實(shí)際操作制度，確保人事檔案管理工作具有較大的實(shí)效性。

3.加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

由于管理人員是公立醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化的根本因素，因此必須以人為核心，充分提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。建設(shè)高素質(zhì)、高能力的專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，為公立醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)培養(yǎng)和儲(chǔ)備更多的優(yōu)秀人才。因此，公立醫(yī)院盡可能的提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

公立醫(yī)院要通過多種手段和措施提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，具體策略為實(shí)施競(jìng)聘上崗制度，擇優(yōu)錄取優(yōu)秀人員，為醫(yī)院人事檔案管理崗位配置最優(yōu)的員工;其次是要重視對(duì)人事檔案管理人員的培養(yǎng)和聘用，并且要將其選拔納入到人才培養(yǎng)機(jī)制中，通過加強(qiáng)專業(yè)的技能培訓(xùn)以及計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)加強(qiáng)檔案管理能力，還要加強(qiáng)職業(yè)道德宣傳教育，提高檔案管理工作人員的責(zé)任感和使命感。同時(shí)公立醫(yī)院要定期舉行崗位培訓(xùn)活動(dòng)，為相關(guān)管理人員提供外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)等;最后是要通過提高薪資福利待遇等起到激勵(lì)檔案管理人員的作用，促使其提高自身能力建設(shè)和學(xué)習(xí)效率，實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院人事檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化?；谶@些措施和手段，能夠盡可能的提高公立醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，充分提高服務(wù)意識(shí)，在根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方法和思路，從而促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

4.加強(qiáng)公立醫(yī)院人事檔案管理的監(jiān)督

由于公立醫(yī)院的人事檔案對(duì)醫(yī)務(wù)人員的職業(yè)前途以及未來發(fā)展和醫(yī)院的整體經(jīng)營(yíng)狀況具有較大的影響，而且人事檔案管理工作較為復(fù)雜，為了保障檔案信息的真實(shí)有效性，就必須要強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理的監(jiān)督，在一定程度上可以避免檔案信息歸檔、統(tǒng)計(jì)、利用出現(xiàn)失誤。因此公立醫(yī)院的人事檔案管理要貫徹落實(shí)監(jiān)督制度，保障相關(guān)人員的監(jiān)督職責(zé)，規(guī)范檔案整理的流程。比如在醫(yī)務(wù)人員填寫檔案信息資料時(shí)，應(yīng)該秉持認(rèn)真仔細(xì)的態(tài)度，按照檔案管理格式進(jìn)行填寫，填寫完畢后管理人員要對(duì)檔案信息進(jìn)行復(fù)核，保障檔案的完整性和準(zhǔn)確性。最后還要設(shè)立相應(yīng)的人事檔案監(jiān)督管理小組，對(duì)檔案信息的更新、修改、利用等進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和檢查，防止出現(xiàn)惡意篡改、涂抹改造等現(xiàn)象，保障人事檔案的機(jī)密性。

五、結(jié)束語

總而言之，隨著時(shí)代的快速發(fā)展和科技的進(jìn)步，公立醫(yī)院的人事檔案管理工作對(duì)其未來的經(jīng)營(yíng)發(fā)展具有重要作用，對(duì)于進(jìn)一步提升醫(yī)院的實(shí)力和提高醫(yī)院工作人員的素養(yǎng)極其重要。只有更規(guī)范化的人事檔案管理工作機(jī)制能夠最大限度的提高醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)以及醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。因此醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)必須要重視人事檔案管理工作，要建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及技能水平，強(qiáng)化對(duì)檔案信息的監(jiān)督等，實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院的規(guī)范化管理。

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（作者單位：浙江省立同德醫(yī)院）