高軍英

摘要：為了適應大數(shù)據(jù)時代的需要，更好地履行國家行政管理職能，行政單位應在檔案管理工作中充分認識大數(shù)據(jù)的含義及重要性，結(jié)合實際需求積極探索在日常工作中運用大數(shù)據(jù)的有效途徑，以促進自身檔案管理方法及技術的創(chuàng)新，確保最大限度發(fā)揮檔案的價值。

關鍵詞：行政單位;檔案管理;大數(shù)據(jù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術的高速發(fā)展，現(xiàn)代檔案資料不斷趨于電子化及數(shù)字化發(fā)展，通過數(shù)字形式存儲的電子檔案更便于利用。然而隨著電子檔案數(shù)量的快速增多，行政單位的檔案資料呈現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的特征，檔案工作體系不完善、檔案信息的挖掘程度及利用率偏低、檔案數(shù)據(jù)面臨安全隱患等問題越來越突出，嚴重制約單位檔案管理的改進和優(yōu)化，急需加強對大數(shù)據(jù)的運用。

一、大數(shù)據(jù)簡述

大數(shù)據(jù)又被稱作海量數(shù)據(jù)、海量數(shù)據(jù)，主要是指在特殊時間依托常規(guī)軟件進行信息的收集、整理，為單位的運作奠定堅實基礎[1]。大數(shù)據(jù)的特點主要包括：海量性，數(shù)據(jù)信息存儲量極大，通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)信息采集，進而形成數(shù)據(jù)之海;多樣性，無論是信息的格式還是內(nèi)容都是多種多樣的，經(jīng)常以圖片、音頻、視頻等形式出現(xiàn);快速性，即數(shù)據(jù)信息的生成和處理都很快;真實性，因為真實的信息關聯(lián)到?jīng)Q策支持，保證數(shù)據(jù)信息的真實性和高質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)環(huán)境里，行政單位的檔案管理業(yè)務范疇有進一步的擴展，行政單位內(nèi)部的各個業(yè)務中心和部門的人員均會涉及檔案管理工作，隨著大量工作數(shù)據(jù)和信息被保存，需要正式建立大數(shù)據(jù)管理思想，滿足檔案發(fā)展要求。

二、大數(shù)據(jù)運用于行政單位檔案管理的重要性

從大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)的廣泛應用及發(fā)展來看，將其運用于行政單位檔案管理也具有至關重要的作用。一方面，有助于行政單位堅守為民服務的宗旨。黨的十九大明確指出政府要積極轉(zhuǎn)變職能，不斷簡政放權(quán)，提升自身的執(zhí)行力、公信力，打造為民服務、令人民滿意的政府。而檔案部門是行政單位的重要服務窗口，更應時刻牢記為民服務的宗旨，多角度、全方位思考提高檔案管理技術水平的方法，大數(shù)據(jù)就是其重要選擇之一[2]。另一方面，有助于行政單位穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)的集合，隨著行政單位的檔案信息來源越來越多、傳播速度不斷加快，單位檔案人員憑借大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢特點能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息價值的深度挖掘，在提高檔案工作效率的同時體現(xiàn)檔案信息的利用價值，奠定單位制定科學決策的基礎，從而滿足單位發(fā)展需要。

三、在行政單位檔案管理中運用大數(shù)據(jù)的途徑

（一）加強制度建設，完善檔案工作體系

一套完整的檔案工作體系是行政單位運用大數(shù)據(jù)管理檔案資源的基礎所在，有利于明確分工，實現(xiàn)集中管理、責任到人。這就需要單位檔案人員完善并遵守檔案管理制度，使檔案管理有章可循。

首先，要基于大數(shù)據(jù)保證檔案管理工作的連續(xù)性，依次將信息錄入計算機系統(tǒng)，減少工作量。其次，整合工作內(nèi)容，通過重新制定制度，利用大數(shù)據(jù)技術去繁就簡，借助大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢力量開展關鍵工作[3]。因為在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案人員收集文件材料時不得不反復斟酌，對其內(nèi)在聯(lián)系加以分析，再層層分類和組卷，之后重新排列、編號、裝訂、裝盒、存儲。到了大數(shù)據(jù)時代，檔案管理范圍不斷擴大，面臨的技術要求日益提高，基于大數(shù)據(jù)技術改進工作方法勢在必行。例如引入整合法，整合原本單位各個運作環(huán)節(jié)中分散的、分別由各部門完成的檔案數(shù)字化建設內(nèi)容，專門組建檔案數(shù)字化工作小組，統(tǒng)一部署大數(shù)據(jù)的運用，提供檔案智慧服務?；蛘咭牒喕?，幫助簡化繁瑣的文件材料整理工作，在檔案數(shù)字化建設中投入更多力量，提供便捷檔案服務。即運用大數(shù)據(jù)促成單位文件材料、檔案資源在“云”中的存儲、管理，實現(xiàn)智慧服務。再次，細化工作流程。如今行政單位的檔案數(shù)量龐大，只依賴傳統(tǒng)方式和人工力量難以完成任務，應再造檔案業(yè)務流程，詳細制定檔案工作制度及規(guī)范，明確歸檔的部門和檔案人員收集文件、整理文件的任務，讓更多人參與檔案工作;化整為零，幫助檔案人員減輕工作壓力;加強前端控制，在形成檔案的部門及平臺融入歸檔職能設計，依托網(wǎng)絡信息平臺的用戶端、移動終端等推送單位檔案資源，確保高效采集檔案數(shù)據(jù)和信息。

（二）挖掘檔案信息，滿足檔案使用需求

行政單位不是專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，在運用大數(shù)據(jù)進行檔案管理的數(shù)字化和信息化建設時難免遇到問題，應結(jié)合實際記錄檔案信息的情況，定期調(diào)整，建立檔案利用規(guī)則，確保在短時間里錄入檔案、分類管理檔案、查詢和使用檔案等，實現(xiàn)對檔案資料的充分開發(fā)，預防浪費。例如在單位檔案使用模塊加入關鍵詞搜索功能，如果使用者需要精確定位某個檔案，只需輸入關鍵詞就能快速查詢。如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)查詢方式必然費時費力。又如數(shù)字化檔案信息不僅有文字，還有圖片、音頻和視頻等，檔案內(nèi)容豐富，記錄大量數(shù)據(jù)和信息，滿足使用者的多元化需求。

另外，在行政單位的檔案管理中要創(chuàng)新技術，不斷完善檔案信息檢索工具。從當前行政單位的檔案管理情況來看，檔案檢索系統(tǒng)依舊面臨檢索范圍狹窄、檢索資源匱乏的問題，急需性能好、效率高的檢索工具。所以要提供多樣化檢索工具，讓使用者能基于不同目錄檢索所需檔案;盡快建立本單位檔案數(shù)據(jù)庫，快速上傳檔案的二次信息、三次信息、全文信息，擺脫檢索資源匱乏的局面;為使用者提供恰當?shù)臋n案查詢結(jié)果處理方式，因為檔案使用者不同，其信息需求也不同，檢索方法、檢索習慣存在差異性，選擇檢索結(jié)果的原則自然也有區(qū)別，要根據(jù)使用者的需求挖掘檔案資源，考慮其查詢習慣，使其高效獲取所需檔案。

（三）促進信息共享，提高檔案利用效率

在檔案信息的使用中，除了挖掘資源、提高檢索速度，促進信息共享也非常關鍵。通過使用行政單位的檔案管理信息系統(tǒng)，同級檔案部門及職能部門之間能共享檔案數(shù)據(jù)信息，首先共享的應當是單位的基本運作信息，由相關職能部門按照自身履行工作職能生成的信息和檔案管理部門基于數(shù)字檔案生成的檔案信息進行共享，發(fā)現(xiàn)單位某個職能部門信息不準確的問題，為順利開展檔案管理工作奠定基礎。在職能部門需要查閱本部門的檔案資料時，只需通過系統(tǒng)提出申請，由檔案管理者確認之后就能查閱所需信息[4]。在上下級組織和相關單位、職能部門安裝檔案管理信息系統(tǒng)、設備之后，形成單位檔案管理服務器，進而構(gòu)建局域網(wǎng)絡，如果遇到緊急情況要立即查詢檔案，使用者只需在部門系統(tǒng)終端提出申請，等相關部門的系統(tǒng)管理者根據(jù)權(quán)限通過審核，就能實現(xiàn)對所需數(shù)字檔案的在線查閱。通過利用大數(shù)據(jù)技術共享檔案信息，接收檔案信息的職能部門和檔案部門把對應信息存入數(shù)據(jù)庫，預防對檔案的重復審核，節(jié)省資源。

（四）強化安全管理，優(yōu)化單位檔案工作

行政單位的信息量很大，在運用大數(shù)據(jù)開展檔案管理工作時應保護好檔案信息的安全，預防泄露重要信息。這就需要檔案人員在數(shù)字檔案管理中要加強備份管理的落實，確保在丟失檔案信息時能及時補救。同時要強化網(wǎng)絡安全防護，預防病毒、黑客等入侵檔案管理信息系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫。例如行政單位要建立自身防御系統(tǒng)，由管理者定期檢查，預防檔案數(shù)據(jù)和信息在輸出時被破壞，實現(xiàn)全網(wǎng)保護。檔案人員也要努力提高大數(shù)據(jù)技術運用能力，提高系統(tǒng)安全等級，防止泄露檔案信息[5]。例如運用數(shù)字證書、數(shù)字簽名、指紋識別等保密技術保護檔案信息安全，并且只要接觸和使用檔案管理信息系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫的人都要加強約束，任何無關人員未經(jīng)允許都不得出入中心機房，也不能接觸檔案系統(tǒng)終端設備。當經(jīng)過許可能夠查閱檔案數(shù)據(jù)和信息時，應安排檔案人員進行現(xiàn)場監(jiān)督，預防有人通過截圖或拍照的方式造成檔案數(shù)據(jù)信息的泄露;如果查檔人員對數(shù)字檔案進行查閱，不能截圖、拍照，只能手寫記錄，避免有人在網(wǎng)上惡意散播單位的檔案數(shù)據(jù)信息，或向無關人員透露;還有行政單位各職能部門的人員、檔案管理人員等，在利用檔案數(shù)據(jù)庫查詢檔案信息時務必要嚴格遵守規(guī)定，禁止隨意更改檔案數(shù)據(jù)，提升大數(shù)據(jù)檔案管理的安全性。

綜上所述，檔案管理是一項專業(yè)的、系統(tǒng)性的工作，大數(shù)據(jù)在當今時代成為檔案管理的重要部分，徹底改變檔案管理方式，作為行政單位的檔案工作者務必要順應時代發(fā)展趨勢，盡早樹立檔案管理現(xiàn)代化理念和大數(shù)據(jù)思維，堅持從制度建設、信息的挖掘與共享、安全管理等方面加強對大數(shù)據(jù)的運用，以不斷提升單位檔案管理規(guī)范化、科學化水平，進而提高檔案管理服務效能，為行政單位做好行政管理工作提供可靠的支撐。

參考文獻：

[1]滕玉波.行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（35）：28-29.

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[3]楊慶華.新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理方式初探[J].辦公室業(yè)務，2019（22）：127-128.

[4]顧鳳來.淺談大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理[J].信息記錄材料，2018（05）：128-129.

[5]許蘭香.淺談大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響[J].傳播力研究，2019（08）：227.